INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

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1 Página 1 de INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR

2 Página 2 de 1. OBJETIVO Brindar orientación para el diligenciamiento, y envió de la información a ser capturada en la Categoría ICBF Contratos PAE implementada a través del sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública CHIP canalizando, generando y dando a conocer la inversión pública con el fin de articular las acciones que desarrollan las diferentes entidades en la ejecución del Programa de. 2. ALCANCE Este instructivo es una guía para el reporte de información de la categoría ICBF Contratos PAE a través del sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública CHIP; teniendo en cuenta las siguientes etapas que se deben llevar a cabo en el aplicativo CHIP, las cuales son: 1) Diligenciamiento de Formularios 2) Validación de la Información a reportar 3) Reglas de negocio 4) Transmisión de información 5) Verificación de la recepción de la información 6) Generación de archivos planos sin reporte CONSIDERACION GENERAL Para realizar el reporte de información de la categoría ICBF Contratos PAE es necesario conocer sobre la instalación y operación del sistema CHIP; para ello La Guía para la Instalación y Operación del CHIP-Local la encuentra en la página web link 3. DEFINICIONES CHIP: El Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), es un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica y social de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación. Este sistema está compuesto por un conjunto de procesos e instrumentos requeridos para la generación, transmisión, procesamiento y publicidad de información financiera pública. Además, la plataforma tecnológica (hardware, software, sistemas de comunicaciones) que se utilizará para el desarrollo y operación del CHIP mantendrá los más altos estándares de calidad y procurará, en lo posible, aplicar la tecnología de punta existente en el mercado, de tal forma

3 Página 3 de que el producto obtenido sea de la mayor utilidad y accesibilidad por parte de los usuarios finales y se garantice su sostenibilidad. SEMPAE: Sistema de Evaluación y Monitoreo al Programa de SGP: Sistema General de Participación. El Sistema General de Participaciones está constituido por los recursos que la nación transfiere por mandato de los artículos 356 y 357 de la Constitución Política a las Entidades Territoriales para la financiación de los servicios de educación, salud y propósito general, cuya competencia se les asigna en la ley 715 de Responsabilidad: La aplicabilidad y cumplimiento de lo Establecimiento en el presente instructivo de trabajo es responsabilidad de los usuarios del sistema CHIP SEMPAE. Para el caso de los Entes Territoriales, las personas responsables de reportar la información en los municipios certificados será la Secretaría de Educación o quien haga sus veces y en los municipios no certificados, será el Secretario de Hacienda o quien haga sus veces. 4. DESARROLLO 4.1 Requerimientos de Hardware y Software La siguiente tabla muestra el detalle de los elementos mínimos requeridos para el CHIP local, tanto de software como de hardware, para las estaciones cliente de entidades que reportan información. Antes de realizar la instalación asegure que su computador cumple con estos requisitos. Tabla 1: Requerimientos de Arquitectura Tecnológica para CHIP Local 4.2 Instalación Aplicativo Para la instalación o actualización del aplicativo, Se debe remitir a la ruta opción Guía de Instalación y Operación del CHIP 4.3 Ingreso al Sistema Ingrese CHIP Local dando clic en el Icono ubicado como acceso directo en su escritorio:

4 Página 4 de Ingreso al sistema por primera vez Cuando el usuario ingresa por primera vez al sistema, la contraseña de autenticación es igual al código de acceso o usuario asignado por el administrador del CHIP, cuando se ingresa por primera vez, los datos a diligenciar son: Usuario: ADM_GENERAL Contraseña: ADM_GENERAL En pantalla se despliega la ventana Cambio de Clave: Digite su contraseña anterior (ADM_GENERAL) y la Contraseña nueva de su preferencia, en los campos Nueva Contraseña y Confirmar Contraseña.

5 Página 5 de La nueva contraseña debe ser diferente a la asignada inicialmente debe memorizarla puesto que no podrá ingresar nuevamente al sistema sin ella. Para moverse entre los campos oprima la tecla tabulador al campo deseado y haga clic con el botón izquierdo. o mueva el cursor con el mouse Una vez ingresada la nueva contraseña, haga clic en el botón Aceptar. En la pantalla aparece un mensaje indicando el éxito de la operación.

