Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

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1 Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO 1

2 ESQUEMA DE CONTENIDO I. Función General 3 II. Funciones Específicas 3 III. Organigrama Estructural 4 IV. Cuadro para Asignación de Personal 5 V. Hoja de Especificaciones de Funciones 6 2

3 I. Función General (Art. 45 del ROF) Es el órgano encargado de asesorar a la Alta Dirección en la formulación de las políticas y planes de desarrollo del INDECI, conducir el proceso de planificación, presupuesto, racionalización de conformidad con los dispositivos legales vigentes y evaluar la gestión del INDECI en concordancia con los planes, objetivos y metas institucionales. II. Funciones Específicas (Art. 46 del ROF) a. Asesorar al Jefe del INDECI en la formulación y orientación de los lineamientos de las políticas y planes de desarrollo institucional; b. Formular, en coordinación con los demás órganos del INDECI, los objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo, en aplicación de las políticas institucionales; c. Conducir el proceso de formulación, programación, y evaluación del presupuesto de las actividades del INDECI, asegurando que exprese el cumplimiento de las políticas, objetivos, metas institucionales y normatividad vigente; d. Evaluar la ejecución presupuestal, informando sus resultados a la Alta Dirección y a los organismos competentes, de conformidad con las normas que regulan el proceso presupuestario; e. Proponer, normar y evaluar la formulación de políticas para la organización, métodos y funcionamiento de los diferentes órganos integrantes del INDECI; f. Diseñar, identificar, analizar y actualizar los documentos de gestión de la entidad, a fin de garantizar su coherencia, armonía y formalidad; g. Coordinar, formular y evaluar los programas de cooperación técnicaeconómica a nivel nacional e internacional de la Institución; h. Elaborar normas, procedimientos y demás instrumentos de normatividad interna, verificando y evaluando permanentemente su aplicación; i. Formular, desarrollar y coordinar las acciones inherentes al sistema estadístico del INDECI, con énfasis en la formulación y evaluación de indicadores de impacto y de gestión; j. Mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil en coordinación con las Direcciones Nacionales del INDECI y organismos pertinentes; k. Participar en la preparación de la población con el fin de crear y/o promover una cultura de prevención de Defensa Civil; l. Asesorar a los órganos del INDECI en el ámbito de su competencia; m. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI. 3

4 III. Organigrama Estructural JEFATURA SUB JEFATURA OFICINA DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO 4

5 IV.- Cuadro de Asignación de Personal (R.S. N PCM) SITUACION DEL CARGO Nº De CARGOS CODIGO CARGOS TOTAL Bonificación Presupuestado Sin Orden CLASIFICADOS ESTRUCTURALES NECESARIO Espec. al Cargo Presupuesto OFICINA DE PLANIFICACION Y PRESUPUESTO 022 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO III D SECRETARIA V T DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D ESPECIALISTA EN RACIONALIZACION IV P ESPECIALISTA EN RACIONALIZACION III P ESPECIALISTA EN RACIONALIZACION II P ESPECIALISTA EN FINANZAS IV P ESPECIALISTA EN FINANZAS III P ESPECIALISTA EN FINANZAS II P PLANIFICADOR IV P PLANIFICADOR III P

6 V.- HOJAS DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES HOJA DE ESOPECIFICACION DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto FUNCIONES ESPECIFICAS: N de Orden: 022 Código: D Proponer a la Alta Dirección los objetivos, políticas, estrategias y metas de desarrollo Institucional a corto, mediano y largo plazo, y evaluar su cumplimiento. Formular, proponer y evaluar, en coordinación con los órganos del INDECI, el Plan Estratégico Institucional, el Plan Operativo Institucional, el Plan de Trabajo Institucional y otros Planes de Desarrollo Institucional, de conformidad a las normas vigentes del INDECI, SINADECI y Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico. Conducir el proceso de programación, formulación, control y evaluación, en coordinación con los órganos del INDECI, del Proceso Presupuestario del Pliego, de acuerdo a las normas y directivas emitidas por la Dirección Nacional del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas. Conducir, desarrollar, supervisar y evaluar, en coordinación con los órganos del INDECI, los procesos técnicos de racionalización, desarrollo organizacional y modernidad de gestión institucional. Formular, evaluar y actualizar, en coordinación con los órganos del INDECI, los documentos técnicos-normativos de gestión institucional tales como el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), Cuadro para Asignación del Personal (CAP), Manual de Organización y Funciones (MOF), Manual de Procedimientos (MAPRO), Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) y otros. Identificar, priorizar, evaluar y promover el desarrollo y ejecución de proyectos de inversión pública en materia de prevención y atención de desastres, así como de desarrollo institucional. Promover la gestión y obtención de recursos de Cooperación Técnica Internacional para el desarrollo y ejecución de actividades y proyectos de prevención y atención de desastres, y de desarrollo institucional. Promover y efectuar el seguimiento de estudios, investigaciones, convenios y otras actividades vinculadas al desarrollo institucional. Participar en la actualización del Plan Nacional de Defensa Civil, en coordinación con las Direcciones Nacionales del INDECI y organismos pertinentes. Asesorar al Jefe del INDECI en los aspectos de su competencia. 6

