Manual de Procedimientos

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1 1 de 10 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Compras y Administración de Bienes Jefe de Sección de de Bienes Vicerrector Administrativo TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Comité Técnico de Seguros Intermediarios de Seguros POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES NORMATIVIDAD POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTOS Seguros PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS...10

2 2 de OBJETIVO Definir las actividades requeridas para los trámites con las compañías aseguradoras y los intermediarios de seguros, en todo lo relacionado con la administración del programa de seguros 2. ALCANCE Involucra desde la Contratación de los Intermediarios de Seguros y las Compañías Aseguradoras hasta el trámite de las reclamaciones a que haya lugar en caso de siniestros. 3. DEFINICIONES 3.1. Comité Técnico de Seguros Comité compuesto por el Jefe de Sección de de Bienes, la y los Intermediaros de Seguros que tienen como actividades: A- Evaluar Técnicamente las propuestas presentadas por las Compañías Aseguradoras. B- Realizar seguimiento y reporte de las ejecución del contrato de pólizas en cuanto a: - Obligaciones y Compromisos - Vigencias - Reclamaciones - Recomendaciones y Estudios de nuevos cubrimientos 3.2. Personas Jurídicas que asumen un riesgo y que como contraprestación cobran una prima de seguros.

3 3 de Intermediarios de Seguros Los intermediarios de seguros, en cualquiera de sus modalidades, personas jurídicas que tienen a su cargo asesorar a la Universidad de manera integral en todos los trámites relacionados con la administración de riesgos y el corretaje de seguros en todos y cada una de las ramas contratadas del programa de seguros. Los servicios principales que prestan son: A - Asesoría técnica, jurídica, y financiera en la elaboración de pliegos. B - Asesoría en el proceso de evaluación de propuestas para la selección de aseguradoras en los procesos de licitación o invitación. C - Asesoría a la Universidad en la atención y trámite de siniestros, administración de riesgos, seguridad industrial y presunción de pérdidas.

4 4 de POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. NORMATIVIDAD Los procesos de contratación de las compañías aseguradoras se rigen por el Estatuto de Contratación Resolución No. 046 de Julio de 2004 del Consejo Superior. Resolución No de Julio del 2004 por la cual se aprueba el procedimiento de Ejecución del Gasto. Resolución No. 046 de 2004 del Consejo Superior por la cual se expide el Estatuto de Contratación de la Universidad del Valle - Capítulo VIII - Pólizas de Garantía Resolución No de Abril de 2006 de Rectoría Por la cual se establecen los procedimientos internos para el control de los Bienes Muebles e Inmuebles de propiedad de la Universidad - Capítulo III- Seguros de los Bienes Resolución No Junio 25 de 2003 de Rectoría la cual estipula: "Por medio de la cual se expide el Reglamento para el uso, administración y control de los vehículos del Parque Automotor de la Universidad del Valle. Artículos Capítulo V. Artículos POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES La Universidad del Valle debe velar por la seguridad y conservación de sus bienes y por ello debe proveer las herramientas necesarias que los garanticen, constituyendo las pólizas de seguros que cubran los eventos que se decide transferir. La Sección de de Bienes es la única Unidad de la Universidad que puede solicitar a las compañías aseguradoras la expedición de pólizas con cargo al presupuesto de la Universidad, previa Ordenación del Gasto y cumpliendo las normas de contratación y presupuestales vigentes en la Universidad del Valle.

5 5 de 10 Para realizar una reclamación por hurto o pérdida de bienes muebles como se describe en la Resolución No 1259 de la Rectoría Artículo 19. Se debe colocar la denuncia ante la Fiscalía. Cuando la Universidad requiera cubrir algún tipo de bien mueble, personas, contratos o convenios debe remitir a la Sección de de Bienes los siguientes documentos: o Copia del Convenio o Contrato debidamente suscrito. o Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para el cubrimiento del costo de las pólizas u oficio suscrito por el Ordenador del Gasto o Coordinador Administrativo informando que el costo se cubrirá contra el Fondo Renovable, Caja Menor o Anticipo. o Solicitud de Constitución de Pólizas, por carta o por el Sistema SABS, suscrito por el Jefe de la Unidad responsable del Convenio o Contrato por parte de la Universidad del Valle. El Profesional del Seguros es responsable de verificar que las dependencias realicen los pagos de las pólizas dentro de los términos contratados. El Rector podrá delegar al funcionario que suscribirá las pólizas que tome la Universidad. 5. DIAGRAMA DE FLUJO No Aplica

