MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Transcripción

1 Página 1 de 10 INSTRUCTIVO: CREAR, MODIFICAR O INACTIVAR USUARIOS DE CONSULTA PARA RECAUDO VIRTUAL

2 Página 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Llevar a cabo el trámite de creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta para el recaudo virtual en la Universidad en el módulo administrativo de PSE y ecollect. ALCANCE: Inicia con la recepción de la solicitud de creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta, y finaliza con la comunicación al área solicitante sobre de la creación, modificación o inactivación del usuario de consulta en el Módulo Administrativo de PSE y ecollect. Aplica para niveles centrales de cada Sede. DEFINICIONES: 1. Administrador de cuentas: Usuario con la facultad de habilitar las cuentas bancarias para manejo de recaudos a través de PSE y de registrar, ante la entidad bancaria, las cuentas recaudadoras en las que la Universidad Nacional de Colombia recibe ingresos a través de PSE. 2. Administrador de usuarios: Usuario que tiene acceso a todas las consultas de transacciones, conciliación, logs de usuario e información básica de la Universidad, con que cuenta el módulo administrativo PSE. 3. ecollect: Herramienta utilizada por la Universidad Nacional de Colombia para el proceso de recaudo virtual. 4. PSE Proveedor de Servicios Electrónicos: Sistema centralizado y estandarizado mediante el cual las Empresas ofrecen a los Usuarios la posibilidad de realizar pagos en línea, debitando los recursos de la entidad financiera donde el usuario tiene su dinero y depositándolos en la cuenta de las empresas recaudadoras. 5. Usuario: Aquél que utiliza un sistema informático, quien deben identificarse por seguridad para acceder al sistema. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Para la creación de los servicios el área administradora del módulo ecollect deberá tenerse en cuenta lo siguiente: a) Cuando se trate de un servicio que ya existe en el módulo y sólo se deba llevar a cabo una actualización y/o modificación de la información, el administrador del módulo contará con un (1) día hábil para realizar ésta tarea. Este tiempo podrá variar dependiendo del número de solicitudes que se haya radicado en el día. b) Cuando se trate de la creación de un servicio nuevo en el módulo administrativo ecollect, el administrador contará con tres (3) días hábiles para el registro de los nuevos servicios en el módulo administrativo ecollect. La creación de los usuarios de consulta en el Módulo ecollect se debe llevar a cabo en un (1) día hábil. 3. La aprobación de los servicios y cuentas recaudadoras creadas en el Módulo Administrativo PSE se realizará dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al registro o creación de los mismos en el módulo. 4. Cada sede debe contar con un usuario administrador en ecollect y un usuario administrador de cuentas en PSE, los cuales son creados por Avisor Technologies (Proveedor de la Universidad para el servicio de recaudo virtual). 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO En este instructivo se relaciona cada una de las tareas que se deben seguir para crear, modificar o inactivar usuarios de consulta para recaudo virtual en ecollect y en PSE:

3 Página 3 de 10 (Para revisar cada una de las tareas a efectuar si se requiere crear, modificar o inactivar usuarios de consulta para recaudo virtual en ecollect o en PSE, se debe poner el cursor del mouse sobre el nombre de la actividad y oprimir la tecla control) Creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta en ecollect. Creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta en PSE. 1. Creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta en ecollect 1. Validar solicitud de creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta en ecollect El administrador del módulo ecollect debe validar la información relacionada en las solicitudes de creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta de recaudo electrónico, revisando que se especifique el nombre completo del usuario, número de documento de identidad, Facultad, Centro o Instituto, cargo, teléfono y correo electrónico institucional del funcionario al que se le creará el usuario de consulta. Ver formato solicitud creación de usuario de consulta de pagos virtuales La información está completa? Se debe revisar que las solicitudes de creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta para recaudos virtuales por el Administrador del Módulo ecollect estén debidamente diligenciadas. Sí: Ingresar al módulo administrativo ecollect y crear, modificar o inactivar los usuarios, ir al numeral 3. No: Requerir al solicitante que complete la información para realizar la creación, modificación o inactivación del usuario de consulta en ecollect, ir al numeral Requerir al solicitante que complete la información para realizar la creación, modificación o inactivación del usuario de consulta en ecollect El administrador del Módulo ecollect debe requerir al área solicitante para que complemente la información para la creación, modificación o inactivación del usuario en ecollect. Ir al numeral 1, Recibir solicitud de creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta en ecollect.

