Sistema Integral de Tesorería Módulo de Contabilidad Manual de Operación

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1 Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 1 de 28

2 CONTENIDO Breve descripción del... 3 Menú Archivos... 4 Tipos de Cuentas Cuentas Contables Circunscripción Menú Pólizas... 8 Captura de Póliza Menú Procesos Afectación Contable Cierre Mensual Menú Productos Consulta de Saldos Análisis de Movimientos Estados Financieros Resumen de Ingresos Cuentas de Mayor Informe Trimestral Comparativo Consulta y Exportación de datos Como Salir del Guías Rápidas Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 2 de 28

3 CONTABILIDAD Breve descripción del El módulo de Contabilidad esta diseñado para generar reportes de los Estados Financieros, desde un Balance General hasta el Corte de Caja, además de contar con una opción para la captura de las Pólizas, así como el Cierre Mensual y la Afectación Contable. Ofrece también la posibilidad de generar reportes que permiten realizar un análisis de Movimientos. Figura 1 Pantalla Principal del Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 3 de 28

4 Menú Archivos Para llevar a cabo el registro Contable es necesario proporcionar al Sistema una serie de catálogos que necesita para funcionar correctamente. Todos estos catálogos podrá darlos de alta por medio del menú Archivos del módulo de Contabilidad. Tipos de Cuentas.- Este catalogo es necesario para la captura de cuentas contables. Seleccione del menú de Archivos la opción de Tipos de Cuentas. Figura 2 Ventana de Captura de Tipos de Cuentas Contables Utilice el botón Crear Tipos para generar automáticamente este catálogo. Esto será necesario aplicarlo una sola vez, es decir solo al inicial un nuevo ejercicio. Para obtener el reporte solo pulse botón Imprimir del catalogo de Tipos de Cuentas Contables Cuentas Contables.- Una vez que integro el catálogo de Tipos de Cuentas proceda a dar de alta las cuentas. Seleccione del menú de Archivos la opción de Cuentas Contables. Para adicionar una cuenta contable, usted debe realizar los pasos siguientes: Figura 3 Ventana de Captura de las Cuentas Contables Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 4 de 28

5 Pulse el botón de Adicionar para que se limpie la pantalla de captura. Si desea que los niveles de orden superior se mantengan, marque el casillero dando un clic con el ratón y esto le facilitara la captura. Proporcione en la Aplicación Contable (Rubro, Grupo, Mayor, Cuenta y Subcuenta), y en Descripción escriba el nombre de la cuenta. Especifique el Tipo de acuerdo al catalogo de Tipos de cuentas que previamente dio de alta, ya sea con un número o abriendo la ventana de la Descripción para seleccionar la adecuada y dar un clic con el ratón. Cabe mencionar que el tipo seleccionado deberá corresponder con el rubro de la cuenta. Seleccione la Naturaleza de la cuenta, si es Deudora o Acreedora, dando un clic con el ratón. A continuación marque los casilleros de: Clave de último nivel si la cuenta ya no tiene hijos, Último nivel presupuestal y Liquidez si lo es. Utilice la opción de Circunscripción cuando se trate de una Cuenta Contable de Egresos (Tipo 9) y que sea de Ultimo Nivel Contable. Los campos de liga a Beneficiario se utilizan para relacionar a los beneficiarios (dados de alta en el módulo de Egresos) a una cuenta contable, esto es que si un beneficiario no cuenta con su respectiva cuenta contable no se le podrán emitir cheques a través del sistema. Los campos de Centro de costos se utilizan para las cuentas contables de ingresos. Nota: El centro de Costo de la cuenta contable deberá coincidir con el centro de costo del presupuesto de Ingresos dado de alta en el módulo de Ingresos. Pulse sobre el botón Aceptar si la información es correcta o Cancelar si desea no dar de alta la cuenta. Para eliminar una cuenta contable, usted debe realizar los pasos siguientes: Cerciórese que la cuenta no tenga movimientos o no tenga hijos, de lo contrario no podrá hacer la eliminación. Puede hacer la búsqueda de cuentas utilizando el botón de Buscar o utilizando la barra de navegación de registros. Pulse el botón de Eliminar y el sistema le preguntara si desea eliminar la cuenta en forma permanente, si es afirmativo se eliminara y en caso contrario se anula la operación. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 5 de 28

