CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO

Transcripción

1 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO /V2 OBJETIVO: Prestar los servicios de logística y mantenimiento requeridos por los clientes internos, oportunamente. RESPONSABLE: Director de Planeación Institucional SEGUIMIENTO Y/ O MEDICIÓN: % de cumplimiento del programa de mantenimiento preventivo, % de oportunidad en los servicios de mantenimiento PROCESOS QUE INTERACTÚAN: MERCADEO Y COMUNICACIONES, GESTION DE BIENES Y SERVICIOS, GESTIÓN DE CALIDAD, GESTIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN RECURSOS: Humano, hardwar, sotfwar, teléfono, radioteléfono, internet, fax, impresora multifuncional, oficinas, bodega. REQUISITOS ISO 9001: 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.2, 6.1, 6.3, 6.4, 7.1, 7.2.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, PROVEEDOR (PROCESO) ENTRADA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN/ DOCUMENTOS DE SOPORTE RESPONSABLE SALIDA CLIENTE (PROCESO) INICIO Jefe de Logística y ( (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) "Hojas de vida de Bienes Institucionales"/ "Lista de verificación de instalaciones" 1. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Anualmente se elabora el "Plan de actividades de logística y mantenimiento", y se contruye el "Programa de mantenimiento preventivo ". Jefe de Logística y "Plan de actividades de logística y mantenimiento"/ "Programa de mantenimiento preventivo. Director Planeación Institucional/Jefe de Logística y (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 1

2 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO /V2 Jefe de Logística y mantenimiento ( (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) "Programa de mantenimiento preventivo". "Manual de Funcionamiento del Equipo" "Hojas de vida de Bienes Institucionales" 2. EJECUTAR LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Se coordina la ejecución de las actividades de mantenimiento preventivo, de acuerdo a lo establecido en el "Procedimiento de mantenimiento preventivo y correctivo" siguiendo las recomendaciones de seguridad, incluidas en los catálogos e instructivos suministrados por los proveedores. Una vez realizado el mantenimiento se actualizan las Hojas de Vida de Bienes Institucionales, respectivas. NOTA: Cuando se requiera servicios de mantenimiento de proveedores, se diligencia la "Solicitud de pedido" y se entrega al proceso de Gestión de bienes y servicios Jefe de Logística y / Auxiliares de "Programa de mantenimiento preventivo". ( en ejecución) "Hoja de Vida de Bienes Instiutcionales" ( actualizadas)/ "Orden de trabajo" ( ejecutadas) "Solicitud de pedido" Director Planeación Institucional/Jefe de Logística y (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) Jefe de compras (GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS) Director o Jefe de Dependencia (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) Jefe de logística y mantenimiento (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) Necesidades de, apoyo logístico y servicios generales Información sobre la programación de servicios generales 3. ATENDER LAS SOLICITUDES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO, APOYO LOGÍSTICO Y SERVICIOS GENERALES Se reciben las Ordenes de Trabajo, las Solicitudes de Express y apoyo logístico y las Solicitudes de apoyo logístico a eventos, verificando que estén totalmente diligenciadas, incluyendo la fecha de compromiso pactada. Se prestan los servicios solicitados y se ejecutan las actividades de servicios generales programadas. NOTA: Cuando se requiera servicios de mantenimiento de proveedores, se diligencia la "Solicitud de pedido" y se entrega al proceso de Gestión de bienes y servicios. Jefe de logística y, Auxiliares de Servicios Generales/Auxiliares de "Orden de Trabajo" (Ejecutadas) "Solicitud de apoyo logístico a eventos" (Ejecutadas) " "Solicitudes de Apoyo Logístico y Express" (Ejecutadas) "Lista de verificación de instalaciones" ( diligenciada) "Solicitud de pedido" Director o Jefe de Dependencia (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) Jefe de compras (GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS) GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 2

3 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO /V2 Jefe de logística y mantenimiento (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) Necesidades de servicios de vigilancia 4. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES Y GESTIONAR EL SERVICIOS DE VIGILANCIA EN LAS INSTALACIONES Se identifican las necesidades de vigilancia en las instalaciones, y se realiza una solicitud por correo electrónico, a la empresa de vigilancia, en la que se especifican los requerimientos, del servicio. Se verifica el cumplimiento de lo pactado y se realiza seguimiento. Jefe de logística y "Solicitud de apoyo logístico a eventos" Ejecutada Jefe de logística y mantenimiento (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO), Empresa de Vigilancia Personal de la institución Información sobre los no conformes detectados SI 5. SE DETECTA PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME? Se maneja según el "Procedimiento para el tratamiento de producto o servicio no conforme" Jefe de Logistica y / Coordinador de gestión de calidad Reporte y tratamiento de producto o servicio no conforme PSNC/Estado de productos o servicios no conformes PSNC Jefe de Logística y (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) Coordinador de gestión de calidad (GESTIÓN DE LA CALIDAD) Jefe de Logistica y (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) Registro de los procesos/ Estado de productos o servicios no conformes PSNC NO 6. REALIZAR SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA DEL PROCESO Periódicamente se analizan los datos de entrada y se toma acción según lo establecido en el "Procedimiento para el manejo de acciones correctivas, preventivas y de mejora" Jefe de Logística y Informe de gestión del proceso/ Tablero de indicadores gestión/estado de productos o servicios no conformes PSNC/ Solicitud de acción correctiva, preventiva o de mejora Jefe de Logistica y (GESTIÓN LOGISTICA Y MANTENIMIENTO) Coordinador de gestión de calidad (GESTIÓN DE LA CALIDAD)/ Comité de calidad (GESTIÓN DE LA ALTA DIRECCIÓN) FIN GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 3

4 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTION LOGÍSTICA Y MANTENIMIENTO /V2 Nombres Cargo Firma Elaborado por Carlos Oviedo Córdoba Director de Planeación Institucional Aprobado por Piedad Martinez Carazo Rectora GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 4

5 PARA MAYOR CUANTIA MAS DE 20 SMLV, SE CONT GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 5

6 JUNTA DIRECTIVA GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 6

7 GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 7

8 GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 8

9 E 20 SMLV, SE CONTRATA CON EXTERNO LOS DISEÑOS Y LAS ESPECIFICACIONES GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 9

10 GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 10

11 GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 11

12 GESTIÓN LOGÍSTICA Y MTMTO Página 12