ÉSTE DOCUMENTO SUFRIÓ UN CAMBIO SIGNIFICATIVO

Transcripción

1 Allende y Manuel Acuña, Edificio Pharmakon, Ramos Arizpe, Coahuila MEXICO, C.P Teléfonos y Fax(844) , , calidad@icai.org.mx MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DE VINCULACIÓN Y VIGILANCIA REPORTE MENSUAL DE SOLICITUDES 31/08/2015 Página 1 de 14 ÉSTE DOCUMENTO SUFRIÓ UN CAMBIO SIGNIFICATIVO I. Objetivo: Generar y difundir el reporte de solicitudes de acceso a la información pública que reciben todos los sujetos obligados del Estado de Coahuila de Zaragoza. II. Alcance: Concentrar con fines estadísticos y de monitoreo todas las solicitudes de acceso a la información pública recibidas por los sujetos del Estado de Coahuila de Zaragoza. III. Definiciones: Solicitud de información: Petición formulada ante los sujetos obligados, a través de la cual se abre la posibilidad de consultar, sin necesidad de acreditar algún tipo de interés, los documentos generados, administrados y resguardados por ellos, tal cual se encuentran en sus archivos. Macro: Conjunto de instrucciones programadas en la hoja de cálculo electrónica de la aplicación Excel, que automatizan las operaciones en ella realizadas, con el objetivo de eliminar tareas repetitivas o realizar cálculos complejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de error. Tabla dinámica: son un tipo de tabla que nos permiten decidir con facilidad los campos que aparecerán como columnas, como filas y como valores de la tabla y podemos hacer modificaciones a dicha definición en el momento que lo deseemos. Entidad pública.- El sujeto obligado a proporcionar información en los términos de esta ley. Información.- La contenida en los documentos o documentos electrónicos que los sujetos obligados generan, obtienen, adquieren, transforman o conservan por cualquier título o medio. Instituto.- Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública (ICAI) Sistema electrónico.- Aquel validado por el Instituto, mediante el cual se podrán realizar las solicitudes de información, protección de datos personales y recursos de revisión. Sujeto obligado.- Los señalados en el artículo 6 de la ley de acceso. IV. Responsables: Dirección de Vinculación y Vigilancia, Jefe de Departamento de Información Reservada. V. Referencia: Reglamento interior, artículo 28 y 30, fracción XI. VI. Lineamientos: Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales para el Estado de Coahuila de Zaragoza. Reglamento Interior del Instituto Coahuilense de Acceso a la Información Pública

2 DIRECCION DE VINCULACION Y VIGILANCIA VII. Desarrollo: 31/08/2015 Página 2 de 14 Se adjunta el presente documento el diagrama del procedimiento para realizar el reporte mensual de solicitudes de información. Pasos previos al procedimiento Solicitar por escrito, usuario y contraseña de administrador del Sistema Infocoahuila, al Director de Datos Personales del Instituto, quien es el responsable de administrar el mencionado sistema. Pasos para localizar los archivos de trabajo. Paso 1.- En la computadora (EQUIPO 27) asignada al Jefe de Departamento de Información Reservada, se abre la carpeta de Documentos, en donde se encuentra la carpeta llamada ICAI IPO e ir a la carpeta Art. 34 Estadísticas de solicitudes y se abre el archivo de trabajo Concentrado histórico xls Paso 2.- En la carpeta de Documentos abrir carpeta de Art. 34 Estadísticas de solicitudes, accesar a la carpeta del año en curso, copiar y pegar el archivo del último mes reportado y cambiarle el nombre al mes del que se realizará el reporte de solicitudes. Ejemplo: AGOSTO 2015.pptx, por último abrir el archivo. Paso 3.- Abrir la carpeta de Documentos y localizar los archivos denominados Macro reporte y Macro tabla y mantenerlos abiertos. Pasos para realizar el obtener los datos para realizar el reporte de solicitudes mensual Paso 4.- Entrar a la página web del sistema e introducir clave y contraseña previamente asignados e iniciar sesión. Ir a la sección del menú de reporte Sujeto Obligado y abrir por fecha del mes que se desea ver y dar clic en buscar. Éste reporte arroja las solicitudes realizadas a todos los Sujetos Obligados dividido en cuatro reportes. El primero, de las solicitudes que están en espera de respuesta en tiempo; el segundo, de las solicitudes que están en espera de respuesta fuera de tiempo; el tercero de las solicitudes con respuesta en tiempo;

3 DIRECCION DE VINCULACION Y VIGILANCIA 31/08/2015 Página 3 de 14 y por último el cuarto, de las solicitudes con respuesta fuera de tiempo. Paso 5.- Se da clic en el número de la fila TOTAL que aparece al final de cada columna de cada tipo de solicitudes antes mencionadas. El sistema arroja una ventana en donde se contienen las solicitudes realizadas, se da clic en el submenú Seleccionar un formato en el que se debe seleccionar Excel y dar clic en exportar. En caso de estar en 0 (cero) no es necesario dar clic, ya que no existen solicitudes de ese tipo. Dar clic en cada uno de estos números para descargar el reporte. Paso 6.- Una vez abierto el archivo del mes en curso, se debe nombrar cada página con el nombre Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3 y así sucesivamente hasta llegar a la Hoja 33, en su caso. Cuando el número total de hojas rebasen las 33, se deberán mover a un nuevo libro y hacer el mismo procedimiento de nombrar todas las hojas del 1 al 33, ya que el macro funciona con comandos y no tiene la capacidad para realizar más acciones.

