Módulo III: Excel. Microsoft Excel Autor: Luis Edgar Machorro Flores

Transcripción

1 Módulo III: Excel Microsoft Excel 2003 Autor: Luis Edgar Machorro Flores

2 MICROSOFT EXCEL 2003 En el presente tema se proporcionaran las herramientas necesarias para facilitar el uso y manejo de las hojas de cálculo de Microsoft Excel. La hoja de cálculo de Microsoft Excel generalmente se utiliza para realizar cálculos numéricos y obtener graficas, sin embargo también se puede introducir texto. Es fácil de usar, permite realizar diversos cálculos como son: sumar, restar, multiplicar, dividir, obtener porcentaje, sumatorias, manejar funciones estadísticas, matemáticas, financieras, etc. Un documento de Excel es un libro de trabajo el cual está formado por hojas de cálculo y estas a su vez contienen Celdas las cuales se forman por las Filas y Columnas de la hoja. El tema será de utilidad para el docente, puesto que le permitirá contar con las habilidades necesarias para desarrollar los materiales que implementará en los temas de la asignatura que desarrollará.

3 Para iniciar la aplicación Excel 2003:

4 1. Hoja de trabajo y hojas de cálculo El libro de trabajo permite almacenar datos y puede contener una o varias hojas de distintos tipos como son hojas de cálculo, hojas de gráfico, hojas de macros, etc., las cuales pueden o no estar relacionadas entre sí. La hoja de cálculo es la principal herramienta de almacenamiento y manipulación de datos de un libro de trabajo. Un libro de Excel puede tener varias hojas de cálculo. Filas, columnas y celdas Una Hoja de cálculo se divide en Filas y Columnas las cuales originan una cuadricula compuesta por Celdas donde se almacenan los datos. Las Filas son las líneas horizontales de la hoja de cálculo, mientras que las líneas verticales son las columnas. Introducir y modificar texto En la hoja de cálculo, los datos se almacenan en las celdas, por lo que para introducir datos desde el teclado se hace directamente en la celda activa.

5 La celda activa es la que aparece remarcada en negro, la podemos mover a través de la hoja mediante los flechas del teclado o haciendo clic en otras celdas. Un rango en Excel se refiere a la selección de varias celdas en la hoja. Podemos seleccionar rangos haciendo clic comenzando en una celda y sin soltar el botón izquierdo del mouse arrastramos hasta la celda final del rango como si describiéramos un rectángulo. La selección se iluminará de otro color lo cual nos indica la extensión del rango. Los rangos también se pueden identificar en la barra de fórmulas por las siguientes series: =B2:C4 que significa que el rango inicia en la celda B2 y termina en la celda C4. Nota importante: No olvides revisar las demostraciones del curso que complementan esta guía. Buscar y visualizar la demostración Hojas de Cálculo de Excel. Crear y eliminar hojas de trabajo Cuando se crea un Libro de trabajo, por defecto contiene 3 hojas de cálculo, pueden eliminarse las hojas, sin embargo es importante comentar que al menos una hoja debe permanecer visible en el Libro de trabajo, posteriormente pueden volver a crearse. Eliminar una hoja de calculo Seleccionar la hoja a eliminar Hacer clic con el botón derecho del mouse Elegir la opción Eliminar Crear una hoja de calculo Dar clic en la pestaña Insertar hoja de cálculo.

6 Nota importante: No olvides revisar las demostraciones del curso que complementan esta guía. Buscar y visualizar la demostración Agregar y eliminar filas y columnas. Vista preliminar Este comando permite ver como se imprimirá cada página. A través de la vista preliminar se puede ahorrar tiempo ya que pueden hacerse los ajustes necesarios para evitar impresiones con defectos de formato. Para entrar a la Vista preliminar se debe realizar lo siguiente: Seleccionar Vista preliminar en el menú Archivo o clic en el botón de Vista preliminar de la barra de herramientas. Dentro de esta opción se encontraran botones como siguiente, anterior, zoom, cerrar, etc. El botón Siguiente, muestra la siguiente página. El botón Anterior, muestra la página anterior. El Zoom alterna entre la vista ampliada del documento y la vista de página completa. Hacer clic sobre las hojas equivale a utilizar el zoom. El botón cerrar permite salir de la Vista preliminar. Configurar página Esta útil herramienta de Excel nos permitirá establecer el tamaño de la hoja de impresión, orientación de la hoja, los márgenes de la hoja, el porcentaje de impresión, áreas para encabezado y pie de página. Como recomendación especial, considere revisar sus preferencias antes de imprimir su hoja de cálculo de Excel.

