COLEGIO ANTARES INFORMÁTICA BÁSICA GUÍA DE TRABAJO 1 GRADO SEPTIMO

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1 Página 1 de 17 Módulo de Formación: Unidad de aprendizaje 3: Resultado de Aprendizaje: Transcribir Los Documentos De Acuerdo Con Las Normas Vigentes Crear, diseñar, dar formato y editar un documento a través de la hoja de cálculo Entorno de Microsoft Excel CONTENIDO 1. MICROSOFT EXCEL Entorno de Trabajo de Excel 3 3. Conceptos de Excel Libro de trabajo Hoja de cálculo 4 4. Movimiento Rápido en la hoja 5 5. Introducir datos 5 6. Insertar Hojas de Cálculo en un Libro 6 7. Eliminar Hojas de Cálculo en un Libro 6 8. Insertar Filas o Columnas 7 9. Eliminar Filas o Columnas Selección de Celdas FORMATO DE CELDAS Establecer un formato Numérico Alineación Fuente Bordes Formato condicional Aplicar un formato condicional a una celda: Validación de datos a celdas Qué es la validación de datos? Ejemplos de validación Evaluación TALLER # TALLER DE PROFUNDIZACIÓN 16

2 Página 2 de MICROSOFT EXCEL 2010 Excel 2010 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se encuentra integrada en el conjunto ofimático de programas Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, PowerPoint, te resultará familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y gráficos. Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil). Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo. Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato. Esta característica de recalculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el valor del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso. Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá para ver más características de Excel. En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel.

3 Página 3 de 17 Puedes observar como las columnas se numeran por letras A, B, C,.. Y las filas por números 1, 2, 3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la cinta de opciones puedes ver la fórmula que se ha utilizado =D11*16% es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 16%. Así de fácil e intuitivo es Excel. Seguro que ya estás deseando empezar a aprender a utilizarlo. También puedes ver en este ejemplo cómo se puede utilizar texto en cualquier parte de la hoja de cálculo, incluso podríamos haber puesto un gráfico con el logotipo de la ferretería. Otra cosa buena de Excel es que no es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás sacar de Excel. Aunque en este ejemplo no se ve, Excel también es capaz de dibujar gráficos a partir de los datos introducidos, del estilo de los gráficos en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas. Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos financieros. 2. Entorno de Trabajo de Excel

4 Página 4 de Conceptos de Excel 3.1. Libro de trabajo Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión.xlsx para que el PC los reconozca como tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Libro1 - Microsoft Excel. Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente. Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2... Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un sólo libro Hoja de cálculo La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Es como una gran hoja cuadriculada formada por columnas y filas. Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,...AA, AB,...IV. Cada fila se numera desde 1 hasta y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda

5 Página 5 de 17 pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente. Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más remarcada que las demás. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa. Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos. 4. Movimiento Rápido en la hoja Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente. Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son: MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa Última celda de la columna activa Primera celda de la fila activa Última celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AV. PÁG. RE. PÁG. CTRL + INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECHA ABAJO FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN FLECHA DERECHA Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en la Lista de Nombres a la izquierda de la barra de fórmulas: Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla Enter. Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta. 5. Introducir datos En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en la imagen siguiente:

6 Página 6 de 17 Para introducir el dato en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación: Enter: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. Teclas de Movimiento: Se valida el dato introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha. Cuadro de Aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía. Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no. Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error. En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar ENTER para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+ENTER. 6. Insertar Hojas de Cálculo en un Libro Al lado derecho de la última hoja insertada hacer clic o con la combinación de teclas Shift+F11 La nueva hoja se inserta a la izquierda de la hoja activa. Otra opción es Clic en la ficha Inicio luego en el Grupo celdas y seleccionamos el Comando Insertar Clic en la opción Insertar Hoja. 7. Eliminar Hojas de Cálculo en un Libro Ubíquese en la hoja que desea eliminar Clic en la ficha Inicio luego en el Grupo Celdas y seleccionamos el Comando Eliminar