4 Página 4 de Ingresar al módulo administrativo ecollect y crear, modificar o inactivar los usuarios El administrador del módulo ecollect debe ingresar al módulo administrativo ecollect y realizar la creación, modificación o inactivación del usuario de consulta. Esta es la dirección web para acceder al módulo ecollect. Para ingresar al módulo, debe contar con un usuario y clave de acceso: Módulo ecollect: La creación de los usuarios de consulta en el módulo ecollect se debe llevar a cabo en un (1) día hábil. a. Ingresar al Módulo Administrativo por el siguiente link: Al ingresar por el link indicado, el sistema le solicitará autenticarse para poder ingresar a realizar cualquier actividad. Tenga en cuenta que para este caso el correo electrónico del administrador del módulo deberá corresponder al correo institucional de la Universidad Nacional de Colombia y una clave de acceso asignada previamente. b. Desplegar el menú principal y seleccionar la opción Usuarios:

5 Página 5 de 10 c. El sistema desplegará la siguiente pantalla: Se debe seleccionar la opción según corresponda. Para el caso de la creación de usuarios, el sistema le solicitará el tipo de usuario que desea crear, correo electrónico institucional, nombres y apellidos, el perfil que desea asignar al usuario, para el caso será la opción de consulta, y la política de contraseña que se encuentra diseñada como campo alfanumérico y podrá seleccionar el número de caracteres de la clave (8 caracteres). Una vez diligenciada la información, deberá dar clic en ACEPTAR.

6 Página 6 de 10 El sistema genera automáticamente el usuario con el correo electrónico institucional y asigna la clave de acceso de acuerdo con el perfil seleccionado y envía por correo electrónico al usuario la información correspondiente a la clave de acceso para que él proceda a ingresar al módulo administrativo. Una vez ingrese, el sistema le solicitará realizar el cambio de clave. Nota: Si el usuario olvida la clave de acceso deberá solicitar al administrador del módulo ecollect, la modificación de la misma para la asignación de una nueva clave. Para la modificación de un usuario de consulta, se debe seleccionar la opción de Modificar o Eliminar Usuarios, en este caso, el sistema desplegará una pantalla con el listado de los usuarios creados, allí deberá ubicar el usuario que desea modificar o eliminar y seleccionarlo dando clic sobre Modificar ó Eliminar, según sea el caso.

7 Página 7 de 10 Si selecciona Modificar el sistema le mostrará una pantalla con la información del usuario donde podrá hacer las modificaciones pertinentes. Allí encontrará la opción de inactivar al usuario sin la necesidad de eliminarlo (esta opción puede usarse cuando los usuarios presenten ausencias temporales como los períodos de vacaciones)

8 Página 8 de 10 Realizadas las modificaciones deberá dar clic sobre la opción de aceptar para que el sistema las asuma o puede seleccionar la opción de cancelar para abortar la acción, caso en el cual no se guardarán los cambios. Si se selecciona la opción de Eliminar, el sistema le preguntará si está seguro de realizar la eliminación. Fin del Instructivo.

9 Página 9 de Crear, modificar o inactivar usuarios de consulta en el Módulo Administrativo de PSE 1. Recibir la solicitud de creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta en PSE El administrador del módulo PSE debe recibir las solicitudes de creación, modificación o inactivación de usuarios de consulta de recaudo virtual, según Sede o Unidad Especial, proveniente de la dependencia interesada, las cuales pueden ser enviadas a través de correo electrónico o mediante comunicación escrita, donde se especifique el nombre completo del usuario, número de documento de identidad, Facultad, Centro o Instituto, cargo, teléfono y correo electrónico institucional del funcionario al que se le creará el usuario de consulta. 2. Ingresar al Módulo Administrativo PSE y crear, modificar o inactivar los usuarios El administrador de usuarios del Módulo Administrativo de PSE debe ingresar al Módulo Administrativo PSE y llevar a cabo la creación, modificación o inactivación del usuario de consulta, de acuerdo con lo requerido por el área solicitante. Para ingresar al módulo deberá acceder a la siguiente dirección: y elegir la opción de Módulo Administrativo. En ese momento, el sistema llevará al usuario al módulo administrativo PSE, donde le solicita usuario y contraseña; posteriormente se debe proceder a realizar la acción solicitada. Esta es la dirección web para ingresar al módulo PSE. Para ingresar al módulo, debe contar con un usuario y clave de acceso: Módulo PSE: > Módulo Administrativo 3. Informar al área solicitante la creación, modificación o inactivación de los usuarios de consulta en el Módulo Administrativo de PSE El administrador de usuarios del Módulo Administrativo de PSE debe informar al área solicitante la creación, modificación o inactivación del usuario de consulta, mediante correo electrónico o comunicación escrita. Fin del instructivo.

10 Página 10 de 10 ELABORÓ CARGO Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero. Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista REVISÓ CARGO Áreas de tesorería o dependencias que hagan sus veces en el Nivel Nacional y de Sede Bogotá,, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Tesorero, auxiliar de tesorería o quienes ejercen este rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Ángela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Junio 01 de 2010 FECHA Agosto 20 de 2010 FECHA Octubre 26 de 2010