OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES Y COOPERACIÓN INTERUNIVERSITARIA

Transcripción

1 Se cambió el nombren a Oficina de Cooperación Técnica Internacional en el Estatuto de la UNSM 2004 OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES Y COOPERACIÓN INTERUNIVERSITARIA FUNCIÓN GENERAL DE LA OFICINA DE ASUNTOS INTERNACIONALES Y COOPERACIÓN INTERUNIVERSITARIA. FUNCIÓN GENERAL DE LA OCTI Es el órgano de asesoramiento encargada de impulsar una política de captación de recursos de fuentes cooperantes, especialmente internacionales; sus funciones son: a) Proponer las políticas universitarias de cooperación técnica financiera, nacional e internacional. b) Mantener contacto permanente con organismos cooperantes. c) Asesorar a la Alta Dirección en la gestión institucional sobre becas, donaciones, convenios y proyectos de inversión y desarrollo. d) Planificar y gestionar becas en base a la prioridad institucional y de cada facultad. e) Mantener actualizado el archivo de convenios, donaciones y becarios de la UNSM-T. f) Orientar la actividad productiva y la consecución de financiamiento para los proyectos de desarrollo, así como la cooperación técnica. g) Otros que le asigne su Reglamento Interno. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL DIRECTOR: Representar a La Oficina de Cooperación Técnica Internacional. Planificar, dirigir, ejecutar, coordinar y evaluar las actividades programadas de la Oficina. Elaborar y proponer ante el Rectorado los lineamientos de política en concordancia con la política general de la Universidad en materia de cooperación técnica nacional e internacional. Presentar el plan de trabajo anual de la Oficina. Promover la cooperación técnica y financiera de otros sectores públicos o privados nacionales e internacionales para el logro de los fines de la Universidad. Gestionar, orientar, promover la preparación de la documentación para la suscripción de convenios, así como tener a su cargo el Protocolo de suscripción en coordinación con la Oficina de Imagen Institucional, Secretaría General y las Unidades correspondientes de la Universidad. Coordinar y supervisar las acciones de las facultades en las áreas de cooperación técnica nacional internacional. Orientar a las dependencias de la Universidad en el cumplimiento de las políticas, fines y objetivos de la cooperación técnica. Gestionar ante organismos públicos y privados nacionales e internacionales las oportunidades de cooperación, donaciones, becas integrales o parciales en el país o

2 el extranjero, de estudios de post grado y otros para el personal docente, administrativo y alumnos a favor de la UNSM. Prestar asesoramiento y absolver consultas de los organismos y dependencias de la UNSM, en las áreas de su competencia. Coordinar con la Presidencia del Consejo de Ministros y el Ministerio de Relaciones Exteriores, los requerimientos de cooperación técnica de la Universidad, adecuándolas a los planes y programas de desarrollo nacional. Coordinar con los Decanos, representantes de las facultades, coordinadores de cada convenio, el requerimiento de ejecución del respectivo convenio, los mismos que informarán en forma periódica para la conformidad de la alta dirección. Otras funciones inherentes al cargo. REQUISITOS MÍNIMOS Título profesional universitario Estudios relacionados con la especialidad Experiencia en la Dirección del Sistema Administrativo que conduce. Capacitación en el campo de su competencia. Experiencia en la conducción de personal. LINEA DE AUDORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Rector y es responsable del cumplimiento de sus funciones, coordinar con la Alta Dirección y horizontalmente con las facultades, oficinas académicas y administrativas. ESTRUCTURA ORGÁNICA

3 RECTORADO OFICINA DE COOPERACIÓN TÉCNICA INTERNACIONAL SECRETARIA COMITÉ CONSULTIVO UNIDAD DE COOPERACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS Y DONACIONES UNIDAD DE PROGRAMAS DE INTERCAMBIO DE BECAS Y MOVILIDAD ACADÉMICA CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS N DENOMINACIÓN DE CARGOS N OBSERVACIONES Orden CARGO CARGO ESTRUCTURAL CARGO CLASIFICADO S Director de Oficina 01 Funcionario asignado 02 Secretaria I Secretaria I Dir. Sist. Adm. II Jefe Unidad de 01 Cooperación y Gestión de Proyectos y Donaciones TOTAL 03 DE LA SECRETARIA I FUNCIONES ESPECÍFICAS: DE LOS CARGOS Recepcionar, registrar y clasificar la documentación recibida y remitida.

