INSTRUCTIVO PARA BENEFICIARIOS REGISTRO Y ACCESO A SERVICIOS EN LINEA

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1 INSTRUCTIVO PARA BENEFICIARIOS REGISTRO Y ACCESO A SERVICIOS EN LINEA

2 CONTENIDO 1 QUE ES SERVICIOS EN LINEA? REQUISITOS PARA ACCEDER A SERVICIOS EN LINEA ESTABLECER EL SITIO DE SERVICIOS EN LÍNEA REGISTRO DE USUARIO ACCESO DE USUARIOS REGISTRADOS EN SERVICIOS EN LÍNEA Olvido de usuario y/o contraseña: REGISTRO ORDEN DE MATRICULA PASOS PARA EL INGRESO DE LA ORDEN DE MATRICULA PASO 1 DE 5: VERIFICAR Y ACTUALIZAR DATOS PASO 2 DE 5: ELEGIR UNIVERSIDAD Y CARRERA PASO 3 DE 5: DILIGENCIAR VALORES DE LA ORDEN DE MATRICULA PASO 4 DE 5: ANEXAR DOCUMENTOS EN FORMATO PDF PASO 5 DE 5: REVISAR DOCUMENTOS E INFORMACION PROCESO DE INFORMACION...26 INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 1

3 INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE INFORMACIÓN Y CARGUE DE RECIBOS DE MATRÍCULA Objetivo Brindar información suficiente y oportuna que apoye al beneficiario en la actividad de registro y envío de los recibos de matrícula y archivos adjuntos del proceso de pago de beneficios. 1 QUE ES SERVICIOS EN LINEA? Es un servicio creado por GLOBAL SEGUROS para todos los usuarios donde pueden efectuar operaciones por internet en tiempo real. 2 REQUISITOS PARA ACCEDER A SERVICIOS EN LINEA Los requerimientos que debe tener el computador del usuario para acceder a Servicios en Línea son los siguientes: Conexión a Internet Sistema operativo Windows XP en adelante. El navegador de internet debe ser Internet Explorer 8 en adelante (Recomendado) o Mozilla Firefox 3 en adelante. 3 ESTABLECER EL SITIO DE SERVICIOS EN LÍNEA Para establecer Servicios en Línea como Sitio De Confianza Y Habilitar Los Elementos Emergentes Del Navegador De Internet (Se Recomienda Internet Explorer 8 En Adelante) Digite en su explorador de Internet Explorer (navegador recomendado) la siguiente dirección: (Ver Imagen No. 1) (Imagen No. 1) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 2

4 En la barra de Opciones de Internet debe hacer clic en el botón Herramientas, seleccionar la opción Bloqueador de elementos emergentes y elegir Configuración del bloqueador de elementos emergentes (Ver Imagen No. 2) (Imagen No. 2) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 3

5 A continuación aparecerá un cuadro de diálogo, en el cual le solicita la dirección del sitio web que desea permitir; en el cuadro de diálogo debe escribir transac.globalseguroscolombia.com y hacer clic en el botón Agregar, posteriormente hacer clic en el botón Cerrar. (Ver Imagen No. 3) (Imagen No. 3) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 4

6 4 REGISTRO DE USUARIO EL USUARIO UTILIZADO EN LAS IMÁGENES DE ESTE INSTRUCTIVO ES UN BENEFICIARIO SIMULADO En la parte inferior derecha aparece la sección Servicios en Línea, debe hacer clic en el botón Entrar (Ver Imagen No. 4). (Imagen No. 4) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 5

7 A continuación aparecerá un cuadro de dialogo donde debe seleccionar proceso de matrícula. (Ver Imagen No. 5) (Imagen No. 5) Para crear el usuario debe hacer clic en el botón Crear usuario y contraseña en la opción (Ver Imagen No. 6) (Imagen No. 6) Debe diligenciar la información solicitada y hacer clic sobre el botón Siguiente : INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 6

8 Tipo Documento: Debe seleccionar el tipo de documento del Tomador de la póliza, en el caso que el Tomador sea una Persona Jurídica, debe seleccionar el tipo de documento correspondiente al Acudiente o Tutor. Numero Documento: Debe digitar el número de documento correspondiente al Tomador, en el caso que el Tomador sea una persona Jurídica, debe digitar el número de documento correspondiente al Acudiente o Tutor. Ingrese los caracteres del código de seguridad: Debe digitar los caracteres que visualiza en el código de seguridad, teniendo en cuenta que el sistema no hace diferencia entre mayúsculas y minúsculas; una vez diligenciada la información hacer clic en Siguiente (Ver Imagen No. 7) (Imagen No. 7) El sistema le mostrará la siguiente pantalla, en donde deberá seleccionar si usted es el Tomador/Acudiente o Beneficiario de la póliza, debe hacer clic en el botón Siguiente. (Ver Imagen No. 8) (Imagen No. 8) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 7

