Software de Control de Visitas ALCANCE TÉCNICO

Transcripción

1 ALCANCE TÉCNICO

2 ALCANCE TÉCNICO 1. PRESENTACIÓN: El Sistema de Visitas propone dar solución al Control de visitas, permitiendo administrar en forma rápida y fácil el ingreso y salida de personal externo a la compañía. Su alcance es el siguiente: Control fácil y rápido de visitas Eventuales, Previas y Temporales El sistema nos ayuda a obtener la siguiente información: Qué personal de la compañía fue visitado? Cuánto duró la visita? Quién autorizó determinada visita? Quiénes permanecen aún en la compañía? A qué visitantes no se autorizó el ingreso? Quiénes son los visitantes más frecuentes? Cuáles fueron las observaciones detectadas? Quiénes son las empresas con mayor incidencia de visitas? Cuáles son los motivos frecuentes? 2. FLUJO DE LA SOLUCIÓN. 3. ALCANCE DE LA PROPUESTA El sistema de control de visitas, contempla 3 componentes: 2

3 Aplicativo Administrador La aplicación a nivel de PC está dirigida a la persona de vigilancia o recepción, que les permita verificar las visitas programadas o el ingreso de visitas presenciales no programadas. Aplicativo Web La aplicación web maneja dos perfiles: Empleado: que permite a todo el personal registrar las visitas programadas o previas para una mejor labor del personal de vigilancia y/o recepción. Tablet: que permite a personal de vigilancia poder registrar Visitas que ingresan por la cochera quienes tienen un vehículo que es asociado al Visitante registrando los datos necesarios. Aplicativo Visor La aplicación a nivel de PC está dirigida a la persona de vigilancia quién puede Visualizar las Visitas próximas a llegar identificándolas por color según el rango de hora en la que se aproxima la programación. Además puede dar pase directo a visitantes calificadas como VIP (personas importantes) a quienes se solicita los datos mínimos para su ingreso Características Funcionales Ciclo contemplado de Visita: La visita llega a la Empresa. El usuario del Sistema verifica si se ha registrado la visita previamente (Visita Previa). Si no existe el registro de la Visita Previa, se procede a ingresar sus datos y se imprime la ficha de Visita. Ficha de registro de Visita 3

4 Toma la foto si desea registrarlo o si dispone de cámara. Se realiza la visita y registra la fecha y hora de ingreso así como indica la persona visitada. Se registra el fin de la visita. En este punto ya se tiene almacenada la información para la generación de reportes de Gestión y consultas Componente de la Solución: Módulo de Visitas Previas: Este módulo permite el registro anticipado de los visitantes; debido a que por ser visita previa hay la posibilidad de no concretarse, es por ello que el Módulo tiene tres estados: Registrada, no autorizada y cancelada Ficha de Registro de Visita Previa 4

5 Con estos estados, el sistema permite llevar un control de aquellas visitas que han sido canceladas y poder disponer de dicha información como seguimiento Módulo de Visitas: (principal) Permite registrar las visitas realizadas a la empresa, los principales datos contemplados son los siguientes: Nombre y Apellido Documento de Identidad Empresa Motivo de Visita Fecha / hora de ingreso Persona visitada Área Fecha/hora fin de visita Vehículo(Placa) (Opcional) Permite dar curso al registro de visitas anticipadas a fin de agilizar el tiempo de atención. Permite la impresión de una ficha de visita detallando los datos principales. Permite Registrar a un conjunto de personas por intervalo de días en caso de contratistas con el objetivo de agilizar el tiempo de atención. (Visitas Temporales) Permite monitorear el estado de visitas. Visor de Visitas Módulo de Reportes Este módulo contempla reportes de gestión como: 5

6 Evolución de Visitas por Día por Intervalo de Fechas. Este reporte muestra la evolución de las visitas realizadas en un intervalo de fechas a través del gráfico de barras. Frecuencia de Visitas según Día de Semana. El reporte muestra el número de visitas realizada por día de la semana, en un intervalo de fechas dado y a través de en un gráfico de barras. Permite la agrupación de criterios como: Agrupado por Empresa Visitante. Agrupado por Motivo de Visita. Agrupado por Área Visitada. Ocurrencia de Visitas por Intervalo de Fechas. El reporte muestra las ocurrencias por grupo y número de visitas en un gráfico de barras Horizontal realizadas en un intervalo de fechas. 6