6 Página 6 de Actualización de Formularios Despues de haber ingresado al aplicativo, se despliega un menu donde encontraran las siguientes opciones Formulario Seguridad De clic en la opción FORMULARIOS Seleccionamos la opción FORMULARIOS seleccionándolo con doble clic, muestra la siguiente pantalla:

7 Página 7 de Seleccionamos en el menú Archivo, allí nos muestra unas opciones la cual se seleccionara Actualizar Formularios, para poder trimestralmente actualizar la categoría ICBF En esta pantalla se muestran dos opciones para realizar la actualización, la que se debe seleccionar es Fuera de Línea. Se da clic en examinar y se realiza la búsqueda del archivo actualizador el cual tiene extensión.jar

8 Página 8 de Se da clic en abrir y luego en aceptar.

9 Página 9 de Al hacer clic en Aceptar se despliega la siguiente ventana Luego se da clic en SI, el aplicativo realiza la actualización del formulario 4.4 DILIGENCIMIENTO DE FORMULARIOS Antes de comenzar con el diligenciamiento de los formularios hay que seguir unas reglas para garantizar la calidad y la completitud de la información especialmente cuando no se sabe o no se cuenta con un dato. Ejemplo: Si no se cuenta con la información segundo nombre del representante legal, la celda se debe diligenciar con NULL TIPO CAMPO EJEMPLO DE CAMPOS TIPO TEXTO COMO DILIGENCIAR TEXTO DIRECCION_CORRESPONDENCIA CONCEPTO_SUSPENCION Cuando no se tiene la información para diligenciar se escribe NULL

10 Página 10 de VALOR NÚMERICO NUMERO_CONTRATO_ O_CONVENIO_F1 NUMERO_RESOLUCION -1 FECHAS FECHA_SUSCRIPCION FORMATO DD-MM- YYYY FECHA_DE_ADJUDICACION_APROBACION Aparte de las reglas de calidad para la completitud de la información se debe tener en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. En cuanto a errores generados por el aplicativo: Código Nombre Descripción M3624 M3625 M3617 FORMLARIO VACIO SIN REPORTE FECHA DE ADJUDICACION APROBACION SI NO TIENE INFORMACIÓN A REPORTAR EN ESTE PERIODO, DILIGENCIE EL CONCEPTO SIN REPORTE. SI DILIGENCIO VALORES EN EL CONCEPTO SIN REPORTE, NO SE PERMITEN VALORES EN OTROS CONCEPTOS. LA FECHA DE ADJUDICACIÓN/APROBACIÓN DEBER SER MAYOR A LA FECHA DE SUSCRIPCIÓN M3618 M3619 M3620 FECHA DE TERMINACION FECHA DE INICIO DE CALENDARIO FECHA TERMINACIÓN CALENDARIO ESCOLAR LA FECHA DE TERMINACION DEBE SER MAYOR A LA FECHA DE ADJUDICACION/APROBACION. LA FECHA DE INICIO DE CALENDARIO ESCOLAR DEBE SER MAYOR A LA FECHA DE ADJUDICACION/APROBACION Y MENOR A LA FECHA DE FIN DE CALENDARIO ESCOLAR LA FECHA DE FIN DE CALENDARIO ESCOLAR DEBE SER MAYOR A FECHA DE INICIO DE CALENDARIO ESCOLAR Y MENOR A LA FECHA DE TERMINACION DEL CONTRATO M3621 FECHA ACTA INICIO LA FECHA DE ACTA DE INICIO DEBE SER MAYOR A FECHA DE ADJUDICACIÓN/APROBACIÓN Y MENOR A LA FECHA DE TERMINACIÓN M3622 M3623 M3626 FECHA SUSPENSIÓN FECHA APROBACIÓN POLIZA VALOR DE MODIFICACION AL APORTE INICIAL LA FECHA DE SUSPENSIÓN DEBE SER MAYOR A FECHA DE ADJUDICACIÓN/APROBACIÓN LA FECHA DE APROBACIÓN DE LA POLIZA DEBE SER MAYOR O IGUAL A LA FECHA DE SUSCRIPCIÓN DE LA POLIZA. EL VALOR DE LA MODIFICACION AL APORTE INICIAL NO PUEDE SER MAYOR AL 50% DEL VALOR INICIAL CONTRATADO

