PROCEDIMIENTO PRESUPUESTARIO

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1 PROCEDIMIENTO PRESUPUESTARIO Tabla de contenidos I. OBJETO...2 II. ALCANCE...2 III. DEFINICIONES...2 IV. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD...2 V. PROCEDIMIENTO Elaboración y Aprobación del Presupuesto Ejecución presupuestaria... Error! Marcador no definido. 3. Elaboración y aprobación del POA... Error! Marcador no definido. 4. Reformas al POA... Error! Marcador no definido. VI. ANEXOS...6 GF-PO01 1

2 I. OBJETO El presente documento tiene por objeto regular el procedimiento a seguir para la preparación del presupuesto anual y elaboración de certificación presupuestaria. II. ALCANCE El presente manual aplica a las actividades de la elaboración y ejecución del presupuesto de CONQuito. III. DEFINICIONES Presupuesto: un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. Plan Operativo Anual: también conocidos planes de acción constituyen los planes para el trabajo real. En un ciclo normal de planificación, la organización o proyecto empezará con un proceso de planificación de estrategias, donde se estudia el problema que necesita tratarse y el papel específico de tu organización o proyecto para abordarlo. Entonces, esto se relaciona con las actividades reales que se tiene que emprender para lograr el impacto planificado. Costes operacionales: costes directos resultantes de la realización del trabajo. Costes organizativos: (también llamados costes básicos): costes de tu base organizativa que incluyen a la dirección, administración o gobierno. Costes de empleo de personal: costes de tu personal básico, como son los participantes en la administración, las personas que realizan un trabajo transversal de proyectos. Costes de inversión: costes para grandes «inversiones» que, mientras sean necesarias debido al proyecto o proyectos, permanecerán como capital organizativo incluso después de que acabe el proyecto. Certificación Presupuestaria: aprobación del presupuesto solicitado para realizar un gasto. IV. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Responsabilidad y Autoridad del Coordinador de Apoyo Corporativo a. Cumplir con las políticas, lineamientos y disposiciones técnicas que establezca la Ley Orgánica de Compras Públicas a través del INCOP b. Asesor a la Unidades que componen la Corporación sobre aspectos técnicos idóneos, para la adquisición y contratación, de bienes, obras y servicios así como el eficiente uso de recursos financieros. GF-PO01 2

3 c. Realizar cualquier otra labor afín asignada por sus superiores, para contribuir con el logro de los objetivos del CONQUITO. d. Velar el cumplimiento de la normativa interna que rige al personal de CONQUITO e. Disponer las acciones necesarias para proveer de recursos físicos y financieros al personal para el desarrollo adecuado de sus actividades. Responsabilidad y Autoridad del Tesorero a. Elaborar conjuntamente con la Unidad de Planificación y Control Interno la proforma presupuestaria anual de la Corporación de Promoción Económica CONQUITO. b. Revisar el presupuesto de ingresos y gastos de la Corporación c. Revisar y controlar la ejecución presupuestaría de los proyectos de la Corporación y de aquellos asignados para su ejecución por parte de de entidades públicas y privadas. d. Realizar reportes mensuales respecto de la ejecución presupuestaria de los proyectos de la Corporación y de aquellos asignados para su ejecución por parte de de entidades públicas y privadas. e. Realizar conjuntamente con la Unidad de Planificación y Control Interno las reformas presupuestarias internas, necesarias para asegurar el uso eficiente de los recursos. f. Realizar conjuntamente con la Unidad de Planificación y Control Interno las reformas presupuestarias anuales según las directrices municipales. g. Asistir y participar en reuniones, con ideas y sugerencia de soluciones a los programas de control económico de la empresa. h. Otras, que en el ámbito de sus responsabilidades, le sean asignadas. Autoridad y Responsabilidad del Asistente Financiero a. Llevar el archivo financiero en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas. b. Realizar conciliaciones bancarias. Responsabilidad y Autoridad de la Unidades Técnicas de la Corporación a. Planificar los proyectos, metas, actividades a realizar durante el periodo. b. Elaborar conjuntamente con la Unidad de Planificación y Control Interno el Plan Operativo Anual y la proforma presupuestaria de ingresos y gastos. GF-PO01 3

