MANUAL DE USUARIO. Solicitar Reserva de Denominaciones. Versión: 03

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1 MANUAL DE USUARIO Solicitar Reserva de Denominaciones Versión: 03

2 FECHA: 03/05/13 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación 03 Pg. 5 Se agregó el término Palabra de Fantasía. 18/06/13 03 Pg. 7 Se actualizó la figura 2. 18/06/13 03 Pg. 10 Se actualizó la figura 9. 18/06/13 03 Pg. 11 Se actualizó la figura /06/13 03 Pg. 11 Se actualizaron los tipos de compañías. 18/06/13 03 Pg. 12 Se actualizó la figura /06/13 03 Pg. 14 Se actualizó la figura /06/13 03 Pg. 14 Se actualizó la figura /06/13 03 Pg. 14 y 15 Se actualizo el contenido de los puntos 8.1 y /06/13 03 Pg. 17 Se actualizó la figura /06/13 03 Pg. 17 Se incluyó la figura /06/13

3 Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación 03 Pg. 19 Se actualizó la figura /06/13 03 Pg. 20 Se actualizó la figura /06/13 3

4 ÍNDICE OBJETO...5 ALCANCE...5 REQUISITOS TÉCNICOS...5 GLOSARIO...5 INGRESO AL APLICATIVO WEB RESERVA DE DENOMINACIONES...6 SOLICITAR RESERVA DE DENOMINACIONES...9 REVISIÓN DEL ESTADO DE SOLICITUDES DE RESERVA

5 OBJETO El objeto del presente manual es guiar al usuario en la reserva de denominaciones a través del aplicativo creado para el efecto. ALCANCE El presente manual empieza desde el registro de la solicitud de Reserva de Denominación en el aplicativo web del portal institucional y culmina con la recepción del Documento de Absolución que apruebe o deniegue la Solicitud de Reserva de Denominación. REQUISITOS TÉCNICOS Para acceder al aplicativo web se requiere cumplir con los siguientes requisitos: Computadora con acceso a internet Usuario y clave para el acceso al sistema. El documento habilitante de Compromiso que deberá subirse en el aplicativo del portal Web de la Superintendencia de Compañías deberá estar en formato PDF. GLOSARIO Denominación: Nombre que revela una o más actividades que conforman el objeto social. Principio de Peculiaridad: Consiste en que el nombre de cada compañía debe ser claramente distinguido de cualquier otra. Palabra de Fantasía: Se considera a una palabra que no existe en el diccionario de la Real Academia de la Lengua Española. Ejemplo: "AGILCOM" S. A. Razón Social: Fórmula enunciativa de los nombres y/o apellidos de los socios, con su expresa autorización en el nombre de una compañía. Documentos Habilitantes de Compromiso: Se deberá anexar una autorización expresa del socio para incluir su nombre propio en una razón social. 5

6 INGRESO AL APLICATIVO WEB RESERVA DE DENOMINACIONES 1. Abrir el navegador Internet Explorer. 2. Acceder al Sitio Web de la Superintendencia de Compañías escribiendo la dirección URL: 3. Una vez que se abre la página principal del Sitio Web, dar clic en el botón PORTAL DE TRÁMITES (Ver figura 1). Figura 1: Pagina Web - Portal de Trámites 3.1. Luego que se ha dado clic sobre la sección Portal de Trámites se abrirá la ventana Ingresar al Sistema, donde deberá ingresar el usuario y la clave proporcionada por la Superintendencia de Compañías y dar clic en el botón Ingresar (Ver Figura 2) 6

7 Figura 2: Ingreso al sistema 3.2. Si usted no posee usuario y contraseña, deberá registrarse en la sección USUARIOS EN LÍNEA. Ver Manual para Registro de Usuario 3.3. Luego de ingresar al sistema con la clave y contraseña, el sistema presentará la Página principal del Portal de Trámites de la Superintendencia de Compañías con el nombre del usuario (Ver figura 5). Figura 3: Página Principal al Portal de Trámites 7

8 3.4. El usuario deberá dar clic sobre el icono Reserva de Nombres. Figura 4: Icono Reserva de Denominaciones 8

9 SOLICITAR RESERVA DE DENOMINACIONES 4. Una vez seleccionada la opción Reserva de Nombres, el sistema presentará la siguiente pantalla (Ver figura 7) Figura 5: Guía para la Reserva de Denominación En la cual el sistema muestra unos conceptos básicos para la reserva de denominaciones, con el objetivo de brindar soporte y despejar dudas en la selección de la denominación. 5. Una vez que el usuario haya procedido a la lectura de las indicaciones mencionadas en los Conceptos Básicos para la Reserva de Denominación, deberá dar clic en el botón Continuar y el sistema generará la siguiente pantalla, (Ver figura 8): Figura 6: Solicitud de Reserva de Denominación 9

