(33) CFDI (2334) MANUAL PARA ELABORAR TU PRIMERA FACTURA

Transcripción

1 (33) CFDI (2334) MANUAL PARA ELABORAR TU PRIMERA FACTURA 1

2 CONTENIDO Requisitos o recomendaciones antes de iniciar 3 Proceso General Cargar archivos CER y KEY Seleccionar RÉGIMEN FISCAL Dar de alta la serie Dar de alta un impuesto Elaboración de la primera factura

3 REQUISITOS O RECOMENDACIONES ANTES DE INICIAR 1. Indispensable tener los archivos de los Sellos Digitales (CSD), estos son un archivo con extensión.cer, un archivo con extensión.key y una contraseña.* 2. Conocer el Régimen Fiscal de quien emite la factura.** 3. Conocer el tipo de documento que se va a elaborar (factura, nota de crédito, recibo de honorarios, recibo de donativo, etc.) 4. Conocer el tipo y la tasa del impuesto que lleva la factura (IVA trasladado, IVA retenido, IEPS, etc.) 5. Tener el RFC y contraseña para ingresar a FacturaCenter.com.mx *En caso de no contar con los Sellos Digitales, puedes consultar el manual para obtenerlos en **En caso de no saber tu régimen fiscal, puedes consultar el manual para obtenerlos en _del_regimen_fiscal.pdf 3

4 PROCESO GENERAL Se divide en varios pasos, en caso de ya haber cumplido con alguno puedes pasar al siguiente: 1-Cargar archivo CER y KEY. 2-Seleccionar el tipo de Régimen Fiscal. 3-Dar de alta una serie. 4-Dar de alta un impuesto. 5-Elaboracion de la factura. A continuación se describirá detalladamente el proceso para completar exitosamente cada uno de los pasos. 4

5 1.- Cargar archivo CER y KEY 1.1 Los archivos CER y KEY de los sellos digitale, se necesitan para comprobar quien es la persona física o moral que está emitiendo la factura. El archivo KEY tiene una contraseña asociada, la cual es necesaria cuando se desea emitir una factura, esta contraseña se escribió cuando se tramitaron los sellos digitales. CER SELLOS DIGITALES: Certificado de los sellos digitales, el nombre del archivo suele estar formado de puros números ( cer), se descarga del portal CertiSAT KEY SELLOS DIGITALES: El nombre del archivo suele contener palabras CSD_ el RFC de quien tramita, una serie de números con la fecha del trámite y termina con.key (Por ejemplo, CSD_BIO091108LB5_ _ key ) 1.2 Dentro del sistema de FacturaCenter, seleccionamos la sección de Configuración. 5

6 1.3 En la sección de Configuración, elegimos la opción de Cambio de archivo Key y Cer. 1.4 Dentro de esta ventana, tenemos dos botones, Cargar CER y Cambiar KEY. Primero debemos dar clic en el botón Cargar CER, esto abrirá una nueva ventana donde debemos buscar la ubicación del archivo CER de los sellos digitales o de la FIEL para cargarlo en el sistema. Deberá aparecer una ventana indicando que el archivo se ha cargado satisfactoriamente. Imagen 1.0 Ubicación de las opciones de Configuración y Cambio de archivo Key y Cer Este archivo contiene una serie de dígitos y la terminación.cer, a menos que la persona haya cambiado el nombre del archivo. Imagen 1.1 Búsqueda del archivo CER 6

7 1.5 Dentro de la misma ventana de Cambio de archivo Key y Cer, ubicamos el botón de Cargar Key, al darle clic se abre una ventana donde debemos buscar la ubicación del archivo KEY de los sellos digitales o de la FIEL para cargarlo en el sistema. Deberá aparecer un una ventana indicando que el archivo se ha cargado satisfactoriamente. Este archivo contiene el RFC de la empresa y tiene una terminación..s.key. Imagen 1.2 Búsqueda del archivo KEY 7

8 2.- Seleccionar Régimen Fiscal 2.1 Por especificaciones del SAT, para elaborar una factura electrónica (o cualquier tipo de documento fiscal electrónico) es necesario registrar el tipo de Régimen Fiscal al que pertenece el contribuyente que esta elaborando la factura. 2.2 Dentro de FacturaCenter, seleccionamos la sección de Configuración. 2.3 Dentro de la sección de Configuración, seleccionamos la opción de Información Fiscal 2.4 Dentro de esta ventana, tenemos varios botones en el extremo derecho, debemos presionar el botón de Establecer Régimen Fiscal para abrir una nueva ventana donde escribiremos los datos con los que queremos dar de alta nuestro documento. Imagen 2.0 Ubicación de las opciones de Configuración y Series y del botón para agregar un nuevo documento 8

