INVITACIÓN PRIVADA SELECCIÓN DE INTERMEDIARIO DE SEGUROS CORPORACION CENTRO MANIZALES

Transcripción

1 INVITACIÓN PRIVADA SELECCIÓN DE INTERMEDIARIO DE SEGUROS CORPORACION CENTRO MANIZALES La Corporación Centro Manizales se permite invitarlos a presentar propuesta para asesorar de manera permanente y prestar sus servicios participando activamente durante la ejecución del contrato, efectuando recomendaciones y acompañamiento en el manejo del programa de administración de riesgos y en el programa de seguros contratado para proteger los bienes e intereses patrimoniales de su propiedad y por los que sea o llegare a ser legalmente responsable. CRONOGRAMA PUBLICACIÓN Y CONSULTA DEL PLIEGO DE CONDICIONES ENTREGA DE PROPUESTAS EVALUACIÓN DE PROPUESTAS Mayo 15 de 2015 DECLARACION DE CELEBRACION DE CONTRATO Desde el 6 de Mayo de 2015 hasta la fecha de cierre. El 13 de mayo de 2015 en la Oficina de la Gerencia Club Manizales, hasta las 6:00 pm. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la evaluación definitiva. 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. Condiciones Generales La información que se consigna a continuación contiene los elementos básicos para la presentación de la propuesta. El proponente debe verificarla completamente y cerciorarse de que no alberga dudas respecto a ella. En caso contrario, debe elevar las consultas que considere pertinentes en las oportunidades que la ley y estos documentos le conceden. Interpretación de la solicitud de propuestas: El proponente deberá examinar cuidadosamente los documentos de la contratación e informarse cabalmente de todas las condiciones que puedan afectar el futuro contrato. Es entendido que los documentos de la contratación se complementan mutuamente, de tal manera que lo indicado en cada uno de ellos se tomará como indicado en todos. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de las estipulaciones contenidas en esta invitación son de su exclusiva responsabilidad. Aceptación de las condiciones de la Invitación: La presentación de la propuesta se considerará como manifestación expresa de que el proponente ha examinado las condiciones de la invitación, ha obtenido las aclaraciones sobre los puntos que considere inciertos o dudosos y que ha formulado su propuesta en forma libre, seria, precisa y coherente. En consecuencia, LA CORPORACIÓN CENTRO MANIZALES, no será responsable por descuido, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos desfavorables en que incurra el proponente y que puedan incidir en la elaboración de la propuesta. El hecho de que los proponentes no se informen y documenten debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales será ejecutado el objeto contractual, no se considerará como excusa válida pare la eventual formulación de posteriores reclamaciones.

2 La presente Invitación está dirigida a CORREDORES, AGENCIAS DE SEGUROS y AGENTES INDEPENDIENTES o uniones temporales, y no es vinculante. Por lo anterior, se reserva el derecho de contratar con quien (s) considere que formuló la mejor oferta para el desarrollo total o parcial del objeto, de acuerdo al criterio establecido en estas condiciones, e incluso se podría libremente determinar la no celebración del contrato cumpliendo con los principios rectores de la contratación de LA CORPORACIÓN CENTRO MANIZALES Objeto LA CORPORACIÓN CENTRO MANIZALES que en adelante se llamará LA CORPORACION, está interesada en contratar la "Asesoría de manera permanente y prestación de servicios para el acompañamiento en el manejo del programa de administración de riesgos y en el programa de seguros contratado para proteger las personas, bienes e intereses patrimoniales de su propiedad y por los que sea o llegare a ser legalmente responsable, participando activamente durante la ejecución del contrato, efectuando recomendaciones 1.3. Plazo para la Ejecución del Contrato El plazo para la ejecución del contrato que se llegase a suscribir será por el término de un (1) año y/o hasta la fecha de finalización de la vigencia de los seguros contratados con su intermediación y asesoría Condiciones de Participación PODRAN PARTICIPAR CORREDORES, AGENCIAS DE SEGUROS Y AGENTES INDEPENDIENTES O EN UNION TEMPORAL. ES OBLIGACION TENER OFICINA EN LA CIUDAD DE MANIZALES 1.5. Condiciones Generales para la Ejecución del Contrato y Obligaciones del Intermediario de Seguros Mediante el presente proceso, la Entidad contratara al Intermediario de Seguros, quien cumplirá las siguientes actividades: a. Evaluar el plan de seguros que tiene La Corporación, examinando las condiciones de riesgo, asesorándola en la estructuración y elaboración de condiciones de seguros para el amparo de los bienes e intereses patrimoniales asegurables o aquellos por los cuales sea o llegare a ser legalmente responsable, incluida la vida e integridad física de los funcionarios. b. Elaborar un Plan General de Seguros acorde con la evaluación anterior, para atender las necesidades de La Corporación en materia de protección de las personas, sus activos, bienes e intereses patrimoniales, previo análisis de los riesgos y los requerimientos de cobertura de los mismos. c. Prestar asesoría en la elaboración y estructuración de las pólizas y coberturas, bajo aspectos técnicos y económicos, con miras a proteger debidamente las personas, bienes e intereses patrimoniales de La Corporación. d. Prestar asesoría en la elaboración de pliegos de condiciones para todos los procesos de selección que adelante La Corporación, así como prestarle todos sus servicios en la evaluación de las propuestas que dentro de ellos se presenten, así como asesorarlo en las recomendaciones de adjudicación y demás actividades inherentes al proceso de seguros, durante la vigencia del contrato. e. Analizar y revisar las pólizas, anexos y demás documentos expedidos por la Compañía de Seguros a la(s) cuales) se le(s) adjudique el proceso de selección correspondiente. f. Prestar asesoría permanente a La Corporación en todo lo relacionado con el programa de seguros de la Entidad, presentando informe trimestral contrato. g. Asesorar, presentar y tramitar en forma oportuna ante la aseguradora las reclamaciones por los siniestros que ocurran a las personas y bienes de La Corporación, que hayan sido