6 Para buscar una cuenta contable, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón de Buscar, localizado en la parte superior de la ventana. Figura 4 Ventana de Búsqueda de Cuentas Contables Seleccione el tipo de búsqueda (Descripción o Cuenta Contable) y proporcione la descripción de la cuenta o su clave y pulse sobre el botón Buscar. Pulse el botón de Aceptar para que sea cargada la Cuenta Contable especificada. Para imprimir el catálogo de Cuentas Contables, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón Imprimir con el botón derecho del ratón y entonces indique si la impresión será por rubro o por cuenta. Figura 5 Ventana de Impresión por Rubro A continuación se desplegará una ventana solicitándole de qué Rubro a que Rubro o de qué Cuenta desea la impresión. Figura 6 Ventana de Impresión por Cuenta Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 6 de 28

7 Debe proporcionar estos datos ya sea dando los números o utilizando el botón de búsqueda, ubicado a la derecha de cada concepto. Pulse el botón de Impresora o Pantalla para emitir el reporte o Salir para abandonar esta operación. Para salir de la captura de Cuentas Contables, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir para regresar al menú principal del módulo Circunscripción.- Este catálogo permite capturar colonias asociadas a una localidad que se utilizarán para relacionar partidas asignadas a las Obras Públicas a una de estas colonias. Figura 7 Ventana de captura de Circunscripción Para adicionar un registro, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón Adicionar, ubicado en la barra de navegación y proporcione la información que le sea solicitada en cada uno de los campos que conforman el catálogo. Para finalizar pulse sobre el botón de la barra, para aceptar la captura Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 7 de 28

8 Menú Pólizas Para llevar a cabo el proceso de captura de Pólizas es necesario tener los catálogos que previamente se dieron de alta para este fin, además del catálogo de Centros de Costo que previamente capturo en el módulo de Presupuesto de Egresos. Debe seleccionar del menú la opción de Pólizas. Captura de Póliza.- Para llevar a cabo la captura de una póliza (de Saldos Iniciales, de Diario o de Ingresos), seleccione la opción Captura de pólizas que encontrará en el menú Pólizas, desplegándose la siguiente ventana: Figura 8 Ventana de Captura de Pólizas Para elaborar la póliza de Saldos Iniciales realice lo siguiente: Pulse con el botón derecho del mouse sobre el botón Adicionar y elija la opción Póliza de Saldos Iniciales. Con esto el sistema genera automáticamente la póliza con sus respectivos datos generales. A continuación deberá pulsar el botón de Detalle, mismo que le presentará una nueva pantalla donde podrá capturar los movimientos respectivos de la póliza. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 8 de 28

9 Para adicionar una póliza de diario, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón Adicionar, ubicado en la barra de navegación y se limpiaran los datos de la ventana. Proporcione la Fecha y la Descripción de la póliza A continuación indique el proveedor o beneficiario de la póliza, ya sea proporcionando a través del teclado el numero de este o utilizando el botón de búsqueda, ubicado a la derecha de estos campos. Una vez proporcionada esta información pulse el botón de Aceptar para grabar los datos generales de la póliza y automáticamente le asigna un folio o el botón de Cancelar para abortar la operación. Por último utilice el botón detalle para generar los movimientos de la póliza Para adicionar una póliza de Ingresos, realice lo siguiente: Pulse con el botón derecho del mouse sobre botón Adicionar y elija la opción Póliza de Ingresos. Esta opción estará habilitada solo si esta activada en Parámetros la opción Habilitar captura de Pólizas de Ingresos. Proporcione la Fecha y la Descripción de la póliza. A continuación indique el proveedor o beneficiario de la póliza. Una vez proporcionada esta información pulse el botón de Aceptar Por último utilice el botón detalle para generar los movimientos de la póliza Nota: La opción de Transf. A Control F. Indica (si esta marcada) que esa póliza ya fue transferida al módulo de Control Financiero (Disponibilidad). Para agregar el detalle de la póliza, previamente capturada, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón de Detalle para que despliegue la siguiente ventana: Figura 9 Ventana de Captura de Detalles de la Póliza Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 9 de 28

