CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO MERCADEO Y COMUNICACIONES

Transcripción

1 OBJETIVO: Gestionar el manejo efectivo de las internas y externas, y la consecución de estudiantes, para el crecimiento en participación de mercado y posicionamiento de la Institución (IES) en los clientes. RESPONSABLE: SEGUIMIENTO Y/ O MEDICIÓN: % de estudiantes gestionados por mercadeo, % de incremento de visitas web institucional PROCESOS QUE INTERACTÚAN: GESTIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA, ADMISIONES Y REGISTRO, GESTION DE BIENES Y SERVICIOS, GESTIÓN DE LA CALIDAD. RECURSOS: Humano, hardware, softwares, teléfono, internet, fax, impresora, oficinas. REQUISITOS ISO 9001: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 5.5.3, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 8.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, PROVEEDOR (PROCESO) ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN/ DOCUMENTOS DE SOPORTE RESPONSABLE SALIDA CLIENTE (PROCESO) INICIO Secretaria General (GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA) Información sobre actividades promocionales de los programas académicos Estudios de mercados (Realizados) Proyecto Educativo Institucional "PEI" y su Plan de Desarrollo/ Presupuesto general (asignación por c. de costos e Información de metas de ingreso de estudiantes por programa) 1. ELABORAR EL PLAN DE MERCADEO Y COMUNICACIONES INSTITUCIONAL Anualmente, se elabora el "Plan de mercadeo y institucional", con base en la información sobre las actividades promocionales de los programas academicos y los resultados de estudios de mercados realizados en los últimos dos años. Nota: La información relativa a los datos personales que se van recolectando, se maneja según lo establecido en el "Procedimiento para el manejo de información personal de estudiantes y graduados" Mercadeo y Plan de mercadeo y institucional / promoción e investigación de mercados/ Coordinador de y prensa MERCADEO Y COMUNICACIONES Página 1

2 Plan de mercadeo y institucional Información histórica del comportamiento de ingresos de estudiantes Invitaciones de Instituciones Educativas y eventos Información sobre necesidades de formación (De Redes externas e institucionales) 2. EJECUTAR EL PLAN DE MERCADEO Y COMUNICACIONES INSTITUCIONAL Se identifican los segmentos de mercado apropiados para la captación de nuevos estudiantes. Se ejecuta el "Plan de mercadeo y institucional" (Telemercadeo, envío de correos electrónicos, etc.): - Se divulgan los programas por medios de comunicación masivos y digitales - Se visitan las "Instituciones de Educación Media" (I.E.M), Institutos de Formación para el Trabajo y el Desarrollo Humano,para aplicar las "Encuestas de preferencia académica". - Se revisa la información de las redes educativas externas e institucionales - Se hace presencia en las "Instituciones de Educación Media" (I.E.M), empresas, en eventos y ferias (instiucional y externas) según las invitaciones recibidas Nota: La información relativa a los datos personales que se van recolectando, se maneja según lo establecido en el "Procedimiento para el manejo de información personal de estudiantes y graduados" / promoción e investigación de mercados/ y prensa/ Diseñador Grafico Plan de mercadeo y institucional (En ejecución) Encuesta de preferencias academicas (Diligenciadas) Programas académicos promocionados/ Registros fotográficos Listado de aspirantes Potenciales Necesidades de divulgación a través de canales de comunicación internos y Comunidad Universitaria MERCADEO Y COMUNICACIONES Página 2

3 Directores, Jefes de Dependencias Solicitud de Apoyo a eventos Información del Presupuesto del evento 3. APOYAR LA REALIZACIÓN DE EVENTOS INSTITUCIONALES Se reciben las solicitudes de apoyo a eventos, verificando que cuenten con el presupuesto debidamente aprobado. Se realiza una reunión con el solicitante, el Jefe de Logística y Mantenimiento, el Jefe de Compras y demás involucrados, según aplique, para identificar las necesidades para el evento, siguiendo lo establecido en el "Procedimiento de Apoyo a Eventos" Prensa/ Jefe de Compras/ Jefe de Logística y Mantenimiento Acta de apoyo a eventos ( con necesidades para el evento) Solicitud de apoyo logístico a eventos/ Solicitud de pedido/solicitud de Refrigeriosy/o almuerzos Prensa Prensa/ Jefe de Compras/ Jefe de Logística y Mantenimiento Todos los procecos del SGC Secretaria general (GESTION DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA) Comité de calidad (GESTIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN) Necesidades de publicación a través de canales de comunicación internos y Necesidades de Publicación de información institucional Acta de revisión por la dirección con sus soportes 4. MANTENER ACTUALIZADA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Se reciben las necesidades de publicación de información, se redactan los textos, se actualizan los contenidos o se elaboran las imágenes, y se publican en los diferentes medios comunicación internos o ; según aplique, de acuerdo al "Plan de del SGC". Canales de comunicación Internos: Página WEB, carteleras institucionales, ICQ, correo electrónico, circuito interno de audio. Canales de comunicación : Radio, televisión, prensa y prensa / Auxiliar Web Master Información publicitaria actualizada en los canales de comunicación internos y/o Comunidad universitaria/ MERCADEO Y COMUNICACIONES Página 3

4 Directores, Jefes de Dependencias Información sobre necesidades de Diseño Gráfico 5. ATENDER LAS NECESIDADES DE DISEÑO GRAFICO Se elabora el arte de la pieza publicitaria y se envía al solicitante para su aprobación, en cuanto al contenido, textos y diseño. Una vez aprobado el arte, el solicitante dilgencia una "Solicitud de pedido" a la que anexa el arte impreso; y la entrega al proceso de Gestión de Bienes y servicios para que inicie el proceso de compras.. Diseñador gráfico Arte aprobada por el solicitante Solicitante/ Jefe de Compras (GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS) Personal de la institución Información sobre los no conformes detectados 6. SE DETECTA PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME? SI Se maneja según el "Procedimiento para el tratamiento de producto o servicio no conforme" Comunicaciones/ Gestión de calidad Reporte y Tratamiento de Producto o Servicio no conforme (PSNC)/ Estado de Productos o Servicios no conforme (PSNC) mercadeo y / gestión de calidad (GESTIÓN DE LA CALIDAD) NO Comunicaciones Resgistros del proceso/ Estado de Productos o Servicios no conforme (PSNC) 7. REALIZAR SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DEL PROCESO Periódicamente se analizan los datos de entrada y se toma acción según lo establecido en el "Procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora" Comunicaciones Informe de gestión del proceso/ Tablero de indicadores gestión/ Estado de Productos o Servicios no conforme (PSNC)/ Solicitud de acción correctiva, preventiva o de mejora mercadeo y / gestión de calidad (GESTIÓN DE LA CALIDAD)/ Comité de calidad (GESTIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN) MERCADEO Y COMUNICACIONES Página 4

5 FIN Nombres Cargo Firma Elaborado por Yidio Álvarez Humanez Comunicaciones Aprobado por Piedad Martinez Carazo Rectora MERCADEO Y COMUNICACIONES Página 5