3 asegurados y procurar obtener las indemnizaciones que correspondan en las mejores condiciones de modo, tiempo y cuantía. h. Asesorar y resolver las consultas de orden legal que tenga la Entidad, en temas relacionados directamente con el manejo del programa de seguros y en la reclamación de los siniestros. i. Asesorar a la Entidad en relación con los requerimientos que los Entes de control realicen sobre asuntos de seguros. j. Asesorar a la Entidad en la celebración del contrato de seguros, sus renovaciones y prórrogas. k. Evaluar en forma periódica los diferentes riesgos y suministrar instructivos sobre el manejo y administración de estos, así como en lo relativo a la seguridad industrial. l. Desarrollar el programa de prevención de pérdidas, dando aplicación a las recomendaciones, sugerencias y campañas que permitan prevenir o disminuir los riesgos en cada una de las pólizas contratadas y a contratar. m. Obtener y mantener vigentes las pólizas del programa de seguros de La Corporación en los plazos y montos establecidos. n. Brindar asesoría jurídica en los aspectos relacionados con el objeto del contrato. o. Proveer el recurso humano necesario para el desarrollo del objeto contractual, garantizando su idoneidad para la prestación del servicio. p. Poner a disposición de La Corporación, su infraestructura en cómputo y sistematización, con el fin de llevar estadísticas, vencimientos, facturación y demás aspectos relevantes del programa general de seguros; así como resolver y sustentar las consultas que se le formulen. q. Participar en reuniones bimestrales, con los funcionarios de la Corporación encargados del tema de seguros, con el fin de analizar los diferentes aspectos técnicos, administrativos y jurídicos relacionados con el plan de seguros. r. Presentar Informes trimestrales a la Corporación, así como el informe final del programa general de seguros. s. El Intermediario de seguros seleccionado deberá atender los requerimientos de asistencia técnica y/o jurídica tanto verbales como escritos emanados de la Corporación en un lapso de tiempo no superior a 3 días. Dicho tiempo de respuesta se entiende al llamado que hace la Corporación al Consultor, llamado al que debe dar respuesta dentro del término y de acuerdo con la naturaleza del asunto a tratar se definirá entre el Consultor y el Interventor el tiempo en que debe ser entregada la respuesta. t. Prestar todos los demás servicios relacionados con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la intermediación de seguros Plazo de Entrega de la Propuesta Las ofertas deberán entregarse, en forma impresa y en medio magnética en la Oficina de la Gerencia General carrera 23 #25-60 en la única fecha que es el miércoles 13 de mayo de 2015 hasta las 6:00 p.m Forma de Presentar la Propuesta Para la presentación de la propuesta se observarán las siguientes reglas: Las propuestas deberán radicarse en la Gerencia general de la Corporación, hasta la fecha y hora establecida en el cronograma, plazo máximo para la radicación de su propuesta. Cada oferente tendrá derecho a presentar únicamente una propuesta ya sea de manera individual o en calidad de integrante de un consorcio o unión temporal, siempre y cuando el proponente cumpla con la totalidad de las condiciones establecidas para cada uno de ellos. El Proponente deberá presentar su propuesta en sobre cerrado en un único tomo donde se contendrán los Documentos requeridos en la presente invitación en Original Las propuestas se presentarán sin borrones, tachaduras o enmendaduras, a menos que se haga la respectiva salvedad, la cual se entiende hecha con la aclaración firmada por el proponente o el representante legal, según el caso, debidamente autorizado para ello. La propuesta deberá contar con una tabla de contenido, en el cual se relacionen en forma

