Otros tipos de Consultas

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1 Otros tipos de Consultas Tabla de contenidos 1.- CONSULTA DE SELECCIÓN INTERACTIVA CONSULTAS DE ACCIÓN CONSULTAS DE TABLAS DE REFERENCIAS CRUZADAS... 6 Universidad de Salamanca Facultad de Economía y Empresa Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa

2 Federico Cesteros. All rights reserved. Prohibida la reproducción parcial o total del presente documento sin permiso explícito del autor. Universidad de Salamanca. Facultad de Economía y Empresa. Departamento de Economía e Historia Económica.

3 1.- Consulta de Selección Interactiva Para aumentar su funcionalidad Access permite que una consulta pida al usuario el criterio por el que quiere seleccionar los registros. Por ejemplo, la consulta de selección que llamamos (Multitabla) Ventas de Empleados en 2010, nos permitía visualizar las ventas para el empleado Mercedes. Si quisiéramos ver las ventas de cualquier otro empleado, el procedimiento sería escribir en la fila de criterios el nombre del correspondiente empleado, borrando previamente el que allí estuviera escrito. Para evitar tener que hacer esto cada vez que quisiéramos cambiar de empleado vamos a crear una consulta interactiva (también denominadas consultas con parámetros) de la siguiente manera: - Accedemos a la ventana de diseño de la consulta (Multitabla) Ventas de Empleado en En la fila de criterios del campo Nombre de la tabla Empleados borramos el criterio Mercedes y escribimos el texto: [ Qué Empleado?]. Este texto, que es obligatorio escribirlo entre corchetes, lo utilizará el programa para preguntar por el criterio de la consulta. - Botón de Office / Guardar como / Guardar objeto como. Nombre de la consulta: (Interactiva) Ventas de cualquier Empleado en Abrir la consulta o pasar de vista diseño a vista Hoja de datos y comprobar que aparece un cuadro de diálogo que pregunta por el criterio de la consulta. Escribir, por ejemplo Fernando, tal y como se muestra en la siguiente imagen: Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 3

4 - Al picar en el botón aceptar, se mostrará en pantalla la información recogida en la consulta referente únicamente a este empleado. También es posible obligar al programa a pedir más de un criterio, en cuyo caso habrá que escribir en las filas de criterios de la casilla QBE los parámetros necesarios. Cuando se active la consulta, el programa los pedirá según su orden en la cuadrícula QBE: de izquierda a derecha. Igualmente, se puede definir un parámetro en una consulta abriendo ésta en vista diseño y seleccionando el botón Parámetros, del grupo Mostrar u ocultar de la Pestaña Diseño. Una vez elegida esta alternativa se presenta en pantalla un cuadro de diálogo donde se indica el nombre del parámetro y el tipo de datos. 2.- Consultas de acción Son aquellas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla o en una consulta; concretamente permiten realizar las siguientes acciones: Añadir registros (consulta de datos anexados), Eliminar registros (consulta de eliminación), Actualizar registros (consulta de actualización) y Crear una nueva tabla (consulta de creación de tabla). Para crear una consulta de este tipo es necesario estar en vista diseño y picar en el Menú Consulta o bien en la lista desplegable del correspondiente botón de la barra de herramientas, seleccionando de esta manera la consulta de acción que se pretenda crear. - Consulta para añadir registros: Esta operación permite agregar registros de una tabla a otra, teniendo ambas la misma estructura. Esta acción es muy interesante cuando una misma base de datos o tabla se utiliza en varios ordenadores no conectados entre sí (por ejemplo, una empresa que cuenta con varias sucursales). La forma de agrupar los registros en una única tabla consiste en hacer una consulta de datos anexados, aunque nosotros no la vamos a realizar ya que no tenemos este problema. - Consulta para actualizar registros: Esta operación permite modificar los datos (todos o sólo algunos) de uno o varios campos de una tabla. Por ejemplo vamos a modificar los precios de venta de los tipos de cerveza (5 estrellas y clásica) de la marca Mahou incrementándolos en un 5%: - En una ventana de diseño nueva (pestaña Crear / grupo Otros / botón Diseño de consulta) agregamos la tabla Ventas y de ella pasamos a la cuadrícula QBE los campos Concepto, Precio Venta y Fecha de Venta. - Seleccionamos como tipo de consulta la de Actualizar (pestaña Diseño / grupo Tipo de consulta / botón Actualizar), con lo que aparecerá una nueva línea en la cuadrícula QBE denominada Actualizar a. En cambio, las filas de Orden y Mostrar han desaparecido. - En la fila de criterios del campo Concepto escribimos: Mahou*, con lo que la actualización sólo afectará a los tipos de cerveza de la marca Mahou. - En la fila de criterios del campo Fecha de Venta escribimos: > , con lo que la actualización sólo afectará a los registros de Mahou cuya fecha de venta sea posterior al Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 4