4 31/08/2015 Página 4 de 14 Paso 7.- Crear una nueva hoja de Excel con el nombre Macro y otra con el nombre Tabla, e ir a la pestaña del libro de Excel de nombre Vista dar clic en Macros y seleccionar Macro reporte, posteriormente dar clic en Ejecutar. Debido a que el macro fue creado para concentrar el contenido de 33 hojas, cuando se hace el reporte de una cantidad menos de hojas, aparece una ventana que informa sobre un error, al cual sólo se le da clic en finalizar.

5 31/08/2015 Página 5 de 14 Paso 8.- Una vez concentrados todos los datos se eliminan todas las filas y columnas en blanco y se le nombran a las primeras filas como: A. Folio, B. Fecha de captura, C. Entidad, D. Tipo de respuesta. Se hacen los pasos anteriores en todos los archivos descargados, y se copian y pegan los concentrados de la hoja Macro un solo archivo. Paso 9.- El siguiente paso es seleccionar todos los datos utilizando las teclas de Control y Shift así como las flechas de derecha y abajo, partiendo de la casilla 1A, e ir a la pestaña Insertar y dar clic en Tabla dinámica. El programa arroja una ventana para seleccionar en qué hoja se desea insertar la tabla, se selecciona en una nueva hoja de cálculo y se da clic en aceptar.

6 DIRECCION DE VINCULACION Y VIGILANCIA 31/08/2015 Página 6 de 14 Casilla 1A Paso 10.- Se abre dicha hoja en la que aparece la tabla dinámica y se atrae la palabra Entidad al espacio de Filas y al de Valores. Una vez que se vaciaron los datos automáticamente a la tabla dinámica, se debe permanecer en esa hoja, se selecciona la pestaña de Vista, nuevamente se le da clic a Macros, seleccionar Macro tabla y ejecutar. Se arrastra la palabra Entidad a los espacios de filas y valores y automáticamente se actualizan los datos en la tabla.

7 31/08/2015 Página 7 de 14 Paso 11.- Ir a la hoja de cálculo que se denominó Tabla y verificar que se haya creado correctamente la tabla que contiene el total de solicitudes presentadas a los Sujetos Obligados, incluyendo el ranking de mayor a menor y el número total de solicitudes. Éste último debe coincidir con la suma de todas las solicitudes que se informan en el reporte de Infocoahuila. Paso 12.- Vaciar los mismos datos en el archivo Concentrado histórico Ya terminada de realizar esta acción y habiendo obtenido todos los registros de cada entidad pública, quedará actualizada la base de datos de este archivo. En el archivo Concentrado histórico en cada pestaña se encuentran las tablas y gráficas de donde se obtendrán los datos para realizar el reporte mensual que se publica en la página del Instituto.

8 31/08/2015 Página 8 de 14 Paso 13.- Llamar a las entidades públicas que no manejan el sistema electrónico de solicitudes para pedirles el número de solicitudes y poder así agregar los datos en el archivo Concentrado histórico y de esta forma se actualiza completamente el archivo. Paso 14.- Para la dispositiva 3, los datos se obtienen del total de solicitudes sumándole las del mes que se generó actualmente, desglosadamente si existieron solicitudes manuales por parte de las entidades públicas, así como el total de solicitudes presentadas en el mes. Paso 15.- Para la diapositiva 4, se da doble clic la gráfica y se va a la pestaña Diseño en la que se selecciona el rubro "Modificar datos y se cambian manualmente los datos del comparativo del mes anterior y del actual en una hoja de cálculo que abre el programa. En la tabla que se encuentra en la parte inferior de la diapositiva, se agrega una nueva columna en la que se agrega el mes que se está reportando. Paso 16.- La gráfica de la diapositiva 5, se modifica siguiendo los pasos que se describieron antes, haciendo el comparativo del mes anterior y el actual, en cuanto a solicitudes por el sistema Infocoahuila y las realizadas manualmente.

9 31/08/2015 Página 9 de 14 Paso 17.- Las diapositivas 6, 7, 8, 9, y 11 se modifican de forma manual, tomando como referencia los datos actualizados del archivo Concentrado histórico En la diapositiva 6 se reflejan el total de solicitudes presentadas en cada mes de que se trate, durante los años que se han recibido solicitudes. Se toman como referencia las cifras que se encuentran el archivo Concentrado histórico en la pestaña de 2Sol por tipo de entidad, dentro de la tabla Tabla de solicitudes recibidas por año y por mes. Se da doble clic en la cifra para poder modificarla de forma manual. Y se toma una esquina del último cuadro para modificar el tamaño y adaptarlo al número que coincida con la gráfica. Ejemplo: Si se va a actualizar agosto, se toman los totales de solicitudes por cada año del mes de agosto.

