INSTRUCTIVO CONTROL DE ACCESO A LOS LABORATORIOS CONTENIDO

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1 Página 1 de 5 CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES REFERENCIAS DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Acceso de funcionarios Acceso con tarjeta magnética Acceso sin tarjeta Acceso extraordinario Acceso de visitantes Acceso individual Acceso en grupo Personal de aseo... 4 Elaborado por: Nombre: Carlos Porras Porras Cargo: Jefe Laboratorios de Metrología Fecha: Revisado por: Nombre: Carlos Porras Porras María Teresa Pineda B. Cargo: Jefe Laboratorios de Metrología Delegado para la Protección del Consumidor y Metrología Fecha: Firma: (original firmado) Aprobado por: Nombre: Gustavo Valbuena Quiñones Cargo: Superintendente de Industria y Comercio Fecha: Firma: (original firmado) Cualquier copia impresa, electrónica o de reproducción de este documento sin la marca de agua o el sello de control de documentos, se constituye en copia no controlada. SC01-F02 ( )

2 Página 2 de 5 1. OBJETIVO Controlar el acceso al edificio de la sede CAN y al área de los laboratorios Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio. 2. ALCANCE El presente instructivo debe ser aplicado por los funcionarios del Grupo de Trabajo de Metrología y debe ser tenido en cuenta para autorizar el ingreso de personas externas a los laboratorios de metrología. 3. DEFINICIONES CURSO DE METROLOGIA: Curso que es ofrecido a las personas o empresas para la actualización de conocimientos metrológicos en cada una de las áreas de medición de los laboratorios con que cuenta la Superintendencia. CANSECPASS MASTER IV: Software utilizado para el control de acceso al edificio y a las áreas de medición laboratorios. 4. REFERENCIAS Norma NTC-ISO 17025, numeral DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES El control de acceso cuenta con un sistema electrónico de paneles y sensores que habilitan o deshabilitan la seguridad de las puertas de acceso en las áreas de los laboratorio y la dos puertas de entradas al edificio. Estos paneles cuentan con un sistema de memoria que registra las actividades que se generan en cada una de las puertas de control y envía esta información mediante señales eléctricas a un computador central que esta dotado del software CANSECPASS MASTER IV, el cual tiene la función de administrar y monitorear cada uno de los dispositivos electrónicos que componen este sistema. El software toma la información proveniente de los diferentes paneles y los almacena en archivos planos para su posterior consulta mediante reportes en papel. El Jefe de Laboratorios de Metrología tiene la responsabilidad de permitir o negar el acceso de los visitantes a los laboratorios. Es responsabilidad de los funcionarios de los laboratorios mantener las puertas cerradas de sus áreas de medición, así como las puertas de acceso al piso respectivo. Éstas en ningún momento deben estar abiertas y todo visitante debe estar acompañado por un funcionario del Grupo de Trabajo de Metrología.

3 Página 3 de Acceso de funcionarios El acceso al edificio por parte de los funcionarios se puede realizar de la siguiente manera: Acceso con tarjeta magnética Cada funcionario mantiene en su poder una tarjeta con banda magnética que le da acceso a las áreas en las cuales el Jefe de Laboratorios de Metrología en coordinación con la Secretaria General le ha autorizado el ingreso. La tarjeta debe ser utilizada siempre que se vaya a ingresar o salir de las áreas de medición. Nota: Las tarjetas magnéticas de acceso son personales e intransferibles Acceso sin tarjeta El funcionario que por cualquier motivo no posea la tarjeta, debe identificarse con el carné de la entidad con el personal de seguridad del edificio, para que ellos le faciliten el ingreso inicialmente por la puerta principal. Luego debe dirigirse al Jefe de laboratorios de Metrología o con el profesional de apoyo administrativo para coordinar el ingreso a las áreas de medición, por medio de una tarjeta de soporte. Esta tarjeta debe ser devuelta al siguiente día, en el caso de haber olvidado la tarjeta personal. En caso de extravío de la tarjeta, en debe cancelar el valor indicado por la Secretaria General de la Superintendencia de Industria y Comercio. El profesional de apoyo administrativo activará la nueva tarjeta y desactivará la tarjeta perdida Acceso extraordinario Los funcionarios que deseen ingresar a las instalaciones de la sede CAN, y específicamente a los laboratorios, los días sábados y festivos informarán al Jefe de Laboratorios de Metrología a más tardar el jueves anterior, para que éste envíe mediante memorando a la Secretaria General la lista de funcionarios que van a ingresar en el fin de semana. Esto con el fin de obtener el visto bueno de la Secretaria General de la Superintendencia de Industria y Comercio para dicho ingreso Acceso de visitantes Acceso individual El acceso de visitantes a las áreas de medición debe ser autorizado por escrito por el Jefe de Laboratorios de Metrología o por quién él delegue. Para tal fin, se cuenta con un registro de ingreso de visitantes (formato LM01-F05) a las áreas de medición. Para garantizar la confidencialidad de la información NO está permitido a los visitantes presenciar las calibraciones o pruebas en los laboratorios, salvo casos especiales como los siguientes: comprobación de