11 Página 11 de Código Nombre Descripción M3627 ESTADO Si selecciona la opción "SUSPENDIDO" habilita los campos: FECHA_SUSPENSION_DEL_CONTRATO Y CONCEPTO_SUSPENSION SINO NO SE HABLITA LOS CAMPOS M3628 MODALIDAD Habilita los siguientes campos: Si selecciona la opción "OTRA MODALIDAD" habilita el campo: 1- OTRA_MODALIDAD_DE_SERVICIO Si selecciona cualquier opción diferente a "OTRA MODALIDAD" habilita los siguientes campos: 1- TIPO _DE_RACION 2- CUPOS_CONTRATADOS_MODALIDAD_DE_SERVICIO 3- NUMERO_DIAS_EJECUTADOS 4- DIAS_ATENCION_PERIODO_EJECUTADO 2. En cuanto al diligenciamiento de la información Cuando el tipo de contrato es Transferencia de recursos mediante acto administrativo es obligatorio el diligenciamiento de las siguientes variables: Número Acto administrativo Nombre del Contratista o Institución Educativa NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa Nombres Representante Legal Apellidos Representante Legal Documento Representante Legal Identificación Representante Legal Dirección Correspondencia Correo Electrónico FORMULARIO ICBF_PAE_DATOS_CONTRATOS Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones:

12 Página 12 de a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la opción Formulario / Seleccionar.

13 Página 13 de b) Ingrese en la ventana la información preliminar dando clic en seleccionar Se despliega la siguiente ventana en la cual vamos a diligenciar cada uno de los campos que se encuentran allí. De acuerdo a los criterios establecidos en la información preliminar. Año: Digitar el año de la cual se va hacer la publicación. Entidad: Corresponde a la razón social de la entidad de la cual quiere diligenciar la información. Automáticamente el sistema traerá el nombre de la entidad que está realizando la selección

14 Página 14 de Categoría: Indica el nombre de la categoría de la cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de las categorías para las cuales la entidad va ha reportado información, para este formulario se debe seleccionar CONTRATOS PAE. Periodo: Muestra los periodos aplicables a la categoría seleccionada. En este menú encontrara una lista de los periodos para los cuales la entidad seleccionada va a realizar envíos. Formulario: Indica el nombre del formulario del cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrará una lista de los formularios para las cuales la entidad va a diligenciar la información, para este formulario se debe seleccionar DATOS CONTRATO.

15 Página 15 de c) Luego el sistema a través de un mensaje informativo el sistema le indicará como seleccionar del formulario cada concepto a diligenciar. d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_DATOS_CONTRATOS. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar. e) Una vez seleccione Nuevo Detalle aparecerá una ventana con dos detalles, cada uno tiene asignado una lista que se desplegara dándole clic en botón para seleccionar la opción correspondiente. Como lo muestra la Lista 1 y Lista 2

16 Página 16 de Lista 1 Lista Numeración del contrato Lista 2 Tipo de Contratación

17 f) Haga clic en el botón Aceptar. Página 17 de g) Haga un clic sobre la llave que se generó en el concepto para iniciar el diligenciamiento de cada variable. h) Debe diligenciar cada variable que conforma el formulario, las cuales son: Modalidad de Contratación: Seleccione uno de los tipos de modalidad de contratación de la lista.

18 Lista 3 Modalidad de Contratación Página 18 de Número de Contrato o convenio: Diligencie el número del contrato o convenio suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres. Estado: Seleccione uno de los estados de la lista. Lista 4 Estado Concepto de Gasto de Inversión: Seleccione uno de los conceptos de inversión de esta lista. Lista 5 Concepto Gasto de Inversión

19 Página 19 de Fecha de Suscripción: Diligencie la fecha de suscripción del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Ejemplo: Fecha de Adjudicación/Aprobación: Diligencie la fecha de adjudicación y/o aprobación del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Fecha Terminación del Contrato: Diligencie la fecha de terminación del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Número Acto Administrativo (Un): Diligencie con el número del acto administrativo del contrato suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres. Valor Contrato (ml): Diligencie el valor del contrato en miles y con tres decimales. Ejemplo: un contrato cuyo valor sea de pesos, se debe diligenciar de la siguiente manera: 30,270, Fecha Inicio Calendario Escolar: Diligencie la fecha de inicio del calendario escolar con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Fecha Fin Calendario Escolar: Diligencia la fecha fin del calendario escolar con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Fecha acta de Inicio: Diligencia la fecha de acta de inicio del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Tipo Contratista: Seleccione uno de los tipos de contratista de esta lista. Lista 6 Tipo de Contratista

