EXCEL. Para comenzar a trabajar abriremos el programa desde su acceso directo correspondiente. Aparecerá la siguiente ventana: Zona de Trabajo

Transcripción

1 EXCEL Microsoft Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener varias hojas que pueden quitarse o añadirse. Cada hoja tienen un máximo de filas y 256 columnas. Los archivos de Excel, también llamados libros de Excel, tienen por extensión los caracteres.xls Ventana Principal de Microsoft Excel Para comenzar a trabajar abriremos el programa desde su acceso directo correspondiente. Aparecerá la siguiente ventana: Barra de Título Barra de ú Barras de Herramientas (*) Celda Activa Nombre de la Celda Activa Barra de valores y fórmulas Zona de Trabajo Hoja Activa (*) Las barras que ahí aparecen son la estándar y la de formato. Algunos de los elementos de la ventana anterior ya los conocemos de otros programas de Office, por ejemplo las barras de herramientas. Las barras que deben aparecer por defecto son: Estándar, Formato y Dibujo. Para mostrarlas, según ya vimos, basta cliquear con el botón derecho del ratón sobre la zona vacía de las barras de herramientas, o bien hacer doble clic en el mismo lugar (u otra de las 5 formas que existen). Otros elementos de la ventana principal son: 1

2 Filas y columnas: Las hojas de excel se distribuyen por filas y columnas como si de una tabla gigante se tratara. Las filas se nombran con números (1,2,3...) y las columnas con letras (A,B,C,...) Celda: Es la intersección de una fila y una columna. Se nombra indicando la fila y la columna. Así, la celda B3 está en la fila 3 y columna B. Celda Activa: Es la celda que aparece seleccionada y podemos distinguirla claramente porque aparece con el borde marcado en negro oscuro. Para cambiar la celda activa utilizaremos las flechas de dirección o nos colocaremos directamente en la deseada haciendo clic en ella con el ratón. Barra de Fórmulas: La barra de fórmulas aparece enmarcada en rojo en el dibujo de abajo. Esta compuesta de dos secciones, la primera hace referencia a la celda activa. La segunda sección nos sirve para introducir fórmulas que relacionen unas o varias celdas (=rango de celdas). En el ejemplo vemos que la celda activa es C3 y como tal aparece en la barra de fórmulas. Cómo desplazarse a través de un libro de trabajo En Microsoft Excel, los archivos se denominan libros de trabajo. Los libros pueden contener varias hojas de cálculo, así como hojas de gráficos. Un Libro de trabajo nuevo contiene tres hojas de cálculo. Éstas pueden seleccionarse para activarlas pulsando sobre las etiquetas de la hoja. También de esta forma podremos moverlas, cambiarle el nombre a las hojas, copiarlas y pegarlas, utilizando para ello el botón derecho del ratón. Para seleccionar varias hojas simultáneas se dejará pulsada la tecla CTRL. Cómo desplazarse e introducir datos en una hoja Una hoja consta de columnas y filas. La intersección de una columna y fila se llama celda. Cuando se selecciona una celda con el botón izquierdo del ratón, dicha celda se activa y usando el teclado se introducen nuevos datos. Para modificar los datos una celda debemos seleccionarla y hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón. Para borrar el contenido de una celda activa se pulsa Supr. Otras formas de moverse por la hoja se muestran en la siguiente tabla: Combinación de Teclas Flechas de dirección INTRO TABULADOR INICIO CTRL + INICIO CTRL + FIN Re Pág y Av Pág Alt + Re Pág y Alt + Av Pág F5 Acción Activar la celda en la dirección indicada Accionar la siguiente celda hacia abajo Accionar la siguiente celda hacia la derecha Nos sitúa en la columna A de la fila actual Nos lleva a la celda A1 Nos lleva a la última fila y columna con datos Mueven una pantalla completa hacia arriba o hacia abajo Mueven una pantalla completa hacia la izquierda o hacia la derecha Se abre el cuadro de diálogo Ir a... donde escribimos el nombre de la celda deseada 2

