Tabla de contenido. Manual B1 Time Task

Transcripción

1 Tabla de contenido Introducción... 2 Configuración... 2 Prerrequisitos... 2 Configuración de la tarea... 2 Configurando las horas estándar de trabajo... 3 Datos maestros de empleados... 4 Utilización... 5 Tarea... 5 Tabla de empleados... 8 Registro de tiempos... 8 Hoja de cálculo (semana)... 9 Funcionalidades Asistente de factura Factura de deudores Orden de venta

2 Introducción B1 Time Task le permite a los empleados registrar el tiempo invertido en sus diferentes tareas durante el día. Basado en los registros de tiempos, la facturación puede ser creada para que su socio de negocios pueda ser facturado por horas. Las tareas pueden ser creadas basándose en las órdenes de venta o ligadas directamente con algún socio de negocios de SAP Business One que permite a los administradores llevar el seguimiento de las horas facturadas de cada uno de sus empleados de ventas. Artículo Socio de Negocios Tarea Registro de tiempos Facturación Orden de Venta Este diagrama ilustra las relaciones entre las diferentes entidades del B1 Time Task. Una tarea esta conectada a un socio de negocios ya sea directamente o a través de una Orden de venta. Un artículo del dato maestro define el costo del tiempo y registros de tiempos son usados para realizar la facturación. Configuración Prerrequisitos Si un empleado tiene habilitado usar el add-on, deberá estar registrado en el módulo de Recursos Humanos de SAP Business One y estar registrado también como usuario del sistema. Para la mayoría de los empleados esto puede ser realizado creando un usuario de Add-on y ligar a los empleados al dato maestro de ese usuario. Configuración de la tarea Si desea crear tareas que puedan ser facturadas, debe de definir al menos un tipo de tarea con una categoría. Esto es vía Gestión > Add-ons > B1 Usability Package > Módulo configuración > Tiempo Tarea B1 > Configuración clase de tarea. 2

3 Puede configurar cualquier número de tipos de tareas las cuales pueden ser usadas como categorización para reportes o si así lo desea para que sea posible enviar facturas a los clientes basados en los registros de B1 TT, especificando los diferentes métodos de registro. Cada tipo de tarea debe tener un nombre único. Para agregarlos, de clic en el botón Añadir que se encuentra en el lado derecho y llene la fila que se habilite con el nombre presionando posteriormente el botón Actualizar que se encuentra en la parte inferior de la ventana. Para remover un tipo de tarea, seleccione la fila haciendo clic en la primera columna vacía de la izquierda y presione el botón Eliminar y finalmente el botón Actualizar. Configurando las horas estándar de trabajo B1 Time Task le provee de la posibilidad de definir horas de trabajo estándar para los empleados que utilicen el add-on. Esto se define en Gestión > add-ons > B1 Usability Package > Modulo configuración > Tiempo Tarea B1 > Configurar horas de trabajo estándar. Aparecerá la siguiente ventana: 3

4 La idea es definir las horas estándares de trabajo de cada día de la semana así como las horas estándar para los días festivos (vacaciones definidas en SAP Business One). Una vez que la definición ha sido creada, puede ser ligada a los empleados que apliquen vía la ventana de datos maestros de empleado (ver Datos maestros de empleados). Puede crear tantas definiciones de horas estándar como lo necesite, pero si le sugerimos asignarles nombres relacionados para que pueda distinguirlas unas de otras. Cuando el add-on es instalado por primera vez, una definición estándar es creada y aplicada a todos los empleados. Este es el estándar de las oficinas centrales de Boyum IT en Dinamarca y puede no aplicar a su compañía, favor de revisarlo. Datos maestros de empleados Cuando B1 Time Task es instalado, un apestaña es agregada a la ventana de Datos Maestros de Empleados. 4

5 Aquí es donde la hora de trabajo estándar es seleccionada. Note que el empleado tiene un código, éste es requerido para que pueda utilizar B1 Time Task. Utilización Tarea B1 Time Task está centrado en el concepto de tareas. Para crear una tarea, abra la ventana en Tiempo Tarea B1 > Tarea. 5