20 Página 20 de Nombre del Contratista o Institución Educativa: Diligencie el nombre y apellido del contratista o de la Institución educativa. Este campo no debe exceder de 100 caracteres. NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN ó el código DANE de la Institución Educativo. Nombres Representante Legal: Diligencie los nombres del representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres. Apellidos Representante Legal: Diligencie los apellidos del representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres. Documento Representante Legal: Seleccione un tipo de documento de identidad de esta lista. Lista 7 Tipo de Documento Identificación Representante Legal: Diligencie el número de identificación del representante legal. El número no debe contener más de 10 caracteres. Dirección correspondencia: Diligencie la dirección de correspondencia del representante legal. Este campo no debe exceder de 255 caracteres. Teléfono Celular (Un): Diligencie el número del celular del representante legal. Correo Electrónico: Diligencie el correo electrónico de del representante legal. Fuente de Recursos: Seleccione una fuente de recursos de esta lista.

21 Lista 8 Fuente de Recursos Página 21 de Fecha Suspensión del contrato: Diligencie la fecha de suspensión del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Aplica solo si seleccionó suspendido en el Estado Concepto de la suspensión: Diligencie el concepto de la suspensión del contrato. Este campo no debe exceder de 255 caracteres. Aplica solo si se seleccionó suspendido en el estado. Tipo de Póliza: Seleccione uno de los tipos de póliza de esta lista. Lista 9 Tipo de Póliza Fecha de la Póliza: Diligencie la fecha de la póliza con el siguiente formato (dd-mmaaaa). Fecha de Aprobación de la Póliza: Diligencie la fecha de aprobación de la póliza con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Número de la Póliza (Un): Diligencie el número de la póliza del contrato. El número no debe contener más de 15 caracteres. Monto de la Póliza (ml): Diligencie el monto de la póliza del contrato en miles y con tres decimales.

22 Página 22 de i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta; remitirse al numeral ICBF_PAE_ DATOS_CONTRATOS_TRIPARTITO Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones: a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la opción Formulario / Seleccionar.

23 Página 23 de b) Ingrese en la ventana la información preliminar dando clic en seleccionar Se despliega la siguiente ventana en la cual se debe diligenciar cada uno de los campos que se encuentran allí. De acuerdo a los criterios establecidos en la información preliminar. Año: Digitar el año de la cual se va hacer la publicación. Entidad: Corresponde a la razón social de la entidad de la cual quiere diligenciar la información. Automáticamente el sistema traerá el nombre de la entidad que está realizando la selección

24 Página 24 de Categoría: Indica el nombre de la categoría de la cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de las categorías para las cuales la entidad va ha reportado información, para este formulario se debe seleccionar CONTRATOS PAE. Periodo: Muestra los periodos aplicables a la categoría seleccionada. En este menú encontrara una lista de los periodos para los cuales la entidad seleccionada va a realizar envíos. Formulario: Indica el nombre del formulario del cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de los formularios para las cuales la entidad va

25 Página 25 de a diligenciar la información, para este formulario se debe seleccionar DATOS CONTRATO TRIPARTITO. c) Luego el sistema a través de un mensaje informativo le indicará como seleccionar del formulario cada concepto a diligenciar. d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_DATOS_CONTRATOS_TRIPARTITO. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar.

26 Página 26 de e) Una vez seleccione Nuevo Detalle aparecerá una ventana con dos detalles, cada uno tiene asignado una lista que se desplegara dándole clic en botón para seleccionar la opción correspondiente como lo muestra la lista 10 y la lista 11 Lista 10 Numeración del contrato

27 Lista 11 Tipo de Contratación Página 27 de f) Haga clic en el botón Aceptar. g) Haga un clic sobre la llave que se genero en el concepto para iniciar el diligenciamiento de cada variable.

28 Página 28 de h) Debe diligenciar cada variable que conforma el formulario, las cuales son: Modalidad de Contratación: Seleccione uno de los tipos de modalidad de contratación de la lista. Lista 12 Modalidad de Contratación Número de Contrato o Convenio: Diligencie el número del contrato o convenio suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres. Estado: Seleccione uno de los estados de la lista.

29 Lista 13 Estado Página 29 de Concepto de Gasto de Inversión: Seleccione uno de los conceptos de inversión de esta lista. Lista 14 Concepto Gasto de Inversión Fecha de Suscripción: Diligencie la fecha de suscripción del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Ejemplo: Fecha de Adjudicación/Aprobación: Diligencie la fecha de adjudicación y/o aprobación del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Fecha Terminación del Contrato: Diligencie la fecha de terminación del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Número de Acto Administrativo (Un): Diligencie el número de Acto administrativo del contrato suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres. Valor Contrato (ml): Diligencie el valor del contrato en miles y con tres decimales. Ejemplo: un contrato cuyo valor sea de pesos, se debe diligenciar de la siguiente manera: ,256. Fecha Inicio Calendario Escolar: Diligencie la fecha de inicio del calendario escolar con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Fecha Fin Calendario Escolar: Diligencia la fecha fin del calendario escolar con el siguiente formato (dd-mm-aaaa).

30 Página 30 de Fecha acta de Inicio: Diligencia la fecha de acta de inicio del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Tipo Contratista: Seleccione uno de los tipos de contratista de esta lista. Lista 15 Tipo de Contratista Nombre del Contratista o Institución Educativa: Diligencie el nombre y apellido del contratista. Este campo no debe exceder de 100 caracteres. NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN. Nombres Representante Legal: Diligencie los nombres del representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres. Apellidos Representante Legal: Diligencie los apellidos del representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres. Documento Representante Legal: Seleccione un tipo de documento de identidad de esta lista. Lista 16 Tipo de Documento

31 Página 31 de Identificación Representante Legal: Diligencie el número de identificación del representante legal. El número no debe contener más de 10 caracteres. Dirección correspondencia: Diligencie la dirección de correspondencia del representante legal. Este campo no debe exceder de 255 caracteres. Teléfono Celular (Un): Diligencie el número del celular del representante legal. Correo Electrónico: Diligencie el correo electrónico del representante legal. Fuente de Recursos: Seleccione una fuente de recursos de esta lista. Lista 17 Fuente de Recursos Tipo Segundo Contratista: Seleccione el tipo de contratista de esta lista Lista 18 Tipo de Contratista

32 Página 32 de Nombre del Contratista por Nombre del Contratista o Institución Educativa: Diligencie los nombres y apellidos del segundo representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres. NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del segundo contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN. Nombres 2do Representante Legal: Diligencie los nombres del segundo representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres. Apellidos 2do Representante Legal: Diligencie los apellidos del segundo representante legal. Este campo no debe exceder de 100 caracteres. Documento Representante Legal: Seleccione un tipo de documento de identidad de esta lista para el segundo representante legal. Lista 19 Tipo de Documento Indentifica 2do Representante Legal: Diligencie el número de identificación del segundo representante legal. El número no debe contener más de 10 caracteres. Dirección correspondencia: Diligencie la dirección de correspondencia del segundo representante legal. Este campo no debe exceder de 255 caracteres. Teléfono Celular (Un): Diligencie el número del celular del segundo representante legal. Correo Electrónico: Diligencie el correo electrónico del segundo representante legal. Fuente de Recursos: Seleccione una fuente de recursos de esta lista.

33 Página 33 de Lista 20 Fuente de Recursos Fecha Suspensión del contrato: Diligencie la fecha de suspensión del contrato con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Concepto de la suspensión: Diligencie el concepto de la suspensión del contrato. Este campo no debe exceder de 255 caracteres. Tipo de Póliza: Seleccione uno de los tipos de póliza de esta lista. Lista 21 Tipo de Póliza Fecha de la Póliza: Diligencie la fecha de la póliza con el siguiente formato (dd-mmaaaa). Fecha de Aprobación de la Póliza: Diligencie la fecha de aprobación de la póliza con el siguiente formato (dd-mm-aaaa). Número de la Póliza (Un): Diligencie el número de la póliza del contrato. El número no debe contener más de 15 caracteres. Monto de la Póliza: Diligencie el monto de la póliza del contrato en miles y con tres decimales.

34 Página 34 de i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta remitirse al numeral ICBF_PAE_MODALIDADES_SERVICIO Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones: a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la opción Formulario / Seleccionar.

35 Página 35 de b) Ingrese en la ventana la información preliminar dando clic en seleccionar Se despliega la siguiente ventana en la cual se debe diligenciar cada uno de los campos que se encuentran allí. De acuerdo a los criterios establecidos en la información preliminar.

36 Página 36 de Año: Digitar el año de la cual se va hacer la publicación. Entidad: Corresponde a la razón social de la entidad de la cual quiere diligenciar la información. Automáticamente el sistema traerá el nombre de la entidad que está realizando la selección Categoría: Indica el nombre de la categoría de la cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de las categorías para las cuales la entidad va ha reportado información, para este formulario se debe seleccionar ICBF-PAE- MODALIDADES-SERVICIO. Periodo: Muestra los periodos aplicables a la categoría seleccionada. En este menú encontrara una lista de los periodos para los cuales la entidad seleccionada va a realizar envíos.