4 Página 4 de 5 resultados de medición o necesidad de aclaración de métodos de medición, solicitudes expresas de los clientes, entre otros. Nota: Entiéndase por visitantes, personas ajenas a la entidad o funcionarios que no pertenecen al Grupo de Trabajo de Metrología. Si la visita es para ser atendida en la zona de oficinas debe ser autorizada por el funcionario respectivo y el personal de seguridad diligencia el libro de control de visitantes con la siguiente información: fecha, nombre, destino, responsable. Hora de ingreso, hora de salida y firma. En los días laborales, el acceso de visitantes en horas no hábiles de trabajo debe ser autorizado por el Jefe de Laboratorios de Metrología Acceso en grupo a- Acceso de personal a cursos de metrología: Las personas van a capacitarse en los diferentes cursos que se ofrecen en aspectos metrológicos tienen el acceso autorizado y deben estar acompañados por el(los) funcionario(s) del laboratorio encargado(s) de dictar el curso. b- Acceso de visitas en grupo programadas por Secretaría General y la Dirección Administrativa y Financiera de la Superintendencia de Industria y Comercio: Las visitas son guiadas al auditorio y/o a la sala de reuniones del primer piso por parte de un funcionario de la Superintendencia para la charla correspondiente. El funcionario encargado de la visita, coordinará con los responsables de los laboratorios para verificar la disponibilidad de los mismos. La visita a los laboratorios podrá realizarse siempre y cuando no haya procesos de medición y no se afecte la confidencialidad de la información. 5.2 Personal de aseo El personal de la empresa de aseo podrá ingresar a las áreas de los laboratorios según la programación dada a continuación: LABORATORIO / ÁREA PISO DÍA HORA Volumetría de vidrio Segundo Lunes 10:00 Longitudes Segundo Lunes 10:30 Dureza y Torque Segundo Lunes 11:00 Mediciones Industriales Segundo Lunes 11:20 Mediciones Geométricas Segundo Lunes 11:50 Manometría Segundo Lunes 12:15 Tempo y Frecuencia Tercero Miércoles 10:00 Termometría de Vidrio Tercero Miércoles 10:30 Termometría eléctrica Tercero Miércoles 11:00 Corriente Continua Tercero Miércoles 11:30 Electrónica Tercero Miércoles 11:30 Humedad Cuarto Jueves 12:30 Densidad Cuarto Jueves 12:30

5 Página 5 de 5 LABORATORIO / ÁREA PISO DÍA HORA Fuerza Cuarto Jueves 11:00 Grandes Volúmenes Primero Viernes 10:00 Masas y Balanzas Primero Viernes 10:30 Fuerza Primero Viernes 11:00 Cuarto Control General Primero Viernes 11:30 Medidores de energía Primero Viernes 12:00 Transformadores de medida Primero Viernes 12:30 Cuarto Recepción de Equipos Primero Todos 7:00 / 8:00 NOTAS: Durante la realización del aseo a cada laboratorio NO deben ejecutarse actividades de calibración. De igual forma deberá permanecer por lo menos uno de los técnicos o profesionales supervisando la actividad. En caso de que para el día y hora programada no haya disponibilidad para realizar el aseo, se debe informar a la coordinadora del personal de aseo con dos días de antelación.