3 Selección de un conjunto de celdas En excel un conjunto de celdas se suele llamar rango de celdas. Para seleccionar un rango de celdas se hace como en Word, barrer las celdas manteniendo el primer botón del ratón pulsado. Otra forma, con el teclado, es dejar pulsado Shift (=Mayúsculas) mientras nos desplazamos con las flechas hasta cubrir la zona elegida. Una vez que se tiene un rango seleccionado la tecla Intro nos permite cambiar la celda activa dentro de ese rango. IMPORTANTE: Un rango de celdas se nombra mediante la celda inicial seguida de dos puntos y luego la celda final. Por ejemplo, B3:C5 nos indica un conjunto de 6 celdas B3, B4, B5, C3, C4, C5, tal y como se aprecia en el dibujo: El Autorrelleno Permite completar el contenido de un rango de celdas siguiendo algún criterio ordenado. Por ejemplo: si aparece en la primera celda lunes las siguientes se completarán con martes, miércoles,... ; si apareciera1,3,5 se completaría con 7,9,11,... Para hacer esto: 1. Introducir los primeros valores de la serie. 2. Seleccionar todas las celdas del apartado 1. Colocar el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha de la celda y nos debe salir una cruz de color negro (en el dibujo rodeado en rojo). 3. Mantenemos pulsado el primer botón del ratón sobre la cruz y desplazamos el ratón sobre el rango de celdas que deseemos llenar. Nota: Si excel no reconociera la serie realizaría una copia de las celdas. Las fórmulas contenidas en celdas también pueden copiarse, y si las referencias son relativas, se adaptan a su nueva posición en su fila y columna (ver sección referencias). Con la combinación Edición + Rellenar podemos hacer duplicados de celdas (es decir, copiar y pegar) hacia arriba, hacia abajo, hacia la derecha,... Series Para crear una serie escribimos el primer elemento, seleccionamos una fila o una columna y después Edición + Rellenar + Series. En el caso de número debemos definir el incremento de nos lleva de un término al siguiente. Algunos tipos de series son: Lineal: 2, 5, 8, 11, 14,... (incremento=3) Geométrica: 4, 20, 100, 500,... (incremento=5) 3

4 Si se quiere completar una serie de la que tenemos los términos iniciales se utilizará la opción Autocompletar. Si queremos definir una serie nueva para que Excel pueda reconocerla: Herramientas + Opciones... + Listas Personalizadas, escribimos en Entradas de la Lista cada uno de los elementos separados por comas y pulsamos Agregar. Copiar, cortar y pegar Podemos copiar, cortar y pegar como en el resto de programas de Office. Simplemente hacemos la selección adecuada copiamos o cortamos y luego pegamos. Podemos pasar tablas u otros elementos de Excel a Word y viceversa. Pegado especial Después de Copiar en vez de usar la opción Pegar podemos optar por Pegado Especial que sirve para realizar copias con formato especial. Haremos Edición + Pegado Especial y se abre un cuadro con opciones: Pegar: Pegar todo o pegar sólo algún elemento de entre los seleccionados. Operación: Podemos sumar la celda origen con la receptora, restar, multiplicar,...si queremos pegar sin operación Ninguna. Transponer: Pegar convirtiendo filas por columnas y viceversa. Borrar contenido de celdas Para borrar el contenido de una o varias celdas se hará de cualquiera de las 3 formas siguientes: Seleccionar celdas + Supr. Seleccionar celdas + Edición + Borrar + Contenido. Seleccionar celdas + Botón derecho ratón + Borrar contenido. Proteger un libro Nos sirve para ponerle una clave a nuestro archivo de manera que nadie pueda manipularlo sin nuestro consentimiento. Para ello: Guardar como... + Herramientas + Opciones generales y en Contraseña de Protección escribiremos la contraseña que deseemos para nuestro libro. Luego Guardar para grabar el archivo como haríamos de usualmente. Formato de celdas Para dar formato a un rango de celdas la forma más fácil es seleccionar las celdas manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón y luego usar alguna opción de la barra de herramientas de formato: Tamaño de Fuente Alineación Disminuir decimales Aumentar decimales Tipo de Fuente Bordes y Sombreado Negrita, cursiva y subrayado Combinar celdas y centrar Color del texto Color de relleno de celdas 4