6 Nombre del campo Descripción Obligatorio ID de la tarea Este número único identifica la tarea. Este es asignado Si automáticamente por el sistema y no puede ser modificado. Nombre El nombre para identificar la tarea. Si Descripción Una descripción de la tarea. No Clase de conexión Esto especifica si la tarea estará conectada a una orden de Si venta o directamente a un socio de negocios. Conexión Esta es la conexión tal cual. Si la conexión es de tipo de socios Si de negocios, la conexión será un código de SN, si es una orden de venta la conexión será el número de documento. Horas de presupuesto Son las horas que se espera sean requeridas para la realización No de la tarea. Horas asignadas Este campo muestra la cantidad de horas acumuladas que están N/A asignadas a los empleados (ver grid de empleados) Formato de factura Este campo tiene enfluencia en la forma en que los registros Si son mostrados en la factura resultante. Puede seleccionar entre especificación y se resumen. Si selecciona especificación, cada registro será una partida de la factura. Si selecciona se resumen, los registros se acumularán en una sola línea de la factura, donde se encontrará la suma de todas las horas y todos los comentarios de todos los registros se mostrarán en un solo 6

7 Fecha Fecha de facturación esperada Centro de Costos Proyecto Artículo comentario global. Indica la fecha de inicio de la tarea. No podrá generar registros con una fecha previa a la indicada en este campo. Indica la fecha esperada de la facturación. Es posible relacionar una tarea a un centro de costos de SAP Business One. Cuando las facturas son creadas el centro de costos será incluido en cada partida. Es posible relacionar una tarea a un proyecto de SAP Business One. Esta funcionalidad trabaja de la misma manera que los centros de costos. La tarea deberá estar conectada a un artículo en el inventario. Este artículo es lo que hace posible crear facturas basadas en registros. La información de los precios será tomada de los precios asignados al artículo. Clase de tarea El tipo de tarea permite categorizar sus tareas. No Clase de factura La clase de factura determina la manera en la que serán tratados los registros cuando el proceso de facturación sea efectuado. Existen tres tipo de facturación: Si Si No No No Si Comentario interno Comentario externo Transporte (unidad) registro Precio por hora: Implica que cuando los registros son facturados, el precio para este documento será igual a (precio de artículo) * (cantidad). Precio fijo: Significa que la tarea está relacionada a una partida de una orden de venta y cuando los registros sean facturados, la línea de la orden será copiada a una factura y la línea en cuestión será cerrada. Lea la sección Orden de Venta para aprender cómo ligar una partida de estos documentos a una tarea. No facturable: Los registros relacionados a tareas que están seleccionados como no facturables no aparecerán en el proceso de facturación. Un ejemplo de estas tareas es cuando los empleados tienen asignaciones dentro de su compañía como lo son limpieza y otras formas de mantenimiento. El tiempo registrado en estas tareas puede ser una herramienta de control para ver en que invierten el tiempo los empleados. Los comentarios internos y externos existen en los registros de tiempos y transporte así como en la tarea en sí. Los comentarios internos son comentarios que serán utilizados únicamente de manera interna para su compañía. Los comentarios externos serán agregados a las líneas de la factura. Cuando un texto es agregado a los comentarios externos de la tarea, este será usado como comentario del documento. Esto significa que el comentario externo puede ser utilizado como mensaje estándar en cada factura. Determina si es posible incluir la transportación en cada tarea y si esta es facturable. Si es facturable deberá determinar el 7 No No No

8 artículo que determina la unidad de transportación (KM, Millas, Viajes, etc.). Elemento (unidad) de Determina si es posible incluir el tiempo de transportación en No trabajo cada tarea y si éste es facturable. Si lo es, deberá determinar un artículo que represente este tiempo (horas). Si define tiempo de transportación contará contra el tiempo destinado a la tarea. Propietario Identifica el empleado estándar destinado a la tarea. Si Importe facturado Indicará un resumen del importe global facturado hasta el N/A momento a esa tarea. Estado de la tarea Indica si la tarea se encuentra Planeada, Cerrada o Abierta y en dado caso si esta lista o no para facturar. Si Tabla de empleados Puede especificar cuáles de sus empleados podrá realizar registros a esta tarea. También es posible especificar cuántas horas estará asignado a la misma. Si ningún empleado está asignado a esta tabla, significa que cualquier empleado podrá realizar registros de tiempos. Registro de tiempos La ventana de registro de tiempos provee una manera rápida de capturar los registros. La ventana también provee al usuario de la posibilidad de buscar registros existentes y si el registro aún no ha sido facturado de modificarlo. Los campos para esta ventana se explican a continuación. Campo Número Cliente Tarea Propósito Cada registro de tiempo tiene un número único asignado por el sistema. Se puede buscar por este campo. Estos dos campos permiten filtrar las tareas que estarán disponibles en los campos inferiores. Puede ingresar el código del socio de negocios o el nombre y así limitar los criterios de búsqueda de sus tareas. Un número de tarea deberá ser seleccionado. Puede buscar por el número o el 8

