UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA DIRECTOR DESARROLLO HUMANO VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA VICERRECTOR ADMINISTRATIVO BOGOTÁ

Transcripción

1 23/0/996 26//200 / 9 VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Profesional en carreras administrativas, sociales y/o humanas. Organización, Planificación, Liderazgo, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Toma de decisiones, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo. Cursos de formación y actualización en procesos administrativos, especialización en procesos de nómina, derecho laboral y desarrollo humano. Cuatro (4) años de experiencia en cargos relacionado con la naturaleza de sus funciones.. Planificar y ejecutar los procesos de selección, vinculación, remuneración, promoción, evaluación del desempeño, incentivos, régimen disciplinario, retiro y jubilación del personal de la universidad. 2. Administrar el sistema de información estadística e historias laborales de los docentes y del personal administrativo de la Universidad, de acuerdo con los formatos establecidos por la oficina de planeación. 3. Coordinar con la oficina de planeación la elaboración de manuales de funciones y requisitos de los cargos y las acciones para mejorar el clima organizacional. 4. Coordinar con el Instituto de Seguros Sociales, empresas promotoras de salud, fondos de pensiones particulares, cajas de compensación y demás entidades, los asuntos relacionados con los beneficios y prestaciones del personal de la Universidad. 5. Proponer y promover estrategias, programas y normas para la administración, el bienestar y la salud ocupacional del personal de la Universidad. 6. Proponer, ejecutar, evaluar y registrar los programas o cursos de capacitación para el personal administrativo de la Universidad, previo diagnóstico, sobre necesidades específicas para el desarrollo institucional, identificadas en coordinación con los demás jefes de las diferentes dependencias administrativas. 7. Procesar la nomina de los docentes y de la planta de personal de la Universidad, revisarla y tramitarla ante la oficina de Control Interno, la dirección Financiera y la Sección de Pagaduría. 8. Diseñar mecanismos de control de asistencia del personal que labora en la institución. 9. Administrar el servicio de conmutador de la Universidad y velar por el cumplimiento del horario, la calidad de la información que suministran las personas que tienden este servicio, identificar posibles fallas y trazar estrategias de mejoramiento. 0. Proponer estrategias y mecanismos que incentiven la excelencia en el cumplimiento de las funciones y en el desarrollo de proyectos del área administrativa.. Administrar convenios y contratos que celebre la Universidad con las entidades públicas y privadas para la capacitación del personal administrativo que labora en la entidad. 2. Realizar las respectivas cuentas de cobro y procesar las nóminas con el visto bueno del rector. 3. Informar las irregularidades que se presenten en la planta de personal (administrativo y docente) al rector. 4. Asesorar a las dependencias de la universidad en los asuntos de su competencia. 5. Realizar informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan del desarrollo de la dependencia, señalándolos logros en los indicadores de procesos y resultado, según sea el caso, en los formatos que para el efecto se expidan. 6. Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del informe institucional que el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum. 7. Desarrollar los procesos y procedimientos que apliquen al desarrollo y mejora de sus actividades y responsabilidades 8. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.

2 23/0/996 26//200 2 / 9 por los que autoriza y firma por el manejo de la Nómina, Cesantías, Prestaciones Sociales. Indirecta (Fondos de Pensiones, Entidades Promotoras de Salud, Administradora de Riesgos Profesionales, Caja de Compensación, Sena).

3 23/0/996 26//200 3 / 9 COORDINADOR SALUD OCUPACIONAL Profesional en ciencias sociales, económicas y administrativas. Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo. Cursos de formación y actualización en procesos administrativos y/o salud ocupacional. Dos (2) años de experiencia relacionada en el cargo. Actuar como secretario del comité de Salud Ocupacional de la Universidad la Gran Colombia. 2. Elaborar los estudios necesarios para la identificación de riesgos profesionales, posibles accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. 3. Definir las acciones que se deben adelantar para prevenir los riesgos ocupacionales. 4. Coordinar con las entidades de Salud y riesgos las actividades de mediana preventiva que se adelantarán en la Universidad. 5. Coordinar con las diferentes dependencias las acciones encaminadas a disminuir los riesgos profesionales. 6. Implementar y desarrollar las acciones de prevención de riesgos. 7. Coordinar la señalización de las instalaciones para la evacuación de emergencia. 8. Llevar el registro estadístico relacionado con las acciones adelantadas en salud ocupacional. 9. Presentar los informes que le sean requeridos en especial, el informe anual de gestión. 0. Reportar a la ARP, los accidentes de trabajo y realizar seguimiento.. Mantener el plan básico de Salud Ocupacional actualizado. 2. Promover Jornadas de educación en temas de Salud Ocupacional. 3. Desarrollar los procesos y procedimientos que apliquen al desarrollo y mejora de sus actividades y responsabilidades 4. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato. Por los que elabora, registra y porta Presupuesto asignado para el proceso. Indirecta (Con la Administradora de Riesgos Profesionales, proveedores de servicios en Capacitación, Dotación)