10 Pulse sobre el botón Adicionar para registrar los movimientos Proporcione la información de la Clave presupuestal para hacer la afectación al presupuesto de Egresos o Ingresos, ya sea proporcionando los números o utilizando el botón del lado derecho de cada dato y seleccione dando un clic con el ratón. Proporcione la Aplicación contable (Rubro, Grupo, Mayor, Cuenta y Subcuenta) con números o utilice el botón del lado derecho para visualizar el catalogo de cuentas, elija con el ratón dando un clic. El sub-programa se llenara automáticamente cuando el sistema detecte que existe el centro de costo y la aplicación contable en el presupuesto de egresos, si existieran mas de un programa para esa clave presupuestal el sistema pedirá que se llene manualmente el Sub-Programa. Proporcione el Importe total del movimiento Proporcione el Tipo de Movimiento (cargo o abono) seleccionando con el ratón dando un clic. Proporcione la Descripción del Movimiento Si la aplicación contable se trata de una cuenta bancaria deberá especificar el tipo de movimiento. Y si este a su vez se trata de un cheque cancelado deberá especificar también la cuanta bancaria y el no. de cheque. A continuación pulse sobre el botón Aceptar para que el movimiento quede registrado o el botón de Cancelar para abortar la operación. Realice estas operaciones hasta cuadrar la póliza ( Totales de la Póliza ) Y por ultimo pulse sobre el botón para regresar a la ventana de captura de Pólizas. Considere que para poder salir de esta opción debe quedar completamente cuadrada la póliza de lo contrario el Sistema le devolverá un mensaje de error y no podrá abandonar la sesión. Para borrar un movimiento de la póliza (detalle), previamente capturado, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Borrar para eliminarlo Si requiere eliminar todos los movimientos de una póliza, presione con el botón derecho del mouse sobre borrar y seleccione Todos los Movimientos... Cuando se trate de un movimiento que afecta a una cuenta de bancos (ligada al módulo de Egresos) y se requiere cambiar el tipo de movimiento bancario, pulse el botón Cambiar el Mov. Banc. e indique el nuevo tipo de movimiento, siempre y cuando no haya sido transferido al módulo de Control Financiero. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 10 de 28

11 Para Editar o Cancelar una Póliza utilice el botón derecho del mouse sobre el botón Adicionar y elija la opción correspondiente. No podrá modificar aquellas pólizas que fueron creadas automáticamente por los Sistemas de Ingresos o Tesorería. Solo podrá modificar pólizas de Diario y de Ingresos que fueron dadas de alta manualmente. La acción de Cancelar Póliza permite eliminar todos los movimientos generados y agrega a la descripción de la póliza automáticamente la palabra Cancelada, la fecha y hora de la cancelación, (solo pueden ser canceladas las pólizas de ingresos generadas automáticamente por el sistema). Ninguna póliza puede ser eliminada. Figura 10 Ventana de Búsqueda de Pólizas Contables Para buscar una Póliza, usted debe realizar los pasos siguientes: Presione el botón Buscar y aparecerá la siguiente ventana: Indique el Parámetro que desea utilizar para la búsqueda (Tipo y Folio, Mes, Fecha y Descripción) y proporcione la información correspondiente. Pulse el sobre el botón Buscar. Pulsar el botón de Aceptar para cargar el registro especifico Para imprimir la Póliza Contable, usted debe realizar los pasos siguientes: Pulse el botón de Imprimir Pulsando (con el botón derecho del mouse) sobre el botón Imprimir y eligiendo la opción Listado/Pólizas podrá acceder a una nueva forma que le permitirá generar una serie de reportes (Pólizas, Relación de Pólizas, Listado de Pólizas y Relación de Pólizas por Banco) los cuales podrá controlar a través de diferentes criterios como son el tipo y los folios de las pólizas, las fechas de las mismas, etc. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 11 de 28

12 Para salir de la captura de pólizas, usted debe realizar el paso siguiente: Pulse el botón de Salir para regresar al menú principal del módulo Nota: Cabe señalar que al momento de agregar, modificar o eliminar movimientos de las pólizas, estos afectarán directamente a las cuentas contables implicadas (incluyendo a las cuentas de niveles superiores) en estos movimientos. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 12 de 28