9 Fecha Horas / facturables Transporte (unidad) Transporte tiempo Comentario externo Comentario interno nombre. Si empleados específicos ha sido asignado a una tarea y usted no es uno de ellos, la tarea no podrá ser seleccionada. Si selecciono un socio de negocio, solo podrá seleccionar las tareas ligados a este. Recuerde que la conexión puede ser directa o a través de una orden de venta. Así mismo, la fecha a ingresar deberá estar dentro del rango de las fecha de inicio y fin de la tarea. La fecha en la que se registrará el tiempo utilizado. La duración que se le asignó a la tarea, si la tarea es facturable podrá identificar estas horas. Las unidades de transporte utilizadas en esa tarea en la fecha especificada / La cantidad facturable (este campo solo se mostrará si se definieron unidades facturables en la tarea). El tiempo de transportación utilizado en esa tarea en la fecha especificada / La cantidad facturable (este campo solo se mostrará si se definieron unidades facturables en la tarea). Es una opción de texto que será agregado a la partida de la factura. Puede utilizar este campo para proveer de información adicional a la persona que recibirá la factura. El formato e factura contiene este campo de comentarios. Este campo podrá ser utilizado para fines de reportes internos. Es posible crear tantos registros sean necesarios. Una vez que un registro ha sido creado, puede ser alterado de la manera en la que lo necesite, lo cual puede llevar a resultados inesperados. Por ello es importante instruir a los usuarios a utilizar el add-on como es debido. Cuando los documentos son creados durante el proceso de facturación, registros de tiempo de transporte serán facturados también en conjunto con el tiempo. Para aprobar los registros de transporte, haga clic derecho en el registro y seleccione la opción Aprobar este registro. Hoja de cálculo (semana) La hoja de cálculo es una ventana multipropósito de B1 Time Task y de los más importantes el poder ver un panorama de los registros de los empleados de manera semanal. 9

10 Funcionalidades Selección de fechas El área de selección de fechas que se muestra por defecto es la de la semana actual. Puede navegar semanas antes o después presionando los botones < y > respectivamente o usando el teclado CTRL + FLECHA IZQUIERDA/DERECHA. También es posible seleccionar una fecha del calendario presionando el botón donde se mostrará como se muestra a continuación. Registro de tiempos El área de registro de tiempos hace posible crear un nuevo registro desde la ventana de la hoja de trabajo. 10

11 Llene los campos relevantes y presione Añadir. Si desea limpiar los campos presione el botón borrar. Cuando un registro es creado, aparecerá en el listado inferior. Panorama del Grid El Grid provee un panorama de las horas que han registrado en la semana seleccionada. También mostrará una versión sumarizada de todos los registros acumulados a los días mostrados. Los registros de tiempos estarán agregados y mostrados por clientes, tarea y día. La columna de horas muestra la cantidad de horas presupuestadas para la tarea. Si desea crear un nuevo registro, es posible usar el área del Grid mencionada con anterioridad pero también lo podrá hacer dando doble clic en alguna de las celdas, lo cual abrirá la ventana de registro de tiempos vista previamente en este manual. Por ejemplo, si hacemos doble clic en la celda del día Martes la siguiente ventana de registro de tiempos aparecerá. 11

12 Como podrá ver, los campos de fecha, tarea y cliente ya han sido previamente llenados con los valores de la ventana anterior. Si una celda ya contiene un número, significa que uno o más registros ya existen para esa tarea en ese día; si hacemos doble clic se abrirá la ventana que contiene la información de ese registro. Si ese día contiene más de un registro, la siguiente ventana aparecerá después de hacer el doble clic, la cual contiene todos los registros que se han generado para esa tarea en ese día en particular. Puede abrir cada registro seleccionando la línea que desee (de clic en el recuadro gris de la izquierda, siendo la primera columna) y presione OK. Si desea crear un registro nuevo, presione el botón de crear. 12

