SIFEC Facturación Electrónica 2010

Transcripción

1 Facturación Electrónica 2010 SIFEC Facturación Electrónica 2010 Guía de Inicio Una vez que ha instalado SIFEC Facturación Electrónica 2010 e iniciado una sesión de trabajo en el mismo, siga estos pasos para comenzar a trabajar en él. 1.- Crear la base de datos. En la ventana principal, haga clic en el botón Nueva base de datos. Haga clic en Nueva base de datos para crear una base nueva. Escriba el nombre de la base de datos y haga clic en el botón Aceptar. 1

2 Guía de Inicio El sistema le informará cuando la base de datos haya sido creada. 2.- Definir niveles de cuentas Haga clic en el botón Opciones para definir la cantidad de caracteres por nivel en las cuentas contables. Indique la cantidad de caracteres por cada nivel de las cuentas contables El botón Aplicar guarda los cambios sin salir de la ventana El botón Aceptar guarda los cambios y cierra la ventana. El botón Cancelar cierra la ventana sin guardar los cambios 2

3 Facturación Electrónica Establecer los rangos de tipos de cuentas. Entre al catálogo de Tipos de cuentas e indique los rangos de cuentas de mayor para cada tipo y subtipo. 4.- Capturar el catálogo de cuentas. Entre al catálogo de Cuentas contables para capturar las cuentas. Especifique las cuentas de mayor de inicio y fin de cada tipo y subtipo de cuentas. 3

4 Guía de Inicio También las puede copiar desde Excel, usando los comandos Ctrl+C (copiar) y Ctrl+V (pegar) Puede usar Ctrl+C para copiar las cuentas desde Excel y Ctrl+V para pegarlas en el catálogo de cuentas contables de SIFEC Facturador. Debe tener los encabezados Cuenta y Descripción. 5.- Asignar cuentas a los tipos de IVA. Asigne las cuentas de IVA trasladado por aplicar (para las facturas) y de IVA trasladado (para los cobros). Asigne las cuentas de IVA trasladado para facturas y cobros en cada tipo de impuesto que utilice. 4

5 6.- Capturar unidades para productos. Complemente las unidades que necesite para sus productos. Facturación Electrónica Llenar catálogos auxiliares. Entre a Catálogos auxiliares y seleccione en la lista de la parte superior izquierda el catálogo que desea llenar. Use la lista para seleccionar el catálogo que desea llenar. 5

6 Guía de Inicio Para trabajar con el facturador, sólo necesita complementar los catálogos de: Municipios Estados Países Método de pago Condiciones de pago Forma de pago 8.- Llenar Opciones del sistema. Nuevamente, entre a Opciones y complete la información faltante. En Cuentas, indique las cuentas necesarias para clientes, descuentos y IEPS (si se usará) Llene las cuentas faltantes para poder emitir facturas. 6

7 Facturación Electrónica 2010 En Retenciones indique si tendrá retenciones de ISR y/o IVA, así como otras retenciones locales. Indique si tendrá retenciones en sus comprobantes. Para la retención de IVA se consideran 2 terceras partes del IVA causado. En fletes el IVA retenido es del 4% del monto base de la operación. Las retenciones reguladas son otras retenciones o impuestos retenidos en su entidad o por la empresa cliente, en especial si se trata de una dependencia pública. Los impuestos trasladados son aquellos que cuya carga tributaria recae en el consumidor final. No es necesario modificar nada en la pestaña de General.. Al explotar las características avanzadas de CRM (Administración de Relación con los Clientes) de SIFEC Facturador, podrá crear oportunidades de negocio manualmente y agregar y seleccionar distintos centros de costos. Puede usar Microsoft Outlook para enviar los CFDs, o enviarlos directamente desde el Facturador. 7

8 Guía de Inicio NOTA: La función de Enviar a Microsoft Outlook NO funciona con otros clientes de correo electrónico, como Mail, Outlook Express o Thunderbird. En Cuentas para productos agregue las cuentas de ingresos que se vincularán a los productos o servicios. En Rutas para archivos, seleccione el formato para las facturas impresas, la ruta de su logotipo y cambie su nombre o razón social. Indique el formato para la impresión del CFD, el logotipo y el nombre o razón social de la empresa. 8

9 9.- Capturar matriz y sucursales. Haga clic en el botón Matriz/Sucursales para agregar los datos de su empresa. Facturación Electrónica 2010 Llene los datos de la oficina matriz de empresa. Haga clic en Aplicar para guardar los datos de la matriz y poder capturar las sucursales. Agregue las sucursales de la empresa. 9

