PROGRAMA RED CIL PROEMPLEO MANUAL DE OPERACIONES

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1 PROGRAMA RED CIL PROEMPLEO MANUAL DE OPERACIONES Enero de 2009

2 CAPITULO I DESCRIPCION DEL PROGRAMA 1.1 Descripción del Programa 1.2 Objetivo del Programa CAPITULO II ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA INDICE Pag Organización para la ejecución del Programa Estructura orgánica Funciones y Responsabilidades Funciones del Programa De la Coordinación del Programa De la Unidad Técnica 4 CAPITULO III PROCESOS PRINCIPALES DEL PROGRAMA 3.1 Programación y aprobación de actividades Descripción de actividades Cronograma Responsables Aprobación Intermediación Intermediación Laboral Asesoría en la Búsqueda de Empleo Información del Mercado de Trabajo Orientación Ocupacional Monitoreo a la Red CIL PROEmpleo Ejecución de Recursos Procesos de coordinación Procesos de Desembolsos y Periodicidad Fuentes de Financiamiento Periodicidad 8 CAPITULO IV PROCESOS DE SUPERVISION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION 4.1 Supervisión Técnica Seguimiento Evaluación Informes Financieros y Contables Auditoria Inspección y Supervisión 9 Anexo Organigrama del Programa 10 2

3 1.1. DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA CAPÍTULO I DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA El Programa Red CIL Proempleo tiene como finalidad vincular a las personas que buscan empleo con las empresas que requieren personal, a través de los servicios de intermediación laboral, asesoría en búsqueda de empleo, información del mercado de trabajo y orientación ocupacional, mediante una red descentralizada de oficinas públicas de empleo y centros de colocación e información laboral (Centros CIL) a nivel nacional, poniendo énfasis dentro de sus beneficiarios a los grupos sociales vulnerables OBJETIVO DEL PROGRAMA Facilitar la colocación de personas que buscan un empleo digno y productivo, con énfasis en los grupos sociales vulnerables, vinculándolas con los requerimientos de personal del sector público y privado, mejorando su empleabilidad a través de los servicios e instrumentos de, asesoría e información. CAPÍTULO II ORGANIZACIÓN DEL PROGRAMA 2.1. ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA El Programa Red CIL Proempleo depende administrativa y funcionalmente de la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional del Viceministerio de Promoción del Empleo ESTRUCTURA ORGÁNICA El Programa Red CIL PROEmpleo tiene la siguiente estructura orgánica: 1. Coordinación. 2. Unidad Técnica FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Funciones del programa: El Programa tiene las siguientes funciones: a) Coordinar las acciones del Programa con la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional y proponer los planes e instrumentos de gestión para su aprobación. b) Promover y facilitar la vinculación laboral entre empresas que requieren personal y buscadores de empleo c) Impulsar y desarrollar actividades de asesoría e información orientadas a mejorar la empleabilidad de los participantes del Programa y facilitar sus posibilidades de inserción laboral. 3

4 d) Coordinar y articular la red nacional de oficinas públicas de empleos de las Direcciones Regionales de Trabajo y Promoción del Empleo de los Gobiernos Regionales y Centros de colocación e información laboral (Centros CIL) de los Gobiernos Locales, ONGs, CETPROs y otros, denominada Red CIL Proempleo. e) Coordinar, proponer y gestionar alianzas estratégicas con el sector público y privado a fin de promover, facilitar y/o mejorar los servicios de vinculación laboral. f) Promover y supervisar el adecuado cumplimiento del Decreto Supremo Nº TR, referido a la obligación de los organismos públicos y empresas del Estado de remitir sus ofertas de empleo al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. g) Otras funciones que en materia de su competencia le encomiende la Dirección Nacional de Empleo y Formación Profesional o las normas correspondientes De la Coordinación del Programa Es la instancia responsable de la conducción técnica administrativa y supervisión de las actividades del Programa en concordancia con sus objetivos y metas. Son funciones de la Coordinación: a) Coordinar y proponer a la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional los planes e instrumentos operativos para su aprobación y efectuar el seguimiento y ejecución de los mismos. b) Presentar el presupuesto a la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional para su aprobación y dar seguimiento a su adecuada ejecución para el logro de las metas propuestas. c) Formular instrumentos internos que faciliten el adecuado funcionamiento de la Red CIL Proempleo. d) Emitir informes técnicos acerca de los avances del Programa y evaluar sus resultados. e) Coordinar, en el marco de los convenios establecidos, la ejecución de las actividades con las entidades cooperantes. f) Interpretar y emitir dictámenes para la aplicación de los dispositivos legales relacionados a la ejecución del Programa. g) Coordinar y supervisar las acciones de gestión administrativa del Programa. h) Otras funciones que le encomiende la Dirección Nacional de Empleo y Formación Profesional De la Unidad Técnica La Unidad Técnica es el órgano responsable de diseñar, planificar, desarrollar y monitorear las estrategias, metas y objetivos del Programa, con el propósito de lograr una adecuada vinculación entre los buscadores de empleo (oferta laboral) y las empresas (demanda laboral). Depende de la Coordinación del Programa. Son funciones de la Unidad Técnica a) Diseñar, evaluar y actualizar los procedimientos y herramientas de los servicios de Intermediación, Asesoría en Búsqueda de Empleo e Información del Mercado de Trabajo y Orientación Ocupacional teniendo en cuenta las características del mercado laboral: regional, local e internacional. b) Asistir técnicamente, monitorear y supervisar a las oficinas y centros de la Red CIL Proempleo en relación al cumplimiento de los procedimientos de intermediación laboral, asesoría para la búsqueda de empleo e información del mercado laboral y 4

