Manual de Operación Solicitud de Facturación Electrónica. Universidad Técnica Federico Santa María

Transcripción

1 Manual de Operación Solicitud de Facturación Electrónica Universidad Técnica Federico Santa María

2 Acerca del Sistema El sistema de Solicitud de Facturación Electrónico es una aplicación desarrollada en la Universidad que remplazará la solicitud de facturación emitida por papel. Este sistema opera a través de internet en conjunto con el Sistema Contable-Presupuestario (SCP) de la Institución. Para su operación y control, se adhiere a las mejores prácticas consideradas en los diferentes controles que la Organización ha establecido para estos efectos. El acceso a esta plataforma es para todos aquellas personas que trabajan en la Universidad y que cuentan con autorización sobre una cuenta presupuestaria, adicionalmente cada responsable podrá dar acceso a un tercero, el que contará con un perfil limitado de opciones. El sistema opera con las siguientes etapas: ingreso de solicitud de facturación y autorización de solicitud de facturación. La autorización de una solicitud de facturación siempre deberá ser efectuada por un responsable de cuenta presupuestaria, quien también tiene la facultad para ingresar directamente una solicitud o poder incorporar a un tercero para que efectúe solamente el ingreso de una solicitud de facturación. Posterior a estas etapas la solicitud es enviada automáticamente a la Dirección de Finanzas donde es procesada y certificada ante el Servicio de Impuestos Internos. Una vez emitida la factura, el responsable y el tercero que ingresó la factura, recibirán en su correo electrónico institucional el documento tributario. Dirección de Finanzas Página 2

3 Contenido Acerca del Sistema... 2 Identificación e Ingreso a Menú de Usuario... 4 Ingreso de una Solicitud de Facturación... 5 Autorización Solicitud Electrónica de Facturación... 8 Otras Funciones... 9 Copiar Solicitud Ingresada Previamente... 9 Incorporar Ingresador Eliminar Ingresador Modificación de Solicitud Consultas Ingresadas Dirección de Finanzas Página 3

4 Identificación e Ingreso a Menú de Usuario Proceso en el cual se ingresa a la sesión de usuario, el sistema utiliza la plataforma de acceso Institucional. Se recuerda la importancia de proteger la clave de acceso Institucional y que esta no sea conocida por terceros. Debe efectuar los siguientes 3 pasos 1. Dirigirse a la página: 2. Ingresar Cuenta y Clave utilizados en cuenta correo USM: 3. Luego dirigirse a Servicios / Finanzas / Solicitudes de Facturación: Finalmente, se desplegarán las opciones disponibles a su sesión de usuario: Dirección de Finanzas Página 4

5 Ingreso de una Solicitud de Facturación Este proceso permite ingresar una Solicitud de Facturación. Para efectuar este procedimiento, debe iniciar su sesión de usuario y dirigirse a la opción Ingreso utilizando alguna de las siguientes opciones: Nuevo Solicitud de Facturación o Copiar Existente, para ambos casos deberá efectuar el ingreso del RUT a pago: Rut a Pago, Rut de la persona natural o jurídica a la que se emitirá el pago. Posteriormente deberá hacer click sobre la lupa. Por defecto el Sistema cargará la información del Cliente, esta información podrá ser modificada directamente por el ingresador si la Orden de Compra (o documento de requerimiento del cliente) así lo indica. Se desplegará la siguiente información que deberá completar: Nombre del Cliente: Razón social de la empresa a la cual se le prestará el servicio. Dirección: Dirección del cliente. Comuna: Comuna del cliente. Ciudad: Ciudad del cliente. Giro: Corresponde al rubro al cual se está prestando el servicio. Sede: Campo que permite seleccionar la Sede según las alternativas habilitadas para el usuario. Referencia Atención: Campo que permite indicar a alguna persona de contacto en la empresa cliente. Condición de Venta: Indica el plazo de pago para la factura, las opciones son: al contado, 30 días y 60 días 1. 1 Esta información permitirá gestionar el crédito del cliente de acuerdo a su comportamiento de pago. Dirección de Finanzas Página 5