13 Menú Procesos Para poder reflejar los movimientos en los productos que emite el sistema, como Estados Financieros, es necesario proveer al sistema de un método de afectación y de cierre del ejercicio en cuestión. Afectación Contable.- Contiene una serie de opciones para verificar y detectar errores para poder revisarlos posteriormente, contiene las siguientes opciones. Valida Pólizas.- Con el uso de ésta opción podrá verificar que pólizas no están cuadradas, sin movimientos, etc. solo siga los siguientes pasos: Seleccione la opción Checa Pólizas del menú Afectación Contable. Indique el mes que desea verificar y pulse sobre el botón Verificar Tome nota de los datos que aparecen en la ventana Pólizas con inconsistencias y proceda a la revisión de estas pólizas. Figura 11 Ventana de Checa Pólizas Validación de Compromisos.- Esta opción revisa que sean los compromisos los que estén dados de alta, es decir este proceso mostrará aquellos compromisos que tengan inconsistencias. Para hacer uso de ésta opción solo pulse sobre el botón Verificar. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 13 de 28

14 Figura 12 Ventana de validación de compromisos Acumulación de Saldos.- Use ésta opción para realizar una depuración de cuentas y afectarlas de acuerdo a los movimientos. Solo elija el mes hasta donde se desea realizar el proceso y pulse sobre el botón Iniciar. Figura 13 Ventana de Acumulación de Saldos Cierre Mensual.- Para comenzar el proceso primero debe elegir la opción Cierre Mensual que se encuentra en el menú Procesos. Seleccione el mes correspondiente y pulse sobre el botón Cerrar para iniciar el proceso de cierre del mes o Salir para cancelar la operación. Figura 14 Ventana de Cierre Mensual Nota: Es conveniente señalar que antes de cerrar un mes deberá correr los procesos que integran el menú de Afectación Contable. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 14 de 28

15 Menú Productos Consulta de Saldos.- Realiza la consulta de los saldos contables afectados. Para comenzar el proceso primero debe elegir la opción Consulta de Saldos que se encuentra en el menú Productos. Figura 15 Ventana de Consulta de Saldos Para realizar una consulta debe realizar los siguientes pasos: Seleccione el rango de meses que desea consultar. Indique el nivel inicial de la consulta (Rubro, Grupo o Mayor) Pulse sobre el botón Consultar Para consultar las cuentas contables dependientes de otra cuenta deberá dar un doble clic sobre la cuenta que desea consultar. Utilice el botón de Subir de Nivel para consultar las cuentas contables de un nivel superior al que esta en la ventana actual. Utilice esta opción para limpiar eliminar la consulta actual y permitir una nueva consulta Genera un reporte a pantalla de la consulta actual Genera un reporte a impresora de la consulta actual Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 15 de 28

16 ara consultar los saldos desglosados mensualmente de una cuenta contable en particular realice lo siguiente: Pulse sobre el botón Buscar Cuenta, ubicado en la parte superior de la ventana de Consulta de Saldos. En la nueva ventana que se presenta podrá localizar la cuenta contable que desee utilizando el botón de búsqueda o haciendo uso de la barra de navegación que se encuentran en la parte superior de esta ventana. Por ultimo si desea obtener un reporte de esta consulta elija uno de los botones (Pantalla o Impresora) o pulse el botón Salir para regresar a la ventana de Consulta de Saldos. Análisis de Movimientos.- Esta opción del módulo de Contabilidad puede emitir reportes aún más detallados, de acuerdo a una serie de opciones que se encuentran en el menú Productos opciones de Análisis de Movimientos. Figura 16 Ventana de Análisis de Movimientos Contables Al ejecutar esta opción se visualiza una nueva ventana donde usted debe indicar todos aquellos parámetros de búsqueda que requiera, como son rangos de fechas, de importes, tipos y folios de pólizas, tipos de movimientos, centros de costo, cuentas contables, circunscripción, usuario y movimientos bancarios. Una vez indicados estos parámetros usted podrá visualizar los datos pulsando sobre el botón Visualizar, ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla, los datos se mostrarán en una nueva ventana donde podrá emitir un reporte correspondiente a los datos mostrados en la pantalla. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 16 de 28

