INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS

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1 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 1 de 13 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS

2 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 2 de INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Tramitar la autorización de apertura de cuentas bancarias para el manejo de recursos de las diferentes Tesorerías de la Universidad Nacional de Colombia, y proceder adelantar ante la entidad bancaria, las gestiones correspondientes a la apertura de la cuenta y, la exención del GMF para los casos en que aplique, de acuerdo con las políticas y normatividad establecidas. 1. ALCANCE: Inicia con la evaluación de la solicitud de autorización de apertura de cuenta bancaria por parte de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa y finaliza con la notificación, a la Tesorería solicitante, de la aprobación de la cuenta bancaria como exenta del GMF, cuando a ello haya lugar. Aplica para las áreas de Tesorería en el Nivel Nacional, de Sede, de Facultad y en las Unidades Especiales. DEFINICIONES: 1. AA+: Calificación de riesgo que indica alta calidad crediticia, fortaleza en los factores de protección, y riesgo modesto. Puede variar ligeramente en forma ocasional por las condiciones económicas. 2. AAA: Calificación de riesgo que indica la más alta calidad crediticia. Los factores de riesgo son prácticamente inexistentes. 3. Calificación de Valores: Opinión profesional que produce una agencia calificadora de riesgo sobre la capacidad del emisor para pagar el capital y los intereses de sus obligaciones en forma oportuna. 4. Contribución financiera o Gravamen a los Movimientos Financieros GMF: Gravamen a las transacciones financieras, cuyo hecho generador lo constituye la realización de las transacciones financieras, en las cuales se disponga de recursos depositados en cuentas corrientes o de ahorros, así como en cuentas de depósito en el Banco de la República, y los giros de cheques de gerencia. No aplica para transacciones efectuadas con recursos de la Nación. 5. Cuenta corriente: (1) Contrato bancario donde el titular efectúa ingresos de fondos y la entidad, que lo mantendrá bajo su custodia, tiene la obligación de entregar en efectivo y al instante las cantidades de fondos solicitados. (2) Depósito bancario del cual puede retirarse todo o parte de los fondos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 6. Cuenta de ahorro: Contrato mediante el cual la institución financiera capta o recibe dinero de los depositantes (ahorradores), reconociendo intereses sobre saldos por períodos y tasas acordes con las normas legales vigentes. Por su parte, el ahorrador efectúa depósitos y dispone de ellos cuando lo desee, mediante el cumplimiento de requisitos establecidos. (cfr. Diccionario de Términos de Contabilidad Pública de la CGN). 7. Ordenador del gasto: Funcionario a quien le ha sido legalmente asignada la capacidad de ejecución del presupuesto. 8. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 9. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables, se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. 2. Para las cuentas bancarias nuevas en la que se manejen recursos de la Nación (exenta GMF), el área de Tesorería no podrá realizar ninguna transacción (ingreso o egreso) hasta tanto la División Nacional de Tesorería lo notifique por escrito, previa certificación de la Dirección del Tesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. De igual manera, las cuentas bancarias que pertenecen a UNISALUD y que están exentas del Gravamen a los Movimientos Financieros, no pueden realizar ninguna transacción

