PONENCIA. Gestión de Bibliotecas a través de la Tecnología RFID

Transcripción

1 PONENCIA Título Gestión de Bibliotecas a través de la Tecnología RFID Información del autor Nombres y apellidos: Johnatan Torres Montoya Grado académico: académico: Profesional Cargo: Consultor RFID Institución: Kimbaya Technology S.A.S. Correo electrónico: johnatan.torres@kimbaya.com Tema desarrollado Utilización de la tecnología RFID para gestión de bibliotecas en los temas de: vigilancia electrónica, inventario de libros, búsqueda de material perdido, auto-préstamo de libros, conteo de personal que ingresa a biblioteca, consulta en sala e identificación, generación de reportes y estadísticas de las personas que ingresan a biblioteca. Resumen La tecnología RFID es una tecnología que permite la captura de información sin necesidad de contacto o línea de vista a través de ondas de radiofrecuencia. Existen diferentes frecuencias bajo las que opera la tecnología RFID, entre estas está HF y UHF cuya diferencia principal radica en la distancia de lectura, mientras que con HF conseguimos lecturas de hasta 1.5 metros, en UHF podemos conseguir distancias de hasta 10 metros, dependiendo de la etiqueta utilizada y los equipos que capturarán la información. Para gestión de bibliotecas Kimbaya Technology S.A.S. cuenta con módulos en los que la tecnología RFID puede ser utilizada como apoyo para realizar procesos más eficientes y efectivos, entre estos módulos se encuentran: - Vigilancia electrónica de libros - Préstamo asistido de libros - Conteo de personal - Inventario de libros - Búsqueda de material extraviado - Organización de libros - Auto-préstamo de libros - Buzón de devolución Un proyecto de enredo contacto@bibliotic.info 1/5

2 - Reportes de consulta en sala Para cada uno de los procesos descritos anteriormente, la tecnología RFID facilita su desarrollo, reduciendo tiempos y el error humano de manera significativa. por módulos sin necesidad de realizar nuevamente la identificación y catalogación del material bibliográfico. Dependiendo del nivel de especialización al que se quiera llegar en una implementación, es posible inclusive, realizar la integración del Sistema RFID con el software de biblioteca utilizado por la institución, trabajando así de forma completamente transparente para el usuario. Texto extenso La tecnología RFID es una tecnología de identificación por radio frecuencia que permite la captura de información a través de ondas de radiofrecuencia sin necesidad de contacto, lectura directa o línea de vista. Existen innumerables aplicaciones para la tecnología RFID como rastreo de personal, gestión documental, control de acceso, entre otras. Entre las muchas aplicaciones, existen múltiples soluciones para bibliotecas que con la tecnología RFID se pueden llevar a cabo. Dependiendo del nivel de especialización al que se quiera llegar en una implementación para gestión de bibliotecas, es posible inclusive, realizar la integración del Sistema RFID con el software de biblioteca utilizado por la institución, trabajando así de forma completamente transparente para el usuario en muchos de los procesos que realiza cotidianamente. Para gestión de bibliotecas, la tecnología RFID puede ser utilizada como apoyo para realizar procesos a través de diferentes módulos, entre los cuales se encuentran: - Vigilancia electrónica de libros - Préstamo asistido de libros - Conteo de personal - Inventario de libros - Organización de libros - Búsqueda de material extraviado - Auto-préstamo de libros - Buzón de devolución - Reportes de consulta en sala A continuación se describe cómo la tecnología RFID permite realizar uno a uno los diferentes procesos descritos anteriormente de forma más eficiente y efectiva. VIGILANCIA ELECTRÓNICA DE LIBROS Con el módulo de vigilancia electrónica se controla la salida de las distintas referencias bibliográficas, verificando si esta se encuentra o no prestada al momento en que vaya a ser sustraída de las instalaciones, en caso de no estarlo, el sistema genera una alarma auditiva para indicar al personal que se está extrayendo un elemento sin autorización. El módulo de vigilancia electrónica puede funcionar de 2 formas: Completamente transparente para el usuario final, realizando una integración con el software de biblioteca (en caso que este lo permita) y sin necesidad de realizar ningún paso adicional, el usuario realiza el préstamo y devolución de libros como usualmente lo hace a través del software con que cuente la institución, y este mismo software se encarga de actualizar el sistema RFID para que lo identifique como autorizado para salir. Un proyecto de enredo contacto@bibliotic.info 2/5