10 Guía de Inicio 10.- Capturar los certificados y los folios. Haga clic en el icono de Certificados para cargar sus certificados digitales. Agregue los certificados para los CFDs. Si manejará certificados para las sucursales, debe agregar primero uno para la oficina matriz. Primero seleccione su certificado proporcionado por el SAT. Busque el archivo de certificado. 10

11 Facturación Electrónica 2010 Después de anotar la descripción del certificado, seleccione su llave privada. Busque el archivo de la llave privada. Capture o copie y pegue su contraseña o password registrado ante el SAT. Capture y confirme su password. NOTA: Deberá tener al menos un certificado para la matriz antes de agregar los de las sucursales. 11

12 Guía de Inicio Una vez agregado el certificado, haga clic en el botón del extremo derecho para capturar los folios. Agregue las series y los folios para cada certificado. Puede tener tantas series como haya solicitado al SAT, pero siempre deberá tener una marcada como predeterminada Capturar productos. Haga clic en el icono de Productos para capturar los productos en venta. Deberá indicar el tipo de IVA para cada producto, su cuenta contable y el porcentaje de IEPS, en caso de que aplique. Capture aquí sus productos, indicando si causa IVA, es tasa cero o es exento de IVA, incluyendo su cuenta contable y el porcentaje de IEPS. 12

13 12.- Crear un nuevo pedido. Facturación Electrónica 2010 Cuando haya terminado con los pasos anteriores, ya está listo para comenzar a trabajar. En la ventana Principal, haga clic en el botón Nuevo Pedido. Así se abrirá la ventana de captura de pedidos. Haga clic en el botón de Nuevo para agregar una nueva empresa, o en el botón de tres puntos para buscar una ya existente. 13

14 Guía de Inicio Agregar al cliente (empresa) Haga clic en el botón de Nuevo para agregar una nueva empresa cliente. Los datos de la empresa cliente obligatorios en el CFD tienen fondo amarillo. La dirección de correo electrónico no es obligatoria, pero es necesaria para enviar el CFD. NOTA: Los datos obligatorios tienen fondo amarillo. Es importante capturar el correo electrónico de la empresa para enviar el CFD. 14

15 Facturación Electrónica Llenar y guardar el pedido. Complete los datos de pago y agregue los productos. Para terminar, guarde el pedido. Con el botón de Retenciones reguladas puede seleccionar las retenciones locales que apliquen en el pedido actual. Puede cambiar la descripción del producto para el pedido actual y la factura generada a partir del mismo. 15

16 Guía de Inicio 13.- Generar la factura desde el pedido. En el pedido haga clic en el botón Generar factura para abrir la ventana de emisión de factura. Haga clic en el botón de Guardar y generar factura para procesar la nueva factura. Verifique que los datos de la factura sean correctos y haga clic en el botón Guardar y generar factura. 16

17 Facturación Electrónica 2010 En automático se generará la vista preliminar del formato de impresión del CFD. La vista impresa incluye el certificado, el sello digital y la cadena original del CFD. 17

18 Guía de Inicio 14.- Envíar el CFD al cliente. Para poder enviar los CFDs desde el sistema, en caso de que en Opciones haya desmarcado la casilla de Enviar a Microsoft Outlook, primero deberá configurar su cuenta de correo, como si se tratará de Outlook. Primero, el la pestaña CRM, haga clic en el botón de Opciones de correo. Solicite a su proveedor de Internet o al encargado de su área de sistemas los datos para llenar la siguiente ventana. Solicite a su proveedor de Internet o a su área de sistemas los datos para configurar su cuenta de correo POP. Si lo anterior ha sido llenado correctamente y cuenta con conexión a Internet, al generar un CFD podrá enviarlo directamente a su cliente. 18

19 Facturación Electrónica 2010 En la vista del CFD para impresión, haga clic en el botón Enviar Haga clic en éste botón para enviar el CFD por correo electrónico. Si usa Outlook para enviar los CFDs, se abrirá la ventana con un mensaje nuevo. Si no, se abrirá la ventana de correo del Facturador para un mensaje nuevo. 19

20 Guía de Inicio Si agregó la dirección de correo electrónico a los datos de la empresa cliente, el sistema la propondrá como destinatario. El asunto del mensaje será COMPROBANTE FISCAL DIGITAL seria y folio (fecha). El mensaje de correo propone al destinatario e incluye el CFD y PDF como archivos adjuntos. Y se adjuntarán al mensaje el CFD en los formatos XML y PDF. SIFEC le desea éxito en todas sus operaciones comerciales y le agradece su preferencia. 20