10 Descripción de Campos: Cuantas Denominaciones desea ingresar?: En este campo se seleccionará el número de denominaciones que va a ingresar el usuario, a fin de que las mismas puedan ser validadas hasta que una de ellas sea aprobada (rango de: 1 a 5 opciones). Para que va a ser la Reserva?: En este campo el usuario deberá seleccionar el proceso por el cual está realizando la reserva de denominación. El sistema muestra la siguiente opción: Constitución 6. Una vez que el usuario haya seleccionado y llenado los campos mencionados en el paso anterior, deberá presionar el botón Continuar, donde el sistema generará la siguiente pantalla (Ver figura 9): Descripción de Campos: Figura 7: Solicitud de Reserva de Denominación Identificación del Solicitante: Este campo el sistema lo llenará automáticamente, en el cual constará el número de identificación del Solicitante que ha ingresado al Sistema. Fecha de Solicitud: Este campo el sistema lo llenará automáticamente, en el cual se observará la fecha actual en que se está realizando la solicitud. 10

11 Denominación Completa: En este campo el usuario deberá ingresar la denominación completa, peculiaridad y el tipo de compañía. Ejemplo: CONSTRUCTORA SERVICON S.A. (*). Peculiaridad: En este campo el usuario deberá ingresar la peculiaridad. Ejemplo: SERVICON. (*) Nota (*): Al deslizar el cursor sobre los campos Denominación y Peculiaridad el sistema mostrará una breve descripción de los conceptos de cada uno de estos. Tipo de Compañía: En este campo el usuario deberá seleccionar el tipo de compañía al que va a pertenecer, entre las cuales están: Anónima Multinacional Andina. Responsabilidad limitada. Economía Mixta. Comandita por Acciones. Acciones o Consorcio. La compañía se va a dedicar a Transporte o Seguridad: En este campo el usuario deberá seleccionar entre las opciones Si o No. Si selecciona Sí el usuario estará confirmando que la compañía por la cual está solicitando la reserva de dominación pertenece a Transporte o Seguridad, caso contrario deberá seleccionar la opción No 6.1. El usuario podrá consultar la peculiaridad al dar clic en el botón Consultar Peculiaridad (Ver figura 9), donde el sistema generará la siguiente pantalla (Ver figura 10). Figura 8: Consulta de Peculiaridad El usuario deberá ingresar la Peculiaridad que necesita consultar en el campo PALABRA, y deberá dar clic en el botón Consultar, donde el sistema generará una lista de similitudes e identidades, tal y como se muestra en la figura

12 Figura 9: Lista de Peculiaridades Similares e Idénticas Una vez que se ha verificado las similitudes e identidades. Para salir de esta pantalla, haga clic en el icono X que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla Si en la denominación se está utilizando el nombre propio de un socio, se deberá incluir en el anexo el Documento Habilitante de Compromiso que permita el uso del mismo Motivo por el cual el usuario deberá dar clic en el botón Anexar (Ver figura 9), donde el sistema generará la siguiente pantalla (Ver figura 12). Figura 10: Anexar Documento Habilitante 12

13 El usuario seleccionará el archivo PDF que va a subir en el aplicativo y presionará el botón Abrir, donde el archivo habilitante se subirá automáticamente en el sistema Luego de Anexar el documento habilitante el usuario deberá seleccionar la casilla de verificación a fin de indicar conformidad con el Acuerdo de Responsabilidad (Ver figura 13). Figura 11: Acuerdo de Responsabilidad 6.4. Luego de concluir el llenado de datos en la Solicitud de Reserva de Denominación, el usuario deberá presionar el botón Solicitar Reserva, caso contrario si no desea continuar con el trámite debe presionar la opción Regresar Si el Usuario presiono la opción Solicitar Reserva, el sistema presentará el siguiente mensaje en pantalla, (Ver figura 14), donde se observará el número de reserva que se la ha asignado a la solicitud. Figura 12: Mensaje Asignación de Código de Solicitud de Reserva de Denominación 7. El usuario deberá dar clic en el botón OK, confirmando el código de solicitud. El sistema a su vez presentará nuevamente la solicitud con el código asignado. (Ver figura 15). 13

14 Figura 13: Solicitud Reserva de Denominación 8. El sistema enviará, vía correo electrónico, la notificación del registro exitoso de la solicitud, con el código y el link correspondiente. (Ver figura 16). Figura 14: Notificación Vía Correo Electrónico 8.1. El usuario podrá consultar el estado de la reserva de denominación, al dar clic sobre el link mostrado en el correo electrónico. (Ver Sección Revisión del Estado de Solicitudes de Reservas de Denominación, página 16). 14