7 Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son a signados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Formular el Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Evaluar en forma periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende directamente de la Alta Dirección. Tiene mando directo sobre todo el personal que labora en la Oficina de Planificación y REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad de Administración de Empresas o Economía. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 15 años en la conducción de los Sistemas de Planificación, Presupuesto y Racionalización. 7

8 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES SECRETARIA V CARGO ESTRUCTURAL Secretaria Ejecutiva FUNCIONES ESPECIFICAS N de Orden: 023 Código: T Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia interna y externa, recibida y/o remitida por la Oficina de Planificación y Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada y archivada en la Oficina de Planificación y Presupuesto, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión. Administrar el archivo y el acervo documentario de la Oficina de Planificación y Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de competencia funcional de la Oficina de Planificación y Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada con el ámbito de competencia funcional de la Oficina de Planificación y Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o privadas, y público en general, que requieran realizar una gestión u obtener información de la Oficina de Planificación y Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados a la Oficina de Planificación y Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades de la Oficina de Planificación y Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planificación y Presupuesto LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Planificación y REQUISITOS MINIMOS Título de Secretaria de un Instituto Superior o entidad autorizada. Capacitación y buen manejo de programas informáticos. Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 10 años. 8

9 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CARGO ESTRUCTURAL N de Orden:024 Código: D Jefe del Área de Planeamiento FUNCIONES ESPECIFICAS: Participar en la elaboración y evaluación de objetivos, políticas, estrategias y metas de desarrollo Institucional a corto, mediano y largo plazo. Participar en la formulación y evaluación del Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Institucional, Plan de Trabajo Institucional y otros Planes de Desarrollo Institucional. Participar en las fases de programación, formulación, control y evaluación, del Proceso Presupuestario del Pliego. Participar en la ejecución y evaluación de los procesos técnicos de racionalización, desarrollo organizacional y modernidad de gestión institucional. Participar en la formulación, evaluación y actualización de los documentos técnicos-normativos de gestión institucional. Participar en la elaboración y evaluación de proyectos de inversión pública en materia de prevención y atención de desastres, así como de desarrollo institucional. Participar en la gestión y obtención de recursos de Cooperación Técnica Internacional para el desarrollo y ejecución de actividades y proyectos de prevención y atención de desastres, y de desarrollo institucional. Participar en la actualización del Plan Nacional de Defensa Civil. Participar en la Formulación del Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Participar en la evaluación en forma periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne la Jefatura de la Oficina de Planificación y Presupuesto LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Planificación y REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad de Administración de Empresas o Economía. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 10 años en la conducción de los Sistemas de Planificación, Presupuesto y Racionalización. 9

10 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ESPECIALISTA EN RACIONALIZACION IV N de Orden: 025 Código: P CARGO ESTRUCTURAL Especialista en Racionalización. FUNCIONES ESPECIFICAS Participar en la elaboración y evaluación de objetivos, políticas, estrategias y metas de desarrollo Institucional a corto, mediano y largo plazo. Participar en la formulación y evaluación del Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Institucional, Plan de Trabajo Institucional y otros Planes de Desarrollo Institucional. Participar en los procesos técnicos de racionalización, desarrollo organizacional, descentralización y modernización de la gestión de la entidad. Mantener relaciones de coordinación y de trabajo técnico-funcional con la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros en cuanto a los Procesos de Descentralización y Modernización de la Gestión del Estado. Participar en la formulación, evaluación y actualización de los principales documentos técnicos-normativos de gestión institucional. Elaborar los Informes de Evaluación de la Gestión Institucional. Dirigir la formulación y aplicación de normas y directivas en el área de racionalización orientadas a mejorar la gestión institucional. Analizar, simplificar u optimizar los procedimientos administrativos institucionales. Analizar y evaluar permanentemente la organización institucional, proponiendo las mejoras necesarias en el marco del proceso de modernización de la gestión. Integrar Comisiones de Estudios Técnicos para la reformulación y/o actualización de los documentos técnicos-normativos de gestión institucional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planificación y LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Planificación y. 10

11 REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario de Licenciado en Administración de Empresas o Economista. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 8 años en labores de su especialidad profesional. 11