7 Mantenimientos del sistema Ventana de Mantenimiento: Mantenimiento de Personal (almacena a todo el personal de la empresa el cual puede ser afecto a visitas). Niveles de Empresa para poder facilitar el manejo de los reportes y ubicar al personal visitado en la empresa. Motivos de Visita Tipos de visita. Ventana de Visor de Visitas: Visitas Temporales: Permite el ingreso de personal externo durante un periodo de tiempo (Días), también agiliza el tiempo de atención al permitir el registro de Código de Fotocheck Asignado. 7

8 Así mismo, esta ventana presenta una ficha donde se registran a las personas que forman parte de la visita Temporal. Posee los estados de Registro, Visita Cancelada o No autorizada. Visitas Presenciales: Permite dar curso a una Visita Previa, ingreso de visitas imprevistas, Finalizar una visita y consulta de Visitas pasadas en un rango de Fechas dado. Otras Funcionalidades: Aviso de Llegada de visita a correo electrónico: Esta funcionalidad esta implementada con la finalidad de avisar la llegada de las visitas a determinadas personas de la compañía que están previamente registradas como contactos. En caso de no avisar a la lista de contactos, se enviará el mail a la persona quien recibirá la visita. Agilización de Ingreso de Datos por Búsqueda Rápida: A fin de agilizar el registro de visitas previas, el sistema dispone de funcionalidades que permiten agilizar el ingreso de datos. La búsqueda se puede realizar por los siguientes campos: Datos del Visitante Nombre de la empresa. Trabajador que atenderá la visita Trabajador que autorizará el acceso del visitante Ubicación Física 8

9 Registro Web de Visitas Previas: El sistema permite registrar las visitas previas en un entorno Web, teniendo las siguientes características: Registro de visitantes tipificándolos por un categoría (ejemplo: Vip, normal) El registro puede llevarse a cabo por un personal ajeno al visitante, por ejemplo la secretaria llena la agenda del gerente y programa las visitas, identificando a quien le genera la visita. Ya que el visitante es tipificado, el vigilante o recepcionista cuenta con un panel o visor de la relación de visitas que están por llegar así como de aquellas con las cuales tendremos un trato preferencial. Administración y manejo de Visitas VIP: En el mantenimiento de visitantes se incluye la clasificación o tipo de visita teniendo la posibilidad en este mismo registro de tipificar al visitante (VIP) o normal. El sistema tiene ahora la capacidad de registrar la mayor cantidad de datos que son obligatorios para que la transición de visita previa a visita presente (cuando el visitante ha llegado físicamente a las instalaciones), sea lo más transparente y automática posible (de ser posible solo registrar la hora real de visita); no obstante el vigilante dará pase y posteriormente podrá contemplar los datos solicitado. En los casos que no se tenga mucha información para registrar en la visita previa, el sistema se encarga de registrar datos por defecto. Un dato a registrar de manera obligatoria, es el tipo (vip o normal). El tipo de visitante debe ser registrado por alguna de las siguientes vías: - Mantenimiento de visitantes. - Registro de visitas previas. - Registro de visitas normales (no obligatorio, y por defecto será un visitante normal). Monitor de los visitantes, que muestra de manera anticipada la relación de visitas previas registradas con anterioridad, diferenciando de manera visual los visitante registrados como VIP, de tal modo que el personal de seguridad esté prevenido por cada llegada. El monitor está disponible también en el módulo PC del vigilante, con el objetivo de poder dar la confirmación de visita (registro de visita 9

10 4. COMPROMISOS DE ENTREGA CD de Instalación. Manuales Manual de Instalación Manual de Usuario presente). En este momento también se estaría enviando el correo electrónico la confirmación de llegada del visitante al que registro la visita. 10