Programa diseñado y creado por Art-Tronic Promotora Audiovisual, S.L.

Transcripción

1 Manual de Usuario Programa diseñado y creado por

2 Contenido 1. Acceso al programa Opciones del programa Inicio Empresa Impuestos Series de facturación Usuarios Comisionistas Proveedores Productos Pedidos a Proveedores Clientes Pedidos de Cliente Albaranes Facturas Exporta y comparte la información

3 INICIANDONOS EN ORTOPEDIA GESTIÓN 1. Acceso al programa La pantalla de inicio de sesión restringe el acceso al programa, cada empresa puede tener varios usuarios, en todos los casos este nombre de usuario va acompañado del nombre de usuario de la empresa siguiendo el formato: empresa_usuario. Al terminar de utilizar la aplicación es recomendable cerrar la sesión haciendo click en el botón Desconectar situado en una caja en la parte superior derecha de la pantalla. 2. Opciones del programa La columna lateral contiene todas las opciones de que dispone la aplicación, dicha columna estará visible en todas la pantallas del programa, para ir a un apartado haz click en su nombre. 3

4 3. Inicio La primera pantalla que encontramos al acceder al programa muestra un resumen de la información que hay registrada en el programa, y una lista con los productos cuyo stock está a punto de agotarse. 4. Empresa Al contratar la aplicación se cargan todos los datos de tu empresa, en el programa, que podrás editar cuando lo necesites desde esta pantalla. Para insertar o cambiar el logotipo de la empresa haz click en el botón seleccionar archivo, situado debajo del logo actual, selecciona el archivo del nuevo logo en las carpetas de tu ordenador. Para guardar los cambios, haz click en Modificar datos. 4

5 4.2. Impuestos Si la ley marca un cambio en los tipos de IVA para que dicho cambio se aplique en tus nuevas facturas debes modificar los tipos de IVA desde esta pantalla, escribe el nuevo valor en el lugar del actual y haz click en Actualizar impuestos Series de facturación En el ejemplo anterior habría 2 series de facturación que seguirían las siguientes numeraciones: T1, T2, T3, T4 O1,O2,O3,O4,O5 Si sigues más de una numeración en tus facturas desde este apartado podrás definir varias series de facturación, de ese modo cuando vayas a hacer una factura marcarás la serie a la que corresponde y te aparecerá la numeración que corresponde (siempre tendrás opción de modificarla) Usuarios Desde esta pantalla podrás registrar un nuevo usuario para tu empresa indicando el nombre de usuario (sin nombre de empresa) y marcar que permisos va a tener. 5

6 Desde la lista de usuarios podrás ver cuales hay creados, modificar su contraseña y/o permisos haciendo click en Editar o directamente borrarlos haciendo click en Eliminar Comisionistas Si los empleados de la empresa reciben comisiones por las ventas que realizan desde este apartado es muy sencillo controlarlo: Seguidamente de nombre y apellidos debes indicar la comisión que va a recibir esa persona (en porcentaje %). En la lista puedes ver que comisionistas hay registrados, haciendo click en Consultar / Editar podrás modificar la comisión (%) que recibe cada vendedor, consultar que comisiones y de que facturas debe recibir y filtrar por fechas para encontrar las comisiones de un mes en concreto. 6

7 5. Proveedores Ya que tenemos los datos de la empresa, de facturación, de nuestros usuarios y de nuestros comisionistas introducidos en el programa ahora hay que registrar productos, pero dichos productos nos los facilita un proveedor, para ello lo primero es registrar estos proveedores, se hace desde una pantalla así: Una vez registrado desde la lista de proveedores: Buscar un proveedor concreto por medio de su nombre y/o código: Pon su nombre o parte del nombre en el primer cuadro de texto y el código en el segundo, seguidamente haz click en Buscar. Editar la información de cada proveedor (formulario igual al de registro) Eliminar cada proveedor haciendo click en Editar. 7

8 5.2. Productos Los productos en el programa se organizan en familias y sub-familias dependiendo normalmente de su utilidad y del tipo de IVA que se pague por esos productos. Lo primero que debemos hacer el registrar familias y a continuación subfamilias. Para ver que familias hay podemos utilizar la lista de familias y subfamilias: Una vez dispongamos de al menos una familia y subfamilia ya podremos registrar productos, el proceso es bastante sencillo, no obstante vamos a explicar algunos detalles: Si indicas que el control de stock está activo quiere decir que cada vez que se haga un albarán se restará del stock del producto la cantidad que contenga del mismo dicho albarán. El stock es la cantidad inicial de ese producto, a medida que se registren pedidos de proveedores como recibidos se añadirán de forma automática. 8