3 Como un sistema independiente el cual requiere ser actualizado por el usuario a la hora de realizar un préstamo. PRÉSTAMO ASISTIDO DE LIBROS CON SISTEMA RFID Con el fin de agilizar el proceso de préstamo de libros asistido por personal de la biblioteca, se instala una aplicación que controla un lector RFID de escritorio utilizado el cual puede cumplir con la función de verificar la información contenida en la etiqueta RFID y capturar automáticamente la identificación del libro que se desea prestar mostrándola en el software utilizado en el punto de circulación y préstamo. La forma de realizar el proceso de préstamo es a través del software de biblioteca y de igual forma como se realiza actualmente, la única variación está dada por la forma de capturar la información, en vez de utilizar un lector de código de barras que pueda requerir la apertura del libro y la lectura directa del código, se captura la información acercando el libro al lector de escritorio que automáticamente la mostrará la información en pantalla. En este punto también es posible realizar la validación de la información contenida en la etiqueta RFID, acercando el libro al lector RFID de escritorio, este captura la información y a través del software utilizado en la biblioteca, se identifica y muestra la información correspondiente al libro con el código que se encuentra en la etiqueta RFID, en caso de estar errónea la información, muestra otro libro o como no registrado en el sistema y se procedería a realizar la grabación del la etiqueta RFID con el código correcto sin necesidad de realizar ningún cambio físico. CONTEO DE PERSONAL Para conocer las estadísticas de uso de la biblioteca, es posible realizar el conteo de personal de 2 formas: por medio de la identificación única de las personas con carné RFID o por medio de un sensor que permite contar el número de ingresos por fecha y hora. En el primer caso, el carné RFID lleva la información necesaria para identificar a una persona especifica, permitiendo conocer quién hace uso de la biblioteca y con qué frecuencia. Adicionalmente se podrían generar reportes de qué carreras o áreas hacen mayor uso, los horarios de mayor circulación, totalizar los ingresos en períodos de tiempo, etc. Para el caso donde se utilice el sensor, simplemente podría realizarse el conteo del número de personas que ingresan en diferentes intervalos de tiempo y generar un reporte por fechas y horas para conocer los horarios de mayor circulación. INVENTARIO DE LIBROS En caso que el software de la biblioteca tenga un módulo propio de inventarios y este permita hacer el llamado de un archivo, este se generaría luego de realizar la captura física de la información de forma automática a través de un dispositivo móvil RFID. Para la captura de la información, se realiza un barrido por las estanterías y sin necesidad de retirar el libro, se captura la información necesaria para generar los reportes correspondientes. Si el software utilizado por la biblioteca no cuenta con un módulo de inventarios, se instala un aplicativo que utilice la información de la captura física realizada con el dispositivo móvil RFID y la información que se tenga en la base de datos de las existencias para generar los reportes del inventario. UBICACIÓN DE LIBROS Un proyecto de enredo contacto@bibliotic.info 3/5