37 Página 37 de Formulario: Indica el nombre del formulario del cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de los formularios para las cuales la entidad va a diligenciar la información, para este formulario se debe seleccionar ICBF_PAE_MODALIDADES_SERVICIO. c) Luego el sistema a través de un mensaje informativo le indicará como seleccionar del formulario cada concepto a diligenciar.

38 Página 38 de d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_MODALIDADES_SERVICIO. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar. e) Una vez seleccione Nuevo Detalle aparecerá una ventana con un detalle, el cual tiene asignado una lista que se desplegara dándole clic en botón para seleccionar la opción correspondiente como lo indica en la Listas 22. Lista 22 Numeración de la Modalidad

39 f) Haga clic en el botón Aceptar. Página 39 de Ilustración 25 Selección del Concepto g) Haga un clic sobre la llave que se genero en el concepto para iniciar el diligenciamiento de cada variable. h) Debe diligenciar cada variable que conforma el formulario, las cuales son: NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN. Número de Contrato o Convenio: Diligencie el número del contrato o convenio suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres. Modalidad de Servicio Prestado: Seleccione una modalidad de servicio prestada de esta lista.

40 Página 40 de Lista 23 Modalidad de Servicio Otra Modalidad de Servicio: Si en la variable Modalidad de Servicio Prestado selecciono de la lista la opción Otra Modalidad debe diligenciar cual tipo de modalidad de lo contrario diligencia la palabra NULL. Tipo Ración: Seleccione uno de los tipos de ración de esta lista. Lista 24 Tipo de Ración Cupos Contratados por Modalidad: Diligencie el número de cupos contratados por modalidad. Número de Días Ejecutados (Días): Diligencie el número de días ejecutados. Número Días Atención Ejecutados: Diligencie el número de días de atención ejecutados.

41 Página 41 de i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta; remitirse al numeral ICBF_PAE_MODIFICACIONES Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones: a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la opción Formulario / Seleccionar. b) Ingrese en la ventana la información preliminar: Año del reporte, Entidad, categoría ICBF CONTRATOS PAE, Periodo a reportar y escoja el formulario requerido ICBF_PAE_MODIFICACIONES y haga clic en el botón Aceptar. c) Luego el sistema a través de un mensaje informativo le indicará como seleccionar del formulario cada concepto a diligenciar.

42 Página 42 de d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_MODIFICACIONES. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar. e) Una vez seleccione Nuevo Detalle aparecerá una ventana con un detalle, el cual tiene asignado una lista que se desplegara dándole clic en botón para seleccionar la opción correspondiente como lo indica en la Listas 25.

43 Página 43 de Lista 25 Numeración de la Modificación f) Haga clic en el botón Aceptar. g) Haga un clic sobre la llave que se genero en el concepto para iniciar el diligenciamiento de cada variable.

44 Página 44 de h) Debe diligenciar cada variable que conforma el formulario, las cuales son: Tipo de Modificación: Seleccione uno de los tipos de modificación del contrato de esta lista. Lista 26 Tipo de Modificación NIT del Contratista por NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN. Número de Contrato o Convenio: Diligencie el número del contrato o convenio suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres. Número de Dias de Prorroga: Diligencie el número de dias de prorroga del contrato. Valor de la Adición (ml): Diligencie el valor de la adición del contrato en miles y con tres decimales. Concepto del Otro Si: Diligencie el concepto del otro si del contrato. El número de caracteres no debe contener mas de 255 caracteres. Valor del Otro Sí(ml): Diligencie el valor del Otro Sí Dias del Otro Si(Días): Diligencie el número de días del otro si del contrato. Cupos del Otro Si(Un): Diligencie el número de cupos del otro si. i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta; remitirse al numeral 4.4.6

45 Página 45 de ICBF_PAE_ADHESIONES Una vez que ha ingresado al aplicativo CHIP - Local y ha actualizado los formularios, siga las siguientes instrucciones: a) Haga clic en la funcionalidad de Formularios y luego en barra principal de herramientas la opción Formulario / Seleccionar. b) Ingrese en la ventana la información preliminar dando clic en seleccionar