7 Página 7 de 17 Clic en la opción Eliminar Hoja Aparecerá un cuadro de dialogo que permitirá confirmar si desea eliminar o no la hoja de cálculo. 8. Insertar Filas o Columnas Para insertar nuevas filas o columnas podemos ubicarnos en cualquier celda de la fila o columna donde queremos que aparezca la fila o columna que queremos insertar. Clic en la Ficha Inicio luego en el Grupo celdas y seleccionamos el Comando Insertar Clic en la opción Insertar Columnas de hoja o Insertar filas de hoja. 9. Eliminar Filas o Columnas Esta es la función inversa a la inserción de celdas, ya que las hace desaparecer. Al igual que en la inserción, se puede establecer un rango de celdas cuyas filas o columnas (o el mismo rango de celdas) desaparecerán de la hoja dejando sitio al resto de los datos de la misma. Clic en la ficha Inicio luego en el Grupo celdas y seleccionamos el Comando Eliminar Clic en la opción Eliminar Filas de hoja o Eliminar Columnas de hoja. 10. Selección de Celdas Para seleccionar un rango de celdas tenemos varias posibilidades: Lo primero que hacemos es situarnos en el origen o en el final del grupo de celdas que deseamos seleccionar. Una vez que estemos situados en el origen o el final del rango, pulsaremos la tecla SHIFT y las teclas del cursor, al hacerlo, el bloque se irá marcando en la pantalla. El texto puede marcarse también con el ratón llevando su puntero a una celda cualquiera, haciendo clic sostenido, desplazamos el mouse hasta llevar el puntero al final del

8 Página 8 de 17 rango deseado. Puede seleccionar una columna completa haciendo clic sobre la cabecera (A, B, C, etc.). Si se trata de varias columnas, haga clic sostenido y desplace el mouse hacia la izquierda o derecha hasta seleccionar las columnas que desee. Puede seleccionar una fila completa haciendo clic sobre su cabecera (1, 2, 3, etc.). Si se trata de varias filas, haga clic sostenido y desplace el mouse hacia arriba o hacia abajo hasta seleccionar las filas que desee. Puede seleccionar varias celdas, filas o columnas salteadas manteniendo pulsada la tecla Control y haciendo varios clic sobre los lugares clave: celdas sueltas, varios bloques de celdas, columnas, filas, etc. Puede seleccionar toda una hoja de cálculo haciendo clic en el botón donde se cruzan las cabeceras de las filas y las columnas. 11. FORMATO DE CELDAS Es una de las características que nos hace resaltar la calidad de diseño de una hoja de cálculo. Gracias a ellos, se puede añadir color, cambiar tipos de letra, poner formatos numéricos y otras funciones que suelen tener como objetivo una mejor presentación y una mayor legibilidad de los datos que componen una hoja de cálculo. 12. Establecer un formato Numérico Diseñar la siguiente hoja de cálculo Seleccionar el rango de celdas D3:D7, de la columna de Sueldos Activar la ficha Inicio, ubicarse en el grupo Número. Nos aparese la siguiente caja de dialogo:

9 Página 9 de 17 De la lista Categoría elegimos la categoría Moneda, después de la lista Símbolo, elegimos Despues pulsamos Aceptar, y los datos se veria asì:

10 Página 10 de Alineación Permite trabajar con la posición de los datos de texto con respecto a las celdas que los contienen. Horizontal especifica la alineación de izquierda a derecha. Vertical especifica la alineación de arriba abajo. Sangría podrá sangrar los datos en las celdas según la medida que teclee en él. Orientación puede establecer la inclinación de los datos escritos en la celda. Ajustar texto lleva a la línea siguiente el texto que no cabe en la celda automáticamente. Reducir hasta ajustar si el texto de una celda es lo bastante grande como para salirse de ésta, reduce el tamaño del texto hasta que entre todo en ella. Combinar celdas une varias celdas que hayamos seleccionado en una sola. 14. Fuente Permite cambiar los tipos de letra para los datos de las celdas. Tales como: Tipo de letra, Estilo, Tamaño, Subrayado, Color y Efectos. 15. Bordes Permite asignar un marco a las celdas. Elija que bordes de las celdas va a cambiar o que bordes quiere aplicar contorno (los cuatro bordes), Interior (bordes internos de las celdas seleccionadas). Elija el estilo de línea que aplicará. Elija color de línea 16. Formato condicional El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla Aplicar un formato condicional a una celda: Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. Activamos la Ficha Inicio / Grupo Estilo / Comando Formato condicional. Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

11 Página 11 de 17 Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones. Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen. En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato únicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará. De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional. Vemos un ejemplo sencillo. Teniendo en cuenta la hoja de cálculo siguiente, seleccionemos los datos de los gastos del 2012.