5 Otros botones importantes: = Celda estilo euro. Por ejemplo: = Celda estilo porcentaje. Por ejemplo: Otras formas de dar formato a las celdas son: Seleccionar celdas + Botón derecho del ratón + Formato de celdas... y elegir la opción que queramos. Seleccionar celdas + Formato + Celdas... Para copiar y luego pegar el formato de una celda a otra se utiliza el botón Formato de Hoja Para definir el formato global de una hoja (fuente, alineación por defecto, etc..) se utilizará la combinación Formato + Estilo. Ancho de columnas y alto de filas Para fijar el ancho de las columnas tenemos dos procedimientos (de forma parecida para las filas): Mediante el ratón. Situando el puntero del ratón en la cabecera en la separación de dos columnas se transformará en una cruz (ver dibujo debajo), mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastramos a derecha o izquierda según proceda. Nos situamos en la columna y luego, Formato + Columnas + Ancho (si fuera alto de fila elegimos Alto ) y marcamos los centímetros para el ancho de esa columna. Análogamente se haría para cambiar el alto de las filas. Ajustar columnas al contenido Con la combinación Formato + Columnas + Ajustar a la selección sobre una celda, conseguiremos que ésta se reduzca o se aumente hasta ajustarse al contenido de las celdas de dicha columna. Ejemplo: Eliminar filas y columnas 5

6 En Excel existe diferencia entre los términos borrar y eliminar. Borrar, que ya se ha tratado en un apartado anterior, significa dejar una celda sin contenido y eliminar es quitar totalmente las celdas de la hoja. Para eliminar usaremos Edición + Eliminar (o bien Botón derecho del ratón + Eliminar ). Insertar filas y columnas Si queremos insertar filas o columnas en blanco se usará respectivamente: Insertar + Filas o Insertar + Columnas (o bien Botón del derecho + Insertar ). Las columnas nuevas aparecen a la izquierda de la seleccionada y las filas por encima de ésta. Insertar encabezado y pie Igual que en Word: Ver + Encabezado y pie de página.... También puede hacerse desde Archivo + Configurar página. Administración de hojas de cálculo Un libro de Excel, por defecto, se compone de 3 hojas. Normalmente estaremos trabajando con la Hoja 1, para cambiar a otras basta hacer clic sobre la etiqueta correspondiente en la zona inferior izquierda de la ventana (ver dibujo) En el dibujo, el libro tiene 3 hojas y la Hoja 2, en blanco, es la seleccionada En este apartado veremos como realizar 5 acciones sobre las hojas de un libro: Añadir hojas: Insertar + Hoja de cálculo. La nueva hoja aparece a la izquierda de la hoja actualmente seleccionada. Otra forma es: Botón derecho del ratón sobre etiquetas (ver dibujo anterior) + Insertar + Hoja de cálculo. Cambiar nombre de una hoja: Botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja + Cambiar nombre + escribir nuevo nombre + Intro. Mover una hoja de sitio: Basta dejar pulsado el botón izquierdo del ratón sobre la hoja deseada y arrastrarla a otra posición. Copiar una hoja: Para copiar una hoja se hará de forma análoga al apartado anterior pero manteniendo pulsada la tecla Ctrl. Eliminar hoja: Botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja + Eliminar + Aceptar. Plantillas de Excel Una plantilla es un libro de trabajo que se emplea como punto de partida. Para abrir una plantilla: Archivo + Nuevo. Para guardar como plantilla: Crear la plantilla + Guardar como... + Guardar como tipo... + Plantilla + Guardar. Ordenación de datos por columnas Para ordenar una columna por orden alfabético o numérico, descendente o ascendente, debemos activar la primera celda de la columna y pulsar para ordenar ascendentemente, o bien para ordenar descendentemente. Si es toda una tabla la que deseamos ordenar, nuestros pasos deben ser, en los menús, Datos + Ordenar, estableciendo en el cuadro de diálogo que nos aparece los criterios de ordenación. Es importante tener en cuenta si la tabla tiene una fila de encabezamiento, puesto que, si es así, ordenaremos por el nombre de las columnas. Si la tabla a ordenar no es el único elemento de la hoja, habrá que seleccionarla antes de proceder. 6