3 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 3 de 13 hasta que la entidad bancaria certifique que están exentas. 3. El tesorero deberá autorizar e informar a través de comunicación escrita o en los formatos establecidos por la entidad bancaria los datos del funcionario encargado de confirmar las operaciones bancarias y de tesorería ante las entidades bancarias con el fin de validar los datos tanto de la operación como los del funcionario que confirma cada operación en la entidad bancaria, quien no podrá ser el mismo encargado de imprimir los cheques que se giran en la respectiva Tesorería a través del SGF QUIPU. Copia de la autorización debe reposar en la Tesorería respectiva. De no existir tal delegación lo deberá realizar directamente el tesorero. 4. Aplicarán las actividades descritas en este instructivo cuando se requiera reportar a la entidad bancaria el registro de firmas y condiciones de un nuevo servidor público por alguna situación administrativa sin que haya apertura de cuenta bancaria. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Evaluar la solicitud de autorización de apertura de cuenta bancaria El Gerente Nacional Financiero Administrativo debe evaluar la solicitud de autorización de apertura de cuenta bancaria enviada por la respectiva Tesorería, verificando que se cumplan los requisitos exigidos. En cualquier caso, deberá observarse lo siguiente: a. Las entidades bancarias donde se manejen los recursos de la Universidad deben contar con una calificación de riesgo AAA o AA+ o equivalente. b. Los niveles de concentración de recursos en las entidades financieras deben encontrarse dentro de los límites establecidos en las resoluciones de Rectoría No. 344 de 2004 y 226 de 2005 o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. c. La cobertura ofrecida por la entidad bancaria debe atender los requerimientos de la Universidad Nacional de Colombia. Las cuentas corrientes y de ahorros autorizadas, podrán denominarse, según el origen de los recursos, así: a. Aportes de la Nación: i. Universidad Nacional de Colombia ii. Aporte Nación (Se podrá utilizar en la denominación de la cuenta bancaria la sigla A.N.) iii. Nombre de la dependencia Ejemplo: Universidad Nacional de Colombia A.N. (Nivel Nacional, Sede Bogotá, UNISALUD Bogotá ó Caja de Previsión Bogotá). b. Recursos propios del nivel central: i. Universidad Nacional de Colombia ii. Recursos Propios (Se podrá utilizar en la denominación de la cuenta bancaria la sigla R.P.) iii. Nombre de la dependencia Ejemplo: Universidad Nacional de Colombia R.P. (Nivel Central Nivel Nacional, Nivel Central Sede Bogotá). c. Recursos propios de los fondos especiales: i. Universidad Nacional de Colombia

4 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 4 de 13 ii. iii. Recursos Propios (Se podrá utilizar en la denominación de la cuenta bancaria la sigla R.P.) Nombre de la dependencia Ejemplo: Universidad Nacional de Colombia R.P. (Sede Bogotá Facultad de Medicina). d. Recursos propios en virtud de convenios o contratos: i. Universidad Nacional de Colombia ii. Nombre de la entidad contratante Ejemplo: Universidad Nacional de Colombia Consejo Superior de la Judicatura. La solicitud de autorización es aprobada? Se debe evaluar la solicitud de autorización para determinar su aprobación, siempre y cuando se cumpla con los requisitos y políticas vigentes. Sí: Informar por escrito a la Tesorería solicitante la autorización de apertura de la cuenta bancaria, ir al numeral 3. No: Informar por escrito a la Tesorería solicitante la no autorización de apertura de cuenta bancaria, ir al numeral Informar por escrito a la Tesorería solicitante la no autorización de apertura de cuenta bancaria El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe informar por escrito el motivo por el cual no se autoriza la apertura de la respectiva cuenta bancaria. En los siguientes casos no se autorizará la apertura de cuenta bancaria: a. Cuando la Tesorería solicitante haya tramitado la apertura de otra cuenta bancaria, incumpliendo con el envío a la División Nacional de Tesorería, a más tardar a los tres (3) días hábiles siguientes a la apertura, del formato Información de apertura o terminación de cuentas bancarias, junto con la certificación expedida por la entidad bancaria, en donde se relacione la información de la cuenta bancaria autorizada. b. Cuando la Tesorería respectiva tenga vigente un contrato con una entidad bancaria con el mismo objeto, salvo que se trate de sustitución de cuenta. c. Cuando la entidad bancaria donde se va a realizar la apertura se encuentre intervenida por la Superintendencia Financiera. d. Cuando la calificación del establecimiento financiero por la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa no sea satisfactoria. Para estos efectos se tendrán en cuenta las condiciones del servicio, las tarifas, la tecnología disponible, la oportunidad y calidad de los reportes periódicos de información que la entidad bancaria debe presentar ante la Universidad Nacional de Colombia, etc., en razón a los convenios vigentes. e. Cuando a la Tesorería solicitante, en los seis (6) meses anteriores a la fecha de la solicitud, se le haya otorgado autorización para la celebración de un contrato de cuenta por el mismo concepto, y no lo haya celebrado en el término indicado o cuando tenga cuentas inactivas en la misma entidad bancaria en la que está solicitando autorización.

5 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 5 de 13 f. Cuando por efecto de alertas tempranas se estime que existe un alto riesgo para el manejo de los recursos financieros. 3. Informar por escrito a la Tesorería solicitante la autorización de apertura de la cuenta bancaria El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe enviar comunicación escrita a la dependencia solicitante informando respecto a la autorización de la apertura de la cuenta bancaria. 4. Solicitar al banco el contrato de cuenta bancaria y las tarjetas de registro de firmas El tesorero, una vez autorizada la apertura de una cuenta bancaria por parte de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa, debe pedir a la entidad bancaria donde se llevará a cabo el trámite de apertura el contrato de cuenta bancaria y las tarjetas de registro de firmas. 5. Elaboración y firma de comunicación escrita a la entidad financiera para formalizar la suscripción del contrato de cuenta bancaria con las novedades en relación con el personal autorizado para la firma de cheques y condiciones de manejo El auxiliar de tesorería debe elaborar comunicación escrita, la cual debe ser firmada por los servidores públicos enunciados a continuación, según corresponda, e indicar las novedades respecto de los funcionarios entrantes y salientes. Lo anterior, en un plazo oportuno, no mayor a 48 horas. Se debe adjuntar a la comunicación la siguiente documentación: a. Contrato de cuenta bancaria debidamente suscrito por los servidores públicos que ocupen los siguientes cargos, según corresponda: ÁREA DE GESTIÓN DELEGADO 1. Nivel Nacional y Sede Tumaco: Gerente Nacional Financiero y Administrativo. 2. Sedes de Presencia Nacional: Director de Sede. 3. Editorial U.N.: Director de la Editorial U. N. 4. Unimedios: Director de Unimedios. 5. Unisalud y Fondo Pensional Bogotá: Director de Unisalud Bogotá. 6. Nivel Central de la Sede Bogotá: Vicerrector de la Sede Bogotá. 7. Fondos Especiales de las Facultades de la Decanos de Facultades de la Sede

6 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 6 de 13 Sede Bogotá: Bogotá. 8. Sede Medellín: Vicerrector de la Sede Medellín. 9. Unisalud y Fondo Pensional Medellín: Director de Unisalud Medellín. 10. Sede Manizales: Vicerrector de la Sede Manizales. 11. Unisalud y Fondo Pensional Manizales: Director de Unisalud Manizales. 12. Sede Palmira: Vicerrector de la Sede Palmira. 13. Unisalud y Fondo Pensional Palmira: Director de Unisalud Palmira. 14. Fondo Especial de la Dirección Académica de la Sede Bogotá: Vicerrector de la Sede Bogotá. Sin perjuicio de las anteriores delegaciones, el Gerente Nacional Financiero y Administrativo podrá celebrar contratos para la adquisición de servicios de recaudo y pago, mediante los cuales se adicionen condiciones a los contratos de cuenta celebrados por los delegados, siempre que se hayan informado los números de las cuentas bancarias que se beneficiarían de los servicios contratados desde el Nivel Nacional. En aquellos casos en que debido a la estructura administrativa de un área de gestión, la denominación del cargo en la planta de personal no corresponda a los enunciados en esta lista, el servidor público responsable será quien ejerza las actividades propias del rol de dirección. b. Copia de las resoluciones de nombramiento, tanto de los funcionarios que suscriben el contrato de cuenta bancaria como de quienes están autorizados para firma de cheques y por lo tanto registran sus firmas en las tarjetas establecidas para ello. En caso de que la firma a registrar corresponda a un reemplazo de segunda firma en el giro de los cheques por ausencia temporal de su cargo en virtud de alguna de las situaciones administrativas, se deberá enviar comunicación escrita, indicando la fecha en que inicia y la fecha en que termina el reemplazo por parte del suplente, así como la situación administrativa que da lugar a tal suplencia. c. Tarjetas de registro de firmas que contengan las siguientes condiciones de manejo: i. Sello restrictivo. ii. Protectógrafo. iii. Sellos húmedos con el logotipo de la Universidad que acompañen cada una de las firmas registradas, Todas las operaciones bancarias y las de tesorería (constitución, reinversión, prórroga y redención de inversiones financieras) ante las entidades financieras sin importar la cuantía, requerirán la firma o aprobación conjunta de dos (2) servidores públicos, que se relacionan a continuación según el área de gestión en que se efectúen las transacciones: ÁREA DE GESTIÓN DELEGADOS

7 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 7 de 13 PRIMER APROBADOR DE GIROS 1. Nivel Nacional y Sede Tumaco: Jefe División Nacional de Tesorería SEGUNDO APROBADOR DE GIROS Profesional Especializado de la División Nacional de Tesorería 2. Sedes de Presencia Nacional: Tesorero Jefe Unidad Administrativa de Sede. 3. Editorial U.N.: Tesorero Director Editorial U.N. 4. Unimedios: Tesorero 4.1. Unisalud 4.2. Fondo Pensional en Bogotá: 6. Nivel Central de la Sede Bogotá: 7. Fondos Especiales de las Facultades de la Sede Bogotá: 8. Fondo Especial Dirección Académica: Tesorero de Unisalud Bogotá Tesorero de Unisalud Bogotá Jefe Sección Tesorería Tesorero Tesorero 9. Sede Medellín: Jefe Sección Pagaduría 10. Unisalud y Fondo Pensional Medellín: 11. Sede Manizales: 12. Unisalud y Fondo Pensional Manizales: Tesorero Jefe de Grupo Tesorería Sede Manizales Tesorero 13. Sede Palmira: Tesorero 14. Unisalud y Fondo Pensional Palmira: Tesorero Jefe de Oficina de la Unidad Administrativa y Financiera de Unimedios. Jefe de la División Administrativa y Financiera de Unisalud Sede Bogotá. Asesor de Rectoría - Fondo Pensional. Jefe División Administrativa y Financiera Sede Bogotá. Jefe de Unidad Administrativa de cada Facultad Jefe de Unidad Administrativa Dirección Académica. Jefe de Sección Financiera de la Sede Medellín Jefe Sección Presupuesto Unisalud Medellín. Tesorera Sede Manizales Director Unisalud Manizales. Jefe de Contabilidad de la Sede Palmira. Jefe de División Unisalud Palmira. La denominación de primera y segunda firma, no es condición restrictiva del orden en el que los servidores delegados deben firmar los cheques, como quiera que se exige que ambos deben autorizar cada uno de los giros. En aquellos casos en que debido a la estructura administrativa de un área de gestión, la denominación del cargo en la planta de personal no corresponda a los enunciados en esta lista, los servidores públicos responsables de la autorización de giros electrónicos y firma de cheques, serán quienes ejerzan las actividades propias del rol de tesorero y las de los cargos que se han enunciado como segunda firma. 5. Entregar en la entidad bancaria documentación para la apertura de la cuenta bancaria

8 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 8 de 13 El Tesorero debe solicitar al mensajero entregar a la entidad bancaria comunicación escrita indicando las novedades respecto a las firmas autorizadas y condiciones de manejo adjuntando la siguiente documentación: 1) contrato de cuenta bancaria; 2) copia de la resolución de nombramiento, tanto del funcionario que suscribe el contrato de cuenta bancaria como de quienes registran sus firmas en las tarjetas establecidas para ello; 3) tarjetas de registro de firmas. En la tesorería que está tramitando la apertura de la cuenta bancaria se debe dejar copia de la documentación radicada y copia del oficio donde conste el recibido de los documentos al funcionario encargado, y se archivará según lo indicado en la Tabla de Retención Documental. Ir al Procedimiento efectuar apertura y cierre diario de Tesorería- Instructivo para archivar los documentos de Tesorería según Tabla de Retención Documental. 6. Solicitar a la entidad bancaria certificación bancaria El tesorero debe solicitar certificación bancaria, a la respectiva entidad bancaria, en donde se indique como mínimo: nombre de la cuenta, número y fecha de apertura. 7. Diligenciar y enviar el formato información para abrir o saldar cuentas bancarias y certificación bancaria El tesorero debe diligenciar, firmar y enviar el formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias, junto con la certificación expedida por la entidad bancaria, en donde se relacione la información de la cuenta bancaria autorizada, a la División Nacional de Tesorería a más tardar a los tres (3) días hábiles, después de la fecha de apertura de la cuenta bancaria. Ver formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias 8. Recibir y verificar contenido del formato información para abrir o saldar de cuentas bancarias El Auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería debe recibir y verificar el correcto y completo diligenciamiento del formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias, verificando la información contenida en la certificación expedida por la entidad bancaria, en donde se relacione la información de la cuenta bancaria autorizada. 9. Actualizar la base de datos de cuentas bancarias de la División Nacional de Tesorería El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería debe actualizar la base de datos en Excel ingresando la información de la(s) nuevas cuenta(s) bancaria(s) de la Universidad, a partir de la información relacionada por la respectiva Tesorería en el formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias.

9 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 9 de Solicitar la activación de la cuenta bancaria a Soporte SGF QUIPU El tesorero respectivo debe solicitar a Soporte SGF QUIPU la activación de la cuenta bancaria en el SGF QUIPU, a través del formato Información para abrir o saldar cuentas bancarias, debidamente diligenciado. Esto sin perjuicio de que el formato debe ser remitido a la División Nacional de Tesorería. Lo anterior para que la cuenta bancaria quede en estado ACTIVA en el SGF QUIPU. Ir procedimiento: Parametrizar el SGF QUIPU (Proceso Coordinación y gestión de procesos administrativos y financieros) Los recursos que se manejarán en la cuenta bancaria están exentos del GMF? Sí: Elaborar documento escrito que certifique el uso y procedencia de los recursos a manejar en la cuenta bancaria, ir al numeral 12. No: Fin del instructivo. 11. Elaborar documento escrito que certifique el uso y procedencia de los recursos a manejar en la cuenta bancaria El tesorero debe elaborar una certificación juramentada, suscrita tanto por el ordenador del gasto como por el respectivo tesorero, donde se mencione explícitamente que la cuenta seleccionada, se empleará exclusivamente para el manejo de recursos de la Nación o recursos de UNISALUD exentos del Gravamen a los Movimientos Financieros. Los recursos de UNISALUD que se manejarán en la cuenta bancaria están exentos del GMF? Sí: Enviar documentos solicitando realizar trámite para obtener exención del GMF, ir al numeral 14. No: Se abrirá una cuenta con recursos de la Nación? Se deben tener en cuenta los pasos adicionales a la apertura de la cuenta bancaria para obtener el registro como cuentas bancarias exentas de Gravamen a los Movimientos Financieros por manejo exclusivo de recursos de presupuesto nacional. Sí: Solicitar la expedición de certificación de la cuenta bancaria y diligenciar y enviar formato cuenta reportada para la exención del GMF, ir al numeral 13. No: Fin del instructivo. 12. Solicitar la expedición de certificación de la cuenta bancaria y diligenciar y enviar formato cuenta reportada para la exención del GMF El tesorero debe solicitar a la entidad bancaria la expedición de certificación con la información de la cuenta bancaria.