12 Página 12 de 17 Activamos la Ficha Inicio / Grupo Estilo / Comando Formato condicional. / elegimos la opción Barra de dato. Elegimos Barras de datos Azul Claro, Los datos se verían así: Esto indicaría que el gato de Agua tendría el valor mayor, y los gastos de gas y Teléfono, tendrían los valores menores. Si nos interesa borrar el formato condicional, activamos la Ficha Inicio / Grupo Estilo / Comando Formato condicional. / elegimos Administrar regla En esta ventana seleccionamos el formato condicional que deseamos y pulsamos el botón

13 Página 13 de 17 Eliminar regla. Y de esta forma borrarás los formatos condicionales que se hayan aplicados. 17. Validación de datos a celdas Qué es la validación de datos? La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos Ejemplos de validación La mejor manera de comprender lo que es la validación de datos es verla en acción. En base a la siguiente hoja de cálculo, veamos: 1. Seleccione el Rango de celdas donde desea aplicar la validación de datos. 2. Damos clic en el comando Validación de datos de la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos 3. Elegimos la opción 4. Aparece la siguiente caja de dialogo:

14 Página 14 de En la lista Permitir, elijamos Numero entero, en Datos dejamos así. Ahora débenos escribir 1 en Mínimo y 3 en Máximo.. 6. Damos clic en la pestaña Mensaje de entrada, en el cuadro Titulo escriba Datos no permitidos, y en Mensajes de entrada. Digite Escriba un valor de los siguientes: Pulsamos la pestaña Mensaje de error. En la lista de Estilo elija Advertencia, en el cuadro de texto Titulo, escriba Aviso del sistema, y en Mensaje de error escriba Solo debe ingresar un valor de los permitidos 1-2-3). Por ultimo pulsamos Aceptar.

15 Página 15 de 17 Para omitir la presentación de mensajes, desactivar las casillas de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda en la ficha Mensaje entrante y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos en la ficha Mensaje de error. Si ingresamos un valor no permitido, veremos el siguiente aviso. 18. Evaluación EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE Respuestas a preguntas sobre: Manejo de la hoja de cálculo. En dos ocasiones valida los datos de las celdas. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Evidencias de conocimientos Define que es una hoja de cálculo. Identifica las partes de la pantalla de la hoja de cálculo. Interpreta los principales conceptos: hoja de cálculo, celda, fila, columna, dato, tabla Evidencias de Desempeño Crea, modifica, elimina y aplica formato a tablas y textos. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN Actividad en clase Actividad(Taller #1) 19. TALLER #1 Establezca el siguiente formato a la hoja de cálculo: Formatos aplicados:

16 Página 16 de 17 Tipo de fuente: Arial Combinar y Centrar Celdas Bordes Relleno de Celdas Y alineación del texto en las celdas 20. TALLER DE PROFUNDIZACIÓN Bueno, continuando con el ejemplo de validación de datos, ahora validaremos la columna de Sexo: 8. Seleccione el Rango de celdas de la columna de Sexo. 9. Damos clic en el comando Validación de datos de la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos. 10. Elegimos la opción, defina lo que ve en la imagen. En este caso de la lista Permitir, elegirnos: Personalizada. En cuadro de texto Fórmula, escriba la siguiente: =o (e5= M; e5= F ). 11. Ahora nos vamos a la pestaña Mensaje de error, defines lo que ves en la imagen.

17 Página 17 de 17 Bueno, en el cuadro de texto Titulo, podrías ingresar el texto siguiente: Aviso del sistema. En el cuadro Mensaje de entrada, escribirías, Datos No permitidos. Cuando escribas un dato erroneo, este sería el mensaje: