OFICINA VIRTUAL SIS MANUAL DE TUTOR

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3 Tabla de Contenidos Capitulo 1 Bienvenido a la Oficina Virtual SIS 4 Introducción 4 Descripción General de la Oficina Virtual SIS.. 4 Uso de la Oficina Virtual SIS 5 Ingreso a la Oficina Virtual SIS 6 Consulta Certificación.7 Capitulo 2 Herramientas de Cursos 8 Asignación estado de alumnos 8 Cierre de cursos 9 SGC (Descargar Listado).. 11 Recordatorio contraseña. 13 Envío de Correo.14 Correos enviados...16 SGC (Descargar notas)..16 Ver información de cursos 17 Capitulo 3 Herramientas de Usuario. 19 Ver detalle de usuario.19 Listado de integradores..20 Cambio de correo 21 Cambio de contraseña 21 Salir del sitio.22 BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 3 de 22

4 Capitulo 1 Bienvenido a la Oficina Virtual SIS 1.1 Introducción La Oficina Virtual SIS (Student Information System) es la herramienta que permite realizar los procesos administrativos correspondientes a la formación en ambientes virtuales de aprendizaje, registra y muestra información contenida en la base de datos de la Comunidad Educativa Virtual. El manual de tutor de la Oficina Virtual SIS comienza por la descripción general de la aplicación, definición de las áreas de la oficina virtual y la forma de uso de las herramientas incluidas en ésta. Posteriormente se realiza la descripción detallada de cada una de las herramientas y cómo deben utilizarse de manera secuencial. 1.2 Descripción General La Oficina Virtual SIS esta comprendida por tres partes básicas distribuidas dentro de la página como se muestra a continuación: BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 4 de 22

5 Encabezado Muestra el logo del SENA y el banner de la comunidad educativa virtual (CEV). Área de Trabajo Menú Es el espacio destinado para interactuar con las herramientas de la aplicación, en ésta área se muestra información de cursos, inscripciones etc. Como también aparecerán los formularios y/o formatos de ingreso de datos dependiendo de la herramienta utilizada. En ésta área se encuentran las herramientas del usuario organizadas por temas, los temas se encuentran en letra blanca con fondo gris oscuro y las herramientas con letra negra con fondo gris claro. Para acceder a las herramientas se debe hacer clic sobre el respectivo vínculo. 1.3 Uso de la Oficina Virtual SIS Las herramientas incluidas en la oficina virtual siguen un sistema secuencial por pasos los cuales se encuentran definidos en la parte derecha del área de trabajo, al ir completando cada paso la aplicación mostrará el siguiente hasta que termine el proceso respectivo finalizando con la confirmación por parte del sistema en el que se indica que el proceso se llevó a cabo correctamente como se muestra a continuación: BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 5 de 22

6 1.4 Ingreso a la Oficina Virtual SIS Para ingresar a la oficina virtual SIS se debe hacer clic en el vínculo Ingreso a la oficina virtual que se encuentra en el menú de la parte izquierda dentro de la página de inicio de la Comunidad Educativa Virtual del SENA de senavirtual ( o ingresar directamente dentro del navegador la dirección de las dos formas se ingresa al módulo de validación. Al ingresar al módulo de validación el sistema solicita el nombre de usuario y la contraseña, esta información es la misma utilizada por el usuario para ingresar a la plataforma blackboard en el vínculo Iniciar sesión, se deben incluir éstos datos dentro de los campos respectivos y posteriormente hacer clic en el botón ingresar. Se encuentra también el vínculo Olvido su contraseña? Que envía un correo electrónico al usuario con la clave personal y el vínculo Haga clic aquí para ver nuestra oferta de cursos actual el cual lleva al usuario a la oferta de cursos de la Comunidad Educativa Virtual. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 6 de 22

7 1.5 Consulta Certificación La validez de los certificados electrónicos puede ser consultada a través de la página de inicio de la Oficina Virtual (SIS), ésta utilidad es de gran importancia para la confirmación de los datos incluidos en una certificación electrónica, estos datos están protegidos para que no puedan ser modificados y por lo tanto sean veraces, estos datos pueden ser consultados por el estudiante o por un tercero (ej: un empleador). La función Consulta Certificación requiere el ingreso del número de registro del certificado para ubicar la información en la base de datos como se muestra en la figura: El sistema mostrará entonces los datos correspondientes al número de registro ingresado por la persona que consulta, incluyendo: Numero de registro del certificado, número de documento del estudiante, tipo de documento del estudiante, nombre del estudiante, nombre del curso, duración del curso, fecha de expedición del certificado, Centro de formación, Regional responsable y ciudad. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 7 de 22

