Manual del Sistema Extranet de Proveedores. Extranet de Proveedores. Versión 3.0. Manual de Usuario

Transcripción

1 Extranet de Proveedores Versión 3.0 Manual de Usuario 1

2 Tabla de Contenido Introducción.. 3 Ingreso al Sistema.. 4 Definición de las Opciones Del Menú.. 4 FACTURAS.. 5 Anticipos Otorgados.. 5 Facturas Pagadas.. 9 Facturas Pendientes.. 11 Consultar comprobantes de retención de IVA.. 13 CARTELERA DE INFORMACIÓN.. 15 MI PERFIL

3 Introducción El sistema extranet de Proveedores ha sido diseñado para establecer un canal más directo entre Pfizer y sus proveedores, ya que esta herramienta ofrecerá información relacionada a facturas, pagos, anticipos realizados, así como la información relacionada a las retenciones efectuadas por concepto de impuestos. Esta solución está basada en tecnología netamente Web y permitirá no sólo la visualización sino también la impresión y descarga de la información que allí se encuentra. Para el ingreso al mismo se requerirá que el usuario administrador de Pfizer cree un usuario y una clave para acceder al sistema, seguidamente se podrá entrar a la aplicación y hacer uso de todas las opciones de consulta que están permitidas. 3

4 Ingreso al Sistema Para entrar a la herramienta se debe acceder a través de este link: A continuación se levantará la siguiente pantalla. Imagen 1. Pantalla de Acceso a la Extranet Proveedores Definición de las opciones del Menú Imagen 2. Opciones disponibles para el proveedor 4

5 Las opciones de menú se agrupan de la siguiente forma: Facturas: En esta sección se podrá consultar la información de facturas pagadas, facturas pendientes, comprobantes de retención IVA, anticipos otorgados y estados de cuenta. Cartelera de información: Esta opción permitirá recibir información de interés por parte del personal de Pfizer Venezuela. Mi Perfil: le permitirá al usuario hacer cambio de su clave de acceso al sistema. La primera vez que ingrese el sistema le va a pedir que cambie su clave. FACTURAS El menú Facturas cuenta con un sub menú de opciones: Facturas pagadas, Facturas pendientes, Comprobantes de retención de IVA, Anticipos otorgados y Estados de cuenta. Imagen 3. Menú Facturas y el sub menú de opciones Anticipos otorgados Permite visualizar por pantalla todas las facturas que han sido abonadas por adelantado. La información a desplegar podrá ser impresa y se podrá descargada en una hoja de Excel. Cuenta con varios filtros que permitirán buscar registros específicos. En todas las consultas se podrá ver la fecha de actualización de la información. 5

6 Imagen 4. Sub menú Anticipos otorgados Opciones disponibles para la utilización de filtros en la búsqueda de la información: para explicar estas opciones utilizaremos el modulo de Anticipos otorgados. Al hacer clic sobre la imagen del calendario se desplegará lo siguiente: Para colocar un número de referencia Los meses y los años se visualizarán al hacer clic sobre la palabra que contiene mes y año Seleccione un año y un mes, seguidamente presione el botón Apply, para finalizar elija un día. Imagen 5. Filtros de búsqueda de la información 6

7 Para buscar la fecha deseada en los calendarios que se visualizan en toda las consultas existen dos formas de hacerlo: 1.-) Podrá navegar mes a mes a través de los siguientes iconos ubicados en la parte superior del calendario (por defecto el calendario cargará con la fecha del día). 2.-) Haga clic sobre el mes y el año en la parte superior del calendario; a continuación se desplegará un cuadro con una lista de años y la lista de los meses del año. Haga clic sobre el mes y el año que desea consultar. Seguidamente haga clic sobre el botón Apply, por ultimo seleccione el día. Una vez seleccionado los filtros deberá hacer clic sobre el botón Buscar para poder visualizar la información. Todas las consultas a ser visualizadas dispondrán de la opción de paginación para el despliegue de todos los registros que forman el resultado, esta paginación se encontrará siempre disponible al final de la tabla de resultados. Adicional a la paginación desde cualquier punto de la misma se podrán tener acceso a los totales de toda la tabla de resultados. Imagen 6. Paginación y totales de la tabla de resultados Si se desea ver la información ordenada por alguna columna en específico haciendo clic sobre la columna se podrá realizar esta operación. Imagen 7. Ordenar Columna de la tabla de resultados Al hacer clic sobre el botón Imprimir localizado en la parte inferior de la pantalla principal de Anticipos Otorgados, se levantará una ventana emergente (pop-up) el cual permitirá la visualización del reporte en vista para impresión (sin paginación). Para enviar el reporte a imprimir haga clic sobre el botón Imprimir. 7