4 23/0/996 26//200 4 / 9 ASISTENTE ADMINISTRATIVO Profesional en ciencias sociales, económicas y administrativas. Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo. Cursos o diplomados sobre manejo contable, nómina, conocimientos sobre seguridad social, aportes parafiscales y afines. Dos (2) años de experiencia relacionada en el manejo de nóminas de medianas o grandes empresas, preferiblemente del sector Formativo o Educativo.. Coordinar con la oficina de planeación la elaboración de manuales de funciones, requisitos de los cargos y las acciones para mejorar el clima organizacional. 2. Proponer y promover estrategias, programas y normas para la administración, el bienestar y la salud ocupacional del personal de la Universidad. 3. Procesar la nomina de la planta de personal administrativa de la Universidad, revisarla y tramitarla ante la oficina de Control Interno, la dirección Financiera y la Sección de Pagaduría. 4. Diseñar mecanismos de control de asistencia del personal que labora en la institución. 5. Realizar las respectivas cuentas de cobro y procesar las nóminas con el visto bueno del rector. 6. Informar las irregularidades que se presenten en la planta de personal (administrativo y docente) al Director de Desarrollo Humano. 7. Realizar informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan del desarrollo de la dependencia, señalando logros en los indicadores de procesos y resultado, según sea el caso, en los formatos que para el efecto se expidan. 8. Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del informe institucional que el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum. 9. Organizar gastos de viaje y viáticos del personal administrativo. 0. Elaborar liquidaciones definitivas a contratos del personal administrativo.. Asumir algunas funciones operativas del jefe del departamento en su ausencia. 2. Tramitar los ascensos y traslados del personal. 3. Elaborar la nómina de vacaciones del personal administrativo. 4. Tramitar solicitudes de crédito del personal administrativo y trabajadores. 5. Conciliar cuentas con el departamento de contabilidad. 6. Gestionar y direccionar los aprendices SENA. 7. Elaborar el proceso de cesantías e intereses de cesantías del personal administrativo. 8. Desarrollar los procesos y procedimientos que apliquen al desarrollo y mejora de sus actividades y responsabilidades 9. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato. por los que porta y elabora por el manejo de la Nómina Indirecta (Entidades promotoras de Salud, Fondos de Pensiones, Sena y Asesores).

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6 23/0/996 26//200 6 / 9 AUXILIAR DE DESARROLLO HUMANO Auxiliar contable, técnico en Contabilidad o Administración de Empresas Organización, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Responsabilidad. Uno () año de experiencia en atención al público y manejo de programas de informática y archivo. Un () año de experiencia en cargos relacionados con la naturaleza de las funciones.. Mantener actualizada la estadística de número de personal administrativo y docente de la Universidad. 2. Expedir certificados de ingresos y retenciones del personal docente. 3. Realizar constancias de los docentes de la universidad relacionadas con materias, seguridad social, intensidad horaria, salario. 4. Recibir la documentación adicional para ingresar a la historia laboral del personal docente y administrativo. 5. Realizar informes solicitados por el ministerio de educación, departamento de planeación y otras entidades que requieran información acerca del personal docente e historial laborales. 6. Recopilar y redactar los derechos de petición que llegan a desarrollo humano por diferentes motivos. 7. Responder las solicitudes enviadas por fiscalías y entidades que solicitan información de docentes. 8. Ingresar la información de ingreso del personal administrativo y docente. (datos básicos del a historia laboral). 9. Desarrollar los procesos y procedimientos que apliquen al desarrollo y mejora de sus actividades y responsabilidades 0. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato. Por los que elabora y registra Indirecta (Personal externo que solicite documentación)

