FDR Electrónicos. Su mejor opción en tecnología y servicios computacionales. Manual de uso para programa de facturación electrónica

Transcripción

1 Manual de uso para programa de facturación electrónica El programa de facturación FactureYa que acaba de adquirir a través de FDR Electrónicos es intuitivo y fácil de utilizar. En el presente manual se aborda de manera sencilla la elaboración de una factura con los componentes y datos más frecuentes. Para accesar al programa vaya al menú de inicio y haga clic en el acceso directo de factureya como se muestra en la Figura 1 Figura 1 Cabe mencionar que dicho ícono se puede encontrar tanto en el menú de inicio como en el escritorio de su computadora Hacho lo anterior se desplegará la pantalla de arranque del programa que se muestra en la Figura 2 la cual indica que el programa está iniciando su configuración. Dependiendo de la configuración de su computadora es posible que el arranque del programa pueda tardar hasta 1 minuto Figura 2

2 Después de un momento aparecerá la pantalla que se muestra en la Figura 3 en la cual debemos accesar al programa introduciendo el correo electrónico con el que fue configurado y la contraseña de usuario. Hacer clic en Ingresar Figura 3 Columna 1 Columna 2 Columna 3 Figura 4 En la Figura 4 se muestra la pantalla principal del programa de facturación electrónica, este está dividido en 3 columnas que se indican en la Figura 4 y que de aquí en adelante se utilizarán los nombres de dichas columnas para indicar a que sección se refiere el presente manual

3 En la columna 1 se muestran las opciones de facturación, reportes, el directorio de clientes, respaldo y la edición de las características de la factura Haga clic en el elemento factura en la columna 1, esto desplegará un submenú (Figura 5) en donde nos permitirá elegir si queremos hacer una factura, una nota de crédito, etc. Seleccione Factura Figura 5 La columna 2 cambiará a una pantalla para el llenado de datos de la factura como se muestra en la Figura 6 Figura 6 Esta pantalla se irán desplegando distintos campos de llenado obligatorio para la factura

4 En el apartado Datos del receptor, usted tiene cuatro opciones de llenado de la factura electrónica Dirección fiscal: de esta manera se llena la mayoría de las facturas, solo se colocan los datos del cliente en los espacios correspondientes tal como se hacía en las facturas en papel. Recuerde que los dos datos más importantes en la factura son el RFC y el código postal, cuando los introduzca no deje espacios al final, esto podría causar errores en el momento del timbrado (envío de la factura al SAT) y la factura son será aceptada. La casilla enviar por correo electrónico no debe ser activada a menos que se haya configurado el envío automático. Una vez que usted haya llenado los campos correctamente y la factura haya sido emitida de forma también correcta, dichos datos se quedan almacenados en su programa, de tal forma que en un futuro usted no tenga que reescribir toda la información. Para poder colocar los datos almacenados del cliente en una factura que se realice posteriormente solo coloque la primer letra del RFC en la casilla RFC o la primer letra del nombre o razón social en la casilla correspondiente y presione la tecla F1, de esa manera, un menú contextual le mostrará todos los RFC o razones sociales que comiencen con esa letra y usted podrá elegir a su cliente correspondiente haciendo clic sobre la opción adecuada. Si la cantidad de clientes es muy grande usted puede depurar la búsqueda escribiendo la segunda letra del RFC o Razón social, lo que limitará los resultados a aquellos que empiecen con esas letras. Si se equivoca al introducir los datos del cliente, puede editar dicha información en el apartado Clientes que se encuentra en la primer columna. Público en General: Este tipo de factura se hace si el cliente no cuenta con su RFC Extranjeros sin RFC Venta Global: Use este tipo de factura para hacer la venta global del día Consulte a su contador para saber cuál factura es la adecuada para las ventas especiales. El siguiente apartado es Agregar concepto el cual le permitirá ingresar todos los artículos o servicios que venderá a su cliente como se muestra en la Figura 7 Figura 7 Para agregar el concepto usted debe introducir el número de objetos o servicios que venderá en ese concepto. Posteriormente seleccione la unidad, esto es de suma importancia ya que está estipulado en la miscelánea fiscal que entro en vigor el 1ero de julio de 2012 que todo concepto debe llevar su unidad correspondiente, si a unidad no se encuentra entre las

