INSTITUCIÓN EDUCATIVA LICEO DEPARTAMENTAL ÁREA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

Transcripción

1 INSTITUCIÓN EDUCATIVA LICEO DEPARTAMENTAL ÁREA DE TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA GUÍA DE INFORMÁTICA (Aspectos básicos de Excel) Profesor: Germán Rodríguez López Año lectivo

2 MICROSOFT EXCEL (HOJA DE CÁLCULO ) Excel es el potente programa de Microsoft Office para Hojas de Cálculo. Le ofrece todas las funciones que necesita en el ámbito comercial, muchas de las matemáticas financieras y estadísticas así como funciones de base de datos, además, los datos se pueden representar fácilmente en forma de diagramas. Para iniciar la sesión de trabajo con una Hoja de Cálculo (Excel) realice las siguientes operaciones: Inicio - Programas - Microsoft Office - Microsoft Excel; una vez abierta la hoja de cálculo verá la siguiente ventana: Icono menú de control título menús herramienta s Estándar herramientas Formato Botones de control Fórmulas Celda activa Área de trabajo desplazamient o vertical Hojas de trabajo estado desplazamiento horizontal

3 Icono menú de control El icono Menú de control ubicado en la barra de título, despliega una lista con opciones que permiten manipular la ventana principal de Microsoft Excel. Al dar clic sobre el se despliega este menú: Botones de control Minimizar, reduce la ventana principal de Excel a un botón en la barra de tareas de Windows. 2. Restaurar, devuelve la ventana de Excel al tamaño original. 3. Cerrar, cierra la aplicación y sale de Excel. 4. Cerrar, cierra la aplicación activa pero no sale de Excel. 5. Restaurar, restaura el tamaño de la aplicación activa, pero no modifica el tamaño de la ventana de Excel. 6. Minimizar, reduce la ventana de la aplicación activa a un botón en la parte inferior derecha de la ventana principal de Excel. fórmulas Además de las barras conocidas de Microsoft Office, Excel posee una nueva barra: Cancelar dato Introducir Insertar función Área de edición Cuadro de nombres La barra de fórmulas se utiliza para introducir y modificar información, permite personalizar el nombre de las celdas e incluir funciones en ella.

4 Área de trabajo El Área de trabajo de la Hoja de cálculo de Excel está formada por columnas y filas cuyas intersecciones se denominan celdas dentro de las cuales se introducen los datos; las filas van numeradas desde 1 hasta y las columnas presentan letras que van desde la A hasta la Z, AA hasta AZ y así sucesivamente hasta llegar a la última columna que se denomina IV La celda activa se encuentra delimitada por un borde más grueso e indica que está lista para recibir los datos. Los encabezados de la filas utilizan números para identificar los bloques horizontales o filas de la hoja de cálculo. Para seleccionar una fila, haga clic sobre su encabezado. Los encabezados de las columnas utilizan letras para identificar los bloques verticales o columnas del área de trabajo. Seleccione una columna dando clic en su encabezado. Las Barras de desplazamiento se utilizan para moverse a lo ancho y a lo largo en la hoja de cálculo. Las etiquetas de hojas muestran el nombre de las hojas del libro en el que se trabaja. Para activar una hoja o tabla, haga clic sobre la etiqueta correspondiente. Las flechas de desplazamiento de las etiquetas se utilizan para desplazarse por las etiquetas del documento de trabajo, en los casos en que hayan más de tres hojas.

5 estado La estado entre otras cosas muestra la siguiente información: Área de mensajes, puede aparecer Listo, Modificar, introducir, etc, dependiendo de la operación que se esté realizando. En esta área se presenta el estado de las teclas Bloq Num y Bloq Mayús e informa sobre otras operaciones. Introducir datos en las celdas La información que se introduce en una celda se puede realizar de dos formas: introduciendo directamente en la celda o utilizando la fórmulas. Haga clic, por ejemplo, en la celda B5 (el nombre de una celda está dado por la columna y la fila en que se encuentra). Escriba la palabra Estadística y pulse la tecla Enter. Al presionar Enter, automáticamente se activa la celda inferior. Para realizar la introducción de datos con la Barra de fórmulas, haga clic en la celda D6 y luego clic en el área de edición de dicha barra. Escriba la palabra Financiera y presione el botón Introducir ubicado en la fórmulas.

6 Este será el resultado obtenido: Rangos El Rango es una selección de celdas, las cuales pueden ser contiguas o no, estos se identifican con la referencia de la primera celda, separada por dos puntos de la celda final (por ejemplo, A2:C9), esta referencia aparece en el Cuadro de nombres ubicado en la fórmulas. Haga clic en la celda inicial, por ejemplo, A4 y sin soltar el botón del mouse arrástrelo hasta la celda final (B10); el rango seleccionado aparecerá azul. Nota: para deshacer la selección de un rango haga clic fuera del área seleccionada.