17 Figura 17 Ventana de Visualización de Movimientos Contables Estados Financieros.- Emisión de los Estados Financieros, misma que se puede obtener desde la opción Estados Financieros que se encuentra en el menú Productos. Puede obtener reportes de los siguientes estados financieros: Balanza de Comprobación de Saldos Balance General Estado de Resultado Estado de Origen y Aplicación de Recursos Corte de Caja Para Imprimir un reporte, siga los pasos siguientes: Seleccione el Reporte a imprimir, utilizando el ratón y de un clic Pulse el botón de Impresora o Pantalla para emitir el reporte o Salir para abandonar esta operación. Figura 18 Ventana de Emisión de Estados Financieros Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 17 de 28

18 Resumen de Ingresos.- Emisión del resumen, misma que se puede obtener desde la opción Resumen de Ingresos que se encuentra en el menú Productos. Puede obtener los reportes siguientes: Resumen de Ingresos por Grupo Resumen de Ingresos por Capítulo Resumen de Ingresos Analítico de Ingresos Para Imprimir un reporte, siga los pasos siguientes: Seleccione el Reporte a imprimir, utilizando el ratón y de un clic Seleccione en el Periodo el mes a imprimir Pulse el botón de Impresora o Pantalla para emitir el reporte o Salir para abandonar esta operación. Figura 19 Ventana de Emisión de Resumen de Ingresos Cuentas de Mayor.- Nos da un análisis exclusivo de este tipo de cuentas. Seleccione la opción Cuentas de Mayor que se encuentra en el menú Productos. Figura 20 Ventana de emisión de Cuentas de Mayor Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 18 de 28

19 Para imprimir el reporte, siga los pasos siguientes: Seleccione el rango de Períodos (Desde, Hasta) Seleccione el rango de cuentas de Mayor (Rubro, Grupo y Mayor), con números o seleccione pulsando el botón del lado derecho de cada rango, utilizando el ratón y de un clic. Pulse el botón de Impresora o Pantalla para emitir el reporte o Salir para abandonar esta operación. Informe Trimestral.- Esta opción le permite la generación de distintos reportes de Evolución y análisis de Saldos Contables y así como de los presupuestos de Egresos e Ingresos en periodos trimestrales Para generar un reporte trimestral realice lo siguiente: Figura 21 Ventana de Informe Trimestral Elija la opción Informe Trimestral del menú Productos. A continuación indique el trimestre a considerar en el reporte. Ahora especifique el reporte a generar: Evolución de Saldos Contables.- Esta opción solo requiere pulsar sobre uno de los botones de impresión Pantalla o Impresora. Análisis de Saldos Contables.- Si elige esta opción deberá pulsar el botón Visualizar y le mostrará una nueva pantalla donde deberá especificar la cuenta de mayor a reportar (utilice el botón de búsqueda). Por ultimo pulse sobre uno de los botones de Impresión (Pantalla o Impresora). Análisis de Ingresos.- Para esta opción deberá pulsar sobre el botón Visualizar, a continuación le mostrará una nueva pantalla donde tendrá que especificar el nivel a reportar, y proporcionar la unidad Presupuestal o de Responsabilidad si es que son requeridos, y por ultimo pulsar sobre el botón Consultar. Nota: Para imprimir el reporte correspondiente pulse sobre uno de los botones de impresión (pantalla o Impresora) con el botón derecho del mouse y elija la opción Informe Trimestral. Análisis de Egresos.- Ver la opción anterior. Para salir de la ventana de Informe Trimestral pulse sobre el botón Salir. Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 19 de 28

20 Comparativo.- Esta opción permite hacer una comparación de los saldos contables del ejercicio actual con un ejercicio histórico. Figura 22 Ventana de comparativo Para hacer la comparación de dos ejercicios debe hacer lo siguiente: Presione el botón Procesos y seleccione Cambiar Ejercicio Anterior e indique el ejercicio histórico con el que hará la comparación. Puede ir insertando cuenta por cuenta que desee comparar, utilizando el botón de Adicionar Si lo requiere inserte todas las cuentas del ejercicio actual o del anterior, presionando el botón procesos y seleccionando la opción que requiera Ahora mande el reporte a Pantalla o Impresión Consulta y Exportación de datos.- En esta opción usted podrá realizar la consulta de una serie de datos visualizada una vez que indique la ubicación del archivo que contiene los parámetros para realizar la operación. Para cargar el archivo de consulta pulse sobre el botón Cargar archivo y localice su ubicación, utilice los botones para agregar o quitar los datos que se van a consultar. Figura 23 Ventana de Consulta y Exportación de datos Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 20 de 28

