Asunto: CONTRATACION DIRECTA CD

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1 4100 Bogotá D.C., Doctor Nombre Representante Legal Empresa Dirección Teléfono Fax Ciudad Referencia Sin número de radicación anterior 931 Servicios Generales 50 Solicitud Presentación Con anexos Asunto: CONTRATACION DIRECTA CD Apreciado Doctor(a) : La Superintendencia Bancaria de Colombia se encuentra interesada en contratar el mantenimiento y soporte técnico para el software Trident versión 3.1. utilizado para el manejo de las operaciones de carácter contable y de tesorería de la entidad, por el término de seis (6) meses. Para ésta contratación la entidad cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal número 106 del cuatro (4) de febrero del dos mil cuatro (2004), por valor de QUINCE MILLONES DE PESOS ($ ) incluido IVA, con cargo a la vigencia fiscal del Por lo anterior, de manera atenta le solicito presentar ante la División Administrativa de esta Superintendencia, ubicada en la calle 7 No oficina 115 zona B, propuesta para el mantenimiento y soporte técnico del software referido, diligenciando los Formatos Nos. 1 Condiciones mínimas requeridas y 2 Términos de referencia, así como el Anexo No. 3 Formato único de Hoja de Vida de Persona Natural o Jurídica según el caso, adjuntos en ocho (8) folios, acompañados de toda la información que considere pertinente.

2 La propuesta deberá diligenciarse y presentarse en original y copia, con todos los documentos y anexos requeridos, numerada en forma consecutiva, a más tardar el día 20 de febrero del 2004, antes de las 4:00 p.m. El tiempo de validez de la oferta exigido por la Superintendencia Bancaria es de mínimo cuatro (4) meses contados a partir del día 20 de febrero del Anexos a la presente invitación: Anexo No. 1: Factores de Calificación 1 folio Anexo No. 2 Condiciones mínimas requeridas 3 folios Formato No. 1 Anexo No. 3 Términos de referencia 4 folios Formato No. 2 Formato Único de Hoja de Vida Persona Jurídica o 1 folio Natural según el caso. Copia del Instructivo para la presentación de propuestas 4 folios en contrataciones directas. (Resolución No del 29 de junio del 2001) Cordialmente, JACQUELINE MURILLO SÁNCHEZ Subdirector Administrativo y Financiero 4132 AAR/gegl Copia: División Administrativa Grupo Interno de Trabajo de Gestión Precontractual

3 SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO PARA EL SOFTWARE TRIDENT VERSIÓN 3.1. CONTRATACION DIRECTA CD 005/2004 ANEXO No. 1 FACTORES DE CALIFICACIÓN FACTORES PUNTAJE MÁXIMO 1. Precio Calidad del Servicio 20 PUNTAJE TOTAL PRECIO: 80 PUNTOS El factor PRECIO se califica de manera inversamente proporcional asignando el mayor puntaje posible a quien ofrezca el menor precio para los servicios ofrecidos. A los demás proponentes se les asignará la calificación de acuerdo a la siguiente fórmula: X = P1/P2 Puntaje (80 puntos) X = Puntaje asignado a la propuesta P1 = Valor de la propuesta con precio más bajo P2 = Valor de la propuesta calificada Puntaje= 80 Puntos (Calificación máxima asignada al factor PRECIO) 2. CALIDAD DEL SERVICIO: 20 PUNTOS Para la evaluación de este factor el proponente debe anexar el Certificado de Calidad para la prestación de servicios de soporte y mantenimiento del software, por ejemplo ISO/ICONTEC. La calificación será de cero (0) puntos en caso de no anexar el certificado requerido. JOSÉ ERNESTO QUIÑONES R. Vo.Bo. JULIO CESAR ALVAREZ A. Jefe División de Sistemas Director de Informática y Planeación Bogotá D.C., Febrero 3 del 2004

4 SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO PARA EL SOFTWARE TRIDENT VERSIÓN 3.1. CONTRATACION DIRECTA CD 005/2004 ANEXO No. 2 FORMATO No. 1 CONDICIONES MÍNIMAS REQUERIDAS OBJETO La Superintendencia Bancaria requiere contratar el mantenimiento y soporte técnico para el software Trident versión 3.1. utilizado para el manejo de las operaciones de carácter contable y de tesorería de la entidad, por el término de seis meses. El servicio debe cumplir los siguientes requisitos mínimos: MÓDULO DE CONTABILIDAD REQUERIMIENTOS DESCRIBA SU OFRECIMIENTO 1. Entregar e instalar las mejoras y/o desarrollos realizados al programa contable TRIDENT 3.1. de tal forma que permitan consolidar la información contable e histórica de todos los movimientos contables realizados por la entidad y listar los movimientos consolidados mensualmente. 2. Entregar, con las mejoras y/o desarrollos adicionales la documentación técnica correspondiente y los respectivos medios de instalación, si se requieren. 3. Dar soporte al subprograma de conciliación bancaria y giro electrónico de cuentas.

5 MÓDULO DE CONTABILIDAD REQUERIMIENTOS DESCRIBA SU OFRECIMIENTO 4. Efectuar los ajustes que se requieran en la generación del formato CGN Eliminar los código de análisis desactualizados. 6. Depurar las bases de terceros de vigencias anteriores y demás bases de datos desactualizados del sistema. 7. Dar capacitación en las instalaciones de la entidad a los usuarios del área financiera de la Superintendencia Bancaria sobre el manejo de los nuevos desarrollos implementados del sistema contable TRIDENT versión 3.1. con ocasión del presente contrato. 8. Dar solución a cualquier inconveniente de la funcionalidad del software en un término no superior a 24 horas contadas a partir del llamado de la Superintendencia Bancaria. 9. Proporcionar soporte presencial en las instalaciones de la Superintendencia Bancaria, cuando el soporte telefónico no sea suficiente para dar solución a los problemas que se presenten. 10. Elaborar los archivos planos con la información y especificaciones técnicas requeridas para la migración de datos al nuevo software contable, de conformidad con el cronograma establecido. 11. Preparar las bases de datos depuradas para la información exógena en medios magnéticos que se debe presentar a la DIAN y a la Dirección Distrital de Impuestos.

