ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE APOYO DE NOMINA

Transcripción

1 ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD DE LA CONTRATACION DE LOS SERVICIOS DE APOYO DE NOMINA 1. DEFINICION DE LA NECESIDAD En los decretos No 3913 y 4328 de 2004, se aprobó la planta de personal de empleados públicos y trabajadores oficiales de RTVC respectivamente y en la planta general no existe cargo que permita prestar el servicio de apoyo para liquidación de nomina y para la realización de gestiones necesarias para su pago. RTVC debe contar con una persona que cumpla con todas las cualidades, calidades, requisitos y capacidades que garanticen el cumplimiento de dichas labores, para la ejecución del proceso de la liquidación y pago de la nomina y todo lo que se conlleva (ya que la prioridad de toda la organización es el pago de salarios y prestaciones sociales de sus colaboradores, así como el pago de impuestos parafiscales y contribuciones al sistema de seguridad social integral). 2. DEFINICION TECNICA DE LA FORMA DE SATISFACER LA NECISIDAD Por lo anterior, se hace necesario contratar como auxiliar de nomina a GUSTAVO BRAVO GOMEZ, coherente con las responsabilidades y servicios que se requiere y observando que RTVC cuenta con un sistema operativo (software) denominado KACTUS HR. El señor BRAVO GOMEZ estudio cuatro semestres de contaduría pública en la Universidad Cooperativa de Colombia. Posee experiencia como auxiliar contable en la firma Asesores en servicios operacionales USSA Limitada, y en la firma construtodo S.A., asi mismo trabajó en Reyes Consultores prestando servicios de Auditoria en los contratos realizados en la firma en mención, realizó análisis de auditoría financiera y administrativa en áreas como tesorería, cartera, contabilidad, facturación, talento humano y la parte corporativa de algunas empresas. Igualmente cuenta, cuenta con un amplio manejo del software KACTUS HR, pues viene prestando servicios como auxiliar de nomina a RTVC desde el 01 de abril de 2007, inicialmente por medio de outsourcing Reyes Consultores y Posteriormente en forma directa desde el 05 de septiembre de 2008 y hasta el 19 de Enero de Durante la ejecución de sus servicios ante esta entidad el señor GUSTAVO BRAVO GOMEZ ha demostrado capacidad, idoneidad y manejo de los temas asignados. 3. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR 3.1. OBJETO: El contrato tendrá por objeto la prestación de servicios por parte del contratista consistente en el apoyo a la gestión de nomina de RTVC OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

2 1. Responder por la actualización de novedades mensuales, para la liquidación de nomina en la base de datos del aplicativo KACTUS HR utilizado por la entidad. 2. Responder por la liquidación de la nomina con la periodicidad determinada por RTVC. 3. Responder por todos los reportes administrativos de nomina, como son certificados de retención en la fuente y en general la administración de la base de datos de los empleados. 4. Responder por la liquidación de los aportes de salud, pensión, cesantías y parafiscales. 5. Realizar el procedimiento de incluir la información en el sistema integrado de pago de aportes al sistema de seguridad social, que resulta del ejercicio de la nomina mensual, así como el manejo de los mecanismos de pago establecidos por la ley para tal fin. 6. Preparar las liquidaciones de prestaciones sociales de los funcionarios. 7. Realizar todos los informes y proyecciones de nomina requeridos por rtvc. 8. Responder por las reliquidaciones de nominas, especialmente en los casos en que el gobierno nacional incrementa los salarios de los servidores públicos con retroactividad. 9. Responder por la liquidación de primas, vacaciones y bonificaciones de los funcionarios. 10. Preparar oficios que se deben enviar a las diferentes entidades. 11. Preparación de la consolidación de prestaciones sociales y registro de los ajustes al cierre del año. 12. Preparar los archivos magnéticos y la respectiva interfaz con las áreas involucradas en el proceso de pago. 13. Prepara informes requeridos por entes de control y directivas de la entidad. 14. Registros de la información relativa a ingreso o retiro de empleados. 15. Consolidación y armonización de información con las áreas relacionadas con el proceso. 16. Las demás obligaciones derivadas de la administración y manejo de la nomina. 17. Apoyar a la Oficina de Gestión Humana en la proyección de actos administrativos por medio de los cuales se reconozca vacaciones o paguen liquidaciones.