12 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ESPECIALISTA EN RACIONALIZACION III CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 026 Código: P Especialista en Racionalización. FUNCIONES ESPECIFICAS Participar en los procesos técnicos de racionalización, desarrollo organizacional y modernización de la gestión de la entidad. Participar en la formulación, evaluación y actualización de los principales documentos técnicos-normativos de gestión institucional. Participar en la elaboración de los Informes de Evaluación de la Gestión Institucional. Participar en la formulación de normas y directivas en el área de racionalización orientadas a mejorar la gestión institucional. Participar en el análisis, simplificación y optimización de los procedimientos administrativos institucionales. Participar en el análisis y evaluación de la organización institucional. Integrar Comisiones de Estudios Técnicos para la reformulación y/o actualización de los documentos técnicos-normativos de gestión institucional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planificación y LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Planificación y. REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario de Licenciado en Administración de Empresas o Economista. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 6 años en labores de su especialidad profesional. 12

13 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES CARGO ESTRUCTURAL Especialista en Racionalización FUNCIONES ESPECIFICAS ESPECIALISTA EN RACIONALIZACION II N de Orden: 027 Código: P Participar en la formulación, evaluación y actualización de los principales documentos técnicos-normativos de gestión institucional. Participar en la elaboración de los Informes de Evaluación de la Gestión Institucional. Participar en la formulación de normas y directivas en el área de racionalización orientadas a mejorar la gestión institucional. Participar en el análisis, simplificación y optimización de los procedimientos administrativos institucionales. Participar en el análisis y evaluación de la organización institucional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planificación y LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende d del Jefe de la Oficina de Planificación y REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario de Licenciado en Administración de Empresas o Economista. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 4 años en labores de su especialidad profesional. 13

14 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES ESPECIALISTA EN FINANZAS IV N de Orden: 028 Código: P CARGO ESTRUCTURAL Especialista en Presupuesto FUNCIONES ESPECIFICAS Participar en la elaboración y evaluación de objetivos, políticas, estrategias y metas de desarrollo Institucional a corto, mediano y largo plazo. Participar en la formulación y evaluación del Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Institucional, Plan de Trabajo Institucional y otros Planes de Desarrollo Institucional. Participar en las fases de programación, formulación, control y evaluación, del Proceso Presupuestario del Pliego, de conformidad con las directivas vigentes. Mantener relaciones de coordinación y de trabajo técnico-funcional con la Dirección General del Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas, en cuanto al Sistema Nacional de Gestión Presupuestaria. Proponer la Estructura Funcional Programática del Pliego, las Actividades y Proyectos y las Metas Presupuestarias que permitan alcanzar los Objetivos Institucionales previstos, de conformidad con las directivas vigentes del Sistema de Gestión Presupuestaria. Elaborar los proyectos de normas y directivas para las fases de programación, formulación, control y evaluación. Realizar, en coordinación con los órganos del INDECI, las actividades referentes a la programación de ingresos, programación de egresos y modificaciones presupuestarias conformantes de la fase de ejecución presupuestaria. Elaborar los Informes de disponibilidad presupuestaria y ejecutar la fase del Control Presupuestario de conformidad con las directivas vigentes del Sistema de Gestión Presupuestaria. Elaborar, en forma periódica, los Informes de Conciliación Presupuestaria con la unidad orgánica encargada de operar el SIAF-SP. Efectuar el proceso de cierre del ejercicio presupuestal y su posterior conciliación con los organismos públicos que la legislación establece, Elaborar los Informes de Evaluación Presupuestaria en sus aspectos físicos y financieros, de conformidad con las directivas vigentes del Sistema de Gestión Presupuestaria. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planificación y 14

15 LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Planificación y REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario de Licenciado en Administración de Empresas, Economista o Contador Público. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 8 años en labores de su especialidad profesional. 15

16 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES CARGO ESTRUCTURAL Especialista en Presupuesto FUNCIONES ESPECIFICAS ESPECIALISTA EN FINANZAS III N de Orden: 029 Código: P Participar en las fases de programación, formulación, control y evaluación, del Proceso Presupuestario del Pliego, de conformidad con las directivas vigentes. Participar en la elaboración de la propuesta de Estructura Funcional Programática del Pliego, Actividades, Proyectos y Metas Presupuestarias Participar en la elaboración de proyectos de normas y directivas para las fases de programación, formulación, control y evaluación. Participar en las actividades referentes a la programación de ingresos, programación de egresos y modificaciones presupuestarias. Participar en las actividades correspondientes a la fase de Control Presupuestario. Participar en la elaboración de Informes de Conciliación Presupuestaria con la unidad orgánica encargada de operar el SIAF-SP. Participar en el proceso de cierre del ejercicio presupuestal y su posterior conciliación con los organismos públicos que la legislación establece, Participar en la elaboración de los Informes de Evaluación Presupuestaria en sus aspectos físicos y financieros. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planificación y LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Planificación y REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario de Licenciado en Administración de Empresas, Economista o Contador Público. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 6 años en labores de su especialidad profesional. 16

