Registro de proveedores potenciales. Familia

Transcripción

1 Registro de proveedores potenciales

2 Manual de usuario registro de proveedores potenciales Tabla de contenido Introducción... 3 Alcance... 3 Detalle Módulos... 3 Perfil del usuario final... 3 Registro de usuario proveedor... 4 Revisiones y aprobaciones

3 Introducción En este documento se darán los pasos de la creación de proveedores potenciales Alcance En estos módulos se estarán dando los pasos para la creación de un proveedor potencial Detalle Módulos Registro de proveedores potenciales Perfil del usuario final Usuario final 3

4 Registro de usuario proveedor Para registrar los proveedores potenciales debe realizar lo siguiente: Estando ubicado en el sitio principal, ingrese por la opción Proveedores del menú principal. En la pantalla que se abre, presione el botón Proveedores Luego en la siguiente pantalla presione el botón Regístrate aquí! 4

5 Luego seleccione la opción Aú no eres proveedor? Al seleccionar esta opción el sistema presentará una pantalla donde se deberán ingresar los diferentes datos de la empresa que desea ser proveedor del grupo. Este formulario de registro consta de 5 pasos. Paso 1: 5

6 En este primer paso el usuario deberá aceptar los términos y condiciones; los cuales puede leer presionando el vínculo (términos y condiciones) Luego debe seleccionar el país donde se encuentra ubicada la empresa proveedora y presionar el botón Continuar. Paso 2: Datos generales 6

7 En este paso el usuario deberá seleccionar el tipo de persona que posee la compañía (natural o jurídica) Persona Natural: Cuando se selecciona esta opción el sistema presenta los datos que deberán ser ingresados para este tipo de personas, como el nombre, el tipo de documento de identidad, el número del mismo, el nombre comercial de la empresa, profesión de la persona, entre otros. Para continuar el proceso se deberá presionar el botón continuar. (El cambio entre pasos no guarda la información). 7

8 En todos los pasos cuando se presiona el botón continuar, el sistema valida que los campos que son obligatorios hayan sido diligenciados. Persona jurídica: Cuando se selecciona esta opción el sistema presenta los datos que deberán ser ingresados para este tipo de personas, como la razón social, Nit, nombre comercial, fecha de constitución y datos del representante legal de la empresa. 8

9 Paso 3: Domicilio En este paso se ingresan todos los datos de contacto de la empresa, como lo son la dirección, el país, el departamento, la ciudad, la página web, el número de teléfono y todos los datos de una persona contacto dentro de la compañía. Cuando en el campo país se selecciona Colombia, la dirección no podrá ser ingresada de forma manual, sino que al dar clic sobre el campo de texto, se abrirá una nueva pantalla para el ingreso de la dirección. 9

10 Al presiona el botón Aceptar en la pantalla de ingreso de la dirección, esta aparecerá en la caja de texto dirección del formulario de ingreso de datos. EN los campos de teléfono al lado izquierdo aparece una lista desplegable en la cual se selecciona el país al cual pertenece el teléfono, con esto el sistema antepone el indicativo de dicho país al número de teléfono. El campo de departamento se carga de acuerdo al valor seleccionado en el campo país, y la lista de ciudades se carga acorde al departamento seleccionado. Nota: El correo electrónico que se ingrese para el contacto, es donde llegarán los correos de notificación de parte de en caso de una aprobación. Paso 4: Tipo de Industria. En este paso se ingresa la información comercial del proveedor, como lo son los productos y/o servicios ofrecidos, a qué tipo de sector industrial pertenece y una pequeña descripción de la empresa. Adicional el usuario podrá adjuntar un portafolio de servicios (brochure) si lo posee. 10

11 En este paso finaliza el registro inicial del proveedor, el cual será almacenado en una lista la cual podrá ser consultada por los compradores de para su posible aprobación. Cuando se guarda la información el sistema valida si no existe una solicitud ya creada para el número de documento ingresado, en caso de que sea así el sistema le presenta un mensaje de advertencia al usuario donde le pregunta si desea sobre escribir los datos anteriores. En caso de que se seleccione que sí, el sistema guarda la información y presenta el mensaje de notificación de que la solicitud se envió de forma exitosa. 11

12 Paso 5: Certificados (Solo cuando ha sido aprobada la solicitud) En este paso el usuario ingresará información adicional de su empresa, indicando si posee certificaciones, si posee un correo para el envío de las facturas electrónicas y además podrpa adjuntar documentos como la cámara de comercio y la copia de los certificados que posee. Al momento de seleccionar los archivos adjuntos, estos se pueden seleccionar de a uno o varios a la vez Para esto presione clic sobre un archivo, y luego presionando y sosteniendo la tecla Ctrl del teclado, siga seleccionando los demás archivos, de forma que queden resaltados los que desea adjuntar. (esto solo se puede realizar si los archivos se encuentran en una misma ubicación) 12

13 Al finalizar de seleccionar los archivos presione el botón abrir (Open) de la ventana emergente. Al realizar esto, dicha ventana se cerrará y deberá presionar el botón Adicionar Archivo de la pantalla de registro, para que los archivos se listen a continuación. Después de finalizar de diligenciar la información presiona el botón Finalizar, espere hasta que el sistema finalice y le presente el mensaje de confirmación. Junto con este mensaje aparecerá un nuevo botón al final de la pantalla con el que podrá imprimir el formulario de registro que deberá hacer llegar de forma impresa a. Imprima el formulario de registro con el botón imprimir formulario. 13

14 Este es el formulario que aparecerá en formato Pdf, para que pueda ser guardado y luego impreso. 14

15 Revisiones y aprobaciones Versión Fecha Autor Estado Revisado por Andrés Felipe Por Aprobar Betancur Aprobado por Descripción modificación Creación del documento 15