Microsoft Excel. El Documento Excel. Interfase de Programa. Celdas

Transcripción

1 Microsoft Excel Microsoft Excel (en adelante Excel) es una aplicación tipo Hoja de Cálculo destinada al diseño y generación de documentos a partir de datos numéricos. Podría entenderse como una calculadora capaz de generar todo tipo de documentos para la visualización de cálculos. El Documento Excel Un documento Excel, en la nomenclatura de Excel se denomina libro y se muestra físicamente en el directorio donde se encuentre almacenado como un archivo con extensión.xls. El libro está compuesto por distintas hojas. Normalmente todo documento nuevo es creado con tres hojas: Hoja1, Hoja2 y Hoja3, que son los nombres que Excel les asigna inicialmente. En todo documento Excel es posible renombrar cualquiera de las hoja que contenga (toda hoja debe tener un nombre), borrarla, copiarla y moverla. También pueden ser añadidas o insertadas nuevas hojas al documento. Las hojas de un libro Excel a su vez tienen una configuración de tabla, las columnas se etiquetan con una letra, y las filas con un número, las posiciones en esta tabla se denominan celdas, y cada una de ellas se identifica con la letra de su columna y el número de su fila; ejemplo: la celda de la segunda columna y de la tercera fila será identificada como la celda B3. Interfase de Programa La Fig. 1 muestra el interfase que ofrece Excel al usuario, donde se observa que el documento activo se llama fruteria-ejercicio2001.xls, que se compone de una serie de hojas. La hoja activa en la figura es la hoja Enero. Puede observarse también la distribución en filas y columnas de la hoja activa, y sus distintas celdas. Como se observa la hoja muestra los resultados de venta de una frutería para el mes de Enero. En la misma figura se observa que la celda activa es la I14, lo cual indica que cualquier dato introducido se incluirá en esa celda. Celdas La celdas pueden contener tanto datos numéricos, como texto (rótulos), puede modificarse el formato con que es mostrado su contenido (a través del menú Formato, o bien, del menú contextual accesible a través del botón derecho del ratón): tipo de letra, tamaño, alineación, bordes y sombreado, formato de presentación numéricos (moneda, científica, etc.), etc. El contenido de las celdas también puede ser un cálculo que depende de otra u otras celdas que están, o bien en la misma hoja, o bien en otra hoja del mismo documento o libro, o bien incluso en una hoja de otro documento Excel distinto. Para identificar una celda se utiliza la siguiente nomenclatura: 1

2 [Libro]Hoja!ColumnaFila Fig. 1 Interfase de Excel por ejemplo, [fruteria-ejercicio2001.xls]enero!b3 es la celda B3 de la hoja Enero del libro fruteria-ejercicio2001.xls de la Fig. 1. Si la celda referenciada está en el mismo documento sólo indicamos la celda y la columna, o sea B3, y si está en otra hoja sólo indicamos además la hoja, es decir, Enero!B3. El Excel incluye toda una gama de operadores y funciones para procesar y manipular datos dentro de una celda (menú Insertar, opción Función). Muchas funciones se aplican a distintas celdas o rangos de celdas, un rango de celdas se expresa indicando las celdas que limitan tal rango intercaladas por el símbolo : ; por ejemplo véase el rango A1:C3 mostrado en la Fig. 2. Fig. 2 Rango de Celdas 2

3 Excel provee un gran número de funciones que pueden ser aplicadas para generar el contenido de las celdas, la Fig. 3 muestra el cuadro de diálogo que aparece al insertar funciones en un celda. Fig. 3 - Funciones Relleno de Celdas El contenido de una celda puede editarse directamente en la celda o bien en el cuadro de texto indicado en la Fig. 4, normalmente si la celda contiene algún cálculo la celda muestra el resultado, y el cuadro de texto de la figura muestra realmente la fórmula que genera el dato que finalmente contendrá la celda. Se puede editar directamente en dicho cuadro de texto o bien en la celda misma. Fig. 4 Excel incluye también la posibilidad de realizar un auto relleno de celdas a partir de una o dos celdas, ello puede llevarse a cabo seleccionando la celda o las celdas a partir de las que realizar el auto relleno y arrastrar desde la 3

4 esquina inferior derecha de la ventana de selección hasta abarcar las celdas a auto rellenar. Otra forma sería la selección de las celdas a auto rellenar incluyendo aquellas a partir de las que se realiza el auto llenado y activando a continuación la opción Rellenar del menú Edición, donde se ofrecen varias opciones de rellenado como se muestra en la Fig. 5. Fig. 5 Cuando se realiza el auto llenado a partir de una celda con un fórmula que involucre referencias a otras celdas, las celdas auto llenadas lo harán con la misma fórmula haciendo referencias a otras celdas relativas a la celda auto llenada, por ejemplo, si una celda B2 contiene la formula A2+B1 y auto llenamos la celda B3 a partir de la B2 la formula con que se llena B3 será A3+B2. Las referencias a otras celdas en una fórmula son siempre relativas a la celda que contenga esa fórmula, y en los procesos de auto llenado esas se harán relativas a las celdas auto llenadas. En el caso de que se quiera establecer una referencia absoluta a una celda, se ha de especificar antes de la referencia a columna o fila, el símbolo $, por ejemplo, C8 es una referencia relativa, y $C$8 será absoluta. Las referencias absolutas no resultan modificadas cuando se auto llenan celdas a partir de fórmulas que las contengan, sólo resultan modificadas las referencias relativas, en la forma ya comentada en el párrafo anterior. Gráficos Excel incluye también la posibilidad de insertar en un documento numerosos tipos de objetos a través de su menú Insertar, análogamente a Microsoft Word, pero además permite representar los propios datos numéricos de las hojas del documento de forma gráfica, a partir de la generación de gráficos a partir de rangos de celdas. Para ello sólo hay que seleccionar el rango a representar y 4

5 activar la opción Gráfico del menú Insertar, la Fig. 6 muestra el cuadro de diálogo que nos permite configurar el gráfico generado. Fig. 6 Asistente para gráficos. Ejercicio 10 El ejercicio consistirá en generar un documento Excel llamado fruteriaejercicio2001.xls que contenga todos los datos económicos de ventas de una frutería a lo largo de un año (doce meses). La Fig. 7 muestra como ejemplo la hoja correspondiente al mes de Enero. Realizar una para cada mes con el mismo formato que el que aparece en la figura. Las celdas que dependan de otras celdas para su cálculo deben ser llenadas mediante formulas y el proceso de auto llenado. Una vez finalizadas las hojas correspondientes a todos los meses realizar una última hoja final en el documento donde se resumen los resultados de los seis meses a partir de las ventas y beneficios obtenidos en cada mes, así como un gráfico que muestre de forma gráfica tales resultados. Una muestra de esta hoja de resultados se muestra en la Fig. 8. 5

6 Fig. 7 Enero Fig. 8 Resultados año. 6