10 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 10 de 13 El tesorero debe solicitar a la entidad bancaria diligenciar el formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro Nacional, para marcar la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros, en la parte del formato datos de la cuenta a incluir (para uso exclusivo del Banco). Una vez diligenciado por la Tesorería respectiva debe ser enviado para aprobación y firma por la entidad bancaria en donde se realizó la apertura de la cuenta bancaria, y recibirlo nuevamente para continuar el trámite. Ver formato cuenta reportada para la exención del Gravamen a los Movimientos Financieros Dirección del Tesoro Nacional (Anexo 2) 13. Enviar documentos solicitando realizar trámite para obtener exención del GMF El tesorero debe enviar los siguientes documentos a la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa solicitando realizar el trámite para obtener el registro de las cuentas bancarias como exentas del Gravamen a los Movimientos Financieros, según sea el caso, así: a. Manejo exclusivo de recursos de presupuesto nacional: i. Certificación suscrita por el Vicerrector o Director de Unidad Especial y el respectivo Tesorero, donde conste que en las cuentas bancarias relacionadas se manejan exclusivamente recursos de la Nación. ii. Formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro Nacional, para solicitar que la cuenta bancaria sea exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros, debidamente diligenciado y aprobado por la entidad bancaria en donde se realizará la apertura de la cuenta bancaria. iii. Certificación expedida por la entidad bancaria, con la información de la cuenta bancaria. b. Manejo exclusivo de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud de UNISALUD: Certificación suscrita por el Vicerrector o Director de Unidad Especial y el respectivo Tesorero, donde conste que en las cuentas bancarias relacionadas se manejan exclusivamente recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud de UNISALUD. 14. Elaborar certificación juramentada y comunicación escrita dirigida al señor Rector El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería debe elaborar certificación juramentada, a partir de los documentos remitidos por la respectiva Tesorería solicitante. Se deberán tener en cuenta los recursos que manejará la cuenta bancaria, así: Recursos de la Nación (con destino al Ministerio de Educación Nacional) o del Sistema General de Seguridad Social en Salud de UNISALUD (con destino a la entidad bancaria donde se abrió la cuenta bancaria). El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería debe elaborar comunicación escrita (con el visto bueno del Jefe de la División Nacional de Tesorería) para la firma del Gerente Nacional Financiero y Administrativo y dirigida al señor Rector, con el cual se adjunte el proyecto de certificación juramentada para firma.

11 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 11 de 13 Ver certificación para cuentas bancarias con manejo de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud Ver certificación para cuentas bancarias con manejo de recursos del presupuesto general de la Nación 15. Firmar certificación juramentada El Rector, de considerarlo pertinente, avala con su firma la certificación juramentada, donde se mencione explícitamente que la cuenta bancaria se empleará exclusivamente para el manejo de recursos de la Nación o del Sistema General de Seguridad Social en Salud de UNISALUD, según corresponda a la solicitud. El trámite de exención del GMF corresponde a una cuenta bancaria que maneja recursos de UNISALUD? Sí: Elaborar comunicación para enviar a la Tesorería solicitante, la certificación juramentada firmada por el señor Rector, ir al numeral 17. No: Elaborar y enviar oficio al Ministerio de Educación Nacional solicitando marcar la cuenta bancaria como exenta del GMF y adjuntando la documentación requerida, ir al numeral Elaborar comunicación para enviar a la Tesorería solicitante, la certificación juramentada firmada por el señor Rector El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería elabora comunicación y ésta debe ser firmada por el Jefe de la División Nacional de Tesorería, para enviar a la Tesorería solicitante la certificación juramentada firmada por el señor Rector para el manejo de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud de UNISALUD, en la cuenta bancaria 17. Recibir comunicación y certificación juramentada enviada por la División Nacional de Tesorería El auxiliar de Tesorería debe recibir la comunicación enviada por la División Nacional de Tesorería, junto con la certificación juramentada firmada por el señor Rector, donde se mencione explícitamente que la cuenta seleccionada se empleará exclusivamente para el manejo de las operaciones financieras realizadas con recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud de UNISALUD. 18. Elaborar comunicación para enviar certificación a la entidad bancaria indicando que los recursos que se manejarán en la cuenta bancaria son de UNISALUD El auxiliar de Tesorería debe elaborar comunicación escrita, la cual debe ser firmada por el tesorero de la Tesorería de UNISALUD, respectiva, mediante la cual se envía la certificación juramentada, suscrita por el señor Rector, donde se mencione explícitamente que la cuenta seleccionada se empleará

