MANUAL PORTAL DE SERVICIOS STUDY IN MEXICO INSTITUCIONES SOCIAS

Transcripción

1 MANUAL PORTAL DE SERVICIOS STUDY IN MEXICO INSTITUCIONES SOCIAS

2 INTRODUCCIÓN En el siguiente documento se encuentra la guía para conocer el portal de servicio a instituciones socias. Revisaremos la función de las diferentes secciones que componen el portal (catálogo de materias, constancias académicas, nominación de alumnos). Conoceremos a detalle el proceso de nominación de los alumnos, las diferentes formas en que la Institución puede nominar, aceptar o rechazar las nominaciones de sus alumnos. Revisaremos la función de los botones de cada sección, así como la explicación de cómo llenar cada campo. 2

3 ÍNDICE Introducción 2 Pasos para ingresar a la solicitud 4 Crear y activar su cuenta 5 Portal de Servicios Instituciones Socias 6 Catálogo de Materias 7 Constancias Académicas 9 Nominación de Alumnos 11 3

4 Pasos para ingresar a la solicitud 1. Ingresar a la página de Study in Mexico 2. En la esquina inferior de la página hacer clic en la sección de Alianzas Internacionales. También se puede ingresar desde el menú principal al seleccionar Nosotros y haciendo clic en la sección Alianzas Internacionales o desde la esquina inferior izquierda de la foto de portada en el botón Alianzas Internacionales. Ya que se ingresó a la sección, en la esquina superior derecha se encuentra el botón Alianzas Internacionales. 4

5 Crear y activar su cuenta 1 1. Se abrirá la pantalla de acceso al portal de Servicios a Instituciones Socias. Si es la primera vez que se ingresa, se tiene que crear una cuenta haciendo clic en Solicitar una Cuenta. En la esquina superior derecha se puede elegir el idioma deseado (español o inglés). Para esto, necesitamos sean proporcionados algunos datos: nombre y apellidos, correo electrónico institucional, seleccionar el país y la institución, si no se encuentra en el listado, elegir la opción otra y escribir el nombre en la casilla de la derecha, escribir el texto para la verificación de seguridad. Nota: Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Una vez completada esta sección, hacer clic en Enviar Ya enviados los datos, se recibirá un correo confirmando la creación de la cuenta, al dar clic en la liga, se podrá crear la contraseña para ingresar al portal. 5

6 Portal de Servicios Instituciones Socias En la página principal, se encuentran tres bloques de servicios disponibles: - Catálogo de Materias: permite hacer la consulta de todas las materias ofrecidas en el Tecnológico de Monterrey, permite seleccionar filtros de búsqueda y guardar favoritos. - Constancias Académicas: en este bloque se puede consultar el listado de sus alumnos que han estudiado en el Tecnológico de Monterrey los últimos dos períodos. - Alumnos Nominados: este bloque permite administrar las nominaciones de sus alumnos y revisar el estatus de las solicitudes de admisión de los alumnos nominados por usted. 6

7 CATÁLOGO DE MATERIAS 7

8 Catálogo de Materias En este bloque se puede hacer la consulta de todas las materias ofrecidas en el Tecnológico de Monterrey, permite filtrar búsquedas por nivel académico, período, idioma, clave de materia, área de estudio y campus que la imparte, también permite guardar búsquedas en favoritos. Para realizar una búsqueda, es necesario responder las 3 primeras preguntas. Se tiene disponible un videotutorial que muestra cómo utilizar el catálogo de materias, se encuentra disponible en la siguiente liga: cionusuarios/programasinternacionales-alumnos 8

9 CONSTANCIAS ACADÉMICAS 9

10 Constancias Académicas Alumnos de XXXXXXXX que han estudiado en el Tec de Monterrey Esta sección permite consultar la constancia académica digital de todos sus alumnos que han estudiado en los últimos dos períodos en el Tecnológico de Monterrey. La información que se puede consultar es: campus en el que estudiaron, nombre del alumno, apellidos, correo electrónico, tipo de nominación (depende del programa que se haya elegido), período académico y la opción para ver la constancia académica en línea y si lo desea poder descargarla. 10

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12 NOMINACIÓN DE ALUMNOS 12

13 Nominación de Alumnos En esta sección se pueden visualizar los alumnos ya nominados, es posible nominar nuevos alumnos y aceptar o rechazar las solicitudes enviadas por los alumnos. A continuación se revisarán las 4 diferentes opciones, Alumnos Nominados Son aquellos alumnos nominados por usted. Los datos disponibles de estos alumnos incluyen: fecha en que se hizo la nominación, nombre y apellidos del alumno, correo electrónico, nivel y período académico, tipo de solicitud, comentarios, estatus de la admisión (nueva nominación o si la solicitud ha sido: enviada, cancelada, en proceso, en revisión, admitida o rechazada), estatus arribo y la opción de eliminar. Tiene la opción de ordenar los datos de las columnas de forma ascendente o descendente. Alumnos nominados por XXXXXXXX para el Tec de Monterrey Los estatus de las diferentes etapas del proceso son: - En proceso: mientras se está trabajando en la solicitud y no se ha enviado. - Enviada: cuando se termina de llenar los datos personales, los documentos fueron aceptados y se hace clic en Enviar Solicitud. - En revisión: cuando el Tecnológico de Monterrey está revisando la solicitud del alumno. - Cancelada: cuando se cancela la solicitud. - Admitida: cuando el alumno ha sido aceptado al Tecnológico de Monterrey y tiene una matrícula asignada. - Rechazada: cuando no reúne algún requisito del programa que eligió y no se le puede dar admisión al alumno. Alumnos nominados por XXXXXXXX para el Tec de Monterrey Nota: mientras la solicitud del alumno no sea admitida, puede eliminar la nominación. 13