9 2.5 Aparecerá una pequeña ventana en la que hay una lista con los Regímenes Fiscales, aquí debe seleccionar el o los que corresponda al Régimen Fiscal del contribuyente que se registró en FacturaCenter, una vez seleccionado simplemente se la clic en el botón Guardar. *Si se tiene más de 1 régimen fiscal se deben elegir todos los regímenes fiscales con los que este dado de alta el contribuyente. Si no sabe a que régimen pertenece véase el manual de régimen fiscal en la ruta _del_regimen_fiscal.pdf Imagen 2.1 Selección del Régimen Fiscal en la sección de Configuración 9

10 3.- Dar de alta una serie 3.1 Dentro de FacturaCenter, se le llama Serie a cada uno de los tipos de documento fiscal que se desea emitir; Facturas, Notas de Crédito, Recibos de Donativos, etc. A su vez, cada uno de los documentos puede tener variantes, como hacer dos tipos de facturas, uno para la sucursal X y otro para la sucursal Y. 3.2 Dentro de FacturaCenter, seleccionamos la sección de Configuración. 10

11 3.3 Dentro de la sección de Configuración, seleccionamos la opción de Series 3.4 Dentro de esta ventana, tenemos únicamente el botón de Agregar un nuevo documento, debemos presionar este botón para que abra una nueva ventana donde escribiremos los datos con los que queremos dar de alta nuestro documento. Imagen 3.0 Ubicación de las opciones de Configuración y Series y del botón para agregar un nuevo documento ELEGIR TIPO DE DOCUMENTO. Imagen 3.1 Formulario para dar de alta un nuevo documento o serie 11

12 3.5 Dentro de la ventana de SERIE hay varios campos que llenar, a continuación se describe la información que debe ir en cada uno de ellos: Documento: en este campo se tiene que elegir alguna de las opciones disponibles, lo más común es que se elija la opción de Factura Serie: En este campo se puede escribir el nombre con el que se quiere distinguir a esa serie, también puede ser una letra distintiva para distinguir una sucursal de otra, por ejemplo la letra G para la sucursal Garibaldi, o las letras GDL para la sucursal Guadalajara. Este nombre aparecerá en la factura impresa, lo más común es dejarlo en blanco Ultimo Folio: este campo sirve para saber cuál es el ultimo folio que se utilizó. En caso de querer empezar la numeración de las facturas, este se debe dejar en 0, en caso de que se quiera seguir con los folios que ya se tenían, se debe colocar en este campo el valor del último folio hecho, por ejemplo, si la próxima factura debe salir con el folio 110, en este campo se debe escribir Documento Reporte: Este campo sirve para seleccionar un tipo de diseño para la factura. Siempre hay por lo menos 2 diseños, el default32.rpt y el default_nologo32.rpt. Si se desea que la factura aparezca con logotipo, se debe elegir la opción de default32.rpt y subir el logo correspondiente en la sección de Configuración, subsección de Logotipo Finalmente damos clic en el botón de Guardar para que la serie sea creada. 12

13 4.- Dar de alta un impuesto 4.1 Debido a que al momento de facturar o emitir cualquier documento fiscal, estos pueden llevar distintos tipos de impuestos, cada impuesto que se vaya a utilizar en las facturas debe ser dado de alta previamente con su nombre, y el porcentaje o tasa del mismo. 4.2 Dentro de FacturaCenter, seleccionamos la sección de Configuración. 4.3 Dentro de la sección de Configuración, seleccionamos la opción de Impuestos. Imagen 4.0 Ubicación de las opciones de Configuración y Series y del botón para agregar un nuevo documento 13

14 4.4 Dentro de esta ventana, tenemos únicamente el botón de Agregar un nuevo impuesto, debemos presionar este botón para que abra una nueva ventana donde escribiremos los datos con los que queremos dar de alta nuestro impuesto (Imagen anterior) 4.5 En la nueva ventana hay varios campos que llenar, a continuación se describe la información que debe ir en cada uno de ellos Aplicable a: Este campo sirve para elegir qué tipo de documentos se verán afectados por el impuesto que vamos a crear, hay varias opciones tales como Nota de crédito, Factura, Recibo de donativo, etc Nombre: Este es un campo de texto que se usa para identificar al impuesto, es importante resaltar que el nombre debe ser sin puntos. Lo más probable es que se tenga que dar de alta el impuesto IVA, para esto debemos ingresar el nombre en mayúsculas y sin puntos (IVA) Tipo: Este campo es para asignarle al impuesto que estamos creando la propiedad de ser un impuesto de retención o un impuesto de traslado. Por lo general se usará el impuesto de traslado, pero si se tienen duda se tiene que consultar con su contador. 14