46 Página 46 de Se despliega la siguiente ventana en la cual se debe diligenciar cada uno de los campos que se encuentran allí. De acuerdo a los criterios establecidos en la información preliminar. Año: Digitar el año de la cual se va hacer la publicación. Entidad: Corresponde a la razón social de la entidad de la cual quiere diligenciar la información. Automáticamente el sistema traerá el nombre de la entidad que está realizando la selección

47 Página 47 de Categoría: Indica el nombre de la categoría de la cual requiere hacer el reporte de la información. En este menú encontrara una lista de las categorías para las cuales la entidad va ha reportado información, para este formulario se debe seleccionar ICBF_PAE_ADHESIONES. c) Luego el sistema a través de un mensaje informativo le indicará como seleccionar del formulario cada concepto a diligenciar. d) El aplicativo presenta el formulario ICBF_PAE_ADHESIONES. Para el diligenciamiento debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre el concepto a diligenciar.

48 Página 48 de e) Una vez seleccione Nuevo Detalle aparecerá una ventana con un detalle, el cual tiene asignado una lista que se desplegara dándole clic en botón para seleccionar la opción correspondiente como lo indica en la Listas 22. Lista 27 Selección de la Adhesión

49 f) Haga clic en el botón Aceptar. Página 49 de g) Haga un clic sobre la llave que se genero en el concepto para iniciar el diligenciamiento de cada variable. h) Debe diligenciar cada variable que conforma el formulario, las cuales son: Tipo de Adhesión: Seleccione uno de los tipos de adhesión del contrato de esta lista. Lista 28 Tipo de Adhesión Concepto de la Adhesión: Seleccione uno de los conceptos de la adhesión del contrato de esta lista.

50 Página 50 de Lista 29 Concepto de la Adhesión NIT del Contratista o Código DANE de Institución Educativa: Diligencie el número del NIT del contratista SIN EL DIGITO DE VERIFICACIÓN. Número de Contrato o Convenio: Diligencie el número del contrato o convenio suscrito por la entidad. El número no debe contener más de 15 caracteres. Días Adhesión (Días): Diligencie el número de días de la adhesión del contrato. Cupos de Adhesión (Un): Diligencie el número de cupos de la adhesión. Valor de Adhesión Ración Cupo: Diligencie el valor de la adhesión por ración cupo en miles y con tres decimales. Valor de Adhesión (ml): Diligencie el valor de la adhesión del contrato en miles y con tres decimales. i) Luego de diligenciar todos los campos hay que realizar la validación de la información para garantizar la calidad y completitud de esta; remitirse al numeral VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN A REPORTAR La validación de la información permite verificar y/o controlar las reglas de negocio establecidas para cada uno de los formularios, la cual se puede realizar de dos maneras: Validación por Formulario: Esta instrucción se realiza una vez haya diligenciado un formulario y sin la necesidad de tener los otros formularios completamente diligenciados. Siga los siguientes pasos: a) Haga clic en barra principal de herramientas en la opción Formulario / Validar. Esta acción solo le indicara los errores del formulario validado.

51 Página 51 de b) Si el formulario está debidamente diligenciado, el sistema le indicara el siguiente mensaje como se observa en la siguiente imagen. Validación por Categoría: Una vez que haya diligenciado los cinco (5) formularios de la categoría ICBF CONTRATOS PAE en el aplicativo CHIP - Local, siga los siguientes pasos: a) Haga clic en barra principal de herramientas en la opción Categoría / Validar.

52 Página 52 de b) Si los formularios están debidamente diligenciados el sistema le indicara el siguiente mensaje como se observa en la siguiente imagen. 4.5 REGLAS DE NEGOCIO Completitud Para poder validar un formulario es necesario que todos los campos del cada formulario estén completamente diligenciados. Si en algún caso tiene campos sobre los cuales no tiene información para reportar, estos deben ser diligenciados con su respectivo valor de nulidad. Para validar y enviar la categoría, todos los campos de los 5 formularios que la componen deben estar completamente diligenciados. Si para uno o más de los formularios no aplica el reporte o no tiene información para reportar, estos deben ser diligenciados como formularios Sin Reporte, para ello debe generar los archivos planos de formularios sin reporte e importarlos al sistema (ver sección 4.8: HERRAMIENTA DE GENERACIÓN DE FORMULARIOS SIN REPORTE) Valores de Nulidad: Dentro de los formularios si para uno o más campos no tiene información para reportar debe diligenciarlos con su respectivo valor de nulidad de acuerdo al tipo de campo: Listas desplegables: SIN REPORTE Fechas: Números: -1 Textos: NULL

53 4.6 TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN Página 53 de Una vez ingresados y validados todos los datos de los cinco formularios que conforman la Categoría ICBF CONTRATOS PAE, continúe con los siguientes pasos. a) Haga clic en barra principal de herramientas en la opción Categoría / Validar. b) Ingrese en la ventana la información preliminar: Año del reporte, Entidad, categoría ICBF CONTRATOS PAE y Periodo a reportar y haga clic en el botón Aceptar. c) El sistema le muestra una ventana que debe activar En Línea y haga clic en el botón Aceptar.