5 orientación ocupacional a fin de ajustar y mejorar los Manuales Técnicos Operativos. c) Diseñar, elaborar y proponer el Plan de Monitoreo a la Coordinación del Programa para su aprobación por la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional. d) Desarrollar e implementar estrategias para facilitar la vinculación de los buscadores de empleo, con énfasis en los grupos sociales vulnerables, con los requerimientos de personal del sector público y privado. e) Promover la implementación de los centros de colocación e información laboral con la participación de gobiernos regionales, locales, instituciones públicas y privadas. f) Diseñar estrategias de posicionamiento de los servicios de Intermediación, Asesoría en búsqueda de empleo e Información del mercado de trabajo, Orientación Ocupacional y del portal electrónico de empleo g) Diseñar, gestionar y brindar soporte técnico al Sistema Informático de Intermediación (SILNET), la bolsa electrónica de empleo ( y a la plataforma informática de la Red de oficinas a nivel nacional. h) Capacitar a los usuarios del Programa en las herramientas informáticas diseñadas para la provisión de los servicios de intermediación, asesoría en búsqueda de empleo, información del mercado de trabajo y orientación ocupacional. i) Otras funciones que le sean asignadas por la Coordinación del Programa. CAPÍTULO III PROCESOS PRINCIPALES DEL PROGRAMA 3.1 PROGRAMACIÓN Y APROBACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Descripción de actividades Las actividades se determinan en el Plan Operativo Anual que detalla todas las actividades que realizará el Programa. La Coordinación del Programa y la Unidad Técnica elaborarán y propondrán a la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional el Plan Operativo Anual que detalle todas las actividades que ejecuta el Programa y los recursos necesarios para su aprobación y ejecución Cronograma La periodicidad de ejecución de las actividades se establece en el Plan Operativo Anual y Presupuesto Anual de la Unidad Ejecutora 1- Administración General, del Pliego Presupuestal del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo Responsables La responsabilidad del desarrollo de las actividades corresponde a la Coordinación del Programa y la Unidad Técnica, de acuerdo a sus competencias. 5

6 3.1.4 Aprobación Las actividades serán incorporadas en el Plan del Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo a propuesta de la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional para ser aprobadas por la instancia pertinente. 3.2 INTERMEDIACION A través del proceso técnico de Intermediación se vincula a las personas que buscan empleo con las empresas que tienen puestos de trabajo vacantes con el propósito de que establezcan una relación laboral. El proceso de Intermediación se desarrolla a través de los siguientes sub procesos: Intermediación Laboral En este sub proceso consiste en vincular a buscadores de empleo y empresas que demandan personal. Al respecto, el Programa desarrolla, evalúa y actualiza los procedimientos y herramientas necesarias para que los Centros de Colocación e Información Laboral (CIL) y las Oficinas de empleo de las Direcciones Regionales de Trabajo y Promoción del Empleo de los Gobiernos Regionales, vinculen a los buscadores de empleo con las empresas demandantes. Los procedimientos del servicio están referidos al inscripción del postulante, inscripción de la empresa, vinculación oferta-demanda y seguimiento a la colocación. Para ello utiliza manuales, guías de procedimientos, formatos diversos para el registro de información y formatos para el seguimiento a los procesos previstos. Asimismo, el Programa tiene una participación directa en la modalidad de intermediación virtual, desarrollada por medio de la bolsa electrónica de empleo ( procesando y consolidando la información registrada por los buscadores de empleo (oferta) y por las empresas (demanda); propiciando el encuentro entre ambos en los casos de coincidencias Asesoría en la Búsqueda de Empleo El sub proceso de Asesoría en Búsqueda de Empleo (ABE) es un procedimiento que orienta al usuario en estrategias efectivas de búsqueda de empleo que le permitan mejorar sus posibilidades de conseguir trabajo, y en el reconocimiento de actitudes y comportamientos que incrementen sus posibilidades de mantener el empleo encontrado. El Programa diseña, evalúa y actualiza los contenidos y la metodología empleada para la realización de este sub proceso y supervisa su adecuada ejecución Información del Mercado de Trabajo El sub proceso de Información del Mercado de Trabajo (IMT) busca proporcionar información útil a diversos agentes sobre el mercado laboral y el mercado educativo para que éstos tomen decisiones adecuadas. El Programa divulga información sobre perfiles ocupacionales, guías de instituciones educativas y desarrolla información sobre las características de los buscadores de empleo y empresas el promedio de remuneraciones por ocupación, 6