9 En la pantalla que aparece cuando acabas de entrar a la aplicación hay una lista de productos con bajo stock, los productos que aparecerán en esta lista son aquellos que el stock sea igual o inferior a la cantidad que queramos marcar en stock bajo, de este modo será fácil recordar que debemos pedir más a nuestro proveedor. Todos los productos registrados aparecerán en la lista de productos, desde esta lista podremos acceder a su ficha para consultar sus detalles, modificar algún dato (Ver / Editar), borrar aquellos productos que no queramos (Eliminar), buscar por nombre, proveedor y/o referencia Pedidos a Proveedores Cuando sea necesario hacer un pedido a un proveedor lo podemos hacer mediante la opción correspondiente del menú: Lo primero que tenemos que hacer, es seleccionar a que proveedor vamos a hacer el pedido, a continuación, hay que marcar si queremos una entrega total (es decir, si al proveedor le falta algo de lo que le hemos pedido esperará a tener todo para hacer el envío) o parcial (enviará ya la parte del pedido que tenga y cuando tenga el resto, hará un nuevo envío), a continuación, a medida que escribamos el nombre del producto que vamos a pedir, irá apareciendo una lista con sugerencias de productos con nombre parecido de ese mismo proveedor (en cuanto veamos el producto que nos interesa podemos clicar encima o desplazarnos hasta él (flechas arriba y abajo del teclado) y apretar INTRO para seleccionarlo). 9

10 Una vez seleccionado el programa se encargará de completar el resto de información sobre el producto a excepción de la cantidad, colocamos que cantidad queremos y click en añadir producto. De la misma forma que al seleccionar un producto, se ha rellenado el resto de información, si conocemos la referencia de este producto al ponerla y hacer un click fuera de la casilla el programa completará el resto de datos. Una vez añadido el producto al pedido podemos cambiar la cantidad (el programa solo volverá a calcular el importe total de la línea) o borrarlo haciendo click en el botón Eliminar. No obstante, una vez el estado del pedido sea otro diferente a por enviar estas opciones dejarán de estar disponibles. En la lista de pedidos a proveedores podrás encontrar los pedidos separados por los 3 estados en que se puede encontrar: por enviar, esperando recibir, y recibido, en los recibidos podrás buscar utilizando el buscador que encuentras en la parte superior de este tercer apartado, los parámetros por los que permite buscar son la fecha (mes y año) y el nombre y/o código del proveedor. 10

11 6. Clientes En cuanto al registro de clientes vamos a comentar varios detalles a tener en cuenta: En la ficha de los clientes se pueden registrar 2 direcciones, la primera sería la dirección fiscal y la segunda la dirección de entrega, sabemos que en muchos casos puede ser la misma por tanto en un primer momento a medida que escribes la dirección fiscal la dirección de entrega se copiará de forma automática, en el caso de ser una dirección diferente solamente tendrás que borrar los datos que se han colocado de forma automática y poner la dirección correspondiente. La forma de pago por defecto es al contado, si cambias la forma a: a plazos verás que aparecen nuevos campos, cómo son el número de plazos y el intervalo de estos. Mediante estas casillas se deberá definir en cuantas veces y cada cuanto se cobrará las facturas a este cliente, por ejemplo cada 3 días en 3 plazos. Por último si el cliente va a hacer compras por medio de la seguridad social deberemos marcar la casilla de verificación que dice El cliente es paciente de la seguridad social, en ese momento aparecerán 2 nuevos campos para indicar el número de la seguridad social y la fecha de nacimiento del cliente. 11

12 Desde la lista de clientes se puede buscar a uno en concreto por medio de su nombre y/o código de cliente. Además podemos Ver y Editar los datos del cliente y darlo de baja si es necesario Pedidos de Cliente Al igual que con los proveedores también es posible guardar los pedidos que nos hagan nuestros clientes: A medida que comencemos a escribir el nombre de un cliente aparecerán todos los nombres de clientes parecidos, si hacemos click sobre el nombre o nos desplazarnos hasta él (flechas arriba y abajo del teclado) y apretar INTRO para seleccionarlo. Automáticamente se seleccionará y mostrará también el código de dicho cliente, de la misma forma si escribimos a mano el código de un cliente nos aparecerá su nombre. El tipo de entrega hace referencia a si el cliente quiere que entreguemos todos los productos a la vez o si quieres que si nos falta algo esperemos a tenerlo para enviarlo todo en una sola vez. 12