7 Para seleccionar un rango de celdas no contiguas, seleccione el primer rango, por ejemplo, A3:B9, presione la tecla Control (Ctrl) y sin soltarla seleccione el rango D6:E12. Compare su resultado con el que aquí aparece. Si desea seleccionar toda la hoja haga clic en el botón que sirve de intersección entre las filas y columnas: Botón para seleccionar toda la hoja o tabla Mover rangos Introduzca primero los siguientes datos:

8 Seleccione el rango B2:B6, vaya al menú Edición y seleccione la opción Cortar (el área seleccionada es enmarcada por líneas punteadas con movimiento). Haga clic en la celda a donde se moverá el rango (por ejemplo, E2) y vaya al menú Edición- Pegar. El rango ha sido movido a su nueva ubicación. Recuerde que si tiene seleccionado algo, no debe presionar ninguna tecla, ya que esto ocasiona perder la información. Copiar rangos Para copiar un rango realice los siguientes pasos: Seleccione el rango que desea copiar, por ejemplo, A2:E6, vaya al menú Edición - Copiar:

9 Haga clic en la celda en donde ubicará la copia, por ejemplo, A8: Vaya al menú Edición - Pegar y el rango quedará copiado: Borrar el contenido de un rango Seleccione el rango cuyo contenido desea borrar, por ejemplo, B8:E12 de la copia que acaba de hacer: Vaya al Menú Edición - Eliminar y en el cuadro que aparece elija Aceptar: Los contenidos del rango seleccionado han desaparecido: Recuerde dar clic por fuera de la selección para que desaparezca la zona sombreada.

10 Operaciones de formato básico Con la Hoja de cálculo de Excel puede modificar el ancho de las columnas, el alto de las filas y cambiar el formato de la fuente, texto, números (alineación, tamaño, etc.) y del borde de las celdas. Para modificar el ancho de una columna ubique el puntero en el borde derecho del encabezado de una columna, por ejemplo, D hata que tome el aspecto de doble flecha: Cuando cambie el aspecto del puntero, haga clic y sin soltar el botón, arrástrelo hasta conseguir el nuevo ancho (la línea negra muestra el nuevo ancho que tendrá la columna) Al soltar el botón izquierdo del mouse el ancho de la columna quedará modificado: Nota: El procedimiento para modificar la altura de las filas es similar al de las columnas.

11 La presentación del texto se puede modificar utilizando el menú Formato o la barra de herramientas Formato, para este ejemplo se utilizará la segunda opción. Seleccione el rango sobre el que efectuará los cambios, por ejemplo, C2:E6: En la lista desplegable Fuente de la barra de herramientas Formato elija el tipo de letra Conga, en la lista Tamaño de fuente seleccione el tamaño 16, asígnele Negrita y como alineación Centrado. Ajuste el ancho de las columnas para que se vea todo el contenido de los títulos y haga clic por fuera de la selección para ver su nuevo aspecto: Autoformato La Hoja de cálculo de Excel permite aplicar a las tablas formatos predeterminados (autoformatos). Seleccione la tabla a la que desea darle autoformato, por ejemplo, C2:E6:

12 Vaya al menú Formato - Autoformato. Se presenta el cuadro de diálogo Autoformato, seleccione, por ejemplo, Multicolor 2: Ahora presione el botón Opciones, por medio del cual puede omitir características del Autoformato, por ejemplo, desactive la casilla Fuente (de clic encima para que desaparezca el signo verde); con esta operación se conserva el tipo de letra original y no incluye el del AutoFormato. Termine presionando el botón Aceptar, no olvide hacer clic por fuera del rango seleccionado para ver el resultado final de todas las operaciones. Este debe ser el nuevo aspecto de la tabla:

13 Con la Hoja de cálculo de Excel puede aplicar diferente formato a los números, por ejemplo, tipos de moneda, porcentaje, millares y cifras decimales. Para continuar, abra una nueva Hoja de cálculo e introduzca los siguientes datos: Seleccione el rango de celdas C5:C9:

14 Vaya al menú Formato - Celdas, aparece el cuadro de diálogo Formato de celdas, allí realice las siguientes operaciones: en el área Categoría seleccione Moneda, en el área Símbolo de la lista desplegable seleccione Español (Colombia), en el área Posiciones decimales debe aparecer 2: Termine presionando el botón Aceptar: En la herramientas formato podemos encontrar las siguientes herramientas (ubíquelas con el botón Opcionnes de barra de herramientas, en la parte derecha de la esta): Estilo Moneda. Muestra el signo universal de la moneda. Formato numérico: Porciento. Representa el número como un porcentaje. Estilo millares: separa el número seleccionado en el formato de mil. Aumentar decimales Disminuir decimales

15 Pruebe con las anteriores opciones, recuerde que debe tener el rango seleccionado (sombreado). Actividad 1. Abra una nueva Hoja de cálculo e introduzca los siguientes datos: En las casillas correspondientes al título Colegio escribe: celda B6 (Liceo Departamental Femenino), celda B7 (Liceo Nacional Caracas), celda B8 (Colegio Cristiano de Quito), celda B9 (Instituto San Martín), celda B10 (Escuela Federal Azteca). 2. Amplíe el ancho de la columna B hasta que aparezcan completos los nombres de los colegios. 3. Asígnele al título las siguientes propiedades: Negrita, Cursiva, Tamaño de fuente 16, Estilo de Fuente Times New Roman, Color Azul. 4. Asígnele al rango de celdas B5:G5: Centrado, Negrita, Tamaño de Fuente 14, Color Rojo claro. 5. Asígnele al rango de celdas B6:B10: Tamaño de fuente 12, Color Azul claro. 6. Asígnele al rango de celdas C6:C10 y al rango de celdas H6:I10: Negrita, Color Rojo. 7. Asígnele a los datos de cada país el formato de moneda correspondiente. 8. Asígnele el Autoformato Efectos 3D 2 y desactive las opciones Número, Fuente, Alineación y Ancho/alto del área Formatos para aplicar.