7 Áreas de impresión Este comando permite seleccionar el conjunto de celdas que deberán ser enviadas a impresión. Tenga en mente que los datos que no quepan completamente en la hoja aparecerán en las hojas siguientes como continuación a todo el contenido del libro. Para utilizarlo primero debe seleccionar el rango de celdas que tengan sus datos que desee imprimir Nota importante: No olvides revisar las demostraciones del curso que complementan esta guía. Visualizar la demostración Vista Preliminar

8 2. Procesamiento de datos Rellenar series En Excel se pueden crear datos de manera rápida y automática haciendo uso del Controlador de Relleno. Este controlador se muestra al activar cualquier celda de la hoja de cálculo y funciona arrastrando la esquina inferior derecha. Se pueden rellenar series de números, de fechas y otros elementos, por ejemplo para rellenar la serie 1, 2, 3, 4, en las 2 primera celdas se escriben los datos 1 y 2, posteriormente se seleccionan ambas para que se muestre el Controlador de relleno y con el mouse se presiona la esquina inferior sin soltar hasta rellenar el número de datos deseado. Para rellenar la serie 2, 4, 6, 8., se debe escribir los datos 2 y 4 en las primeras celdas. También se pueden llenar datos como hora (5:00), días (lun, mar ), meses (ene, feb, ), etc. Selección inicial Serie extendida 1, 2, 3 4, 5, 6,... 9:00 10:00, 11:00, 12:00,... lun Lunes ene ene, abr Ene-99, Abr ene, 15-abr mar, mié, jue,... martes, miércoles, jueves,... feb, mar, abr,... jul, oct, ene,... jul-99, oct-99, ene-00, jul, 15-oct, , , 2002, 2003,... 1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,...

9 Trim3 (o T3 o Trimestre3) texto1, textoa 1er período Trim4, Trim1, Trim2,... texto2, textoa, texto3, textoa,... 2do período, 3er período,... Producto 1 Producto 2, Producto 3,... Nota importante: No olvides revisar las demostraciones del curso que complementan esta guía. Visualizar la demostración Relleno de series de datos Listas de datos Una lista es un conjunto de datos similares por ejemplo un listado de alumnos y sus respectivos datos generales (edad, sexo, etc.), una lista puede ser una base de datos para Excel que puede ser ordenada de manera ascendente o descendente por el comando Ordenar datos. La forma de ordenar los datos bajo un criterio alfabético, numérico, cronológico, etc. permite localizar más rápidamente los datos de la lista. Se puede ordenar toda la tabla en base a algún criterio (ejemplo: ordenar los datos edad, sexo, semestre, nombre, etc., en base al nombre) o bien solo una columna (ejemplo: ordenar la columna nombre) El comando Ordenar se localiza en el menú Datos con el icono. Esto ordenará los elementos de la columna en forma ascendente. Si por el contrario, lo que desea es ordenar de forma descendente puede utilizar el icono. Autofiltro Las operaciones más comunes que se hace en una base de datos son las consultas. Cuando se hace una consulta, normalmente se buscan registros que coincidan con algún valor, los Filtros permiten realizar esas búsquedas.

10 Como se aplica un Filtro: Seleccionar el título de la primera columna de datos Clic en la barra de menú Datos Seleccionar la opción Filtro Clic en Autofiltro Una vez realizados los pasos anteriores, cada nombre de columna tendrá una punta de flecha hacia abajo la cual permitirá seleccionar algunas de las opciones de consulta. Según el contenido de cada columna, aparecerán posibles combinaciones de datos que se puedan buscar. Todas: muestra todos los datos sin importar criterio Las diez mejores muestra los datos con valores mayores si se da el caso Vacías: muestra las celdas vacías de esa columna No vacías: muestra las celdas no vacías de la columna Nota importante: Visualizar la demostración Autofiltros en Excel

11 3. Uso de fórmulas y funciones básicas El manejo de fórmulas en la hoja de cálculo de Excel es el verdadero potencial. Excel interpreta una fórmula cuando la entrada de datos inicia con un símbolo especial, el cual es el signo =. Para introducir una formula se hace lo siguiente: Seleccionar la celda dentro de la hoja de cálculo donde se desea introducir la fórmula Escribir el signo =para activar la barra de fórmulas Escribir la formula Ejemplo: =A2*B2 = A2+B2 = A2/B2 = A2-B2 Las funciones son fórmulas establecidas que permiten realizar cálculos complejos o manejar grandes cantidades de cifras, las funciones pueden formar parte de una fórmula compleja o ser el único componente de una fórmula. Ejemplo: Cuando de quiere sumar un rango de 100 celdas (A1+A2+A3.A98+A99+A100) podemos evitar colocar la fórmula =A1+A2+A3.A98+A99+A100 por la gran cantidad de datos, esta se reduciría a utilizar la siguiente fórmula haciendo uso de la función suma: =SUMA(A1:A100), lo cual indica que sumara el rango desde la celda 1 hasta la celda 100, o bien también se puede hacer uso de la función Autosuma, ya que Microsoft Excel introduce automáticamente la fórmula para calcularla. Nota importante: Visualizar la demostración Fórmulas y Funciones