8 Capitulo 2 Herramientas de cursos 2.1 Asignación estado de alumnos Los alumnos dentro de la oficina virtual SIS, tienen diferentes estados o condiciones, cuando el integrador de la regional correspondiente asigna alumnos a un curso, éstos alumnos se encuentran en estado esperando aprobación, en éste estado los usuarios todavía no tienen acceso al curso, por lo cual uno de los primeros pasos que debe seguir el tutor es colocarlos en estado en formación, así los alumnos podrán comenzar a tomar el curso. La asignación de alumnos en formación se realiza para las personas que se pusieron en contacto con el tutor antes de comenzar el curso, si algún usuario no se contactó con el tutor o no mostró interés por comenzar a tomar el curso esta persona debe colocarse en estado rechazado. Al hacer clic en la opción Asignación estado de alumnos el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se validó para ingresar en la oficina virtual mostrando la siguiente información: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso al cual va a afectar haciendo clic en el ID del curso. Posteriormente el sistema mostrará la información del curso junto con el listado de alumnos asignados a esta sección, el tutor deberá asignar por medio de un botón de radio el estado respectivo de cada uno de los alumnos y luego dar clic en el botón ingresar que se encuentra en la parte final de la página (abajo) para actualizar esta información en la base de datos. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 8 de 22

9 2.2 Cierre de cursos Los cursos deben cerrarse cuando se ha terminado el desarrollo de los mismos, si no se cierran aparecerán como activos lo cual restringe la asignación de nuevos cursos al tutor debido a que el sistema no permite mas de cierto número de cursos activos. Todos los alumnos al cerrar un curso deben aparecer en alguno de los tres estados disponibles indicados por la aplicación. Al hacer clic en la opción Cierre de cursos el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se validó en la oficina virtual con la siguiente información: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso al cual va a afectar haciendo clic en el ID del curso. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 9 de 22

10 Al ingresar a un curso el sistema muestra el curso elegido, si el curso ya se encuentra cerrado aparecerá un aviso junto con los datos del curso. Si el curso no se encuentra cerrado se llevará a cabo el proceso de validación de notas del curso, el sistema buscará dentro de la aplicación Blackboard el libro de calificaciones y verificará la existencia de las notas y su correcta ponderación, si existen errores se mostrará una ventana de aviso (la ponderación debe sumar 100%). Luego de la validación de las notas la aplicación muestra el listado de alumnos de acuerdo con la información contenida en el libro de calificaciones, es decir, si el alumno aparece con la calificación que le permite aprobar el curso aparecerá en el estado Por certificar. Los estados en los que deben estar todos los alumnos del curso para que éste se pueda cerrar son los siguientes: Por certificar: El alumno completó las actividades del curso satisfactoriamente y puede ser aprobado. Desertado: El alumno no completó con las actividades del curso y se retiró durante el proceso del mismo. No aprobado: El alumno realizó las actividades pero no fueron satisfactorias y no puede ser aprobado. Al colocar todos los alumnos en alguno de estos tres estados se hace clic en el botón Ingresar para seguir con el siguiente paso. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 10 de 22

11 Después de recibir los datos en el área de trabajo aparecerán los detalles del cierre del curso mostrando el login del usuario, el nombre, el correo electrónico y la condición actualizada para ese curso en particular. 2.3 SGC (Descargar Listado) Esta función permite al tutor entregar en un archivo electrónico las fichas de matrícula correspondientes a los alumnos de un curso asignado al sistema de gestión de centros, esto con el fin de agilizar le proceso de matrícula y minimizar errores en la digitación. Este archivo deberá entregarse en el Centro respectivo a Gestión de Centros para que realicen el descargue de la información de los alumnos y así queden registrados dentro del sistema (SGC), el sistema (SGC) tendrá la opción para realizar este proceso. Al hacer clic en la opción Gestión de centros el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se validó en la oficina virtual con la siguiente información: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso al cual va a afectar haciendo clic en el ID del curso. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 11 de 22