6 MÓDULO DE TESORERÍA REQUERIMIENTOS DESCRIBA SU OFRECIMIENTO 1. Brindar el soporte necesario cuando sea solicitado por la Superintendencia Bancaria para los módulos del software Trident instalados en el Grupo de Tesorería. 2. Modificar en el sistema la expedición de certificados de retención de IVA según lo establecido en el artículo 23 del Decreto 522 del Elaborar los archivos planos con la información y especificaciones técnicas requeridas para la migración de datos al nuevo sistema contable, de conformidad con el cronograma suministrado por la entidad. 4. Expedir los certificados de retenciones exigidos por la regulación tributaria nacional y distrital vigentes. 5. Dar solución a cualquier inconveniente de la funcionalidad del software en un término no superior a 24 horas contadas a partir del llamado de la Superintendencia Bancaria.

7 SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y SOPORTE TÉCNICO PARA EL SOFTWARE TRIDENT VERSIÓN 3.1. CONTRATACION DIRECTA CD 005/2004 ANEXO No. 3 FORMATO No. 2 TÉRMINOS DE REFERENCIA 1. Fecha y lugar de presentación de las ofertas: Hasta el 20 de febrero del 2004 antes de las 4:00 p.m. Bogotá D.C., Calle 7ª # 4-49, Of. 115, Zona B. División Administrativa. 2. Plazo de evaluación: Del 23 al 25 de febrero del Traslado a proponentes: El proponente podrá conocer la evaluación de las ofertas los días 26 y 27 de febrero del Forma de Pago: La Superintendencia Bancaria de Colombia pagará al contratista el valor del contrato por intermedio del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería, por mensualidades vencidas, dentro de los treinta (30) días siguientes a la presentación de la factura correspondiente ante la División Financiera acompañada de la constancia de cumplimiento a satisfacción del servicio expedida por el supervisor del contrato. Los valores que se indiquen en la propuesta deben ser expresados en moneda nacional, por una suma fija no sujeta a variaciones con posterioridad. El proponente debe relacionar en forma explícita el valor del impuesto a las ventas correspondiente, si está obligado al mismo.

8 5. Documentos anexos que debe contener la propuesta: Carta remisoria, firmada por el representante legal de la sociedad proponente o por la persona natural o propietario del establecimiento de comercio según el caso. Póliza de garantía de seriedad de la propuesta, expedida por una compañía de seguros o una garantía bancaria expedida por una entidad bancaria legalmente autorizada para funcionar en Colombia, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor de la propuesta y con vigencia de cuatro (4) meses contados a partir del 20 de febrero del La no presentación de la póliza de seriedad es causal de rechazo de la propuesta. Lo anterior sin perjuicio de la Superintendencia Bancaria de Colombia solicite la aclaración o el ajuste pertinente a la presentada. Si el proponente es una sociedad, certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal, con fecha de expedición no superior a sesenta (60) días hábiles a la fecha de presentación de la propuesta. En caso de tratarse de persona natural comerciante, certificado de registro mercantil expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal. Registro Único Tributario. 6. Obligaciones Parafiscales De conformidad con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 del 2002, modificado por el artículo 1º de la Ley 828 del 2003, la presentación de ofertas, así como la celebración, renovación o liquidación por parte de un particular de contratos de cualquier naturaleza con la Superintendencia Bancaria de Colombia requerirá para el efecto el cumplimiento del pago de los aportes con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. En el caso de las personas jurídicas, el cumplimiento de estas obligaciones podrá certificarse por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley, o por el representante legal respectivo, durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para

9 que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución. 7. Certificado de Antecedentes Disciplinarios: La persona natural o representante legal del proponente deberá anexar el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación con fecha de expedición no superior a un mes contado a la fecha de cierre de la presente contratación, de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 143 del 27 de mayo del 2002 expedida por el Procurador General de la Nación. 8. Certificado de Antecedentes Penales del Departamento Administrativo de Seguridad DAS: La persona natural o representante legal de la persona jurídica a quien se le adjudique la celebración de un contrato de prestación de servicios deberá anexar el certificado de Antecedentes Penales expedido por el Departamento Administrativo de Seguridad DAS (parágrafo del artículo 1º. de la Ley 190 de 1995). En el evento en que el contratista no anexe el mencionado certificado, la entidad procederá de conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto 2150 de Forma y plazo de adjudicación: La adjudicación de la presente contratación directa será total, en un plazo no superior a diez (10) días hábiles, una vez vencido el término para conocer la evaluación de las ofertas. 10. Plazo de ejecución del contrato: El plazo de ejecución del contrato será de seis (6) meses contados a partir de la comunicación de la aprobación de la garantía única por parte de la Superintendencia Bancaria de Colombia. 11. Número de la cuenta: El proponente deberá indicar el número de la cuenta de ahorros o corriente y la entidad financiera a la cual se le puede consignar el valor de la obligación.

10 12. Formato Único de Hoja de Vida: El proponente deberá anexar, diligenciado en su totalidad, el formato único de hoja de vida de persona natural o jurídica según sea el caso.