10 31/08/2015 Página 10 de 14 En la diapositiva 7 se tiene como objetivo hacer un comparativo de las solicitudes que se han presentado por año y las que van en el año en curso. Se modifican usando la misma tabla de Se da doble clic en la cifra para poder modificarla de forma manual. Se seleccionan los datos de los meses en curso y en la esquina inferior derecha aparece la suma de los datos, y esa cifra es la que se vacía en la diapositiva 7. En la diapositiva 8 se hace un comparativo de las solicitudes presentadas a los Sujetos Obligados del Poder Ejecutivo, de los Ayuntamientos y el resto, utilizando como referencia el mes anterior y el que se reporta actualmente. Se toman los datos del archivo Concentrado histórico en la pestaña con el mismo nombre, al final de los datos en las filas 245 a 247, se contienen las cifras a utilizar. Y en la pestaña de Sol por año, en las casillas F25, 26 y 27; G25, 26 y 27; y H26, 26 y 27, se encuentra diseñada la fórmula para obtener el porcentaje que se publica en la diapositiva. Se da doble clic en la cifra para poder modificarla de forma manual. Se escriben los datos del mes anterior y el actual y el programa arroja el porcentaje automáticamente, el cual se plasmará en la diapositiva.

11 DIRECCION DE VINCULACION Y VIGILANCIA 31/08/2015 Página 11 de 14 En la diapositiva 9 se vacían los datos del top ten del mes del que se haga el reporte. Estos datos se modifican de forma manual en la diapositiva y se toman del reporte que se realizó en un principio utilizando las macros. Se vacían los datos que están en color azul claro, es decir, las entidades con mayor número de solicitudes en el mes, a la tabla de la diapositiva 9. En la diapositiva 11 se utilizan los datos de la diapositiva anterior y se modifica la gráfica de manera manual, cambiando las cifras y el tamaño de la barra para ajustarla. Paso 18.-En la diapositiva 10, se toman los datos del archivo Concentrado histórico 04-15, copiando la tabla que se ubica en la hoja llamada Top 10 histórico y dándole el formato para armonizarla con el tema de la presentación.

12 31/08/2015 Página 12 de 14 Paso 19.- Se actualizan y se revisan las gráficas y se aprueba por parte del Director de Vinculación y Vigilancia. Una vez aprobado, se publica por dicho Director en la página web del Instituto. Paso 20.- Fin del procedimiento

13 DIRECCION DE VINCULACION Y VIGILANCIA 31/08/2015 Página 13 de 14 Dirección de Vinculación y Vigilancia REPORTE DE SOLICITUDES MENSUALES Sujetos obligados con sistema electrónico Sujetos obligados sin sistema electrónico Jefe del Departamento de Información Reservada Director de Vinculación y Vigilancia INICIO INICIO Ingresar a sistema electrónico Infocoahuila Vaciar los datos al concentrado histórico. Ingresar en el menú Sujeto Obligado Se abre el archivo del reporte de solicitudes mensual.ppt Realizar búsqueda por fecha del mes y descargar los archivos. Se modifica la diapositiva 3, desglosando solicitudes escritas y vía Infocoahuila. Nombrar las hojas del libro de excel de la Hoja 1 a la Hoja 33, en su caso. Se modifican los datos de la gráfica de la diapositiva 4, haciendo el comparativo del mes anterior y el actual. En la diapositiva 5, se actualiza la gráfica con los datos del mes anterior y el actual, de solicitudes manuales y vía Infocoahuila. Agregar dos hojas de nombre Macro y tabla y ejecutar el macro llamado Macro. Las diapositivas 6, 7, 8, 9 y 11 se modifican manualmente, tomando de referencia los datos del Concentrado histórico Eliminar filas y columnas en blanco y nombrar las primeras filas como: Folio, Fecha de captura, Entidad y Tipo de respuesta. NO Se aprueba? Seleccionar todos los datos e insertar una tabla dinámica. Copiar y pegar la tabla denominada Top ten histórico del concentrado histórico a la diapositiva 11. Arrastrar la palabra entidad a las casillas filas y a valores y ejecutar la macro Tabla. Se actualizan las tablas y se revisan las graficas de acuerdo el archivo de Concentrado histórico Los datos coinciden? Pedir el reporte de solicitudes del mes vía telefónica SI Publicar en la página del Instituto No Fin Sí

14 31/08/2015 Página 14 de 14 Control de Cambios Rev. Ant. Fecha Descripción del cambio a la siguiente versión 00 15/06/2011 Se modificó la plataforma (sistema) y por lo tanto cambiaron las pantallas que ilustran el proceso; reforma de la ley el 10 de septiembre 2015