5 - En la fila Actualizar a del campo Precio Venta introducimos la expresión [Precio Venta]*1,05, que permitirá calcular el nuevo valor para este campo. - Se hace clic en el botón Ejecutar del grupo Resultados de la pestaña de Diseño, con lo que aparece un cuadro de diálogo indicándonos el número de registros que se van a actualizar (en nuestro caso dos). - Se pulsa en Sí y se guarda la consulta con el nombre: Actualización de Mahou. - Si ahora visualizamos la tabla de Ventas o cualquier consulta donde se haya utilizado esta tabla, comprobaremos que la actualización ha afectado a todas ellas. - Cada vez que ejecutemos la consulta de acción creada (se ejecuta al intentarla abrir desde la ventana del objeto consultas, o bien cuando la abrimos en vista diseño y picamos en el botón Ejecutar) se actualizaría un 5% el precio de venta de los registros que hemos seleccionado. - Consulta de creación de tablas: Esta operación permite crear una nueva tabla a partir de una consulta que actúe sobre varias tablas al mismo tiempo, y guardar en ella los datos seleccionados de cada una de dichas tablas. Por ejemplo: - En una ventana de diseño nueva añadimos las tablas Clientes y Ventas y de ellas pasamos a la cuadrícula QBE los campos Nombre, Localidad y Concepto. - No mostramos el campo Localidad (de esta manera en la tabla que se cree no visualizarán estos datos) e introducimos para este campo el criterio Salamanca. - Se hace clic en el botón Crear tabla del grupo Tipo de consulta. El programa muestra un cuadro de diálogo en el que ponemos el nombre de la tabla que se va Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 5

6 a crear: Preferencias de los Clientes de Salamanca y se deja verificada la alternativa Base de datos activa. A continuación, se pulsa en Aceptar. - Ahora guardamos la consulta con el nombre: Creación de tabla. - Ejecutamos la consulta creada, bien desde la ventana de diseño de la misma (Botón Ejecutar), o bien desde el objeto Consultas de la ventana de la base de datos. Si lo hacemos con esta última opción, previamente cerramos la consulta creada (si pasamos al objeto tablas veremos que la nueva tabla todavía no está creada puesto que no hemos ejecutado aún la consulta de acción) y activamos la consulta de acción. El programa avisará de que ejecutará una consulta de creación de tablas. Hacemos clic sobre el botón Sí y ya se ejecuta la consulta, volviendo a mostrar un cuadro de diálogo indicando que va a pegar, en nuestro caso, siete registros. Picamos en Sí. - Si ahora se selecciona el objeto tablas veremos la nueva tabla que se ha creado a partir de los datos que seleccionamos en la consulta de acción anterior. - En cualquier consulta de acción (tanto ésta como la anterior) las modificaciones que se efectúen en los datos como consecuencia de ejecutar dichas consultas no pueden deshacerse. - Consulta de eliminación de registros: Esta operación permite borrar un número determinado de registros en una tabla, siempre y cuando cumplan con un criterio previamente establecido. - En una ventana de diseño agregamos la tabla Preferencias de los Clientes de Salamanca y pasamos a la cuadrícula QBE los dos campos que contiene. A continuación seleccionamos como tipo de consulta la de eliminación (pestaña Diseño / grupo Tipo de consultas / botón Eliminar). El programa mostrará una nueva fila en la cuadrícula QBE denominada Eliminar, desapareciendo igual que antes, las filas de Orden y Mostrar. - Escribimos Carlsberg en la celda criterios del campo Concepto, con lo que se eliminarán los registros cuyo nombre coincida con esta expresión. - Guardamos la consulta con el nombre: Eliminación de registros. - Ejecutamos la consulta de alguna de las dos formas que ya hemos visto y el programa mostrará una ventana donde nos informa del número de registros que va a eliminar (en nuestro caso, dos). Hacemos clic sobre el botón Sí para confirmar la eliminación. Cerramos la consulta de acción. - Si abrimos la tabla Preferencias de los Clientes de Salamanca se puede comprobar que los registros del Concepto Carlsberg han sido eliminados sin posibilidad de deshacer dicha eliminación. 3.- Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas Permiten resumir los datos de una o varias tablas o consultas en forma tabular, cruzando los datos de los campos expresados como cabeceras de columnas y de filas. Se crean en la ventana diseño de una nueva consulta, o a través del asistente (aunque esta opción, cuando se incluyen campos que pertenecen a distintas tablas, obliga a crear una consulta previa que contenga los campos que se necesiten. Después se usa esta consulta para crear la consulta de referencias cruzadas). Por ejemplo, queremos visualizar el número de marcas de cerveza que vende cada empleado. En este proceso hay que Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 6

7 indicar qué tabla o tablas se seleccionarán y qué campo se distribuirá en filas y cuál en columnas, así como la opción que se va a utilizar para resumir la información. - Como vamos a seleccionar las tablas Empleados, Ventas y Tipo Productos accedemos a una nueva ventana de diseño y agregamos estas tres tablas. - Para seleccionar la opción Consulta de tabla de referencias cruzadas es necesario pulsar en el botón General del grupo Tipo de consultas, observando que en la cuadrícula QBE aparece una nueva fila que lleva por título Tab ref cruz, que sustituye a la fila Mostrar. - Pasamos a la cuadrícula QBE los campos Nombre (de la tabla Empleados), Marca (de la tabla Tipo Productos) e IdEmpleado (de la tabla Ventas). - Seleccionamos para la celda Tab ref cruz del campo Nombre la opción Encabezado de fila (los datos de este campo se distribuirán en filas). - Para la misma celda del campo Marca elegimos la opción Encabezado de columna (los datos de este campo se distribuirán en columnas). - Para la misma celda del campo IdEmpleado seleccionamos la opción Valor (así se indica que este campo es el que da los resultados de la tabla). - Para la celda Total del campo IdEmpleado seleccionamos la opción Cuenta y para la misma celda Total de los otros dos campos la opción Agrupar por. - Si se pasa de la vista diseño a la vista hoja de datos se comprueba el resultado obtenido. - Guardamos la consulta con el nombre: Marcas vendidas por Empleados. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 7