17 CARGO ESTRUCTURAL HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES Especialista en Presupuesto FUNCIONES ESPECIFICAS ESPECIALISTA EN FINANZAS II N de Orden: 030 Código: P Participar en las fases de programación, formulación, control y evaluación, del Proceso Presupuestario del Pliego, de conformidad con las directivas vigentes. Participar en las actividades referentes a la programación de ingresos, programación de egresos y modificaciones presupuestarias. Participar en las actividades correspondientes a la fase de Control Presupuestario. Participar en la elaboración de Informes de Conciliación Presupuestaria con la unidad orgánica encargada de operar el SIAF-SP. Participar en el proceso de cierre del ejercicio presupuestal y su posterior conciliación con los organismos públicos que la legislación establece, Participar en la elaboración de los Informes de Evaluación Presupuestaria en sus aspectos físicos y financieros. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planificación y LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Planificación y REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario de Licenciado en Administración de Empresas, Economista o Contador Público. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 4 años en labores de su especialidad profesional 17

18 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES PLANIFICADOR IV N de Orden: 031 Código: P CARGO ESTRUCTURAL Planificador FUNCIONES ESPECIFICAS Participar en la elaboración y evaluación de objetivos, políticas, estrategias y metas de desarrollo Institucional a corto, mediano y largo plazo. Participar en la formulación y evaluación del Plan Estratégico Institucional, (PEI), Plan Operativo Institucional (POI), Plan de Trabajo Institucional (PTI) y otros Planes de Desarrollo Institucional. Participar, en coordinación con la Secretaría de Coordinación Interinstitucional de la Presidencia del Consejo de Ministros, en la elaboración del Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM). Mantener relaciones de coordinación y de trabajo técnico-funcional con la Dirección General Programación Multianual del Ministerio de Economía y Finanzas y la Secretaría de Gestión Interinstitucional de la Presidencia del Consejo de Ministros, en cuanto al Sistema Nacional de Planeamiento Estratégico. Participar en la identificación, priorización, desarrollo y evaluación de proyectos de inversión pública en materia de prevención y atención de desastres, así como de desarrollo institucional. Participar en la promoción de la gestión y obtención de recursos de Cooperación Técnica Internacional para el desarrollo y ejecución de actividades y proyectos de prevención y atención de desastres, y de desarrollo institucional. Participar en la promoción y efectuar el seguimiento de estudios, investigaciones, convenios y otras actividades vinculadas al desarrollo institucional. Participar en la actualización del Plan Nacional de Defensa Civil, en coordinación con las Direcciones Nacionales del INDECI y organismos pertinentes. Diseñar perfiles de proyecto en armonía con los objetivos institucionales de corto y mediano plazo. Normar procedimientos y metodologías que orienten y permitan a las Direcciones Regionales elaborar perfiles de proyecto de acuerdo a su realidad. Integrar Comisiones Especiales de Trabajo dentro del área de su competencia. 18

19 Efectuar el seguimiento de los proyectos presentados ante Organismos de Cooperación Técnica Nacional e Internacional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planificación y LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Planificación y REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario de Economista o Licenciado en Administración de Empresas. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 8 años en labores de su especialidad profesional.. 19

20 HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES PLANIFICADOR IV N de Orden: 032 Código: P CARGO ESTRUCTURAL Planificador FUNCIONES ESPECIFICAS Participar en la formulación y evaluación del Plan Estratégico Institucional, (PEI), Plan Operativo Institucional (POI), Plan de Trabajo Institucional (PTI) y otros Planes de Desarrollo Institucional. Participar en la elaboración del Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM). Participar en la identificación, priorización, desarrollo y evaluación de proyectos de inversión pública en materia de prevención y atención de desastres, así como de desarrollo institucional. Participar en la promoción de la gestión y obtención de recursos de Cooperación Técnica Internacional para el desarrollo y ejecución de actividades y proyectos de prevención y atención de desastres, y de desarrollo institucional. Participar en la actualización del Plan Nacional de Defensa Civil, en coordinación con las Direcciones Nacionales del INDECI y organismos pertinentes. Diseñar perfiles de proyecto en armonía con los objetivos institucionales de corto y mediano plazo. Integrar Comisiones Especiales de Trabajo dentro del área de su competencia. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Planificación y LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Depende del Jefe de la Oficina de Planificación y REQUISITOS MINIMOS Titulo Profesional Universitario de Economista o Licenciado en Administración de Empresas. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Amplia experiencia, mínimo 6 años en labores de su especialidad profesional. 20