4 Organizar y mantener actualizado los archivos de la Oficina de documentos recibidos y remitidos. Asistir e informar a la jefatura respecto al trámite administrativo de la documentación a su cargo. Tomar dictados, redactar y digitar la documentación que disponga el jefe de Oficina. Administrar el flujo documentario de la Oficina, tramitándolos interna y externamente. Controlar el funcionamiento de las normas y procedimientos de trabajo interno. Preparar la agenda diaria de la jefatura. Coordinar con los profesionales de Idiomas que prestan apoyo a la oficina para la traducción de la documentación recibida. Atender a los servicios de comunicación así como solicitar servicios de mensajería. Elaborar las estadísticas del flujo de documentación correspondiente a los archivos. Elaborar el cuadro de necesidades y requerimiento del material de la OAICI. Llevar el inventario de los equipos y bienes asignados a la Oficina. Todas las demás funciones que se le encargue. REQUISITOS MÍNIMOS Instrucción Secundaria completa y título de Secretaria. Experiencia en labores variadas de Oficina. LÍNEA DE AUTORIDAD Depende directamente del Director de la Oficina y es responsable del cumplimiento de sus funciones. DEL JEFE DE LA UNIDAD DE COOPERACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS Y DONACIONES FUNCIONES ESPECÍFICAS: Cumplir con las directivas de la jefatura para la atención de los requerimientos, proyectos y propuestas de convenio de las facultades. Promover, formular y elaborar infraestructuras lógicas, que permitan la sistematización de acciones que deben desplegar las unidades ejecutoras, para una eficaz gestión. Proponer sugerencias para la mejor redacción y ejecución de los convenios. Gestionar ante las facultades la designación oportuna de los coordinadores para la ejecución de los convenios. Llevar el registro de Convenios suscritos con la UNSM. Coordinar para que los coordinadores de cada convenio, presenten oportunamente sus funciones, ya sea trimestral, anual o informe final, los que deberán ser elaborados de acuerdo a la directiva de formulación y deberán incluir las recomendaciones correspondientes, para su revisión modificación, renovación o resolución. Realizar el seguimiento de la ejecución de convenios. Realizar la labor de difusión de los convenios, con las facultades y la Oficina de Imagen Institucional. Presentar informes referente a la ejecución de convenios y los resúmenes de cuadros cronogramados sobre su ejecución, a base de la información proporcionada por los coordinadores de cada convenio.

5 Elaboración del cuadro de prioridades de proyectos de cooperación en coordinación con las facultades a través de sus Centros, Institutos y Oficinas para su aprobación del Consejo Universitario. Dar a conocer a las facultades y comunidad universitaria, a través de exposiciones, seminarios, documentos de trabajo, las normas señaladas para la formulación de sus propuestas, en concordancia con las normas generales señaladas por la Secretaría Técnica de Cooperación Internacional, las Entidades y Agentes Cooperantes. Coordinar con las dependencias, en caso de obtener Cooperación Técnica Internacional para la constitución de la Comisión Internacional y Coordinadores de Convenios. Elaborar informes periódicos de la ejecución de la CTI, en base a los reportes de los responsables de la ejecución. Formular los informes para presentar a las fuentes cooperantes, para la aprobación del Rector y su posterior remisión. Controlar el funcionamiento de las normas y procedimientos de trabajo interno de la Unidad y de la Oficina. Planificar, preparar y elaborar la propuesta oficial para gestionar donaciones recibidas por la UNSM, debiendo coordinar con las dependencias correspondientes. Otras funciones inherentes al cargo. REQUISITOS MÍNIMOS Título Profesional Universitario Capacitación especializada en el área Experiencia en la conducción de un sistema administrativo LÍNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de la Oficina y es responsable del cumplimiento de sus funciones. DEL COMITÉ CONSULTIVO DE COOPERACIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS : Promover los lineamientos de política universitaria en materia de cooperación técnica nacional e internacional. Elaborar y aprobar el Plan de Trabajo Anual de la OCTI. Proponer normas y procedimientos de trabajo que permiten articular las acciones de cooperación técnica que desarrolla la Universidad y cada facultad. Estudiar y emitir opinión a través de informes sobre asuntos específicos que se le encomiende. Proponer ante el CCC normar y procedimientos para articular la cooperación técnica en su facultad. Actuar como nexo entre la Facultad y la OCTI brindando la información y asesoramiento a los interesados que lo requieren. Realizar el seguimiento de la ejecución de los convenios, programas de cooperación u otras acciones de la OCTI, en lo que intervenga su facultad coordinando sus labores con los encargados, las unidades de la OCTI y dando cuenta a la jefatura y a la Dirección de la OCTI en los plazos establecidos.

6 La OCTI, puede designar asesores, a propuestas de la jefatura. La designación será hecha por el Rector y su período de vigencia coincidirá con el Director de la Oficina. LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de la Oficina y es responsable del cumplimiento de sus funciones. DEL PERSONAL PARTICIPANTE DE LA COOPERACIÓN FUNCIONES ESPECÍFICAS: Participan bajo acciones de coordinación en las acciones que realiza la OCTI, los docentes o funcionarios designados como coordinadores para los convenios y/o proyectos. Así como los integrantes de las comisiones o equipos multidisciplinarios, quienes están encargados del cumplimiento de las actividades programadas en los plazos y cronograma establecido. La responsabilidad por el cumplimiento de las actividades recae sobre el coordinador como líder del equipo de trabajo, quien tiene la obligación de elevar información financiera, cuantitativa y cualitativa del cumplimiento de metas, en forma trimestral y anual de todas las acciones realizadas. LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente del Director de la Oficina y es responsable del cumplimiento de sus funciones.