21 Una vez que ha elegido los campos, pulse sobre el botón ejecutar, los resultados se visualizarán en la pestaña de Resultados, podrá exportar los datos a un archivo en Excel para su análisis. Como Salir del Cuando desea salir del módulo de Contabilidad, regresará al menú principal del Sistema. Para salir del módulo, usted debe realizar el paso siguiente: Seleccione del menú de Archivos la opción de Salir Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 21 de 28

22 Guías Rápidas CIERRE MENSUAL Antes de hacer el cierre mensual deberá: PASO 1 En el módulo de contabilidad entrar a: Procesos-Afectación Contable y hacer los procesos que se indican: En Valida Pólizas 1.- Seleccionar En esta opción el sistema verifica la existencia de pólizas: descuadradas, con error en el centro de costo o que la clave presupuestal no esta incorporada en el presupuesto. Deberá hacerlo por el mes que corresponda 2.- Seleccionar En esta opción el sistema verificara las pólizas que no existan en el sistema, que su folio esté duplicado, que no tengan movimientos o estén descuadradas. Ahora debe seleccionar el mes que corresponda el proceso y presionar el botón Verificar En Valida Compromisos presionar el botón verificar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 22 de 28

23 El sistema analizará todos los compromisos y detectará los que tengan inconsistencias En Acumulación de Saldos, correr el proceso del mes que corresponda, seleccione el mes, rango de fecha y seleccione la opción, presione Iniciar PASO 2 En el módulo de Presupuesto de Egresos entrar a: Procesos Regenerar Saldos Marque todas las casillas de Procesos a Generar El sistema automáticamente le propone el mes, si requiere hacer la regeneración de los meses ya cerrados realice lo siguiente: Presione con el botón derecho del mouse sobre Regenerar Meses Cerrados, y mediante contraseña podrá seleccionar los meses. Ahora presione el botón Iniciar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 23 de 28

24 PASO 3 En el módulo de Presupuesto de Ingresos entrar a: Procesos Recálculo Presupuestal Marque todas las casillas de Procesos a Generar El sistema automáticamente le propone el mes, si requiere hacer el recálculo de los meses ya cerrados realice lo siguiente: Presione con el botón derecho del mouse sobre Regenerar Meses Cerrados, y mediante contraseña podrá seleccionar los meses. Ahora presione el botón Iniciar Una vez efectuados estos procesos, deberá analizar la consistencia de la información: 1. Verificar que la balanza de comprobación esté cuadrada 2. Comparar los saldos las cuentas de ingresos del módulo de contabilidad contra los saldos presupuestales del módulo de ingresos, al mes que corresponda el cierre. 3. Comparar los saldos de las cuentas de egresos del módulo de contabilidad contra los saldos presupuestales del módulo de presupuesto de egresos, al mes que corresponda el cierre. Una vez verificada la información y analizados los saldos, puede hacer el cierre mensual. En el módulo de contabilidad entrar a Procesos Cierre Mensual Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 24 de 28

25 ALTAS DE CUENTAS CONTABLES 1. En el módulo de Contabilidad, entrar a Archivos - Cuentas Contables (también puede presionar el botón de acceso rápido) 2. Antes de incorporar una cuenta verificar que no exista ya en el catálogo Presionar el botón Buscar Proporcionar la descripción de la cuenta Presionar el botón Buscar 3. Si la cuenta no esta incorporada, presionar el botón Adicionar 4. Capturar los datos siguientes: Aplicación contable Descripción Tipo de cuenta La naturaleza El nivel Notas: a) Cuando se trate de una cuenta para la obra pública especificar la circunscripción b) Cuando se trate de una cuenta que afectará a un beneficiario, indicarlo c) Cuando se trate de una cuenta de ingresos proporcionar el centro de costo al que pertenece. d) Si desea agregar una liga a beneficiario, esta tendrá que coincidir con la descripción de la cuenta contable. 5. Cuando estén completos los datos presionar el botón Aceptar Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 25 de 28