6 Tipo de Servicio: Campo que indica el tipo de servicio disponible. En el caso de no existir un servicio dentro de las opciones desplegadas deberá contactarse con la Dirección de Finanzas. Cuenta de Ingreso: Indica la cuenta presupuestaria que está prestando el servicio y a la cual se abonarán los ingresos una vez que se efectúen la liquidación del pago. OC o HES: Campo que hace referencia a la Orden de Compra u Hoja de Entrada de Servicios más el número identificatorio del documento. Descripción: Glosa que permite detallar el servicio que se está prestando. Puede incorporar más de un servicio en una misma factura. Valor Neto: Corresponde al monto neto (sin IVA) del servicio detallado en la glosa Descripción. Es obligatorio en la primera línea de la solicitud. Una vez completada esta información, debe efectuar el registro el documento, haciendo click en el botón Registrar. Dirección de Finanzas Página 6

7 Finalizando el proceso, se desplegará el mensaje indicando el número de operación*: *Se sugiere mantener registro del número de operación para consultas referenciales o para utilizar como base una solicitud anterior. Dirección de Finanzas Página 7

8 Autorización Solicitud Electrónica de Facturación Proceso que autoriza la Solicitud Electrónica de Facturación ingresada previamente y que está asociada a una cuenta presupuestaria. La autorización debe ser efectuada por el responsable de la cuenta presupuestaria en la sección: Autorización Responsable de la Cuenta. Se desplegará un listado con las Solicitudes que están disponibles para autorización al posicionarse sobre la lupa de la derecha y se desplegará un submenú que permitirá: Autorizar, Rechazar o Ir a Solicitud; esta última opción permite ver un detalle del documento. Dirección de Finanzas Página 8

9 Otras Funciones Copiar Solicitud Ingresada Previamente El sistema de solicitud de facturación, permite copiar una factura previamente ingresa, evitando la doble digitación de un documento de aquellos campos básicos y de esta manera sólo se modifican aquellos que son de interés para el Ingresador. Para utilizar esta opción deberá seleccionar Copiar Existente, luego ingresar el número de solicitud de facturación que desea copiar, y por último, el RUT de la empresa a la que emitirá el nuevo documento. Dirección de Finanzas Página 9

10 Incorporar Ingresador. Esta operación tiene por objetivo delegar a un tercero el ingreso de un e-vap. La autorización seguirá definida al responsable de la cuenta presupuestaria, quien será notificado a través a su cuenta de correo electrónico institucional. Para incorporar a un Ingresador el Responsable de la Cuenta Presupuestaria, deberá ingresar a su sesión de usuario y dirigirse a: Ingresadores: Posteriormente, deberá seleccionar alguna de la(s) cuenta(s) presupuestia(s) de su responsabilidad e ingresar el RUT del ingresador Finalmente, deba hacer click en Registrar : Dirección de Finanzas Página 10

11 Eliminar Ingresador Para eliminar un Ingresador debe posicionarse en la sección ingresadores, y posteriormente, seleccionar la cuenta presupuestaria que desea modificar. Una vez que se despliega el listado debe ubicarse al lado derecho del ingresador y elegir Eliminar : Dirección de Finanzas Página 11

12 Modificación de Solicitud La Modificación de Solicitud, permite efectuar alguna corrección en la Solicitud antes de que la solicitud sea autorizada por el Responsable de cuenta presupuestaria. Para efectuar la modificación se debe dirigir a la Sección: Modificación y luego sobre la lupa que encuentra a la derecha se desplegará Ir a Solicitud en la cual podrá efectuar los cambios requeridos. Se desplegará la solicitud, donde podrá modificar los campos de interés: Dirección de Finanzas Página 12

13 Se solicitará confirmar modificación: Luego deberá Actualizar solicitud. Dirección de Finanzas Página 13

14 Consultas Ingresadas Este módulo permite obtener información sobre el estado específico de una Solicitud Electrónica de Facturación. Indicando el estado de procesamiento de una solicitud; y en el caso de ser emitida, se indica el estado de pago. Adicionalmente, si esta factura ha sido pagada con cheque, se detalla el monto de cheques que han sido pagados y los documentos que se encuentran pendientes por cobrar. Dirección de Finanzas Página 14