3 18. Mantener Actualizado el procedimiento SGC relacionado con la liquidación de nomina. 19. Realizar el proceso de entrenamiento en el manejo del aplicativo KACTUS a los dos funcionarios de planta de la Oficina de Gestión Humana. 20. Cumplir con el Objeto del contrato. 21. Atender las subgerencias o ajustes que presente rtvc en desarrollo del contrato. 22. Adelantar con lealtad y buena fe en desarrollo del objeto contractual. 23. Dar observancia a las normas vigentes aplicables al desarrollo del objeto de rtvc. 24. Guardar la confidencialidad de la información de carácter reservado, que en ejecución del contrato le sea entregada, y responder patrimonialmente por los perjuicios de su divulgación y/o utilización indebida que por sí o por un tercero cause a la administración o a terceros. 25. Cumplir con la demás obligaciones inherentes a la naturaleza del contrato. 26. Acreditar al momento de la suscripción del contrato y durante la ejecución del mismo, el cumplimiento de las obligaciones frente al sistema de seguridad social integral VALOR El valor del presente contrato corresponde a la suma de VEINTICUATRO MILLONES SETENCIENTOS VEINTE MIL DE PESOS M/CTE ( ) FORMA DE PAGO El valor del contrato se pagara y entregara al contratista en 12 pagos mensuales cada uno equivalente a DOS MILLONES SESENTA MIL PESOS M/CTE ( ), Previa presentación de la cuenta de cobro y certificado de cumplimiento suscrito por el supervisor. Para el último pago se requerirá adicionalmente la suscripción del Acta de Liquidación correspondiente. Parágrafo: Para los efectos de los pagos o desembolsos a favor del contratista, se atenderán y observarán las disposiciones contenidas en la Circular Conjunta de fecha 7 de mayo de 2009, la cual se encuentra publicada en la página web de RTVC PLAZO: El plazo de ejecución del presente contrato será de un año, contado a partir del 21 de enero de En todo caso para el inicio del contrato se requerirá la aprobación de la póliza correspondiente INTERVENTORIA O SUPERVISION: La supervisión del contrato estará a cargo del Jefe de Gestión Humana. 4. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCION

4 De conformidad con lo establecido en el literal h) numeral 4 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y Artículo 82 del Decreto 2474 de 2008, la modalidad de selección corresponde a la señalada así: 4. Contratación directa. La modalidad de selección de contratación directa, solamente procederá en los siguientes casos: h. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales. De igual manera, el Decreto 4266 de 2010 que establece: Artículo 82. Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita ( ). 5. ANALISIS TECNICO ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, INDICANDO CON PRESICION LAS VARIABLES CONSIDERADAS PARA CALCULAR EL PRESUPUESTO DE LA RESPECTIVA CONTRATACION, ASI COMO SU MONTO Y EL DE LOS COSTOS PARA LA ENTIDAD ASOCIADOS A LA REALIZACION DEL PROCESO DE SELLECCION Y A LA EJECUCION DEL CONTRATO. Para determinar el valor de la prestación del servicio se tuvo en cuenta la suma que se venía pagando por prestación de servicio en el año inmediatamente anterior con un incremento del 3%. 6. DETERMINACION Y JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCIÒN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA MAS FAVORABLE. No aplica en virtud de que se trata de Contratación Directa en la modalidad de Contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales, y lo esencial es que el señor GUSTAVO BRAVO GOMEZ está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que ha demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de nómina. 7. DETERMINACION Y CUANTIFICACION DE LOS FACTORES DE RIESGOS PREVISIBLES DE ACUERDO CON LA NATURALEZA DE CADA CONTRATO. Que el contratista incumpla con los términos de contratación pactados en cuanto a las obligaciones: El contratista debe amparar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, por un equivalente al veinte por ciento (20%) de su valor por un lapso igual al plazo contrato y cuatro meses mas.

5 Que el contratista no preste servicios de calidad. El contratista debe amparar la calidad de los servicios y bienes por un valor equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato por un lapso igual a su plazo del contrato y seis (6) meses más. 8. ANALISIS Y DETERMINACION DEL MECANISMO DE GARANTIA DE LAS OBLIGACIONES CONTRAIDAS. EL CONTRATISTA se debe comprometer a tomar a favor de RTVC una póliza expedida por una compañía de seguros, entidad bancaria legalmente autorizada, domiciliada en el país, o cualquier otro medio de garantía autorizado por la ley, el que deberá ajustarse a las pólizas matrices aprobadas por la Superintendencia Financiera y deberá amparar: El Contratista debe amparar el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, por un valor equivalente al veinte por ciento (20%) de su valor por un lapso igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses más. El Contratista debe amparar la calidad de los servicios y bienes por un valor equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato por un lapso igual a su plazo del contrato y cuatro (4) meses más. De igual manera, la Ley 1150 de 2007, estableció la aplicación de multas y de la Cláusula Penal correspondiente en el evento de incumplimiento por parte del contratista, por lo que se aplicarán en los montos y términos establecidos por la entidad y que quedarán debidamente consignados en el respectivo contrato. Cordialmente, FRIDCY ALEXANDRA FAURA PEREZ Jefe de Gestión Humana