4 ordenada cada uno de los documentos contenidos en el tomo. Todas y cada una de las páginas, tanto del original como de las copias, deberán estar foliadas en estricto orden y la numeración deberá coincidir entre el original y las copias presentadas. Así mismo, los sobres deberán presentar en su exterior la siguiente información: CORPORACION CENTRO MANIZALES, Gerencia General CARRERA 23 #25-60 (ORIGINAL, COPIA 1,) Nombre o razón social del proponente: Dirección del proponente: Teléfono del proponente: Fax del proponente: Correo electrónico: Es responsabilidad del proponente programar el tiempo adecuado para acceder a las instalaciones o dependencias de la entidad, cumpliendo con los controles de seguridad establecidos, de tal manera que asegure entregar la propuesta previa a la hora prevista para el cierre del proceso. La propuesta deberá tener una vigencia mínima de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre de la Invitación Privada. 2. CONDICIONES Y DOCUMENTOS DE PARTICIPACION Los siguientes documentos y requisitos se estiman necesarios para que LA CORPORACION, considere que existe realmente una oferta Documentos de Carácter Legal Carta de presentación de la propuesta La carta de presentación de la propuesta deberá ser firmada por el proponente si es persona natural, por el Representante Legal del proponente de la persona jurídica o por el Representante designado en el documento de constitución, si se trata de consorcio o unión temporal. En cualquier caso, la carta que presente el proponente, deberá incluir todas las manifestaciones requeridas por LA CORPORACIÓN Acreditación de la Existencia y Representación Legal El proponente deberá presentar el certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad donde tenga su domicilio principal, cuya fecha de expedición no podrá ser superior a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de la propuesta, establecida en el cronograma de la Invitación.

5 Consorcios o Uniones Temporales Los proponentes podrán presentar propuestas conjuntas en calidad de consorcio o unión temporal, para lo cual deberán indicar expresamente si su participación es a título de consorcio o unión temporal. En ningún caso pueden existir varias propuestas presentadas por el mismo proponente ya sea en forma individual o en calidad de integrante de un consorcio o unión temporal, so pena del rechazo de su propuesta. Cuando la propuesta se presente en consorcio o unión temporal, se requiere: Que hayan sido conformados antes de presentar la propuesta y que se acredite la existencia del consorcio o de la unión temporal, para lo cual deberá aportarse el documento de constitución suscrito por cada uno de sus miembros. Si los integrantes son personas jurídicas, este documento deberá estar firmado por el/los representante(s) legal(es). Los proponentes que se presenten como consorcio o unión temporal deberán tener en cuenta que: Que los objetos sociales de cada uno de sus integrantes corresponda al de Agencias, Corredores de Seguros, o Agentes independientes. Las Uniones Temporales, deberán registrar en el documento de constitución el porcentaje de participación y las actividades a cargo de cada uno de sus miembros en la propuesta y en la ejecución del contrato. Si en el documento de conformación de la Unión Temporal, no se expresa el porcentaje de participación o la extensión de la responsabilidad de cada uno de los integrantes de la Unión, se le dará el tratamiento de un Consorcio y en el evento de aplicación de sanciones por parte de la Corporación, estas se aplicarán por igual a cada uno de los integrantes. La Corporación No acepta propuestas bajo la modalidad de promesa de conformación de Consorcios o Uniones Temporales Otros Documentos Así mismo el proponente persona jurídica deberá junto con su propuesta, adjuntar los documentos que se relacionan a continuación. Fotocopia del documento de identidad del representante legal. Fotocopia del Registro Único Tributario RUT expedido por la DIAN. Certificado del Sistema de Información y Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad SIRI vigente expedido por la Procuraduría General de la Nación (De la persona jurídica y de su representante legal). Certificado expedido por la Contraloría General de la Nación sobre responsabilidades fiscales 2.2. EXPERIENCIA MINIMA REQUERIDA El proponente deberá certificar que en el año 2014 facturó como mínimo el valor en primas iguales o superiores a Mil Millones de Pesos ($ ) moneda CTE. y que tenga como mínimo 3 años de constituido.