26 MODIFICACIÓN DE CUENTAS CONTABLES Cuando una cuenta ya tiene movimientos sólo pueden ser modificadas en: la descripción, la circunscripción y la liga con el beneficiario. Para modificar una cuenta deberá seleccionarla y presionar el botón Editar 1. Posicionarse en donde se desee hacer la modificación Ejemplo: Liga con un beneficiario, proporcionar el número de beneficiario o bien presionar el botón buscar y seleccionarlo. ELIMINACION DE CUENTA CONTABLE Solo se podrán eliminar cuentas que no tengan movimientos y que no tengan saldo. Seleccionar la cuenta que se desee eliminar y presionar el botón Eliminar ALTAS DE POLIZAS CONTABLES Para dar de alta pólizas de diario realice lo siguiente: 1. Entrar al módulo de Contabilidad 2. Entrar a Pólizas Captura de Pólizas (también puede presionar el botón de acceso rápido) 3. Presionar el botón Adicionar 4. Indicar la fecha de la póliza y la descripción 5. Si los movimientos que se incorporaran, afectan a una cuenta que tenga ligado un beneficiario, proporcionarlo. 6. Presionar el botón Aceptar 7. Ya esta habilitado el botón Detalles, presiónelo Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 26 de 28

27 Ahora deberán insertarse los detalles de la póliza: Presionar el botón Adicionar Si el movimiento va a afectar a una cuenta de ingresos o de egresos, se deberá proporcionar el Centro de Costo. Indicar la cuenta contable que se afectará Nota: Si no se conoce la codificación, presionar el botón de búsqueda Insertar el importe del movimiento y tipo Presionar el botón Aceptar 8. Si el movimiento afecta a una cuenta de Bancos deberá proporcionarse el tipo de movimiento bancario. 9. Una vez que todos los movimientos estén incorporados presionar el botón Salir, si la póliza no está cuadrada no se podrá salir hasta que la cuadre. Para dar de alta pólizas de ingresos realice lo siguiente: Nota: Verifique que este seleccionada la opción de Habilitar Captura de Pólizas de Ingresos en el menú Parámetros Generales, pestaña Varios del módulo de Utilerías del Sistema de Tesorería. El sistema deberá estar habilitado para la captura de pólizas de ingresos. 1. Entrar al módulo de Contabilidad 2. Entrar a Pólizas Captura de Pólizas (también puede presionar el botón de acceso rápido) 3. Con el botón derecho del mouse, presionar en Adicionar 4. Seleccionar Póliza de Ingresos 5. Seguir los mismo pasos de la captura de pólizas de diario Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 27 de 28

28 ELIMINACION DE POLIZA DE INGRESOS Solo se podrán eliminar los movimientos de las pólizas de Ingresos que fueron transferidas del Sistema Integral de Ingresos. Para eliminar los movimientos de pólizas de ingresos realice lo siguiente: 1. Seleccione la póliza de ingresos a la que desee eliminar los movimientos, presione el botón Buscar 2. Presione con el botón derecho del mouse en Adicionar y seleccione Cancelar Póliza 3. El sistema preguntará si se desea continuar con la eliminación de los movimientos 4. Proporcionar la contraseña de administrador para proceder 5. Se eliminarán los movimientos de la póliza y automáticamente el sistema modificará su descripción adicionándole la palabra cancelada y la fecha y hora en que se realizó. 6. Ahora deberá hacer el proceso de Transferencia de Movimientos Bancarios ver el módulo de control financiero. Notas: La afectación de los movimientos es en línea, así que cuando inserte un movimiento este afectará inmediatamente los saldos contables. Las pólizas de Egresos serán incorporadas automáticamente desde el módulo de Egresos De la póliza sólo se podrá editar la descripción, presionar con el botón derecho del mouse en Adicionar y elegir Editar. Cuando el mes ya ha sido cerrado, no se podrán modificar ni insertar pólizas Cuando los movimientos afectan a una cuenta de bancos y se marcan de transferidos a control financiero no se podrán eliminar los movimientos. Las pólizas no pueden ser eliminadas Menú Sistema Menú Contenido Aplicaciones y Servicios de Información EMPRESS S.C. Página 28 de 28