PRO002GSI Asignación Cuentas de Usuario y Correo

Transcripción

1 PRO002GSI Asignación Cuentas de Usuario y Correo Fecha de aprobación: 19 de Noviembre de 2010 Versión 04 Objetivos Indicar a las Dependencias correspondientes los pasos a seguir para la creación o eliminación de Usuarios del personal que hace parte de la Comunidad Universitaria para garantizar la seguridad y mantener la información actualizada de todos los vinculados a la UPN para las bases de datos relacionadas con los usuarios de Red, correos electrónicos y aplicativos. Normatividad Resolución 0696 del 16 de Junio de 2005; por la cual se adopta el manual de Políticas, Normas y Procedimientos para la Administración de los Recursos Computacionales, Informáticos, Multimediales y de Comunicaciones de propiedad de la Universidad Pedagógica Nacional. Distribución Usuarios Responsable Aplicaciones No Aplica Procedimiento Proveedor No Aplica Tareas Contratación - División de Personal - DAR - CIARP 1. Identifica los ingresos, traslados y retiros de personal administrativo y/o docente de las respectivas dependencias en los tres niveles de la UPN. En el caso de estudiantes, la DAR se encarga de identificar nuevas vinculaciones y egresados.

2 Todos los ingresos, traslados y retiros deberán ser presentados al Administrador de Usuarios del Centro de Gestión de la siempre que se trate de usuarios de RED, correo electrónico y aplicaciones de la UPN. 2. Envía por correo al de la, los datos del Funcionario que presentó la novedad, estos deben ser: nombre, cédula, cargo y dependencia. En caso de ser personal contratista se deben adicionar a los datos anteriores: número de contrato, fecha de inicio y finalización del contrato y de ser Estudiantes, nombre, identificación y Facultad. El análisis de las solicitudes para su ejecución se realizará por parte del Centro de Gestión para lo cual se debe proporcionar la información correspondiente solicitada. 3. Recibe la información referente a las novedades de personal administrativo o estudiantil de la UPN. Si la novedad es por ingreso, ir al paso # 5; Si no, ir a paso # 4 4. Ingresa a la base de datos y procede a eliminar la cuenta que tenía asignada el (los) funcionario(s) que se reporta en el informe. Fin del Procedimiento 5. Ingresa a la base de datos, genera el nuevo usuario con su respectiva contraseña, relacionando dependencia o facultad e identificación para la asignación de la cuenta de correo y los aplicativos autorizados en el caso de Funcionarios autorizados. 6. Ingresa al grupo de trabajo correspondiente de la UPN y agrega al Usuario luego de haberlo generado. El usuario es responsable por el uso y contenido del correo y de lo que puede ocurrir en el perfil creado por la, por tanto, deberá cambiar periódicamente la contraseña para efectos de seguridad. Si el usuario es estudiante, ir al paso # 7; Si no, ir a paso # 8 7. Envía por correo a la DAR el listado de los usuarios y contraseñas asignados a cada estudiante para que sean entregados a los mismos. Fin del Procedimiento 8. Envía correo a la Mesa de Ayuda, informando los permisos otorgados al usuario para el acceso a los aplicativos autorizados y así se programe visita para instalar, configurar y/o verificar el acceso a los mismos. Se da cumplimiento al Procedimiento Soporte informático

3 Si el usuario requiere tener acceso a otros aplicativos o modificar los roles por traslado, ir al paso #9; Si no, Fin del Procedimiento Jefe Dependencia 9. Envía correo donde se indica al de la, con que permisos debe contar el Usuario para el ingreso a los aplicativos correspondientes para el desempeño de las nuevas funciones. No deberán ejecutarse los cambios de función de Usuario por el Administrador de Usuarios del Centro de Gestión sin la aprobación del Jefe de Dependencia. 10. Recibe correo con información correspondiente, enviado por el Jefe de la Dependencia aprobando al Usuario el acceso a otros aplicativos. 11. Ingresa a la base de datos correspondiente y se aplican los permisos al Usuario según solicitud del Jefe de la Dependencia. Ir al paso # 8 Fin del Procedimiento Procedimiento Receptor

4 Flujograma

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6 ASIGNACIÓN CUENTAS DE USUARIO Y CORREO Tiempo Máximo Actividades Identificar las novedades y envía informe al de la, con los datos correspondientes. (1 y 2) Recepción y clasificación de Información según requerimiento. (3) Ingreso a la base de datos y eliminación de cuenta asignada a funcionario. (4) Generación de Usuarios y asignación de Grupo (5 y6) Envío de correo a la DAR con lista de datos asignados a los estudiantes (7) Solicitud de configuración de Usuarios a la Mesa de Ayuda (8) Envió de solicitud para creación del Usuario para acceso a aplicativos autorizados. (9) Recepción de solicitud y asignación de permisos a funcionario. (10 y11) Conclusiones: Responsable División de Personal - DAR Jefe Dependencia Estándar de tiempo Cuando lo Requiera 1 Día 1 Día Observaciones Control de Cambios del Documento. Fecha Versión Descripción del cambio 08/10/ Modificación del objetivo del procedimiento, de las actividades 1, 2, 4 a la 11 y se eliminan las restantes e inclusión de la normatividad aplicable, y de flujograma. Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Equipo de Gestión de Sistemas de Información Equipo de Gestión de Calidad María Ruth Hernández Martínez Vicerrectoría Administrativa y Financiera Juan Carlos Orozco Cruz Rector