4 Para la ubicación de material bibliográfico se genera a través del software de biblioteca (si lo permite) un listado de libros ordenados topográficamente, el cual se carga en un dispositivo móvil RFID. El usuario inicia la captura de información con el dispositivo móvil, verificando la localización de los libros en tiempo real e indicando cuando un material bibliográfico está en la ubicación errónea. El sistema determina que un libro se encuentra en la ubicación errónea al ser leído y comparado con el listado organizado topográficamente y éste no se encuentre en el orden entregado por el software. Dependiendo de las instalaciones, se define el proceso de cómo se hará la captura de la información, para lograr una organización exitosa. BÚSQUEDA DE LIBRO Este aplicativo permite buscar un libro extraviado, ingresando el código del libro a buscar en un dispositivo móvil RFID, posteriormente se hace una búsqueda física haciendo un recorrido por las estanterías, en el momento en que se realice la lectura de la etiqueta RFID que identifica el libro buscado, el dispositivo móvil emite una señal auditiva y visual que indicará a la persona que lo busca que se encontró el material, en caso de tener un amplio rango de libros donde pueda estar ubicado, en el mismo aplicativo de búsqueda se puede graduar la distancia de lectura para realizar un barrido sectorizado y reducir el número de libros entre los que pueda estar para facilitar su ubicación. AUTO-PRÉSTAMO DE LIBROS El módulo de auto-préstamo incluye una pantalla táctil, un lector HF (13.56 Mhz) o de código de barras que identifica al estudiante y un lector RFID UHF C1G2 el cual captura la información de los libros a ser prestados (permite la captura simultanea de libros), estos libros se asocian al estudiante y se imprime un recibo con el resumen de la operación donde muestra el nombre del estudiante, los libros prestados, la fecha en que deben ser devueltos, etc. De igual forma, el módulo de auto-préstamo puede ser utilizado para realizar la renovación o devolución de los libros (para este caso no se imprimirá recibo). BUZÓN DE DEVOLUCIÓN DE LIBROS Este buzón consta de una ranura en la que se depositarán los libros por parte de los estudiantes y con un lector RFID UHF C1G2 se identifica el libro, se da por entregado ante el sistema y se le descarga al estudiante que lo prestó inicialmente. REPORTES DE CONSULTA EN SALA Para conocer los libros que mayor rotación tienen en la biblioteca, a diario se toman los libros dejados en las mesas y se procede a realizar el registro de estos libros, esto con el fin de llevar las estadísticas relacionadas con los libros y conocer la frecuencia con que son consultados. Para esta tarea, con un dispositivo móvil RFID, solo es necesario tener un grupo de libros en un lugar específico para realizar la lectura de todos en segundos o pasar de mesa en mesa y realizar la lectura de los libros que allí se encuentren y luego sólo será necesario ubicarlos donde corresponden. De esta forma se puede lograr una reducción en el tiempo de ingreso de esta información al sistema. Todos los procesos anteriormente descritos pueden realizarse con la tecnología RFID y al aplicar esta, se logra una reducción significativa de tiempos y facilidad de operación del sistema y de la gestión de biblioteca en general. por módulos sin necesidad de realizar nuevamente la identificación y catalogación del material Un proyecto de enredo contacto@bibliotic.info 4/5

5 bibliográfico, así se puede implementar uno a uno con una funcionalidad garantizada y con completa compatibilidad. Para mayor información sobre soluciones RFID y aplicaciones de la tecnología, comuníquese con nosotros en Bogotá, a los números: (571) o (571) o a través de nuestra página web Método utilizado El SENA, entidad pública de formación técnica gratuita más grande de Colombia, ha incrementado la seguridad con RFID en una de sus bibliotecas ubicada en la sede de Hotelería, Turismo y Alimentos en Bogotá. Esta biblioteca cuenta con referencias bibliográficas y aproximadamente 100 computadores portátiles que son prestados a estudiantes y docentes del complejo. En el segundo periodo del año 2009, Kimbaya RFID Solutions realizó el diseño, desarrollo e implementación de un Sistema RFID de Vigilancia Electrónica con tecnología UHF Gen2 que captura automáticamente la información del libro o equipo e identifica el estado en que se encuentra en el sistema para activar una alarma auditiva en caso de ser necesario. El sistema consta físicamente de un lector RFID Impinj, 4 antenas instaladas en el único punto de acceso de la biblioteca, etiquetas RFID autoadhesivas ubicadas en cada referencia bibliográfica y tags duros para la identificación de los equipos electrónicos que se desean controlar. En cuanto al software, Kimbaya utilizó su servicio de adquisición de datos propio, KAPA V1.0, que funciona silenciosamente como un servicio de Windows que se encuentra integrado con el software ALEPH, de esta forma cuando un libro o equipo es prestado o devuelto en la sección de circulación y préstamo de la biblioteca, su estado se actualiza de forma automática en el Sistema RFID de Vigilancia Electrónica y en caso que una persona intente sustraer algún elemento cuyo préstamo NO esté autorizado, el sistema activa una alarma auditiva. En el 2009 el SENA implementó lo correspondiente al Sistema RFID de Vigilancia Electrónica, con esto lograron identificar todos los libros y portátiles, razón por la cual en 2010 y 2011 sólo será necesario adquirir los diferentes módulos que facilitarán la gestión de esta biblioteca. Discusión crítica de resultados Conclusiones Existen diferentes procesos que se desarrollan a diario en las bibliotecas y la tecnología RFID permite reducir tiempos y mantener información más veraz al reducir el error humano y aumentar la efectividad del sistema. A través de la identificación de personal y material bibliográfico con la tecnología RFID, es posible realizar estadísticas precisas de uso de la biblioteca, identificando áreas o carreras que más frecuentan las instalaciones, horarios de mayor tráfico de personal, etc. Con la tecnología RFID se logra una reducción significativa de tiempos y facilidad de operación del sistema y de la gestión de biblioteca. por módulos, permitiendo la implementación de uno a uno con completa compatibilidad. Referencias Un proyecto de enredo contacto@bibliotic.info 5/5