PROCEDIMIENTO DE APOYO A EVENTOS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO DE APOYO A EVENTOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. REGISTRO DE CAMBIOS NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO /V1 1 Se ajusta el objetivo del procedimiento /V /V /V /V2 3,7,8 Se ajustan los cargos responsables del procedimiento de acuerdo a la nueva estructura orgánica, quedando la oficina de Mercado y Comunicaciones, apoyando la realización de los eventos y no como responsable. Se establece como política del procedimiento, los tiempos anticipados con los que deben realizarse las solicitudes. Se incluye la actividad: Disponibilidad presupuestal para el evento, y Reunión de cierre; y se eliminan las actividades: atención de necesidades de diseño gráfico, aprobación del arte, solicitud de pedido y publicidad del evento, en razón a que cambia el responsable del procedimiento. La responsabilidad de hacer cumplir, y mantener actualizado este procedimiento es del Director de Mercadeo y Comunicaciones. Se incluyen las actividades de Diseño gráfico y publicidad. Página 1 de 7

2 1. OBJETIVO Establecer los pasos a seguir para la atención de solicitudes de apoyo a eventos institucionales que requieren las diferentes unidades administrativas y académicas, con el fin de prestarles un servicio ágil y oportuno para asegurar el éxito del evento. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la realización de todos los eventos académicos y administrativos de la Institución. 3. RESPONSABLE El Director de Mercadeo y Comunicaciones es el responsable directo de cumplir, hacer cumplir, socializar y mantener actualizado este procedimiento. Los Directores y jefes de dependencias son responsables de solicitar el apoyo para la realización de los eventos con suficiente anticipación, de acuerdo a los tiempos establecidos en este procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1 Solicitud de Apoyo a Evento: Es el documento en el que las dependencias académicas y administrativas de la Institución, manifiestan la necesidad de apoyo para la realización de un evento. 4.2 Evento: Suceso importante y programado encaminado a promover, informar, capacitar y relacionar la Institución con la comunidad en general. Puede abarcar el área administrativa, académica, social y cultural. 4.3 Presupuesto del Evento: Se le llama presupuesto del evento al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de la actividad. Página 2 de 7

3 4.4 Diseño Gráfico: Se entiende como la acción de concebir, programar, proyectar y realizar comunicaciones visuales, destinadas a transmitir mensajes a grupos sociales determinados, con un propósito claro y específico. 4.5 Publicidad: Difusión o divulgación de información, de carácter administrativo o académico con la intención de dar a conocer determinados servicios, eventos y noticias entre otros. 5. POLITICAS 5.1 Todo evento debe contar con disponibilidad presupuestal y/o con el presupuesto que avale su viabilidad financiera. El presupuesto debe estar avalado por el Ordenador del Gasto. 5.2 Todo evento académico debe contar con el visto bueno del Vicerrector Académico. 5.3 No se podrá incluir en una misma solicitud, el apoyo a más de un evento. 5.4 Los eventos contarán con un Staff conformado por un grupo de 10 a 15 estudiantes debidamente uniformados y entrenados para apoyar todas las actividades del evento. 5.5 Es responsabilidad de los Directores o Jefes de Dependencias tramitar, con el Director de Mercadeo y Comunicaciones, la solicitud de apoyo para la realización de un evento, oportunamente. El tiempo con el que debe hacerse la solicitud, va determinado por el tipo de evento, de la siguiente manera: Página 3 de 7

4 EVENTO TIEMPO ANTICIPADO PARA HACER LA SOLICITUD Congreso 6 Meses Seminario 4 Meses Conferencia De 2 semanas a 1 Mes* Ferias institucionales 1 Mes 1 pieza publicitaria 8 días hábiles *Dependiendo de la magnitud del evento. 5.6 Toda corrección, sugerencia o inquietud por parte del responsable del evento debe ser tramitada con el Coordinador de Comunicaciones y Prensa, a través del correo institucional. 5.7 Los archivos digitales con los artes diseñados, serán enviados al proveedor por el Jefe de Compras. Ningún empleado está autorizado para hacer envíos por su cuenta. 6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 6.1 Solicitud de Apoyo a Eventos: Ante la necesidad de la realización de un evento, los Directores o Jefes de Dependencias diligencian el formato Solicitud de Apoyo a Eventos, el cual debe estar completamente diligenciado y firmado por el solicitante. 6.2 Verificación de la disponibilidad presupuestal para el evento: Cuando se trate de eventos contemplados en el plan de acción de la dependencia, y que no generan ingresos, los Directores o Jefes de Dependencia solicitan al Jefe de Presupuestos y costos la disponibilidad presupuestal para el evento; y éste, se ejecutará con cargo a la dependencia correspondiente para su posterior control. Página 4 de 7