13 Si desea ver los comentarios que han sido ingresados en un registro, de un solo clic en alguna de las celdas de la cuadrícula. Los comentarios aparecerán en los cuadros inferiores. Subtotales Los subtotales son simples sumas de las horas registradas, las horas estándar de cada día de la semana y la diferencia entre ellas. Asistente de factura La ventana del asistente de factura le permite al usuario crear facturas basándose en los registros de tiempo de tareas y transporte que han sido aprobados. La ventana se muestra como a continuación. 13

14 La parte superior de la ventana nos permite definir ciertos criterios de búsqueda: rangos de fecha, todos o un solo cliente y todos o un solo empleado. Presione el botón Buscar cuando ha llenado sus criterios de búsqueda deseados. 14

15 La tabla llamada Documentos, muestra el resumen de las facturas que serán creadas basadas en los registros aprobados. En este caso una sola factura será creada para el cliente indicado. La columna Total muestra el monto total del documento. Para visualizar las líneas que conformarán un documento, haga clic en el recuadro gris al inicio de la tabla del documento deseado. En este punto aún es posible realizar ajustes a las horas que serán facturadas y a los comentarios de cada una de las partidas. Esto no tendrá afectación en los registros que formarán parte de cada una de las líneas de la factura pero si en el documento que será creado. Si desea afectar los registros lo deberá de hacer de manera independiente. Si una factura en particular desea ser facturada posteriormente o eliminada de manera permanente, seleccione estas opciones en el cuadro de selección de la columna Incluir. Las opciones son Incluir, No incluir o Eliminar de forma permanente. La opción Incluir se conforma de la manera como el nombre lo indica. La opción No incluir, sirve para definir que la partida no será incluida en el documento pero aparecerá la próxima vez que ejecute el asistente y coincida con los criterios de búsqueda. La opción Eliminar de forma permanente sirve para remover los registros que no desea sean incluidos en los documentos pero que ya no aparecerán en el asistente. 15

16 Una vez que haya finalizado la revisión y ajustes, haga clic en el botón Crear documentos. El sistema mostrará una advertencia final. Si selecciona que Si, los documentos serán creados. Si no se encontraron problemas aparecerá la ventana de impresión de documentos. Si algún error es encontrado, un mensaje de error será mostrado describiéndolo y ningún documento será creado. Deberá corregir los errores y ejecutar el proceso nuevamente para generar los documentos deseados. Factura de deudores Algunos campos han sido agregados a la factura de deudores para asegurar la rastreabilidad de los registros de B1 Time Task. Si echamos un vistazo a una de las facturas de deudores creadas por el asistente de factura puede ver los campos creados por el add-on. Estos son Comentarios externos (External remarks), ID de tarea (Task ID) y Registros de tiempos (Time registrations). El campo de comentarios externos ha sido creado para que pueda modificar su formato de impresión y agregarlos para la visualización de esta información a sus clientes. El id de la tarea es la clave única de la tarea en la que se basó para la creación del documento y puede ser usado con fines de reportes. Lo mismo para la columna de registro de tiempos, la cual contiene todos los registros que conformaron la factura. Si la partida fue generada por más de un registro el sistema contendrá todos ellos separados por una coma. Los campos son mostrados como en la imagen que se muestra a continuación. 16

17 Orden de venta En las órdenes de venta, tenemos la opción de ligarla a una tarea, algunas funcionalidades han sido agregadas a la orden de venta. Para ligar una orden de venta a una tarea, encuentre el documento en cuestión y haga clic derecho en la partida que desea ligar a una tarea. 17

18 Como puede ver, dos opciones de menú han sido agregadas al menú del clic derecho, llamadas Enlazar línea a tarea y Enlazar línea a tarea (Multi). Si da clic en la primera opción de Enlazar línea a tarea aparecerá la ventana para dar de alta la tarea ligada. 18

19 Si seleccionamos la opción de Enlazar línea a tarea (multi) nos aparecerá una ventana para seleccionar por cada artículo cada una de las tareas a crear. 19