5 opciones debe seleccionar la opción no aplica. Introduzca la descripción del producto o servicio sin agregar los caracteres &. El valor unitario del producto debe ser introducido ANTES de IVA, es decir, si el precio final del producto es de $100 pesos, el valor unitario de este se obtiene de dividir 100 entre 1.16 y el resultado $86.21 es el que tiene que ser introducido. Presione el botón de agregar para agregar el concepto que se desplegará en el recuadro gris que se muestra también en la Figura 8. Todos los conceptos que usted maneje tendrán por defecto la tasa del 16% de IVA. Figura 8 El programa automáticamente calculará los impuestos correspondientes. Figura 9 Figura 9 Si requiere eliminar algún producto de la lista, solo haga clic derecho sobre él y seleccione la opción eliminar en el menú contextual que se desplegará Dependiendo el giro de su negocio, usted puede requerir manejar producto que sean exentos de impuestos o con tasa cero (como los productos agrícolas por ejemplo). El programa de facturación le permite manejar dichos impuestos Por ejemplo, suponga un producto llamado molino agrícola cuyo costo es de $ y que esta exento de IVA. Para esto seleccione en la columna 3 en la sección de impuestos trasladados el concepto del IVA correspondiente y en la columna dos aparecerá un pequeño recuadro que indica que está exento de IVA como se muestra en la Figura 10, introduzca cantidad, unidad, descripción y precio unitario de la misma manera en que lo hace con los productos de tasa 16% y presione agregar

6 Figura 10 Con lo anterior el programa agregará el concepto sumando solamente el valor de $ libres de impuestos como se muestra en la Figura 11 Figura 11 Según las necesidades de su empresa, usted puede modificar los impuestos transladados o retenidos de la misma manera que se hizo en el ejemplo anterior, teniendo para esto las opciones que se muestran en la Figura 12

7 Figura 12 Recuerde que la modificación de un impuesto solo afecta al producto al que se le aplique y no a toda la factura o productos subsecuentes, estos tendrán el IVA de 16%, lo que significa que usted tendrá que personalizar los impuestos para cada uno de los concpetos de su factura a menos que estos tengan una tasa de 16% de IVA En la columna 3 usted puede personalizar la factura con algunos detalles adicionales: Régimen Fiscal: Usted puede especificar el régimen fiscal correspondiente. Figura 13 Forma de Pago: Aquí puede especificar si su factura será pago en una sola exhibición o a crédito en parcialidades. Figura 13

8 Figura 13 Método de pago: Este apartado es muy importarte ya que forma parte de la miscelánea fiscal vigente y es obligatorio en cada comprobante, se especifique la forma en la que se hace el pago, efectivo, transferencia, deposito, tarjeta de crédito, se puede elegir el método de pago en la lista que aparece, en el caso de que se requiere introducir alguna información adicional, se puede elegir la opción otro, lo que desplegará dos espacios en donde se puede especificar más información y otro donde se pueden colocar los dígitos correspondientes al método de pago descrito, en este caso se escribió en la Figura 14 como ejemplo un cheque del banco Banamex cuyos últimos 4 dígitos son Figura 14

9 Condiciones de pago: Si es una factura a crédito y se puede mostrar el pagaré con un porcentaje de interés personalizable Figura 15A Conceptos Adicionales: Figura 15A Comprobante: En este apartado se puede agregar la orden de compra. Cuando esta opción es activada, se despliega en la columna 2 Figura 15B Descuentos Figura 15B Campos adicionales Figura 15B Etiquetas Figura 15C Leyendas Figura 15C A B C Figura 15 Firmas: Generalmente las constructoras requieren que la factura sea firmada por algunos directores de obras o el presidente municipal, activando esta casilla se pueden desplegar hasta dos espacios para firma personalizables Figura 16 Figura 16 Habiendo personalizado la factura como corresponde puede verificar una vista previa de la factura haciendo clic en el botón gris de Vista previa en la parte posterior de la columna 2. Para esto debe tener instalado y funcionando correctamente el programa Adobe Reader o similar (cualquier programa para visualizar archivos PDF). Si ya está seguro de que la información en su factura es correcta, haga clic en el botón verde en la parte posterior de la columna dos que dice Emitir Factura. Se desplegara una ventana donde debe aceptar que la información fue correctamente introducida y posteriormente su factura será creada. Este

10 proceso puede tardar entre 30 segundos a un minuto y medio dependiendo de la velocidad de conexión a internet. Si la factura fue aceptada por el SAT, se desplegara una pequeña ventana que avisará que el timbrado fue exitoso, posteriormente le preguntará si desea visualizar la factura, haga clic en aceptar y de esta manera puede imprimirla. La factura puede ser vista cuantas veces sea necesario o enviada por correo. Recuerde que la factura en cuestión es el archivo con extensión XML y que el documento que usted imprime solo es una representación impresa del CFDi. Ambos los puede encontrar en la carpeta que se le colocó en su escritorio en el momento de la instalación, de lo contrario, puede buscarlos en el directorio llamado \FactureyaDesktop\facturas que se encuentra en el disco C de su computadora. Para cualquier duda o aclaración ponemos a su disposición nuestro correo electrónico ventas@facturaciontoluca.com