9 Posteriormente el usuario deberá responder cada una de las preguntas a través de las cuales la compañía realiza el proceso de validación de idoneidad de la persona que se está registrando, garantizando que el registro del usuario corresponde a la información del cliente registrada en nuestra base de datos. Una vez haya respondido todas las preguntas deberá hacer clic sobre el botón Siguiente. (Ver Imagen No. 9) (Imagen No. 9) Por seguridad del proceso debe responder correctamente las preguntas de validación, si alguna de ellas no es correcta tiene tres (3) oportunidades más para diligenciarla correctamente o de lo contrario deberá comunicarse con la Vicepresidencia de Servicio al Cliente. Posteriormente el sistema le mostrará la siguiente pantalla (Ver imagen No. 10), donde debe crear el usuario y contraseña con la que va a identificarse en los Servicios en Línea de la siguiente manera: (Imagen No. 10) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 8

10 Ingrese su nombre de usuario: Deberá ingresar el nombre de usuario que desea utilizar, éste debe tener como mínimo cuatro (4) y máximo nueve (9) caracteres. Se recomienda que valide la disponibilidad del nombre, para esto debe hacer clic en el botón Comprobar Disponibilidad, en caso de no estar disponible (Ver Imagen No. 11) deberá modificarlo, si no lo modifica el sistema lo validará al final del proceso. (Imagen No. 11) Ingrese su correo electrónico: El sistema le mostrará el correo electrónico que se tiene registrado en la base de datos, si requiere cambiarlo, deberá hacer clic sobre el botón Modifica Correo ; el sistema le solicitará que ingrese su nuevo correo electrónico y lo confirme (Ver Imagen No. 12). Debe tener en cuenta que este nuevo correo no debe estar registrado por ningún otro usuario. (Imagen No. 12) Ingrese su contraseña: Deberá ingresar la contraseña que desea utilizar, ésta debe tener como mínimo 6 (seis), máximo 9 (nueve) caracteres incluyendo letras y números. El sistema no admite caracteres especiales (.,*-/,). INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 9

11 Confirme su contraseña: El sistema le solicitará confirmación de la contraseña digitada, para finalizar el proceso de registro debe hacer clic en el botón Crear Usuario, un mensaje le confirmará su registro en Servicios en Línea (Ver Imagen No. 13) (Imagen No. 13) El proceso de Registro de Usuario, que acaba de finalizar, no debe realizarlo cada vez que utilice Servicios en Línea. NO OLVIDE SU USUARIO Y CONTRASEÑA INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 10

12 5 ACCESO DE USUARIOS REGISTRADOS EN SERVICIOS EN LÍNEA Si ya se ha registrado anteriormente, es decir ya creó su usuario y contraseña deberá ingresarlos en la opción Inicio de Sesión (Ver imagen No 14 y 15) (Imagen No. 14) Ingrese su contraseña: Digite la contraseña que fue asignada. (Imagen No. 15) 5.1 Olvido de usuario y/o contraseña: En caso de olvido de sus datos de registro el sistema le permite recuperar tanto el usuario como la contraseña que se ha registrado. Para ello debe seleccionar la opción Olvidó su usuario y/o contraseña?. (Ver Imagen No 16) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 11

13 (Imagen No 16) Si olvidó su usuario ó contraseña, debe recuperarlos escribiendo el correo electrónico que registró y posteriormente hacer clic en el botón Recuperar. El sistema le enviará, a su correo electrónico, un mensaje informándole el usuario y una nueva contraseña, que debe cambiar en el próximo ingreso. INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 12

14 6 REGISTRO ORDEN DE MATRICULA Una vez haya ingresado con su usuario y contraseña el sistema le mostrara un menú en la parte izquierda donde aparece los Servicios Habilitados para su perfil, haga clic en el botón Intención y Orden de Matrícula y luego seleccione la opción Orden de Matrícula. (Ver Imágenes No. 17 y 18) (Imagen No. 17) (Imagen No. 18) Ubicada la póliza, debe hacer clic en la opción Seleccionar para visualizar la información correspondiente. (Ver Imagen No. 19) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 13

15 (Imagen No. 19) 6.1 PASOS PARA EL INGRESO DE LA ORDEN DE MATRICULA PASO 1 DE 5: VERIFICAR Y ACTUALIZAR DATOS Una vez seleccionada la póliza el usuario visualizará la Información General del seguro educativo: número de póliza, información del Tomador, información del Beneficiario, tipo de producto y número de beneficios pagados. El sistema habilita la opción para editar el número de documento si este ha cambiado. Posteriormente, el sistema habilita una ventana para la actualización de datos (Ver Imágenes No. 20 y 21) (Imagen No. 20) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 14

16 (Imagen No. 21) Una vez validado y actualizado los datos dar clic en Actualizar Datos PASO 2 DE 5: ELEGIR UNIVERSIDAD Y CARRERA En el segundo (2) paso el sistema muestra la última universidad y carrera registrada. (Ver Imagen No. 22) (Imagen No. 22) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 15

17 En caso que el usuario haya cambiado de universidad o de programa, debe actualizar la información seleccionando el icono de Institución Educativa y/o Carrera (Ver Imágenes No. 23, 24 y 25) (Imagen No. 23) (Imagen No. 24) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 16