15 9. Una vez aprobada o denegada su solicitud, el sistema enviará, vía correo electrónico, la notificación de la Absolución de Denominación y el link para acceder a este documento. (Ver figura 17). Figura 15: Correo Electrónico de Absolución de Denominación 9.1. El usuario debe dar clic en el link, el cual lo direccionará a la pantalla de Ingreso al Sistema. (Ver Sección: Revisión del Estado de Solicitudes de Reservas de Denominación subsección: Usuarios en Línea; paso 2.3.; página 19). 15

16 MANUAL DE USUARIO REVISIÓN DEL ESTADO DE SOLICITUDES DE RESERVA El usuario tiene dos opciones para revisar el estado de su solicitud: 1. Portal de Información. 2. Usuarios en Línea. PORTAL DE INFORMACIÓN 1.1. El usuario podrá consultar el estado de la solicitud de reserva de denominación, ingresando al Sitio Web de la Superintendencia de Compañías: Una vez que se abre la página principal de este Sitio Web, dar clic en la opción Portal de Información. (Ver figura 18). Figura 16: Página Web - Portal de Información 1.3. El sistema mostrará la siguiente pantalla (ver figura 19), donde el usuario deberá dar clic en la opción Consultas de Frecuentes. 16

17 MANUAL DE USUARIO Figura 17: Consultas Frecuentes 1.1. El sistema mostrará la siguiente pantalla (ver figura 20), donde el usuario deberá dar clic en la opción Consultas de Reservas. Figura 18: Consultas de Reserva 1.2. El usuario podrá consultar el estado de la solicitud, ingresando el código de la misma en el campo CÓDIGO RESERVA y presionando el botón Consultar. (Ver figura 21). Figura 19: Consulta de Solicitudes 1.3. El sistema presentará los siguientes datos de la solicitud ingresada (Ver figura 22): Código: En este campo se visualizara el código de la solicitud ingresada. Denominación: En este campo el sistema mostrará el nombre de la denominación propuesta ingresada por el usuario. Resultado: En este campo se podrá visualizar el estado de la solicitud de reserva de denominación, la misma que puede ser: 17

18 MANUAL DE USUARIO o Aprobado. o En proceso. o Negado. Fecha de Absolución: En este campo se visualizará la fecha en que fue atendida la solicitud en la cual se aprobó o negó la misma. Figura 20: Resultados de Consulta 1.4. El usuario podrá obtener la impresión del documento de absolución haciendo clic sobre el registro de reserva de denominación Solo se podrá obtener la impresión del documento de absolución cuando en la columna Resultado se muestre el estado de: Aprobado o Negado El sistema generará el documento de absolución aprobado o negado para su impresión (Ver figura 23). 18

19 MANUAL DE USUARIO Figura 21: Documento de Absolución USUARIOS EN LÍNEA 2.1. El usuario podrá también consultar el estado de la solicitud de reserva de denominación, ingresando al Sitio Web de la Superintendencia de Compañías: Una vez que se abre la página principal de este Sitio Web, dirija el cursor hacia la sección Usuarios en Línea y dar clic sobre el botón Ingresar. (Ver figura 24). 19

20 MANUAL DE USUARIO Figura 22: Página Web - Usuario en Línea 2.3. El sistema mostrará la siguiente pantalla (ver figura 25), el usuario debe ingresar: el usuario y contraseña proporcionado por la Superintendencia de Compañías y dar clic en el botón Ingresar. Figura 23: Ingreso al Sistema 9.2. El sistema presentará la pantalla de bienvenida al Portal, donde el usuario debe seleccionar la opción Consultar el estado de su solicitud de la sección Nombres de Compañías. (Ver figura 26) 20

21 MANUAL DE USUARIO Figura 24: Pantalla de Bienvenida al Portal 9.3. El sistema presentará la pantalla de consulta, donde se mostrará el Nombre Solicitado, Tipo de Trámite y el Estado de la Solicitud. (Ver figura 27). Figura 25: Consultar Estado de la Solicitud de Reserva 9.4. Si la solicitud aún no ha sido procesada, el estado de la misma será En Proceso Si la solicitud ha sido procesada, el estado de la misma será Aprobada o Negado ; en este caso usted podrá imprimir el documento Absolución de Denominación, dando clic en la denominación solicitada, ubicada en la columna Nombre Solicitado. 21

22 MANUAL DE USUARIO 9.6. El sistema presentará el Documento Absolución de Denominación y la pantalla para la impresión del mismo. (Ver figura 28). Figura 26: Documento de Absolución 22

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