54 Página 54 de d) Luego ingrese él, usuario WEB y contraseña WEB y haga clic en el botón Aceptar para realizar el envío. (Ilustración 38). e) El sistema indica un mensaje de confirmación del envío. Haga clic en el botón Aceptar

55 4.7 VERIFICACIÓN DE LA RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN Página 55 de Después de realizar el envío a través del aplicativo CHIP-Local realice los siguientes pasos: a) Ingrese a la página b) Haga clic en el vínculo "Consulta Informe al Ciudadano". c) Ingrese el nombre o el código institucional de la entidad, Categoría, Periodo, Formulario y haga clic en el botón Consultar. Si en los filtros de selección aparece la información que desea consultar (Periodo reportado), es porque la información que se desplegara en pagina web es la última que reportó a través del aplicativo CHIP-Local. VERIFIQUE que la misma información que esta publicada en la página web es la misma que envió a través del aplicativo CHIP-Local, de lo contrario comuníquese con la Mesa de Servicio de Nivel I de la Contaduría General de la Nación al PBX: Extensión: 633

56 Página 56 de 4.8 HERRAMIENTA DE GENERACIÓN DE FORMULARIOS SIN REPORTE OBJETO Para poder validar la categoría Contrato es necesario que enviar todos los formularios que esta contiene (5 formularios). Teniendo en cuenta que muchos de estos formularios pueden no aplicar para su reporte trimestral, usted puede generar automáticamente los archivos planos sin reporte para el o los formularios que desea, posteriormente los puede importar en la herramienta DESCARGA DE LA HERRAMIENTA La herramienta puede ser descargada del mismo sitio web donde se encuentra alojado el actualizador y el instructivo de la categoría. La herramienta tiene por nombre: Generador_Formularios_Sin_Reporte_CHIP.xlsm USO DE LA HERRAMIENTA Una vez descargada la herramienta debe abrirla en Excel, teniendo en cuenta que debe habilitar la opción para permitir el uso de macros en la misma. Al abrirla se encontrará con una pantalla como la siguiente la cual requiere que sean diligenciados cuatro campos para la generación del formulario. Los campos son diligenciados en las celdas con fondo blanco que tiene la herramienta.

57 Página 57 de Código de la entidad: Diligenciar el código de la entidad territorial que realiza el reporte Periodo: Corresponde al periodo de reporte codificado de la siguiente forma: o 10103: Periodo Enero - Marzo o 10406: Periodo Abril - Junio o 10709: Periodo Julio - Septiembre o 11012: Periodo Octubre Diciembre Vigencia: Año de vigencia que se está reportando Formulario: Formulario de la categoría Contrato del cual se desea generar el archivo plano sin reporte. Una vez diligenciados los campos, se debe dar clic en el botón Generar Formulario y aparecerá una ventana como la siguiente, donde debe seleccionar la carpeta de destino del archivo plano:

58 Página 58 de Una vez seleccionada la carpeta de destino, se da clic en el botón Ok y el un archivo con el nombre del formulario se guardará en la carpeta seleccionada IMPORTAR ARCHIVOS PLANOS SIN REPORTE Para importar los archivos planos sin reporte, estando en el sistema CHIP debe seleccionar la opción Importar del menú Formulario. Luego, debe seleccionar el archivo plano que ha creado a través de la herramienta de generación de archivos planos de formularios sin reporte.

59 Página 59 de Posteriormente el sistema mostrará el encabezado del formulario que va a cargar. Usted debe dar clic en aceptar para confirmar esta información y continuar. Finalmente, un mensaje le notificará que el formulario ya ha sido cargado exitosamente. Si usted lo desea puede guardar el informe (log) de cargue generado por el sistema al final del cargue exitoso. Nota: Este procedimiento de cargue se debe repetir para todos los formularios que se vayan a reportar como Sin Reporte o que no apliquen para el registro vigente.

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