7 Fórmulas Una fórmula es una ecuación que calcula un nuevo valor a partir de otros valores. En una fórmula se pueden combinar números y celdas. La fórmula correspondiente a una celda activa se muestra en la barra de fórmulas. Por ejemplo la fórmula A2=B2+C2 suma las celdas B2 y C2 y muestra el resultado en la celda A2. En pantalla aparece de la siguiente forma: IMPORTANTE: Antes de la fórmula debemos anteponer un signo = Como hemos dicho todas las fórmulas comienzan con un igual, =, y pueden utilizarse paréntesis, ( ), para separar unas zonas de la fórmula de otras. En las fórmulas entran en juego operadores y funciones. Las segundas las veremos en el apartado siguiente y los operadores básicos se muestran en las siguientes tablas: Operadores aritméticos Operadores de comparación + Suma = Igual Resta > Mayor que * Multiplicación < Menor que / División >= Mayor o igual que % Porcentaje <= Menor o igual que ^ Exponente <> Distinto :, EJEMPLO: Operadores conectivos (dos puntos) Se utilizan para definir los rangos de celdas. Ejemplo: (D4:F6) (coma) Para unir varios rangos. Ejemplo: SUMA(C2:D4,F1:G5) sumaría todas las celdas correspondientes a los dos rangos juntos. A6=SUMA(A1:A5) esta fórmula haría lo siguiente, en la celda 6 aparecería la suma de las celdas A1,A2,...,A5. Referencias (tipos) Llamamos referencia a la forma que tiene Excel para nombrar filas, columnas, celdas o rangos de celdas. Según hemos visto anteriormente, D6 es un ejemplo de nombre para una celda (la que está en la columna D y fila 6) y (F4:H7) otro ejemplo para un rango o conjunto de celdas. Existen 4 tipos de referencias en Excel: Relativas, absolutas, mixtas y entre hojas. Relativas: Son las que usa Excel por defecto y las que hemos usado nosotros hasta el momento. Ocurre algo muy importante con este tipo de referencias, cuando es copiada una celda conteniendo una fórmula, esta se adapta a la nueva fila o columna (recuerda que podemos hacer copias con el autorrelleno). Ejemplo: 7

8 En la situación del dibujo anterior la fórmula de D5 suma las dos celdas coloreadas en azul. Si hacemos autorrelleno desde la celda D5 hasta la celda D7 pasando por D6, trasladaremos la fórmula a dichas celdas. El resultado es: Absolutas: Este tipo de referencias son aquellas que permanecen inalterables al ser copiadas a otras celdas. Para hacer que una referencia se considere absoluta, debe anteponerse un signo $ al nombre de las filas o las columnas. Ejemplo: La fórmula A1=$B$1*$C$1 es equivalente a A1=B1*C1 pero la primera no cambiará al copiarla a otra ubicación, y sin embargo la segunda si lo hará. Mixtas: Podemos mezclar referencias absolutas y relativas. Ejemplo: A2=A$3*$A4. Entre hojas: Para hacer referencia a datos de otras hojas debe anteponerse el nombre de la hoja seguido del signo! Ejemplo: =SUMA(Hoja2!A10:B10) sumará, en la celda correspondiente, las celdas A10 y B10 de la Hoja 2. Utilización de funciones Para realizar tareas más complejas con Excel se utilizan unos operadores especiales llamados funciones. Las funciones actúan sobre uno o varios valores llamados argumentos. Un ejemplo de función puede ser, calcular la media aritmética de varios números (promedio): Nombre de la Función Argumento Existen multitud de funciones en Excel. Nosotros estudiaremos sólo algunas de ellas. Para introducir una función tenemos dos opciones (recomendamos la primera): Asistente de funciones: Activar celda + + Elegir función (en la sección adecuada) + Aceptar. Tras esto se abrirá un cuadro en el cual tendremos que elegir los valores para los argumentos. El botón nos sirve para seleccionar como argumento un rango de celdas. Una vez elegido se pulsa Intro y la fórmula queda lista. NOTA: En el cuadro referido anteriormente, el botón, nos muestra una ayuda muy útil sobre la función que estemos utilizando. Esta herramienta nos puede servir para conocer nuevas funciones. Manualmente: Escribiremos en la celda la expresión completa de la función (que debemos conocer) en forma de fórmula. 8