12 El sistema realizará posteriormente la validación que permite descargar el archivo, ésta validación consiste en verificar que ninguno de los alumnos se encuentre en estado esperando aprobación es decir que el paso del numeral 2.1 se haya efectuado, así como también el verificar que todos los alumnos tengan diligenciada la ficha de matrícula. Si alguna de estas validaciones no está completa el sistema no permitirá descargar el archivo y mostrará un aviso de error. Si la validación está completa aparecerá la información del curso y se debe hacer clic en el botón continuar. La aplicación indica el lugar donde se encuentra el vínculo para descargar el archivo para entregar al sistema de gestión de centros, este archivo puede entregarse en diskette, cd o por correo electrónico. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 12 de 22

13 2.4 Recordatorio de contraseña La contraseña es esencial para el ingreso a la plataforma del SENA y el ingreso a la Oficina Virtual, en muchos de los casos los estudiantes olvidan o pierden ésta información, debido a que la contraseña es privada su publicación no es permitida, ésta herramienta permite que esta información vuelva al estudiante de forma directa enviándola al correo personal del alumno. Al hacer clic en la opción Recordatorio de contraseña el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se validó en la oficina virtual con la siguiente información: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso haciendo clic en el ID del curso. Posteriormente se muestra el listado de los alumnos del curso seleccionado, el tutor puede escoger por medio de un botón de radio los estudiantes a los cuales se les va a enviar la contraseña por medio de correo electrónico, luego debe hacer clic en el botón ingresar. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 13 de 22

14 2.5 Envío de Correo La función Envío de correo permite al tutor enviar correos electrónicos a los estudiantes de un curso por subgrupos de acuerdo a su condición (por certificar, rechazados etc.) para así definir rápidamente la información que se le debe enviar a cada estudiante. Al hacer clic en la opción Envío de correo el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se validó en la oficina virtual con la siguiente información: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso haciendo clic en el ID del curso. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 14 de 22

15 La aplicación mostrará la descripción del curso seleccionado y los campos para diligenciar el correo electrónico en donde se incluyen para quien va dirigido, nombre del originador, correo del cual va a proceder el mensaje, asunto del correo, archivos para adjuntar, copia personal, mensaje del correo y las opciones de formato. Es importante anotar que dependiendo de la cuenta de correo que tenga el usuario que recibirá el correo, el formato se conservará completa o parcialmente, es decir si la cuenta de la persona que recibe el correo no acepta cierto tipo de formato, éstas características de formato no serán mostradas en el correo recibido. Para que los correos enviados sean personalizados para cada uno de los estudiantes el sistema facilita un filtro el cual reemplaza un código determinado por la información en la base de datos, es decir si un tutor escribe: Estimado nombre El sistema reemplazará la palabra nombre por el nombre de cada uno de los estudiantes del curso seleccionado al enviar el correo, la tabla de relaciones es la siguiente: Código curso micorreo nombre estado Descripción Nombre del curso Correo del Tutor Nombres y apellidos del estudiante Condición del estudiante (rechazado etc.) Se deben utilizar el signo, al principio y al final del código. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 15 de 22

16 2.6 Correos enviados La herramienta Correos enviados permite al usuario tutor tener la información de una forma organizada de los correos que ha enviado a sus alumnos con el fin de realizar consultas y reutilizar mensajes enviados con anterioridad. Al hacer clic en la opción correos enviados el sistema muestra la información general de los correos enviados pro el tutor incluyendo fecha, asunto y curso, para ingresar a algún mensaje en particular se debe hacer clic en la fecha del correo. 2.7 Descargar notas Esta función permite al tutor entregar en un archivo electrónico las notas correspondientes a los alumnos de un curso asignado al sistema de gestión de centros, esto con el fin de agilizar le proceso de cierre de cursos y minimizar errores en la digitación. Este archivo deberá entregarse en el Centro respectivo a Gestión de Centros para que realicen el descargue de la información de los alumnos y así queden registrados éstos datos dentro del sistema (SGC), el sistema (SGC) tendrá la opción para realizar este proceso BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 16 de 22