7 información por sectores económicos e información sobre ocupaciones más demandas para luego difundirla entre los Centros y Oficinas que conforman la Red CIL PROEmpleo para su publicación Orientación Ocupacional A través de este sub proceso se brinda información necesaria a través de una VENTANILLA UNICA, a todos los buscadores de empleo que los ayude a conocer dentro su realidad socioeconómica actual las posibilidades que tiene de concretar sus objetivos laborales. La intervención se divide en dos momentos: En un primer momento, cada participante recibe una ficha que le permite identificar su proyecto laboral, sus fortalezas, debilidades y su historia ocupacional. En un segundo momento, se le entrega información sobre aquellos servicios de promoción del empleo del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo y otros sectores del Estado que puedan ayudarlo a superar las dificultades que enfrenta. El Programa desarrolla, evalúa y actualiza los procedimientos y herramientas necesarias para la adecuada provisión de este sub proceso. Asimismo monitorea y supervisa la gestión de las oficinas y centros que forman parte de la Red CIL PROEmpleo. 3.3 MONITOREO A LA RED CIL PROEMPLEO El proceso de monitoreo se inicia con el diseño del Plan de Monitoreo que es parte del Plan Operativo Anual en el cual se establecen los indicadores de gestión a los que se dará seguimiento y el cronograma de visitas a las oficinas y centros que conforman la Red CIL PROEmpleo a nivel nacional. Durante las visitas de monitoreo se realiza la observación participante de los procesos desarrollados por los consultores de empleo y se aplican instrumentos para el recojo de información. Posteriormente, se realiza la evaluación de la información obtenida para determinar las medidas correctivas que serán implementadas para la mejora de la gestión y los procesos de los centros y oficinas que conforman la Red CIL PROEmpleo. 3.4 EJECUCIÓN DE RECURSOS Se ciñen a las disposiciones y pautas técnicas emitidas por la instancia administrativa pertinente. 3.5 PROCESOS DE COORDINACIÓN Los procesos de coordinación son los siguientes: a. La coordinación Intersectorial, con los Gobiernos Regionales y Locales y con otras entidades del sector privado, se realizará a través de la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional o por la Coordinación del Programa por delegación expresa. b. La coordinación interna se realiza a través de la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional. 7

8 3.6 PROCESOS DE DESEMBOLSOS Y PERIODICIDAD Fuentes de Financiamiento Las actividades del Programa se desarrollan con diversas fuentes de financiamiento, las cuales son asignadas por la instancia pertinente del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo Periodicidad El Programa como una actividad dependiente de la Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional se sujeta a las pautas administrativas y presupuestales que se emitan por la instancia pertinente. CAPÍTULO IV PROCESOS DE SUPERVISION, SEGUIMIENTO Y EVALUACION 4.1 SUPERVISION TECNICA En este procedimiento la Coordinación y la Unidad Técnica verifican la eficiencia y la eficacia de la ejecución del Programa mediante la identificación de sus logros y debilidades para recomendar las medidas correctivas que permitan optimizar los resultados esperados de la Red CIL PROEmpleo. Para su realización los equipos funcionales que conforman la Unidad Técnica identifican las debilidades en la provisión de los servicios previstos y se investiga los factores internos y externos que han afectado o puedan afectar los objetivos previstos. Posteriormente, se identifican los problemas recurrentes que requieren la intervención directa de la Coordinación y se recomiendan los ajustes necesarios a la Unidad Técnica para su mejora en el más breve plazo. 4.2 SEGUIMIENTO El proceso se realiza en coordinación directa con cada uno de los responsables de las Unidad Técnica. Para ello, la Coordinación establece mecanismos de comunicación on line que permiten acompañar la realización de las actividades previstas y los resultados obtenidos así como, mediante la presentación de informes periódicos de gestión en los cuales se describen los resultados obtenidos durante el periodo de vigencia. 4.3 EVALUACIÓN El proceso de evaluación consiste en medir la relevancia, eficacia y eficiencia de las actividades desarrolladas por el Programa, previstas en el Plan Operativo Anual. Esta evaluación se desarrolla a nivel estratégico y abarca la evaluación de las acciones previstas y de los indicadores de resultado formulados, para luego cuantificar el efecto de los mismos y programar las actividades del periodo siguiente. 8

9 Es responsabilidad de la Coordinación socializar los resultados de los procesos periódicos de evaluación ante la Dirección Nacional de Empleo y Formación Profesional a fin de dar a conocer el nivel de avance de las metas propuesta. Esto permite generar información útil y oportuna para la toma de decisiones. 4.4 INFORMES FINANCIEROS Y CONTABLES El Programa como actividad de la Dirección Nacional de Empleo y Formación Profesional, no realiza informes financieros y contables cuya información está consignada dentro de los informes financieros y contables del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. 4.5 AUDITORIA, INSPECCION Y SUPERVISION Las acciones de control interno se sujetan a las normas dictadas por el Sistema Nacional de Control. Asimismo, el Programa es supervisado por la Oficina de Control Institucional del MTPE. 9

10 ANEXO ORGANIGRAMA DEL PROGRAMA Dirección Nacional de Promoción del Empleo y Formación Profesional Coordinación Nacional Unidad Técnica 10