9 Algunos ejemplos de funciones Veremos las siguientes funciones, que clasificaremos en dos grupos: FINANCIERAS: PAGO, TASA y NPER (En las funciones financieras cualquier cantidad a abonar es negativa y los valores a recibir son positivos). OTRAS: SUMA, PROMEDIO, MAX y MIN Describimos cada una de ellas. Pago: Cantidad que debemos pagar periódicamente para abonar un crédito a un interés determinado. Para su uso: pulsamos, se abre un cuadro y en la sección FINANCIERAS encontramos PAGO. Tras pulsar aceptar, se abre un cuadro de diálogo, donde fijaremos los valores de los argumentos de la función: Debemos rellenar en ese cuadro los siguientes argumentos: Tasa: Interés en tanto por ciento. La cifra debe ir seguida siempre de un símbolo % Nper: Plazo o periodo de la inversión. Pueden ser días, meses, años. Va: Valor actual o inicial del capital. Tasa: Tipo de interés por periodo de préstamo. Para su uso: como antes pulsamos, se abre un cuadro y en la sección FINANCIERAS encontramos TASA. Los argumentos son los siguientes: Nper, Pago (abono periódico) y Va Nper: Calcula el número de pagos de una inversión. Para su uso: como antes pulsamos, se abre un cuadro y en la sección FINANCIERAS encontramos NPER. Los argumentos son los siguientes: Nper, Pago (abono periódico) y Va Suma: Calcula la suma del rango de celdas o de los números que seleccionen. Ya se ha visto en algunos ejemplos a lo largo del tema. Promedio: Nos proporciona la media aritmética de varias celdas. Lo que hace esta función es sumar todas las cantidades y dividirlas por el número de sumandos. Ejemplo: = 4,75 4 Max: Nos da el valor máximo de varias celdas. Min: Nos da el valor mínimo de varias celdas. 9

10 Gráficas Para crear gráficas con el Asistente para gráficos, se procede como sigue: 1.- Se selecciona el rango de celdas a representar en la gráfica. 2.- Hacemos clic en o bien Insertar + Gráfico Se nos abren una serie de cuadros en los cuales podemos ir eligiendo distintas opciones (representar por filas o por columnas, ponerle título al gráfico, al eje X o al eje Y, etc...). Para pasar de un cuadro al siguiente pulsaremos Siguiente y al final Finalizar. Para modificar el gráfico una vez creado podemos probar con los distintos botones de la barra de herramientas de Gráfico: Combinación de celdas Si deseamos fundir un rango de celdas en una sola, debemos seleccionar el rango y, a continuación, hacer clic en. Veamos un ejemplo: Partido Resultado C.D. Conxo Sárdoma 3 1 Deportivo Pabellón 1 1 Hemos fundido dos celdas para poder poner el título Partido y otras dos para Resultado. Autoformato de tabla Para dar a nuestras tablas una apariencia profesional, podemos utilizar las opciones del menú Formato + Autoformato. Se nos mostrarán una serie de presentaciones ya definidas de las cuales elegiremos la que más nos convenga. Por supuesto, una vez dado el autoformato, podremos modificar la apariencia de cualquiera de las celdas o de un conjunto de ellas con Formato + Celdas. Ejercicio Copiar al disco virtual personal (Z:) el archivo matriculados.xls y realizar las siguientes acciones: - Utilizar la función sumatorio para dar el resultado de las celdas D6 y B12. - Utilizar el autorrelleno para, sin escribir nada, obtener el resultado esperado en las celdas D7, D8, D9 y C12. - Utilizar la función promedio para calcular el valor de la celda B13. Autorrellenar la C13. - Utilizar la función desviación estándar de una muestra para calcular el valor de la celda B14. Autorrellenar la C14. - Calcular el porcentaje de mujeres que estudian Medicina (celda E6). Escribirlo de manera que el formato de la celda sea de la categoría porcentaje, con dos decimales; para ello, usar. Tener en cuenta el usar los direccionamientos absolutos y relativos adecuados para poder autorrellenar la celda F6 y las celdas E7, E8, E9, F7, F8 y F9 sin modificar la expresión en E6. 10

11 - Generar un gráfico con el rango de celdas A5:D9 en la misma hoja, debajo de los datos existentes, del estilo que se presenta a continuación Mulleres Homes Tot al Lic. Medicina Lic. Matemát icas Lic. Farmacia Dip. Enf ermería - Copiar el rango de celdas A5:D9 en la Hoja 2 a partir de la celda B2. Cambiarle el nombre a la hoja, poniéndole Ordenar. - Ordenar toda este rango de datos de mayor a menor número de alumnos matriculados (la fila de Farmacia deberá aparecer la primera después de realizar la operación de ordenación). - Ordenar de menor a mayor número de mujeres (ahora será la fila de Matemáticas la primera) - Ponerle a la hoja Matriculados un pie de página con la fecha del día en la sección izquierda y el número de página en la derecha, dejando vacía la central. 11