8 Para cerrar esta ventana haga clic en el botón Salir. Imagen 8. Vista de impresión, pantalla sin paginación - Anticipos Otorgados Para realizar la descarga de la información a Excel deberá hacer clic sobre el botón Exportar localizado en la parte inferior de la pantalla principal de Anticipos Otorgados. Allí se levantará la siguiente ventana Imagen 9. Abrir o Guardar el archivo de Excel que muestra la información consultada 8

9 Si el usuario que está haciendo la descarga posee Excel instalado en su máquina la aplicación habilitará el botón Open desde esta ventana, no necesitará almacenar la información previamente. En caso contrario deberá ser almacenada haciendo clic en Save y deberá abrir el archivo posteriormente Imagen 10. Hoja de Excel donde se muestra la información consultada De aquí en adelante todas las consultas serán presentadas de la misma forma y tendrán las mismas características de búsqueda, despliegue, impresión y descarga. Facturas Pagadas Permite visualizar todos los pagos realizados en un rango de fecha. La información se muestra agrupada, debajo de cada pago se colocan todas las facturas que fueron canceladas bajo ese pago, indicando los montos que se le han abonado a las mismas. La información a desplegar podrá ser impresa y se podrá descargada en una hoja de Excel. Cuenta con varios filtros que permitirán buscar registros específicos. En todas las consultas se podrá ver la fecha de actualización de la información. Ver imagen de la pantalla Facturas Pagadas en la siguiente pagina. 9

10 Imagen 11. Sub Menú Facturas pagadas Este ejemplo se leería de la siguiente forma: el día se realizó un pago por el monto indicado en la primera fila y cuya referencia del pago fue la , las facturas que se estaban cancelando en ese pago son: la factura ccs , la factura ccs y así sucesivamente hasta encontrarse con la próxima línea de pago. La visualización de este reporte para impresión se vería de la siguiente forma: Imagen 12. Formato de Impresión de la Consulta de Facturas Pagadas 10

11 La exportación se visualizaría igual que la consulta de impresión. Imagen 13. Formato en Excel de la Consulta de Facturas Pagadas Facturas Pendientes Permitirá visualizar las facturas que no se han pagado aún, además permitirá clasificar de acuerdo a su estatus interno (Retenidas, Por Aprobar, por Pagar o Todas). Imagen 14. Sub Menú Facturas Pendientes 11

12 El estatus de la factura podrá ser visualizado en la última columna de la tabla. El formato de impresión del reporte se visualiza a continuación: Imagen 15. Formato de Impresión de la consulta de facturas pendientes Al exportar la información a Excel se observará el siguiente formato: Imagen 16. Formato en Excel de la consulta de facturas pendientes 12

13 Consultar comprobantes de retención de IVA Permitirá al proveedor la visualización de todos los recibos de retención que ha aplicado Pfizer a cada una de las facturas emitidas por ellos. La búsqueda de la información podrá realizarse por varios filtros. Ver siguiente imagen: Imagen 17. Sub Menú Consulta comprobantes de retención IVA Para ver el detalle del comprobante en formato para impresión deberá hacer clic sobre la columna consulta que posee la figura de la lupa. Esta opción levantará una ventana emergente donde se podrá observar el reporte para impresión. Imagen 18. Detalle Comprobante de Retención IVA 13

14 La exportación que se podrá realizar en esta consulta sólo baja a Excel el encabezado de los comprobantes de retención no el detalle. Ver siguiente imagen: Imagen 19. Información de Comprobante de Retención IVA en Excel 14

15 CARTELERA DE INFORMACIÓN Mediante esta sección se podrán observar mensajes publicados a los proveedores. Imagen 20. Pantalla Cartelera de Información MI PERFIL Permite la modificación de la clave. Para crear una nueva clave escriba en los cuadros Nuevo Password y Confirmar Password y luego haga clic en el botón Aceptar. Imagen 21. Pantalla Cambio de Clave 15