14 Nominar por Alumno Si se tiene que nominar de 1-2 alumnos, se puede hacer en esta sección ingresando los siguientes datos: nombre y apellidos del alumno, correo, nivel y período académico, tipo de solicitud (en este caso sólo aplica intercambio o intercambio para rotaciones médicas) y hay una sección para agregar algún comentario, es importante que si la institución tiene más de un convenio, se especifique con un comentario a través de qué programa viene el alumno. Ejemplo: escribir convenio bilateral, convenio a través de un consorcio, convenio doble titulación, entre otros. Ya que se llenaron todos los campos obligatorios, hacer clic en Nominar. Nota: en caso que se quiera nominar al alumno por más de un período, selecciona los períodos académicos que estará cursando en el Tecnológico de Monterrey. 14

15 Nominación Múltiple (Cargar Archivo) Si se tienen que nominar más de 2 alumnos, es posible hacerlo a través de un archivo de Excel, en la sección Nominar por Archivo puede descargar un archivo como ejemplo para sustituir los alumnos que se deseé nominar. Los datos que se requieren son: nombre y apellidos del alumno, correo, nivel y período académico, tipo de solicitud (en este caso sólo aplica intercambio o intercambio para rotaciones médicas). Ya capturados los datos, se guarda el archivo y regresa al portal, se hace clic en Buscar, localiza el archivo en la computadora y hace clic en Abrir, una vez que aparezca el nombre del archivo, hacer clic en Subir. Aparecerá el listado de los alumnos que se capturaron en el archivo, una vez que se corrobora que los datos son correctos, hacer clic en Nominar. Los alumnos deben aparecer en la sección de Alumnos Nominados. 15

16 Nominación Múltiple (Cargar Archivo) En caso que se requiera nominar al alumno por más de un período, en el campo de período académico, se deben capturar los períodos vigentes separados por coma y un espacio. Ejemplo: si el alumno estará estudiando en el Tecnológico de Monterrey por dos semestres, se deberá escribir: Semestral Ago-Dic de 2014, Semestral Ene May de Importante: los semestres que se agreguen tienen que ser vigentes y el texto debe estar escrito tal y como aparece en el renglón de la sección de Nominación por alumno, de lo contrario, el sistema no registrará el período. Al seleccionar el período, en el renglón aparecerá el nombre que se debe escribir en el archivo de Excel. 16

17 Aceptar Nominaciones de Alumnos Cuando los alumnos llenan su solicitud, en el momento que lo eligen como institución de origen, aparece el registro en esta sección para que usted pueda aprobarla, en caso que se confirme la información o rechazarlo si no es un alumno de su institución o no participará en un programa de intercambio. La información que aparece es: fecha de la nominación, el nombre y apellidos, correo, nivel académico, período académico y la opción de aceptar o rechazar la nominación. Si se rechaza la nominación, se elimina el registro del listado. Si se acepta, el sistema preguntará si se desea continuar con la nominación, si es así, se hace clic en Nominar y el alumno debe aparecer en la sección de Alumnos Nominados. 17

18 Nominaciones Duplicadas Si ya se había nominado al alumno anteriormente, pero aparece en esta sección, el sistema encuentra la coincidencia y aparecerá una ventana donde pregunta qué se quiere hacer con el registro hay dos opciones: - Nominar: se selecciona esta opción, cuando son dos personas diferentes y a pesar de que se detecte como un registro duplicado, no lo es. Si es el caso, se selecciona al alumno y se hace clic en Nominar. - Sustituir: si se detecta que el registro está duplicado, usted puede asociar la nominación y sustituir el registro. Importante: si selecciona la opción, se elimina la nominación que usted capturó previamente, por la que hizo el alumno, se debe tener cuidado que los datos que haya capturado el alumno sean los correctos, de lo contrario es mejor rechazar su nominación y conservar la que usted había capturado previamente. Al confirmar una nominación por cualquiera de las opciones, se le envía un correo al alumno avisándole que ya quedó nominado para estudiar en el Tecnológico de Monterrey y puede iniciar con su proceso de admisión, en el correo electrónico se incluye una liga donde el alumno crea su cuenta. Nota: Cuando el alumno crea su cuenta a través del enlace que le llega a su correo, ya no es necesario que elija ningún tipo de programa y en la sección de la su solicitud de Datos Personales, los campos que usted capturó en la nominación, aparecerán bloqueados para que el alumno no pueda modificarlos. - 18