4 c. Elaborar y realizar seguimiento mensual del presupuesto por el área a su cargo. d. Solicitar las reformas necesarias de acuerdo a la ejecución del presupuesto Responsabilidad y Autoridad de la Dirección Ejecutiva a. Revisar, ajustar y aprobar el plan operativo anual y el presupuesto de la Corporación. b. Revisar la ejecución técnica y presupuestaria de los programas y proyectos ejecutados por la Organización. Responsabilidad y Autoridad de la Unidad de Planificación a. Elaborar conjuntamente con las unidades técnicas la proforma presupuestaria anual, la priorización de proyectos y metas de acuerdo a los formatos emitidos por el MDM. b. Realizar los ajustes necesarios para alcanzar el techo presupuestario asignado por el MDMQ. c. Sugerir y elaborar los ajustes al presupuesto anual de acuerdo a los periodos establecidos por el MDMQ. V. PROCEDIMIENTO 1. Elaboración y Aprobación del Plan Operativo y de Presupuesto A partir del mes de septiembre, la unidad de Planificación y Control Interno elabora conjuntamente con cada proyecto la planificación programática y el presupuesto de ingresos y gastos para el siguiente periodo. Las unidades técnicas deben definir los proyectos con presupuesto referencial y priorizarlos; y, elaborar el Plan Operativo Anual en conjunto con el área de Planificación y Control Interno. Hasta el mes de octubre se definen los programas y proyectos a ser ejecutados en el año siguiente con su correspondiente presupuesto, de acuerdo a los formatos entregados por el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. Se realiza una reunión con el equipo técnico para revisar los proyectos y la ejecución presupuestaria del periodo vigente para realizar las asignaciones adecuadas para el siguiente periodo. Una vez revisada la planificación y el presupuesto, la unidad de planificación y la unidad de tesorería clasifican por cuentas presupuestarias y proyectos para ingresar al sistema financiero presupuestario y elaborar el Plan Anual de Contrataciones (PAC). GF-PO01 4

5 Todos los componentes descritos, deberán estar vinculados al Plan Anual de Contratación de la Institución. (1) El Plan Anual de Contratación será publicado en el portal Salvo las contrataciones de ínfima cuantía o aquellas que respondan a situaciones de emergencia, todas las demás deberán estar incluidas en el PAC inicial o reformulado. (2) El plan operativo anual y presupuesto es revisado y pre-aprobado por la Dirección Ejecutiva de CONQUITO y posteriormente enviado vía correo electrónico por el área de Planificación y Control Interno a las coordinaciones y responsables de área. El Directorio de la Corporación deberá revisar y aprobar el Plan Operativo Anual y el Presupuesto Asignado. El área de Planificación y Control Interno junto con cada coordinador o responsable de área realizará el seguimiento del cumplimiento del Plan Operativo Anual. 2. Reformas al Presupuesto y al Plan Operativo Anual POA El Presupuesto y el POA serán revisados dos veces al año por el equipo técnico de CONQUITO para coordinar cambios y reformas. Las reformas deben ser aprobadas por la Dirección Ejecutiva y enviadas a la Dirección Metropolitana Financiera. 3. Ejecución Presupuestaria La Tesorería realizará reportes mensuales de la ejecución presupuestaria para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos por proyecto, el mismo que es entregado en formato físico y/o digital a la unidad de Planificación y Control Interno y a la Dirección Ejecutiva. La Unidad Administrativa realizará reportes bimensuales de cumplimiento del Plan Anual de Contrataciones que serán entregadas a la unidad de Planificación y Control Interno. Los coordinadores de área envían la creación de la necesidad a la Coordinación Financiera para su aprobación presupuestaria. La Oficial Financiera emite la certificación de presupuesto en el formato de Certificación Presupuestaria GFPO01-Anexo 1 y es aprobada por la Coordinación de Apoyo Corporativo. Nota: para montos mayores a $5.000 dólares, la certificación presupuestaria deberá ser aprobada por la Dirección Ejecutiva. 1 En caso de que el requerimiento no esté vinculado al Plan Anual de Contratación (PAC), el funcionario del área técnica responsable del requerimiento deberá tramitar su reforma e incluir dicha contratación en el PAC. Sin este trámite previo, no se podrá iniciar el proceso de contratación. 2 Art. 25 y 26 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública. GF-PO01 5

6 La Coordinación Financiera realiza reportes mensuales de la ejecución presupuestaria para realizar un seguimiento de los ingresos y gastos por área y proyecto, el mismo que es entregado en formato físico y/o digital al área de Desarrollo Institucional y/o a la Dirección Ejecutiva. VI. ANEXOS Certificación Presupuestario GFPO01 Anexo 1 GF-PO01 6