18 (Imagen No. 25) Si la institución educativa a la cual pertenece la orden matrícula se encuentra por fuera de la cobertura de la póliza debe contactarse con la Vicepresidencia de Servicio al Cliente. En el momento en que se ha ingresado toda la información se debe hacer clic en el botón Siguiente el cual remite al usuario al paso tres (3). (Ver Imagen No 26) (Imagen No. 26) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 17

19 6.1.3 PASO 3 DE 5: DILIGENCIAR VALORES DE LA ORDEN DE MATRICULA Estando en la pantalla del paso tres (3) el usuario debe hacer clic en el botón Agregar valor de matrícula para que el sistema despliegue el espacio en donde se debe verificar el valor de matrícula. En caso que el valor que muestra el sistema no sea el mismo que tiene el recibo de matrícula, el usuario debe modificarlo. (Ver Imágenes No. 27 y 28) (Imagen No. 27) (Imagen No. 28) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 18

20 En este caso el sistema le presentará un flash con elementos de ayuda para acompañarlo en el diligenciamiento de los valores de la orden de matrícula. (Ver Imagen No. 29) (Imagen No. 29) (Imagen No. 30) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 19

21 Si el recibo de matrícula presenta cargos adicionales (carné, seguro medico, etc.) dar clic en el botón Agregar Costos Adicionales para seleccionar el concepto y registrar los valores correspondientes. El sistema muestra el número de referencia con el cual debe diligenciar el recibo de recaudo para efectuar la consignación de estos valores. (Ver Imagen No. 31) (Imagen No. 31) En este caso el sistema le presentará un flash con elementos de ayuda para acompañarlo en el diligenciamiento del formato de recaudos para pagos adicionales. (Ver Imagen No. 32) (Imagen No. 32) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 20

22 (Imagen No. 33) Si el recibo de matrícula presenta rubros que la póliza contempla como devolución al Tomador, tales como: Beca, Reserva de Cupo o Subsidio, el usuario debe hacer clic en el botón Agregar Devoluciones, para seleccionar el concepto y registrar los valores correspondientes. (Ver Imagen No. 34) (Imagen No. 34) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 21

23 Luego de registrar los valores, el usuario debe digitar el número del recibo y la primera fecha de pago que se observe en el recibo de matrícula. (Ver Imagen No. 35) (Imagen No. 35) En el caso que esta fecha no esté dentro de los límites establecidos para la entrega de documentos el sistema generará un mensaje al usuario informándole e indicándole el trámite de una solicitud de autorización por parte de la Vicepresidencia de Valor Agregado y Servicio al Cliente. (Ver Imagen No. 36) (Imagen No. 36) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 22

24 El usuario debe verificar que los valores registrados en el aplicativo sean los mismos que se identifican en el recibo de matrícula original y hacer clic en Siguiente PASO 4 DE 5: ANEXAR DOCUMENTOS EN FORMATO PDF Estando en la pantalla del paso cuatro (4) el usuario debe desplegar la lista de los documentos requeridos, adjuntarlos en PDF. (Ver Imagen No 37) (Imagen No. 37) En este paso el usuario debe seleccionar en la ventana Examinar el documento que va a adjuntar y debe hacer clic en el botón Aceptar. (Ver Imagen No 38). Los documentos deben estar en formato PDF y ubicados en una carpeta de fácil identificación. (Imagen No. 38) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 23

25 El sistema SIEMPRE informará que el cargue del documento fue exitoso (Ver Imagen No. 39) con el siguiente mensaje: (Imagen No. 39) Una vez agregado el documento, el aplicativo le indicará al usuario los documentos que se han adjuntado. (Ver Imagen No. 40). En el momento de finalizar el cargue de todos los documentos, el usuario debe hacer clic en el botón Siguiente. (Imagen No. 40) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 24

26 6.1.5 PASO 5 DE 5: REVISAR DOCUMENTOS E INFORMACION Estando en la pantalla del paso quinto (5), en donde el sistema resume los datos que se ingresaron, el usuario debe verificar y proceder a grabar la información haciendo clic en el botón Grabar. (Ver Imagen No. 41) (Imagen No. 41) INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 25

27 El sistema mostrará al usuario que el proceso se grabó de forma correcta. (Ver Imagen No. 42) (Imagen No. 42) 7. PROCESO DE INFORMACION Una vez grabada la orden de matrícula, el sistema le enviará al usuario un correo electrónico indicándole que el proceso de grabación se realizó en forma exitosa y que dicho registro ingresará al proceso de validación a la Vicepresidencia de Valor Agregado y Servicio al Cliente. Para dar por finalizado el registro de la orden de matrícula, el usuario que realizó el proceso deberá recibir un correo electrónico confirmando el proceso de validación en un plazo no mayor a un día hábil. En caso contrario debe comunicarse con la Vicepresidencia de Valor Agregado y Servicio al Cliente. Frente a cualquier inquietud no dude en contactarse con nosotros: VALOR AGREGADO Y SERVICIO AL CLIENTE Carrera 9 No Bogotá D.C. - Colombia Teléfono: Fax: Celular beneficios@globalseguroscolombia.com INSTRUCTIVO BENEFICIARIOS Página 26