12 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 12 de 13 exclusivamente para el manejo de las operaciones financieras realizadas con recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud de UNISALUD. 19. Recibir la notificación de la entidad bancaria sobre la aprobación de la cuenta bancaria de UNISALUD como exenta del GMF El tesorero debe recibir de parte de la entidad bancaria la notificación de aprobación de la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros, para el manejo de las operaciones financieras realizadas con recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud de UNISALUD. Fin del instructivo 20. Elaborar y enviar oficio al Ministerio de Educación Nacional solicitando marcar la cuenta bancaria como exenta del GMF y adjuntando la documentación requerida El auxiliar de la División Nacional de Tesorería debe elaborar comunicación escrita dirigida al Ministerio de Educación Nacional en la que se adjunta la documentación que se relaciona a continuación: a. Certificación juramentada debidamente firmada por el Señor Rector. b. Formato establecido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección del Tesoro Nacional, para solicitar que la cuenta bancaria sea exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros, diligenciado por la respectiva Tesorería y entidad bancaria, en original y completamente diligenciado. c. Certificación expedida por la entidad bancaria, con la información de la cuenta bancaria. d. Copia del RUT de la Universidad Nacional de Colombia. El auxiliar de Tesorería de la División Nacional de Tesorería debe elaborar comunicación escrita (con el visto bueno de la Jefe de la División Nacional de Tesorería) para la firma del Gerente Nacional Financiero y Administrativo y dirigida al Ministerio de Educación Nacional enviando la documentación para que la cuenta bancaria sea marcada como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros. La solicitud de exención del GFM fue autorizada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público? Sí: Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional en donde notifiquen la aprobación de la cuenta bancaria como exenta del GMF, ir al numeral 23. No: Establecer el motivo de la no aprobación de la solicitud para marcar la cuenta bancaria como exenta del GMF, ir al numeral Establecer el motivo de la no aprobación de la solicitud para marcar la cuenta bancaria como exenta del GMF El Jefe de la División Nacional de Tesorería debe verificar el por qué no se dio la aprobación de la exención y corregir la documentación de acuerdo con la información relacionada en la comunicación del

13 INSTRUCTIVO: ABRIR CUENTAS BANCARIAS Página 13 de 13 Ministerio de Educación. Las inconsistencias que se pueden presentar, entre otras, son: formato diligenciado con inconsistencias, falta de firmas del ordenador del gasto y/o tesorero, falta de firma y sello de la entidad banco en donde se manejarán los recursos, entre otras. Ir al numeral 21, Elaborar y enviar oficio al Ministerio de Educación Nacional solicitando marcar la cuenta bancaria como exenta del GMF y adjuntando la documentación requerida. 22. Recibir comunicación del Ministerio de Educación Nacional en donde notifiquen la aprobación de la cuenta bancaria como exenta del GMF El Gerente Nacional Financiero y Administrativo recibe la comunicación escrita, mediante la cual se notifica la aprobación de la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros. 23. Notificar a la Tesorería solicitante sobre la aprobación de la cuenta bancaria como exenta del GMF El Gerente Nacional Financiero y Administrativo debe notificar a la Tesorería solicitante al interior de la Universidad, respecto a la aprobación para la marcación de la cuenta bancaria como exenta del Gravamen a los Movimientos Financieros para el manejo de recursos Nación. Fin del instructivo. ELABORÓ CARGO Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista REVISÓ CARGO Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen este rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ CARGO Ángel Múnera Pineda Gerente Nacional Financiero y Administrativo FECHA Mayo 14 de 2010 FECHA Mayo 20 de 2010 FECHA Abril 09 de 2012