17 Al hacer clic en la opción Descargar notas el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se validó en la oficina virtual con la siguiente información: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso al cual va a afectar haciendo clic en el ID del curso. El sistema mostrará los datos del curso seleccionado, para generar el archivo se debe hacer clic en el botón continuar en la parte inferior de la página, posteriormente aparecerá el vínculo para descargar el archivo con las notas del curso. 2.8 Ver Información de cursos La función Ver información de cursos permite al tutor tener acceso rápido a las características de un curso, adicionalmente se puede ver el listado de usuarios de un curso específico lo cual se convierte en BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 17 de 22

18 una herramienta para el seguimiento de los estudiantes por parte del tutor. Al hacer clic en la opción Ver información de cursos el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se validó en la oficina virtual con la siguiente información: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalización, el tutor debe escoger el curso haciendo clic en el ID del curso. La aplicación realiza el consolidado de los datos del curso y muestra los datos de los usuarios del curso con la siguiente información: login del usuario, nombres del usuario, correo electrónico del usuario y la condición en el respectivo curso. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 18 de 22

19 Capitulo 3 Herramientas de usuario 3.1 Ver detalle de usuario Esta herramienta permite al tutor obtener información sobre un estudiante específico que se encuentre dentro de la base de datos de la oficina virtual siempre y cuando esté o haya tomado alguno de los cursos impartidos por el tutor. Al hacer clic en la opción Ver detalle de usuario el sistema muestra el buscador de usuario el cual recibe cualquiera de los siguientes parámetros: cédula, correo electrónico o apellido del usuario a buscar. Los resultados de la búsqueda se muestran en el Área de trabajo dependiendo el criterio y la información colocada en la entrada de texto, el tutor puede seleccionar al alumno haciendo clic en el login del usuario. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 19 de 22

20 La aplicación muestra la siguiente información: login del usuario, nombres y apellidos, correo electrónico, rol en la oficina virtual, ID del curso, nombre del curso, fecha de inicio, fecha de finalización, estado del curso, centro responsable, regional responsable, condición del alumno. 3.2 Listado de integradores El listado de integradores permite al usuario saber cual es el coordinador regional respectivo para cada uno de los cursos que haya impartido dentro de la comunidad educativa virtual, cada curso tiene un instructor, un centro y una regional responsable del correcto desarrollo del curso, los comentarios o solicitudes que tenga el usuario se deben hacer como primera instancia con el instructor del curso, en los casos que se requiera la solicitud puede ser escalada al integrador respectivo. La función listado de integradores no requiere de ingreso de información, la aplicación devuelve el código del curso, el nombre del curso, la regional, el integrador de la regional y el correo electrónico del integrador como se muestra en la siguiente gráfica: BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 20 de 22

21 3.3 Cambio de correo El correo electrónico del usuario debe estar actualizado y activo para que pueda recibir la información enviada por la Comunidad Educativa Virtual a través de este medio. La función cambiar correo permite modificar el correo electrónico que se tiene registrado en la base de datos de la oficina virtual. Para modificar el correo electrónico se debe colocar en el formulario la nueva cuenta de correo electrónico y luego dar clic en el botón enviar datos, el sistema registrará el cambio y enviará un correo electrónico de confirmación a la cuenta de correo actualizada del usuario junto con un link de validación, para que el cambio quede registrado en la base de datos el usuario debe hacer clic en el link que viene dentro del correo electrónico. El sistema por defecto coloca en el espacio de correo electrónico la cuenta que esté registrada en ese momento en la base de datos. 3.4 Cambio de contraseña La contraseña es el código o la palabra utilizada junto con el nombre de usuario para ingresar a la plataforma Blackboard y a la Oficina Virtual, la contraseña es de uso exclusivo del usuario y no debe darse a conocer a terceros. El cambio periódico de la contraseña evita suplantaciones, envíos de información que no corresponden al usuario etc. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 21 de 22

22 Para cambiar la contraseña es necesario colocar en el espacio contraseña actual la contraseña que se ha estado utilizando para ingresar a la plataforma o la que se recibió en el correo electrónico al realizar la primera inscripción. Posteriormente en el espacio nueva contraseña se coloca la contraseña actualizada y se realiza la confirmación colocando nuevamente ésta contraseña en el espacio vuelva a escribir su nueva contraseña. 3.5 Salir del sitio Esta opción envía al usuario a la página de inicio de la Oficina Virtual SIS. Es importante señalar que la forma correcta de salir de la aplicación es a través de este vínculo para eliminar la sesión existente. BUSCAR IMPRIMIR TABLA DE CONTENIDOS Página 22 de 22