7 23/0/996 26//200 7 / 9 ASISTENTE DE NOMINA Profesional en ciencias sociales, económicas y administrativas. Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo. Cursos o diplomados sobre manejo contable, nómina, conocimientos en seguridad social, aportes parafiscales y afines. Dos (2) años de experiencia relacionada en el manejo de nóminas de medianas o grandes empresas, preferiblemente del sector Formativo o Educativo.. Elaborar los contratos correspondientes al personal docente de acuerdo a la modalidad pactada entre el docente y la facultad. 2. Recibir las novedades del personal docente cuando ingresa a la universidad e ingresarlos al sistema de información 3. Mantener para su respectivo pago. 4. Recibir las novedades mensuales del personal docente (vacaciones, cumplimiento de horas, ausencias, etc), para su respectiva liquidación correspondiente al pago de nómina. 5. Actualizar permanentemente la base de datos del personal docente por las diferentes facultades y de acuerdo a cada modalidad de contrato. 6. Realizar la respectiva liquidación de nómina para su verificación y aprobación final de acuerdo a los procedimientos establecidos. 7. Recibir y solucionar las inquietudes del personal docente en cuanto al contrato laboral, pago de nómina y soportes del pago. 8. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato. por los que porta y elabora por el manejo de la Nómina Indirecta ()

8 23/0/996 26//200 8 / 9 ASISTENTE SEGURIDAD SOCIAL Auxiliar contable, técnico en Contabilidad o Administración de Empresas Organización, Iniciativa, Solución de Problemas, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo. Cursos o diplomados sobre manejo contable, nómina, conocimientos en seguridad social, aportes parafiscales y afines. Dos (2) años de experiencia relacionada en el manejo de nóminas de medianas o grandes empresas, preferiblemente del sector Formativo o Educativo.. Realizar la planilla unificada para el pago correspondiente al sistema de seguridad social. 2. Realizar los respectivos trámites de incapacidades y/o licencias frente a las EPS y ARP. 3. Realizar las afiliaciones, retiros y novedades que presente el personal en lo concerniente a seguridad social. 4. Responder las diferentes solicitudes y aclaraciones que se reciban de las diferentes EPS, ARP y fondo de pensiones. 5. Gestionar con el apoyo del Coordinador de Salud Ocupacional, las diferentes actividades de capacitación referentes al sistema de seguridad social. 6. Desarrollar los procesos y procedimientos que apliquen al desarrollo y mejora de sus actividades y responsabilidades 7. Mantener actualizado el archivo correspondiente al pago de seguridad social. 8. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato. Por los que elabora y registra la planilla única. Indirecta (Personal externo que solicite documentación)

9 23/0/996 26//200 9 / 9 SECRETARIA DE DESARROLLO HUMANO Bachiller, secretariado, auxiliar contable, técnico en contabilidad. Organización, Relaciones Interpersonales, Compromiso por la Universidad, Calidad del trabajo, Trabajo en equipo, Servicio al Cliente, Responsabilidad. Técnico en secretaria auxiliar contable y/o recepción. Uno () año de experiencia en cargos relacionados con la naturaleza de las funciones.. Atender llamadas telefónicas del público interno y externo de la universidad La Gran Colombia. 2. Atender al público externo e interno que solicite información en el área de Desarrollo Humano. 3. Recibir y ordenar correspondencia interna de las dependencias. 4. Recibir y enviar fax orientado a las dependencias y público externo. 5. Asistir en funciones secretariales al Director de Desarrollo Humano. 6. Mantener vigente y Actualizadas las carteleras con información de la dependencia o de interés de la misma. 7. Elaborar las constancias laborales del personal administrativo activo y retirado. 8. Realizar la respectiva afiliación a la caja de compensación familiar. 9. Realizar el trámite administrativo de vinculación del personal a la universidad. (ordenes de exámenes médicos, de apertura de cuenta de nómina y carnetización. 0. Realizar las respectivas comunicaciones de desvinculación del personal administrativo.. Elaborar las comunicaciones pertinentes para el otorgamiento de: licencias remuneradas y/o no remuneradas. 2. Realizar la solicitud de papelería del departamento de desarrollo humano. 3. Organizar y mantener el archivo de las comunicaciones recibidas y expedidas por el departamento. 4. Desarrollar los procesos y procedimientos que apliquen al desarrollo y mejora de sus actividades y responsabilidades 5. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato. Por los que elabora para el V.B. del Director. Indirecta (Con todo el Personal externo que llega a la Dependencia)