PLAN NACIONAL. de Validación, Homologación y CALIDAD DE INFORMACIÓN

Transcripción

1 Es una iniciativa direccionada a mejorar la calidad de información al interior de clientes y proveedores, liderada por las principales cadenas comerciales, industriales y GS1 Colombia. Para conocer más acerca de esta iniciativa puede ver el comunicado oficial en el siguiente link: CLIC AQUÍ El plan se compone de 4 etapas: Identificación y calidad de impresión Calidad de Información Sincronización de bases de datos Homologación

2 Identificación y calidad de impresión 1. IDENTIFICACIÓN Dentro del proceso de validación, se realiza la verificación del código de barras para asegurar su lectura y correcto uso del estándar GS1. Calidad de Información 2. CALIDAD DE INFORMACIÓN Si el producto pasa satisfactoriamente el proceso de verificación, se procede a realizar la captura de los 62 campos definidos en la guía de implementación de PRICAT soportado en el estándar internacional Data Quality Framework y 1 foto en resolución 180ppp y en 3 tamaños diferentes. Sincronización de bases de datos 3. SINCRONIZACIÓN Una vez aceptada la información del proceso de captura, ésta será cargada al catálogo LOGYCA / SYNC. Usted podrá modificar la información comercial de acuerdo a sus necesidades, la información logística no podrá ser modificada. Si tiene dudas comuníquese a calidadedatos@gs1co.org. En el 2014 GS1 Colombia y las principales cadenas comerciales del país adelantaron las primeras 3 etapas del Plan Nacional. En el 2015 estamos trabajando en la etapa de Homologación, proceso que entrará en vigor a partir del 1 de marzo del presente año y comenzará a ser requerido por las Cadenas. Homologación 4. Homologación Los proveedores podrán asegurar directamente los tres aspectos del Plan Nacional: Identificación, Sincronización y Calidad de Información. Para mantener la calidad de los datos inicialmente levantados, la compañía deberá seguir un proceso de validación y homologación. Para darle continuidad al proceso y homologar la información de sus productos usted tienen las siguientes opciones: 1. Homologación producto a producto 2. Homologación de Empresas dueños de marca

3 1. HOMOLOGACIÓN PRODUCTO A PRODUCTO 1 Negociación Proveedor - Cadena 2 Envío de Muestra a SITIOS DE CAPTURA 3 Proceso de Captura de información e imágenes (24h) Envío vía de información capturada para aprobación 4 5 Confirmación vía de aprobación Proveedor Comprador Cargue de la información Proveedor 6 7 PROVEEDOR: Genera PRICAT 8 CADENA: Aprueba PRICAT PRICAT El paso 2 aplica para el proceso de captura punto ciudad La homologación producto a producto debe realizarse cada que su compañía vaya a tranzar una nueva referencia con las Cadenas (Ya sean productos nuevos o portafolio que no haya sido capturado durante el 2014). Para la homologación de sus productos usted debe cumplir con las siguientes etapas CAPTURA DE INFORMACIÓN: para la captura de información de sus productos su empresa cuenta con las siguientes opciones OPCION Captura punto especializado Captura en CEDI Cadenas Captura en CEDI Proveedor Observaciones Para mayor información acerca de las opciones 2 y 3 póngase en contacto con Guillermo Alexander Quintero al correo gquintero@logyca.com. Para la captura de referencias nuevas que no hayan sido tranzadas con las cadenas, solo aplicaran las opciones 1 y 3

4 PROCEDIMIENTO DE CAPTURA EN PUNTO ESPECIALIZADO (Max. 70 capturas). El proceso de captura de producto en punto especializado es la opción que ofrecemos de capturar la información del portafolio de productos de su empresa en alguno de los tres (4) puntos de captura que hemos dispuesto en las siguientes ciudades: Bogotá, Medellín, Buga y Barranquilla. Esta opción solo aplica para empresas cuyo portafolio de productos a capturar no supere las 70 referencias entre GTIN13 y GTIN14. Si su portafolio es superior a esta cantidad usted puede elegir alguna de las otras dos opciones (Captura CEDI cadenas o captura CEDI proveedor) Usted cuenta con 2 posibilidades de captura tradicional y express, esta ultima ofrece la ventaja de recibir la información en tiempo record Las empresas interesadas en utilizar este servicio deben enviar sus productos a alguno de los tres (4) puntos autorizados y seguir estos pasos: Ubique la ciudad mas conveniente para su empresa y contactese al correo: mcamargo@logyca.com Diligencie esta plantilla y envíela al correo del líder de ciudad. Nombre empresa NIT Cant. productos a capturar (GTIN13 + GTIN14) Nombre contacto Teléfono contacto Correo electrónico Recibirá un agendamiento al correo electrónico de la persona contacto con dos fechas opcionales de acuerdo a la disponibilidad del punto de captura. Responda este mensaje informando la aceptación de alguna de las dos fechas o en caso de no poder cumplir con la entrega sugiera una fecha adicional para el inicio de captura Entrega de mercancía: Envíe sus productos de acuerdo a la programación acordada en la fecha y hora establecida. Tenga en cuenta las siguientes condiciones de recepción de mercancía: Envié el total de productos a capturar incluyendo la unidad de embalaje Productos terminados y en perfecto estado. La presentación debe ser la misma que será manejada con la Cadena, para garantizar que la verificación sea bajo las mismas condiciones que al momento de la lectura en caja.

