CALCULAR NOTAS CON EXCEL

Transcripción

1 CALCULAR NOTAS CON EXCEL Este documento pretende ser una iniciación sencilla a Excel. Empezaremos indicando cómo se abre un libro Excel. A continuación debemos pensar cómo queremos organizar nuestra información y por último debemos introducir las fórmulas para que Excel haga los cálculos. Ánimo y allá vamos! 1º Abrir un archivo/libro Excel. Si no vemos Microsoft Excel al pinchar en Inicio, tendremos que buscarlo pinchando a continuación en Todos los programas y luego en la carpeta Microsoft Office Página 1 de 7

2 Aquí vemos parte de la imagen que aparece: Las columnas vienen representadas por letras mayúsculas y las filas por números. En la parte inferior podemos ver que el Libro Excel que acabamos de abrir está formado por 3 hojas. Actualmente estamos en la hoja 1. Podemos cambiar el nombre de las hojas pinchando en cada una de ellas con el botón secundario y seleccionando la opción Cambiar nombre. Como se ve en el menú contextual, también podemos añadir nuevas hojas, eliminarlas, moverlas o copiarlas Es importante guardar cuanto antes nuestro libro Excel con un nombre determinado y en la carpeta adecuada. Para ello, pinchamos en Archivo y a continuación en Guardar como. Luego buscamos la carpeta en la que queramos guardarlo. Por ejemplo, en el escritorio (pincho en escritorio) tengo una carpeta llamada y dentro de ésta, otra carpeta llamada Notas exámenes. Para abrir y entrar en las carpetas voy pinchando dos veces sobre ellas. Al final, escribo el nombre de mi libro Excel y Guardo. Página 2 de 7

3 2º Pensar cómo vamos a organizar la información. Por ejemplo, voy a hacer un libro Excel para curso y materia (Matemáticas 1º ESO) y dentro de cada archivo Excel voy a utilizar cada hoja para una evaluación y grupo. En este caso, la primera hoja corresponde a las notas de la primera evaluación del grupo A, la segunda, a las notas de la primera evaluación del grupo B y así sucesivamente. Por defecto, los libros Excel sólo tienen 3 hojas. Para añadir las otras 3 hojas se puede utilizar el botón secundario como dijimos antes o este icono: Además, en la primera columna voy a poner el número y nombre del alumnado y en las siguientes, las notas de los exámenes, trabajos Por ejemplo: Podemos utilizar las dos primeras filas para poner a modo de título la hoja en la que estamos. Para ello, seleccionamos un grupo de celdas y las convertimos en una sola pinchando en la opción Combinar y centrar Escribimos el título en grande y negrita: IMPORTANTE: Los nombres de los alumnos se pueden añadir escribiéndolos uno a uno o copiando y pegando a partir de un PDF o Word. Página 3 de 7

4 3º Cálculos. Después de cada examen voy completando la tabla con las notas. Al final de la evaluación calcularé las medias de los distintos exámenes y la nota final de la evaluación. Voy a suponer que para calcular la nota de la evaluación, la puntuación de los exámenes prácticos va a tener más importancia que la de los exámenes teóricos. Por ejemplo, la teoría va a suponer un 30% de la nota final, la práctica un 50% y los trabajos un 20%. Cómo hacemos esta media ponderada? Podemos incluir todos estos cálculos en una única fórmula o podemos hacerlos poco a poco. Intentaré explicar los cálculos paso a paso primero y luego con alguna fórmula. Se pueden utilizar las fórmulas de Excel, pero yo creo que más sencillo incluso en añadir las fórmulas manualmente. Empezaremos calculando la nota media de los exámenes de teoría (columnas B y D). Pinchamos dos veces en la primera celda de Media exámenes teoría y como vamos a calcular el resultado de una operación lo primero que tendremos que escribir es el signo =. Para calcular una nota media tendremos que sumar las notas de los exámenes y dividir entre el número de exámenes. Es decir, indicamos las celdas que queremos sumar (escribiendo la letra y el número correspondiente o pinchando en ella) y luego dividimos entre el número de notas. Vamos allá: Cuando añadimos una celda correctamente, los bordes de esa celda adquieren el mismo color que la letra y el número de la fórmula. Esta es una manera de revisar que elegimos bien las celdas de la operación. Al acabar, pinchamos en Enter en el teclado y aparece la nota media. Haremos lo mismo con la práctica y con los trabajos. Página 4 de 7

5 Cuando tengamos todas las fórmulas para un único alumno, únicamente tendremos que copiar y pegar esas fórmulas para el resto de los alumnos. Cómo? Como siempre. Seleccionamos las celdas y con el botón secundario escogemos Copiar. Para pegar, seleccionamos el grupo de celdas donde queremos pegar y otra vez, con el secundario, pinchamos en Pegar. Seleccionamos y con el secundario, copiamos. Seleccionamos todas las celdas o sólo las primeras del grupo (la primera columna donde queremos empezar a pegar) y con el secundario, pinchamos en la primera opción de pegado o en la tercera. Con la nota final haremos lo mismo. Escribimos la fórmula para el primer alumno y la copiamos para el resto. En nuestro supuesto, la teoría tenía un 30% de importancia en la nota final, la práctica un 50% y los trabajos un 20% por lo tanto tendremos que calcular esos porcentajes y sumarlos. Calcular el 30% de un valor es multiplicarlo por 0,3 así que la fórmula a introducir será: Página 5 de 7

6 A continuación, copiamos y pegamos la fórmula en el resto de los alumnos: CÁLCULO DE LA NOTA MEDIA CON LAS FÓRMULAS DE EXCEL. El cálculo de la nota media se hace con la función Promedio que está en el apartado de funciones estadísticas: Aparece una ventanita en la que tendremos que introducir los números de los que queremos hacer la media. Podemos teclear la columna y la fila (B4) o pinchar en la celda B4. Para añadir el segundo número pinchamos primero sobre el espacio a continuación de Número 2 y luego tecleamos la letra y número de la celda o pinchamos sobre ella. Al final Aceptar. Página 6 de 7

7 CONCLUSIÓN Y ALGO MÁS Éste, creo que es un ejemplo sencillo para empezar a trabajar con Excel. Los libros Excel creados un año pueden servir para otros años cambiando los nombres de los alumnos, lógicamente y modificando alguna fórmula si es necesario. Para modificar las fórmulas sólo hay que pinchar en la celda de la fórmula dos veces para poder borrar y volver a escribir. Por último, decir que si queremos centrar los números en las celdas o marcar los bordes de las celdas, tendremos que seleccionar las celdas y utilizar el botón secundario para ver la opción: Formato de celdas. En alineación se puede indicar que el contenido de las celdas esté centrado y en bordes, el tipo de bordes, color además de otras opciones. El siguiente paso que se intentará explicar en otro documento será cómo añadir un formato condicional a las celdas para que cuando introduzca una nota, por ejemplo, inferior a 5, la celda resalte con un sombreado o con la nota en otro color o Página 7 de 7