13 Cuando comencemos a escribir el nombre del producto que queramos incluir en el pedido igual que con el producto comenzarán a aparecer todos los nombres similares, al hacer click o si nos desplazarnos hasta él (flechas arriba y abajo del teclado) y apretar INTRO para seleccionarlo. lo seleccionamos y se rellenará el resto de información de forma automática, al poner la referencia del producto manualmente también se rellena el resto de datos de forma automática. Ya solamente queda indicar una cantidad y hacer click en Añadir producto. Una vez añadida la línea igual que en pedidos a proveedores podemos modificar la cantidad o borrarla. Desde la lista de pedidos podremos ver en qué estado se encuentra cada pedido y buscar en los pedidos ya tramitados por medio del buscador, los parámetros por los que será posible realizar la búsqueda son: ID del pedido, el nombre del cliente, y fecha (mes y año). 13

14 6.3. Albaranes Lo primero que nos pide el programa para registrar un albarán es el cliente, esto al igual que en los apartados anteriores del manual a medida que escribamos el nombre del cliente iremos viendo sugerencias para seleccionar el cliente y automáticamente nos dará el código de cliente, al escribir el código de cliente nos dará el nombre también. A continuación la casilla Incluir pedido sirve para que en caso de que este albarán corresponda a uno o más pedidos podemos indicar aquí de cual/es se trata y de esta forma haciendo click en el botón Incluir volcaremos la información de estos pedidos en pantalla. Para que esta función funcione se debe indicar primero el cliente. Si queremos añadir algún producto, o estamos haciendo un albarán para una venta de la que no se ha hecho pedido previamente, podemos indicar que producto queremos añadir y al igual que con el nombre del cliente, el sistema también nos dará el nombre del producto de forma automática. Ya sea de forma directa o por medio de un pedido al añadir un producto al albarán puede darse el caso que no quede nada, o no suficiente cantidad del producto que vamos a añadir, en ese caso el programa nos avisará y en la parte inferior de la pantalla quedará reflejado: 14

15 Cantidad es el total que queremos, A servir es la cantidad máxima que hay posibilidad de servir, y Pendientes son los que quedarían sin servir, si el cliente ha indicado (o por otra razón) no queremos hacer una entrega parcial del pedido deberemos esperar a disponer de más stock, en caso de ser posible la entrega parcial podemos seguir sin hacer caso a estos avisos ni preocuparnos por nada, una vez registrado el albarán, el programa de forma totalmente automática registrara un nuevo pedido con los productos que hayan podido quedar pendientes. En el caso de los albaranes una vez los veamos en forma de línea, además de la opción de modificar la cantidad y borrar el producto, podremos aplicar o modificar un descuento (%) Facturas Cuando ya tengamos albaranes registrados, los podremos consultar desde la lista, aparecen separados en albaranes por enviar y enviados, estos segundos van acompañados de un buscador en el que podemos indicar el código del cliente y/o nombre al que corresponde, y la fecha (mes y año) en que se ha registrado. Haciendo click sobre el ID del albarán consultaremos toda su información y podremos cambiar su estado en el desplegable correspondiente, recuerda hacer click en Guardar cambios. Para hacer facturas el programa cuenta con varias posibilidades: La primera al igual que ocurre con los pedidos de clientes y albaranes consiste en crear una factura a partir de un albarán, para ello desde la lista de albaranes debes entrar al que nos interesa y en la parte inferior encuentras el apartado Facturación. 15

16 Este apartado aparecerá medio completar con los datos que hay en la ficha del cliente al que pertenece este albarán (forma de pago, día de pago y en caso de que la forma de pago sea a plazos número de plazos e intervalo de estos), por supuesto, si queremos cambiar cualquier valor para la forma de pago de esta factura lo podemos hacer sin problemas. Si queremos hacer una factura que incluya los productos de más de un albarán o simplemente queremos hacer una factura sin previamente haber generado ningún albarán debemos ir a la opción hacer factura del menú. Lo primero que haremos es indicar el nombre del cliente, al hacerlo cargará la configuración de pagos por defecto de ese cliente, si queremos podemos modificarla manualmente. Además en la parte inferior en un desplegable cargará una lista de albaranes de ese cliente, si queremos incluir varios los seleccionamos y pulsamos en incluir (o uno solo, es otra opción en lugar de ir a consultar el albarán). Desde la parte inferior de la pantalla podemos modificar la cantidad, el descuento de los productos o borrarlos. 16

17 Exporta y comparte la información Desde las pantallas de consulta de pedidos, albaranes y facturas tenemos varias opciones para exportar la información del programa. Podemos enviar los pedidos, albaranes y facturas por Indicamos el correo de destino y hacemos click en Enviar, se enviará como archivo adjunto. La siguiente opción que tenemos disponible, es descargar los pedidos, albaranes, facturas y recibos, para ello click en descargar pedido/albarán/factura en PDF. Por último podemos imprimir pedidos, albaranes y facturas directamente sin necesidad de descargar primero al ordenador: 17