6 6 de PROCEDIMIENTOS 6.1. Seguros ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Contratación Intermediarios de Seguros 2. Contratación de la Compañía Aseguradora 3. Solicitud de Pólizas o Garantías Adicionales Ver Manual de Contratación y Compras Nacionales Directas MP Ver Manual de Contratación y Compras Nacionales por Convocatoria MP A- Enviar solicitud de póliza o garantía adjuntando soportes de los especificados en la Política No. 4. B- Revisar que los documentos entregados estén completos y/o tengan el respectivo aval de el coordinador administrativo del área involucrada Jefe de Sección de de Bienes Comité Técnico de Seguros Coordinación administrativo de el área involucrada C- Enviar la solicitud a la compañía intermediaria de Seguros para el amparo de la petición Documentos que soportan el proceso de Contratación Documentos que soportan el proceso de Contratación Documentos soportes + Carta de Solicitud o Registro en SABS D- Revisar la solicitud E- Si existe ya una póliza de amparo solicitar a la añadir el amparo F- Incluir provisionalmente el amparo y enviar copia de la póliza al Póliza de Seguros G- Revisar los ajustes a las condiciones técnicas y enviar a la de Bienes (Seguros) H- Comunicar a la dependencia involucrada el amparo de la petición.

7 7 de 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 3. Actualización de Información para Pólizas I- Si no existe una póliza, solicitar a la una cotización por el amparo J- Elaborar cotización y enviar al Intermediario de Seguros K- Revisar la cotización y enviar al Profesional Sección de de Bienes (Seguros) L- Coordinar con la dependencia la forma de pago de la cotización M- Informar al la aceptación de la cotización N- Solicitar la póliza a la Compañía Aseguradora O- Expedir el amparo o póliza y entregar junto con la factura al Intermediario de Póliza de Seguros Seguros P- Revisar la póliza y enviar al Profesional Sección de de Bienes (Seguros) Q- Tramitar la firma del Rector o el Funcionario delegado para aprobar la póliza R- Informar a la Unidad solicitante, el amparo y verificar la realización del pago S- Registrar en el Sistema la información de la póliza. T- Enviar a la dependencia la póliza en original firmada. A- Generar y entregar el cronograma para actualización de información a la División de Recursos Humanos y al Funcionario de Inventarios. B- Enviar cada mes información de los pagos de nómina, con el número de personas y valor. Jefe de la Sección de Nómina

8 8 de 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 4. Solicitud de Reclamaciones C- Cada tres meses, generar reporte de ingresos y egresos al inventario de bienes. D- Revisar y firmar los reportes para el. Funcionario de inventarios Jefe de Sección de de Bienes E- Enviar al F- Revisar información y enviar a la Compañía Aseguradora G- Ajustar la póliza y generar créditos o débitos a los cobros según corresponda H- Enviar información al Intermediario de Seguros I- Revisar información y enviar a la Compras y Administración J- Coordinar la adición al presupuesto cuando haya lugar a ello A- Elaborar un informe dirigido al Jefe de Unidad donde se detalle la Solicitud de Reclamación, anexando denuncia si aplica o soportes según el Capitulo III de la Resolución No.1259 de Rectoría. B- Revisar y dar Vo.Bo o recibido al informe y determinar si hay lugar a proceso disciplinario Funcionario Responsable del Bien Jefe de Unidad Informe o Registro en el SABS y Documentos Soportes C- Diligenciar la Solicitud de Reclamaciones en el Sistema. D- Si la Reclamación no está completa o es rechazada, enviar nuevamente al responsable del bien. En caso de no ser rechazada registrar en SABS e imprimir el informe donde se explica la reclamación realizada por parte del solicitante a la compañía aseguradora y anexar documentos soportes.

9 9 de 10 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS E- Entregar al Jefe de la Sección de Compras y Administración de Bienes informe con anexos para aprobación y firma, enviar ésta al F- Analizar la reclamación, solicitar los ajustes pertinentes y enviar a la Compañía Aseguradora. G- Analizar la reclamación (realizar visita y/o designar ajustador de seguros si es necesario). Solicitar los documentos adicionales si se requieren. H- Gestionar los documentos faltantes, registrar en SABS y remitirlos al intermediario. I- Se repite el paso E de la etapa (4) J- Elaborar y Enviar el Informe al Intermediario de Seguros aceptando o rechazando la solicitud. K- Revisar informe y remitirlo al Profesional Sección de de Bienes (Seguros) L- Revisar el informe y realizar la solicitud de indemnización al (con el VoBo del Jefe de la Sección de de Bienes). M- Revisar y aprobar la solicitud de indemnización N- Enviar al la Solicitud de Indemnización O- Revisar, registrar y enviar a la Compañía de Seguros P- Enviar el cheque con la carta del deducible a través del intermediario Rector Q- Consignar en las cuentas de la respectiva dependencia el cheque y notificar a la dependencia. R- Consultar la Reclamación revisada. Operador Dependencia Documentos faltantes

10 10 de PROCESOS RELACIONADOS Gestión Financiera Subproceso Contratación y Compras Nacionales 8. FORMATOS No Aplica 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No Aplica 10. ANEXOS No Aplica CONTROL DE CAMBIOS NÚMERO DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual Abril Agrupación de Procedimientos Julio Actualización Manual Abril -2010