INSTRUCTIVO: MANEJO PRESUPUESTAL DE LAS INTERFACES

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1 Página: 1 de 6 INSTRUCTIVO: MANEJO PRESUPUESTAL DE LAS

2 Página: 2 de 6 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Registrar en el SGF QUIPU los compromisos presupuestales que se pagan con nóminas elaboradas en sistemas de información diferentes al SGF QUIPU a través de interfaces entre los sistemas. ALCANCE: Inicia con la recepción de la nómina y el archivo plano elaborados en sistemas información diferentes al SGF QUIPU y termina con el registro presupuestal en el SGF QUIPU. Aplica para las dependencias encargadas del manejo presupuestal en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales de la Universidad Nacional de Colombia. DEFINICIONES: 1. Apropiaciones presupuestales: Autorizaciones máximas de gastos aprobadas por autoridad competente, para ser ejecutadas o comprometidas durante una vigencia fiscal. 2. Interfaz: Proceso informático a través del cual se transfiere información de un sistema a otro. 3. Registro Presupuestal del Compromiso: Acto mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación presupuestal en razón de un compromiso que ha adquirido una entidad, garantizando que estos recursos sólo se utilizarán para ese fin. Con este acto se perfecciona el compromiso. 4. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 5. Unidades especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. 6. Vigencia fiscal: Periodo anual calendario, comprendido entre el primer día del mes de enero al 31 de diciembre de cada año. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Para efectuar el registro presupuestal del compromiso a través de la interfaz es necesario haber recibido el documento de nómina generado por el sistema de información, así como haber recibido y descargado el archivo plano en el SGF QUIPU. 3. Es importante revisar completamente la nómina y sus registros en el SGF QUIPU antes de confirmarla, ya que una vez efectuado este proceso no se puede deshacer y sus registros quedarán afectando en forma definitiva el presupuesto. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Procesar la interfaz en el SGF QUIPU a. Para procesar la interfaz en el SGF QUIPU, el responsable designado por el área de Presupuesto, debe seguir la siguiente ruta en el SGF- QUIPU:

3 Página: 3 de 6 SGF QUIPU: Contabilidad > operativo > automáticos > interfaces > Generar interfaces b. Al hacer clic en Generar interfaces se despliega la ventana Contabilización de Interfaces con los siguientes campos a diligenciar: i. Tipo Int: Digitar F9 y seleccionar el tipo de nómina a procesar.

4 Página: 4 de 6 ii. Ult acción y Fecha Ult Proc: Esta información se genera de forma automática y corresponde a la última fecha en que se procesó la nómina. iii. Período: Corresponde al año y mes de la nómina que se está procesando. iv. Número: Corresponde al consecutivo de la interfaz, generado por el sistema. v. Fch Contab: Este dato se genera automáticamente y corresponde a la fecha en que Contabilidad procesó la nómina. vi. Empresa: Corresponde al código de la empresa del nivel central en la cual se encuentra vinculado el proyecto que se va a afectar. vii. Acción: Desplazar la barra y seleccionar PROCESA TODO Al seleccionar esta opción se despliega de forma automática la siguiente ventana: viii. Código del proyecto: Digitar el código del proyecto que se va a afectar presupuestalmente. ix. Entidad Aportante: Digitar el código de la entidad aportante que financia el proyecto y que figura en la ficha administrativa. x. Procesar: Hacer clic en procesar para que se registre presupuestalmente la información cargada en el SGF QUIPU y que corresponde a los datos generados en la interfaz, que afectará el presupuesto por rubros presupuestales en el respectivo proyecto. 2. Generar la orden de pago El responsable designado por el área de Presupuesto, una vez procesada la interfaz, debe generar la orden de pago respectiva. 3. Calificar el gasto El responsable designado por el área de Presupuesto, debe calificar el gasto de la nómina recibida. Esto debe dar como resultado los rubros y valores de la orden de pago generada a través del SGF QUIPU. Para el caso de la nómina de gastos de personal se debe tener en cuenta la siguiente tabla de homologación:

5 Página: 5 de 6 4. Validar y verificar la información El responsable designado por el área de Presupuesto, debe validar y verificar que la información de la interfaz se encuentre correctamente registrada.

6 Página: 6 de 6 La información registrada es correcta? Sí: No: Seguir la siguiente ruta: contabilidad > operativo > automáticos > interfaces > Confirmación Aquí se debe confirmar la interfaz, con lo cual la información presupuestal queda registrada de forma definitiva en el SGF QUIPU. Informar a Contabilidad y reiniciar el proceso. Fin del instructivo. ELABORÓ CARGO Julio César Camacho Esguerra Profesional Especializado REVISÓ CARGO Nancy Helena Muñoz Beltrán, Direcciones Administrativas de las Sedes y Jefaturas de Unidad, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Jefe División Nacional de Presupuesto, Directores Administrativos de las Sedes y Jefes de Unidad, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa APROBÓ CARGO Ángela María González Gerente Nacional Financiera y Administrativa. FECHA Mayo 09 de FECHA Mayo 09 de FECHA Enero 01 de 2.012