15 4.5.4 Tasa: En este campo debemos escribir con número el porcentaje que tiene el impuesto, por ejemplo, si estamos dando de alta el IVA y no estamos en la frontera, la cantidad de este impuesto es 16% del total, por lo que en este campo escribiríamos solo Finalmente presionamos el botón de Guardar para que dicho impuesto quede registrado Imagen 4.1 Formulario para dar de alta un nuevo impuesto 15

16 5.- Elaboración de la factura 5.1 Para crear una nueva factura o nuevo documento fiscal, debemos haber realizado los pasos 1, 2 y Dentro del sistema de FacturaCenter, seleccionamos la sección de Facturas. 5.3 Dentro de la pestaña de Facturas, encontraremos más opciones divididas en 2 botones, los cuales son Nuevo CFDi 3.2 y Filtro, damos clic en el botón de Nuevo CFDi 3.2. Imagen 5.0 Ubicación de las opciones de Facturas y del botón para generar una nueva factura 16

17 5.4 Al dar clic en el botón de Nuevo CFDi 3.2, se abrirá el formulario para el llenado de la factura en 4 pasos. El 1er paso (General) sirve para agregar los datos de pago, sucursal, serie y datos del cliente receptor Sucursal: Este campo sirve para seleccionar la sucursal donde se va a facturar, en caso de que no se haya dado de alta ninguna otra sucursal la que aparece automáticamente es Matriz Serie: Este campo sirve para elegir el tipo de documento que se va a hacer, ya sea factura, nota de crédito, recibo de donativo, etc. Tendrá como opciones todos los documentos que se hayan dado de alta en la sección de Series. En caso de que solo se haya dado de alta un tipo de serie esta aparecerá automáticamente. Por ejemplo, si solo di de alta Facturas, automáticamente se elegirá que el tipo de documento que se está elaborando es una factura Forma de pago: Aquí se debe seleccionar la forma en la que se paga la factura, las opciones son Pago en efectivo, Cheque, Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito, Depósito en cuenta y En especie. La opción que aparece automáticamente es Pago en efectivo. Al elegir los formatos de Cheque, Tarjeta de crédito, Tarjeta de débito o Depósito en cuenta se habilita el campo de Número de cuenta para capturar al menos los últimos 4 dígitos de la cuenta. 17

18 5.4.4 Tipo de pago: Es un campo de selección en el que tenemos las opciones de Pago en una sola exhibición o Parcialidad, si se elige Parcialidad aparecen 2 nuevos campos donde se debe elegir el numero de parcialidad y el total de parcialidades. Este campo automáticamente tiene la opción Pago en una sola exhibición Moneda: Es un campo de selección donde se tienen las opciones de pesos mexicanos y dólares, si no se selecciona algún tipo de moneda especifico automáticamente se eligen los pesos mexicanos. Cuando se elige dólares como moneda el tipo de cabio cambiará al tipo de cambio del día en que se elabora la factura según en Diario Oficial de la Federación, aun así, este campo se puede modificar para que contenga el tipo de cambio que se requiera RFC Cliente: En este campo debe ir el registro federal de causante del cliente que va a recibir la factura, este RFC debe escribirse en mayúsculas y sin espacios o guiones, por ejemplo: "BIO091204LB1". Este campo tiene una función de búsqueda automática para que si el RFC que se escribe ya está dado de alta como cliente, los datos de este se carguen automáticamente Razón Social: En este campo se debe escribir la razón social del cliente que recibe la factura, si es persona física en este campo se debe escribir el nombre de la persona. 18

19 5.4.8 Calle: En este campo va solo el nombre de la calle del domicilio fiscal del cliente que recibe la factura No. Exterior: En este campo va el número exterior con del domicilio fiscal del cliente que recibe la factura ( solo con dígitos) No. Interior: En caso de haber número interior en el domicilio fiscal del cliente que recibe la factura, ese número va en este campo Colonia: En este campo va el nombre de la colonia del domicilio fiscal del cliente que recibe la factura Localidad: Si para la ubicación del domicilio fiscal del cliente que recibe la factura es necesario especificar la localidad, esta debe ser escrita aquí, pero no es un campo obligatorio Código postal: En este campo va el código postal del domicilio fiscal del cliente que recibe la factura, este campo recibe solo dígitos sin guiones ni letras País: En este campo va el nombre del país del domicilio fiscal del cliente que recibe la factura. 19

20 Estado: En este campo va el nombre del estado del domicilio fiscal del cliente que recibe la factura, el estado se elige de la lista que está precargada Municipio: En este campo va el nombre del municipio del domicilio fiscal del cliente que recibe la factura. Después de elegir el estado, en este campo solo aparecerán los municipios de ese estado Teléfono: En este campo va un número telefónico del cliente recibe la factura, debe escribirse sin guiones y solo con dígitos, por ejemplo " En este campo se debe escribir la cuenta de correo electrónico del cliente que va a recibir la factura Referencia: En este campo va alguna referencia que se tenga para ubicar mas fácilmente el domicilio del cliente receptor, por ejemplo "contra esquina del estadio Jalisco" o "enfrente de presidencia", no es un campo obligatorio y es raro que se use. 20

21 Botón de Agregar Cliente: En caso de que el cliente al que se le va a entregar la factura no esté ya registrado como cliente, aparecerá un botón con el texto Agregar cliente, que sirve para agregar al cliente actual a la base de datos y así ya en futuras ocasiones no tener que escribir todos los datos, solo se tendría que escribir el RFC. Imagen 5.1 Ubicación del botón para agregar un nuevo cliente 21

22 Siguiente: Una vez que se han llenado todos los campos necesarios, se debe presionar el botón de Siguiente para pasar a la ventana de Productos o Partida, en caso de que haga falta algún dato, aparecerá una ventana indicándolo. Imagen 5.2 Ubicación del botón para pasar a la sección de Partida o Productos 22

23 5.5.1: En el siguiente paso (Partida) podemos agregar los productos o servicios que se van a facturar Imagen 5.3 Vista general de la sección Partida 23

24 5.5.2 Código: Este campo es relativo a los productos o la partida de la factura, y sirve para identificar el producto que se está vendiendo, en general es para uso interno a la empresa y no es obligatorio Impuesto: Este es un campo de selección donde solo aparecerán los impuestos que se dieron de alta en la sección de impuestos, se debe elegir el impuesto que aplica al producto que se va a facturar y presionar el botón de agregar o más (+) verde para que el impuesto que se seleccionó sea agregado correctamente a la factura. Cuando el impuesto se agrega correctamente aparecerá en un recuadro de lado derecho que tiene el nombre de Impuestos. Imagen 5.4 Ubicación del botón para agregar un impuesto y recuadro donde se aprecia que se agregó correctamente 24

25 5.5.4 Cantidad: En este campo se debe escribir la cantidad de productos unitarios que se van vender o facturar, por ejemplo, si se venden kilos de tortillas aquí se indica cuantos kilos de tortilla se vendieron, 1, 2, 3, etc. Si se venden sacos de cemento se indica la cantidad de sacos que se venden, 10, 20, 30, etc. Si se trata de un servicio que solo se realizó una vez con un 1 es suficiente. Se debe especificar la cantidad porque al agregar el producto a la factura se multiplica la cantidad de este campo por el precio unitario, para así obtener el monto por el producto Concepto: En este campo se escribe la descripción del producto o servicio que se está vendiendo, por ejemplo: Desarrollo de página WEB, escritorio para estudiante, servicio de limpieza, tarimas, etc Precio Unit: En este campo se debe colocar solo con dígitos, el precio unitario del producto que se está agregando, se debe tener cuidado, pues la cantidad que se ponga en este campo se multiplicará automáticamente por la cantidad del campo Cantidad para obtener el costo del producto que se está facturando. Por ejemplo, si en el campo Cantidad se escribió "5" y en este campo de Precio Unit se escribe "200", el subtotal será por "1,000" porque es el resultado de multiplicar 5 X 200 (Cantidad X Precio Unit) 25

26 5.5.7 Unidad: Este campo sirve para describir las unidades en las que se está vendiendo el producto. Por ejemplo: Bultos, kilogramos, toneladas, cajas, etc. En caso de que se este facturando un servicio se puede escribir No Aplica. Como este es un campo obligatorio siempre de debe capturar algo en él Botón de Agregar: Este es el botón que se debe presionar para agregar finalmente el producto o servicio a la factura. Una vez que se carga el producto, el valor que aparece de lado izquierdo de la ventana deberá actualizarse con la cantidad derivada del producto que se agregó, además de que dicho producto aparece en una lista que se ubica abajo del botón de Agregar, en caso de que algún dato este equivocado, al final del renglón donde se enlista el producto hay un botón para eliminar el producto que se agregó de manera incorrecta. Imagen 5.5 Vista de un producto agregado y ubicación del botón para eliminar un producto de una factura antes de que esta se genere 26

27 5.5.9 Motivo del descuento: En el caso de que se haga un descuento en la factura, en este campo debe haber una pequeña descripción del motivo del mismo Cantidad: Es en este campo donde en caso de ser necesario se escribe el porcentaje de descuento que tiene el producto o servicio que se está facturando. Imagen 5.6 Ejemplo del uso de los campos para descuento Observaciones: Este es un campo libre en el que se puede escribir información general de la factura, como cuenta para depositar, orden de compra, número de proveedor, etc. La información que se escriba en este campo no aparece en la vista previa pero si en el documento ya timbrado Siguiente o Timbrar: Una vez que se han llenado todos los campos necesarios, se puede presionar el botón de Vista Previa para pasar a la ventana de Vista Previa o Timbrar (pasar al paso para brincarse la vista previa) en caso de que haga falta algún dato, aparecerá una ventana indicándolo (siguiente imagen). 27

28 Imagen 5.7 Ubicación del botón para pasar a la sección de Vista previa o Timbrar 28

29 5.6.1: En el siguiente paso (Vista Previa) podemos ver como quedaría el documento fiscal una vez timbrado, esto con el fin de ver si hay errores, y en caso de que los haya, se cuenta con el botón Anterior para regresar a los pasos anteriores y hacer los cambios necesarios Clave privada: En este campo se debe escribir la contraseña con la que se obtuvieron los sellos digitales, es importante mencionar que no es la contraseña de la FIEL, puede en dado caso ser la misma pero no es así en todos los casos, ya que aquí va la contraseña de los sellos digitales. Si no se tiene esa contraseña, se debe contactar a la persona que tramitó los sellos digitales (los sellos digitales son los archivos que se cargaron en el paso 1). Si en un caso extremo esa contraseña no la tiene nadie y no hay forma de recuperarla, la única opción posible es tramitar un nuevo sello digital Timbrar: Finalmente tenemos el botón de Timbrar, que al presionarlo hará que se oscurezca la pantalla mientras se procesa la factura, y si todo es correcto aparecerá una ventana indicando que se timbro satisfactoriamente. Listo, ahora tenemos la factura en nuestra relación de factura con sus respectivas opciones para mandarla por correo, descargar el archivo PDF, descargar el archivo XML o simplemente mostrar la vista previa de la factura. 29

30 Imagen 5.8 Vista Previa de la factura y ubicación del campo para escribir la contraseña y botón para timbrar la factura *Una vez timbrada la factura, se verá una nueva ventana para el control del destino de la misma 30

31 5.7.1: La última ventana muestra la factura finalizada y lista para mandarse por correo, así como las opciones para descargar la factura, hacer una nueva o agregar addendas. Imagen 5.9 Última ventana donde ya se puede ver la factura terminada 31

32 5.7.2 Enviar: En esta sección del proceso tenemos la opción de mandar la factura por correo, por default tenemos los correos que se registraron como correo del emisor y correo del receptor, así como otro campo para escribir un correo al que queramos mandar la factura. Para mandar la factura basta con elegir el o los corres a donde deseamos que se mande y presionar el botón de Enviar Imagen 6.0 Campos para elegir a que correo se mandarán los archivos de la factura Descargar XML: Este botón sirve para descargar el archivo XML correspondiente a la factura que se acaba de realizar Descargar PDF: Este botón sirve para descargar el archivo PDF correspondiente a la factura que se acaba de realizar 32

33 5.7.5 Generar otro CDFi: Este botón sirve para regresar al paso 1 de generar la factura con los datos del cliente Imagen 6.1 Botones para Descargar la factura o hacer otro CFDi Con esto ya se tiene lista la factura en la cuenta correspondiente de FacturaCenter. Dudas y comentarios al teléfono (33) o al correo soporte@facturacenter.com.mx 33