12 4. Formato de celdas Fuente, tamaño, color y alineación El formato de celdas está orientado a mejorar la presentación de los datos, todo lo correspondiente a formato se encuentra en el menú Formato en la opción Celdas. El procedimiento para aplicar cualquier formato a las celdas, es el siguiente: Seleccionar las celdas Clic al menú Formato y a la opción Celdas Utilizar el/los formato(s) deseado(s) (alineación, fuentes, bordes, etc.) Si los valores van a ser numéricos con punto decimal, formato de fecha, hora, etc. Habrán de definirse para que la hoja les aplique el formato de forma automática. Se pueden aplicar bordes a las celdas, diferentes estilos colores y color de trama (color de relleno de la celda). Visualiza la demostración de Formato de Celdas en Excel para conocer al respecto. Nota importante: Visualizar la demostración Formato de Celdas en Excel

13 TIPS DE EXCEL Copiar y pegar valores (pegado especial) Para copiar datos se hace de la misma forma como se manipula información para copiar y pegar en algún documento. Primero debes seleccionar los datos a copiar, posteriormente se pulsan las teclas Ctrl+ C (al mismo tiempo) o bien se utiliza el comando Copiar que se encuentra en el menú Edición y se activa la celda donde se pegara la información copiada haciendo uso de las teclas Ctrl + V o del comando Pegar. Si los datos a copiar corresponden al resultado obtenido por el cálculo de formulas o funciones deberá utilizarse el comando de Pegado especial de lo contrario no se podrá pegar la información puesto que requiere de las fórmulas. Se copian los datos y en menú Edición, dentro del comando Pegado especial se elige la opción Valores para pegar los datos. 5. Filas y columnas En ocasiones, después de haber ingresado datos en las celdas, se requiere de más filas o columnas entre los datos para agregar información, para dar solución al problema se pueden insertar filas y columnas. Este proceso no afecta el resultado de formulas o funciones que se hayan aplicado a las celdas ya que se desplazaran ajustándose a las nuevas posiciones. Insertar columnas. Se debe seleccionar una celda sobre la columna que se desplazara a la derecha, posteriormente en el menú Insertar se elige la opción Columnas. La nueva columna se insertara a la izquierda de la celda seleccionada previamente.

14 Insertar filas. Se debe seleccionar una celda sobre la fila que se desplazara hacia abajo, posteriormente en el menú Insertar se elige la opción Filas. La nueva fila se insertara arriba de la celda seleccionada previamente. Eliminar columnas. Se debe seleccionar una celda sobre la columna que se desea eliminar, posteriormente hacemos clic con el botón derecho del Mouse y seleccionamos la opción Eliminar. Eliminar filas. Se debe seleccionar una celda sobre la fila que se eliminará, posteriormente hacemos clic con el botón derecho del Mouse y seleccionamos la opción Eliminar. 6. Autoformato En Excel existen formatos ya establecidos para aplicarlos a una plantilla, para aplicarlos basta seleccionar el rango de celdas, hacer clic en el menú Formato y en la opción Autoformato, ahí se encuentra la lista de los formatos disponibles. Seleccione uno de la lista y haga clic en el botón aceptar para aplicar un estilo rápido a sus celdas de Excel.

15 7. Insertar imágenes y Gráficos Imágenes Como se comento en el tema de Word, el uso de imágenes o archivos gráficos dan una mejor presentación a los documentos. Las imágenes pueden insertarse desde el menú Insertar, ya sea una imagen prediseñada (con las que cuenta Microsoft office) o bien desde alguna ruta de la computadora, por ejemplo desde mis imágenes o desde cualquier otra carpeta. Otra forma de insertar una imagen es copiándola desde otra aplicación y pegándola en el documento. Editar una imagen Se debe seleccionar la imagen a editar para que aparezca la barra de herramientas Imagen, en ella se encuentran opciones de ajuste de imagen, disminuir o aumentar contraste, brillo, modificar líneas, recortar imagen, etc. WordArt Esta herramienta también se encuentra en la barra de herramientas Dibujo. Situar el cursor para insertar WordArt Presionar el botón Seleccionar un estilo de WordArt Dar clic en Aceptar Escribir el texto en la ventana Modificar texto WordArt para insertarlo en el documento de Word Nota importante: Visualizar la demostración Insertar Imágenes

16 Gráficos Una parte muy importante considerada por varios usuarios de Excel son los gráficos. Esta herramienta tiene capacidad de representar en una forma visual los datos para que puedan interpretarse rápidamente agilizando la comprensión de extensos reportes. La variedad de gráficos que existen son: gráficos de barras, de columnas, de líneas, de dispersión, de Gantt, radiales, circulares, de pastel, etc. Para iniciarnos con los gráficos debemos contar con un conjunto de datos con valores numéricos organizados en celdas. Seleccionaremos las celdas que abarquen a los títulos de las columnas, los nombres de la serie o elementos y los valores numéricos. A continuación haremos clic en el botón para iniciar el Asistente de gráficos. Seguiremos los pasos del asistente resolviendo unas sencillas preguntas. Nota importante: Visualizar la demostración Gráficos en Excel