5 No serán aceptadas etiquetas o muestras pre impresas individuales sin su producto correspondiente. Si sus productos tienen condiciones de manipulación especiales infórmelas previamente. Si el producto es refrigerado, envíelo en una nevera o dispositivo para garantizar la integridad del producto durante el proceso de captura. Si es un producto nuevo diligencie esta cláusula de confidencialidad Devolución de mercancía: Una vez finalizado el proceso de captura usted será informado a través de correo electrónico y tendrá 3 días hábiles para retirar los productos. Transcurrido este tiempo LOGYCA hará disposición final a los productos. 1.2 ENTREGA DE INFORMACIÓN PARA VALIDACIÓN Si usted eligió la captura tradicional, los resultados (Entregable) serán enviados al correo de contacto suministrado por la empresa 3 días después de finalizado el proceso de captura. Si usted eligió la captura express contará con la información 24 horas después de haber entregado su mercancía La empresa tendrá hasta 3 días hábiles para revisar la información y dar respuesta manifestando sus observaciones. Transcurrido este tiempo se dará por aprobada la información contenida en el Entregable y se cargara al catálogo LOGYCA / SYNC. En caso de que sus productos no hayan sido certificados usted debe revisar las columnas de observaciones del archivo entregado y realizar los ajustes internos teniendo en cuenta la siguiente información: Para los productos con observaciones relacionadas a la calidad de impresión del código de barras cuentan con 6 meses para realizar las correcciones. (Clic aquí para ver guía apoyo calidad código barras). En el caso de la validación revisar si corresponde a un producto importado o si se está haciendo un mal uso del código por parte de un tercero. Una vez realizados los cambios se debe proceder a su recaptura para actualizar la información. 1.3 CARGUE DE INFORMACIÓN A LOGYCA/SYNC Los productos que hayan pasado satisfactoriamente las tres estapas de captura (Validación, Verificación y Consistencia jerárquica) podrán ser visualizados por su

6 empresa un día después de su aprobación o pasados los 3 días sin dar respuesta. Luego de cargada la información, usted podrá hacer el envío del PRICAT a la cadena con la información adicional como precios y demás. Tenga en cuenta que al realizar el envío de un PRICAT con información de productos no homologados este será rechazado. Si requiere mayor información escribanos al correo electrónico: calidadedatos@logyca.com. 2. HOMOLOGACIÓN DE EMPRESA DUEÑOS DE MARCA 2.1. REQUERIMIENTOS PREVIOS A LA HOMOLOGACIÓN Para iniciar el proceso de Homologación Empresa usted debe tener capturado todo su portafolio, en caso de no haber hecho la captura de su información durante el 2014, puede elegir una de las 3 opciones presentadas anteriormente (Captura en CEDI cadenas, captura en CEDI proveedor o Captura punto Ciudad). Asistencia de la empresa a la formación gratuita de códigos de barras, sincronización y DQ. (En caso de no haber asistido a las capacitaciones en el año 2014 consulte el calendario 2015 aquí). 2.2 FASES PROCESO HOMOLOGACIÓN FASE 1 Revisión de la documentación con base en los requerimientos definidos en el Data Quality Framework FASE 2 Auditoria del proceso de publicación en LOGYCA / SYNC e inspección de productos REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Esto con el objetivo de revisar la documentación existente cerciorándonos que los procesos relacionados a la creación de información de los productos están basados en estándares internacionales GS1 y se encuentran documentados, asegurando así que la calidad de los datos podrá ser constante en el tiempo.

7 1 2 La compañía completará la auto declaración del Data QualityFramework La compañia enviará a GS1 Colombia la siguiente documentacion: Guía de campos recomendados de uso (documento creado por GS1 Colombia), recibimos el documentos y verificamos la existencia en los manuales de la empresa. Manual de administración de calidad de datos basado en DQ Framework. Manual de Auditoría interno vigente. Se hace entrega del resultado de la auditoria, si es satisfactorio pasa a la Fase II, de lo contrario se generará un informe con las NO conformidades y la compañía tendrá hasta 2 semanas para revisar la información y enviarla nuevamente AUDITORIA DEL PROCESO Con el objetivo de auditar los procedimientos específicamente la etapa de publicación en LOGYCA / SYNC que permitirá asegurar la información 1 2 Se realizará inspección de productos de acuerdo a metodología definida en el estándar Data Quality Framework, este proceso de inspección debe evidenciar una consistencia y exactitud en los campos capturados igual o superior al 95%. Se auditará el proceso de publicación de información hacia LOGYCA/SYNC, en el cual se realiza una inspeccion completa del proceso incluyendo: quién, cómo y cuándo. Validando asi las reglas de negocio descritas en la guía de campos recomendados de uso, y los campos obligatorios para la publicación de información. Después de realizada la auditoria se entregará un archivo en Excel Data Quaility KPI Check list con la información capturada y su respectiva validación. Si la auditoria es satisfactoria se generará certificado digital (el cual será enviado por correo electrónico al industrial y cadenas participantes de la iniciativa) además se habilitará la compañía en LOGYCA / SYNC para hacer procesos de publicación de forma automática. Si esta NO es satisfactoria se generará un reporte con las inconsistencias. NOTA: La empresa que no supere satisfactoriamente la auditoria en esta fase, deberá iniciar nuevamente el proceso para poder obtener la certificación Si desea iniciar con su proceso de Homologación puede contactarse con: estandares@gs1co.org.