GUÍA RÁPIDA COMPROBANTES>ADMINISTRAR

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1 GUÍA RÁPIDA COMPROBANTES>ADMINISTRAR TIP: EN TODA LA APLICACIÓN LOS CAMPOS MARCADOS CON ASTERISCO (*) SON OBLIGATORIOS Secciones en la Pantalla Principal Sección Información General: En la parte izquierda morstrará la comunicación de los avances de la tarea solicitada o alertas de sistema, en la parte central despliega los permisos que tiene el usuario para ese RFC en específico y en la parte derecha muestra el contador de las Transacciones de Administración Restantes, con las que todavía cuenta, y el contador de los Comprobantes Cargados. Nota: Cada Folio Fiscal (UUID) puede ser recuperado, administrado o validado las veces que sean, solo se contabilizará una vez. Sección de Registros: Se muestra un ícono de excel, que permite generar un excel con toda la información mostrada en la pantalla. También se muestra el cuadro para Seleccionar Todos que activa el botón de Acción, despliega las funciones de Validar Comprobantes, Generar PDFs, Renombrar Archivos, Marcar como No Deducible, Eliminar Marca de No Deducible, Imprimir Archivos (PDF, XML o ambos), Enviar por . En la parte derecha se muestra un contador con el Número de Registros Filtrados. Sección Información: Presentan las siguientes columnas; cuadro para seleccionar el renglón para aplicar la para envío por correo (XML y PDF); XML visualización; PDF visualización; VAL estatus de la validación; orígen muestra si es recibido o emitido; tipo de comprobante muestra si es de ingreso, egreso, traslado, nómina, remisión, extranjero o no cfdi; columnas con la información contenida en los XML Sección de Usuario: Muestra el usuario que ingreso y el RFC con el cual se está trabajando. PARA RECUPERAR COMPROBANTES DEL SAT Comprobantes> Administrar > Recuperar Comprobantes> Se abre una pantalla en donde deberá ingresar la CIEC de la empresa, si se desea se puede dar clic para Recordar Constraseña. Seleccionar el tipo de comprobantes (XML) a recuperar emitidos o recibidos. Seleccionar el periodo a descargar. Se puede seleccionar la generación de los PDF posterior a la descarga o no Descargar> NOTA: Si recibe más de 500 comprobantes por día, deberá fragmentar las consultas, para ello seleccione el periodo de descarga, en intervalos de minutos. PARA OBTENER COMPROBANTES DE UN ARCHIVO Comprobantes>Administrar > Obtener Comprobantes> Se abre el buscador. Abrir el archivo o carpeta que contiene los comprobantes a obtener, seleccionarlos, dar clic en el botón Abrir> (Se pueden obtener tanto el XML como el PDF).

2 PARA CARGAR COMPROBANTES YA RECUPERADOS DEL SAT O DE UN ARCHIVO Comprobantes>Administrar > Consultar Archivo> Se abre una pantalla que muestra los periodos por año y mes que tienen comprobantes ya ordenados. Deberá seleccionar el o los periodos con los cuales desea trabajar. Podrá filtrarlos por origen, tipo de comprobante, RFC emisor o RFC receptor Aceptar> PARA AGREGAR COMPROBANTES NO CFDIS Comprobantes>Administrar > Agregar Comprobante No CFDI> Abrirá la pantalla de captura en Comprobantes> Generar> En el campo Tipo de Comprobante, seleccionar entre No CFDI (para comprobantes de gasto sin CFDI) y Extranjero (para compras realizadas en el extranjero sin CFDI). Llenar los campos en las secciones Proveedor y Adición de Conceptos, después de cargar la descripción de cada concepto dar clic en el botón Agregar> Al finalizar la carga de conceptos Guardar Comprobante> PARA AGREGAR COMPROBANTES NO CFDIS Comprobantes>Administrar > Agregar Comprobante No CFDI> Abrirá la pantalla de captura en Comprobantes> Generar> En el campo Tipo de Comprobante, seleccionar entre No CFDI (para comprobantes de gasto sin CFDI) y Extranjero (para compras realizadas en el extranjero sin CFDI). Llenar los campos en las secciones Proveedor y Adición de Conceptos, después de cargar la descripción de cada concepto dar clic en el botón Agregar> Al finalizar la carga de conceptos Guardar Comprobante> PARA FILTRAR INFORMACIÓN Comprobantes>Administrar > Filtrar Información> En el campo de Registros con la palabra, se puede filtrar por una palabra o RFC. Existen 4 filtros básicos, que se pueden combinar para obtener la información que requiere. Orígen del comprobante, nos permite filtrar por emitidos, recibidos u ambos. Tipo de Comprobante, nos permite filtrar los CFDI s de ingreso, egreso, traslado, nómina; o los que son remisiones, extranjero, No CFDI. Estado de Validación nos permite filtrar de acuerdo a la validación, sin timbrar (azul), No CFDI (azul), sin validar (gris), vigente (verde), cancelado (rojo), no encontrado (café). El color es para indicar el código visual que se muestra en

3 pantalla. Estado de la compañia nos permite filtrar de acuerdo al estatus interno del comprobante dentro de la compañía. Pendiente, aprobando, pagado, cobrado, cancelado. Se eliminan los filtros, dando clic en el círculo rojo de con una línea diagonal. PARA GENERAR UN RESUMEN Comprobantes>Administrar > Resumen Este resumen genera un listado de los comprobantes clasificados por origen y tipo, vinculando los principales datos del comprobante (RFC, Razón Social, UUID, fecha, serie, folio, montos, estatus de validación ante el SAT, fecha de validación) con su respectivo XML y PDF. Permitiendo generar las consultas de los documentos originales de manera ordenada y sencilla. PARA GENERAR REPORTES EN EXCEL Comprobantes>Administrar > Generar Reportes NOTA Existen 2 tipos de reporte, 1) Reportes Estrucutrados a. Resumen, permite visualizar los datos clasificados por origen y tipo en difrentes pestañas, presenta una pestaña con el estatus y otra con el resumen de los importes también clasificados por origen y tipo. b. Proveedores, permite visualizar los datos clasificados por proveedor. c. Cliente, permite visualizar los datos clasificados por client. d. Empleados e. Nómina 2) Reportes Personalizados, permite generar un reporte personalizado pudiendo incluir sólo los comprobantes vigentes o todos los comprobantes. Al elegir el reporte personalizado se despliegan las opciones de información a incluir, maestro, detalle o ambos. Podrá seleccionar las columnas que se incluirán en el reporte, de entre las opciones en el cuadro del lado izquierdo utilizando los botones de Agregar>> o Quitar>> y les podrá dar el órden que necesite, con los botones Subir y Bajar que se encuentra en el lado derecho del cuadro.

4 PARA GUARDAR UN REPORTE PERSONALIZADO Una vez que se ha generado un reporte personalizado con la estructura deseada y si requerirá este reporte de manera recurrente, se puede guarda el mismo dandole un nombre. Comprobantes>Administrar > Generar Reportes Una vez elegida la estructura del reporte deberá escribir en el campo Guardar Configuración de Reporte como, el nombre con el cual diferenciará este reporte Guardar> La siguiente vez que necesite este reporte deberá ingresar Comprobantes>Administrar > Generar Reportes> Personalizado desplegar en la sección Reportes Personalizados Existentes, con la flecha, las opciones y seleccionar la requerida y dar clic en el botón Generar Reportes> PARA GENERAR UNA COPIA Comprobantes>Administrar > Generar Copia Abre un cuadro que permite ingresar un nombre para la copia que se generará de los comprobantes que se muestren en ese momento en la pantalla. PARA ABRIR LA CARPETA DONDE SE ENCUENTRAN LOS ARCHIVOS XML Y PDF Comprobantes>Administrar > Abrir Copias Abre un buscador con los archivos XML y PDF y muestra la ruta donde se encuentran ubicados PARA GENERAR UN RESPALDO Comprobantes>Administrar > Generar Respaldo Genera un archivo ZIP con los archivos XML y PDF que se muestran en pantalla. En caso de haber aplicado criterios de filtro, generará el ZIP con el resultado filtrado. Esta opción incluye en el ZIP, el Resumen, es decir, el listado de los comprobantes clasificados por origen y tipo, vinculando los principales datos del comprobante (RFC, Razón Social, UUID, fecha, serie, folio, montos, estatus de validación ante el SAT, fecha de validación) con su respectivo XML y PDF

5 PARA ENVIAR UN COMPROBANTE POR CORREO CON O SIN DOCUMENTOS ADJUNTOS Definir los parámetros donde se encuentra el comprobante a enviar (periodo, orígen, tipo). Seleccionar dando doble clic sobre el renglón el comprobante a enviar. Enviar por Correo> en el cuadro de Archivos Adjuntos se muestran XML y PDF seleccionados por default, si existen otros documentos asociados al comprobante se deberán seleccionar. Ingresar los datos de envío, asunto y cuerpo del mensaje. Enviar> PARA CANCELAR UNA REMISIÓN Definir los parámetros donde se encuentra la remisión a cancelar (periodo). Seleccionar dando doble clic sobre el renglón de la remisión a cancelar. Cancelar Remisión> Confirmar que se desea cancelar la remisión. PARA CANCELAR UN COMPROBANTE EMITIDO POR LINKCFDI Definir los parámetros donde se encuentra el comprobante a cancelar (periodo). Seleccionar dando doble clic sobre el renglón del comprobante a cancelar. Se visualiza el comprobante en el menú Comprobantes> Generar. Dar clic en el botón Cancelar Comprobante> Confirmar que se desea cancelar el comprobante ante el SAT.