5 Cuando se trate de eventos certificables y que generan ingresos (Venta de Servicios), los Directores o Jefes de Dependencias solicitan al Jefe de Presupuestos y costos, la elaboración del presupuesto específico para el evento, teniendo en cuenta que éste sea como mínimo autofinanciable. Este tipo de eventos requiere la apertura de un centro de costos, al cual se cargará la ejecución del evento, para su posterior control. 6.3 Recepción de la solicitud: La Solicitud de Apoyo a Eventos con las firmas que avalan la realización del evento y el presupuesto aprobado por el ordenador del gasto, son entregadas al Coordinador de Comunicaciones y Prensa para que inicie el proceso de coordinación del evento. Como constancia de recibido, el Coordinador de Comunicaciones y Prensa firma el formato, y anota la fecha en que recibe. 6.4 Identificación de las necesidades de apoyo para el evento: El Coordinador de Comunicaciones y Prensa realiza una reunión para identificar las necesidades de apoyo para el evento; en ella participan, el solicitante o responsable del evento, el diseñador gráfico, el jefe de logística y mantenimiento, el jefe de compras, el director de bienestar universitario y los demás involucrados que sean necesarios para asegurar el éxito del evento. De esta reunión se deja un Acta de Reunión de Apoyo a Eventos donde se relacionan las actividades necesarias para el evento, los responsables de las actividades y los tiempos en que deben realizarse; todo, para asegurar el éxito del evento. Es el solicitante o responsable del evento, quien se encarga de realizar las diferentes solicitudes que se generen para el desarrollo y el éxito del evento; tales como Solicitud de apoyo a eventos, Solicitud de apoyo logístico a eventos, Solicitud de pedido y Solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos, entre otros; las cuales debe Página 5 de 7

6 hacer llegar con suficiente anticipación a los procesos responsables de la prestación de estos servicios. 7. Diseño Gráfico: 7.1 Aprobación del Diseño: Una vez realizado el trabajo, el diseñador gráfico envía al solicitante, por correo electrónico, la pieza publicitaria para su revisión y aprobación. El solicitante tiene como máximo 24 horas para contestar el mensaje informando la aprobación o desaprobación del arte. 7.2 Manejo del Archivo Digital: Una vez aprobado el arte, el solicitante procede a formalizar la Solicitud de pedido, a la que le anexa una copia impresa de la pieza, para que el jefe de compras inicie el proceso de compras. Nota: El Jefe de compras es la única persona autorizada para enviar el archivo digital correspondiente, al proveedor seleccionado. 8. Publicidad a través de medios de comunicación internos y externos: Para las necesidades de publicación de eventos y/o noticias el Coordinador de Comunicaciones y Prensa, redacta los textos, actualiza los contenidos, escoge las imágenes y coordina con el Administrador de la página web de CECAR y los auxiliares de Mercadeo y Comunicaciones para que sea emitida la noticia por los canales de comunicación internas (correo electrónico, página web, circuito de tv interno, circuito de audio y carteleras) o realiza los contactos que sean necesarios con los medio de comunicación externos (Radio, Prensa, Televisión, Redes Sociales), para la publicación de la información a la comunidad en general. 9. Seguimiento a las actividades para el desarrollo del evento: De acuerdo a la magnitud del evento, el Coordinador de Comunicaciones y Prensa realizará las reuniones, llamadas telefónicas o enviará los correos electrónicos que sean Página 6 de 7

7 necesarias para hacer seguimiento a las actividades programadas y realizar los cambios o ajustes que sean necesarios para asegurar el éxito del evento. 10. Reunión de Cierre: Finalizado el evento, de acuerdo a la magnitud del mismo, el Coordinador de Comunicaciones y Prensa se reúne con el solicitante del evento y los jefes de las dependencias que intervinieron en su realización, para evaluar la calidad del servicio prestado y detectar oportunidades de mejora del proceso para asegurar la satisfacción del cliente. Las conclusiones de la reunión de cierre, quedan consignadas en el Acta de reunión de apoyo a eventos en la que se habían consignado las necesidades para el evento. 11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: N/A 12. REGISTROS 12.1 Solicitud de apoyo a eventos 12.2 Acta de Reunión de Apoyo a Eventos 12.3 Solicitud de apoyo logístico a eventos 12.4 Solicitud de pedido 12.5 Solicitud de Refrigerios y/o Almuerzos Elaborado por Aprobado por Nombre Yidio Alvarez Ayazo Piedad Martínez Carazo Cargo Director de Mercadeo y Comunicaciones Rectora Firma Original Firmado Original Firmado Página 7 de 7