REVISION POR LA DIRECCION PLANEACION INTEGRAL CODIGO: PI-PRC17

Transcripción

1 1. OBJETIVO: Establecer las actividades para revisar el Sistema de Integrado de Gestión Institucio nal () de la entidad, a intervalos planificado,(por lo menos una vez al año), para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continua de acuerdo con lo definido en la Norma Internacional ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de Calidad, Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 (SGC), Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:20 Sistemas de Gestiona Ambiental (SGA), Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO). 2. DEFINICIONES: Adecuación: Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. Conveniencia: Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Norma Internacional ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la Calidad (Numeral Control de documentos) Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 (Numeral 4.2 y Gestión Documental y control de documentos) Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001: 20 Sistemas de Gestión Ambiental (Numeral Control de Documentos) Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (Numeral Control de Documentos) Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar los objetivos establecidos.

2 3. MARCO LEGAL: Norma Internacional ISO 9001:2008 Sistemas de gestión de la Calidad (Numeral Control de documentos). Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 (numeral Información de entrada para la revisión). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001: 20 Sistemas de Gestión Ambiental (numeral 4.6.: Revisión por la dirección). Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (numeral 4.6: Revisión por la dirección). 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS PI17-FOR03 Informe de seguimiento de revisión por la dirección 5. DOCUMENTOS ANEXOS N/A 6. PROCEDIMIENTO: Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Solicitud de información de entrada Mediante correo electrónico o memorando, solicitar información de entrada para la revisión a los responsables de los procesos, indicando la fecha de revisión y la fecha límite para la entrega del reporte de desempeño del proceso. NOTA: El intervalo planificado para la revisión del, es el de la ejecución de la revisión por la dirección por lo menos una vez al año. Correo electrónico o comunicación interna

3 2 Preparar y enviar la información de entrada para la Revisión Para elaborar el informe se debe tener en cuenta: NTCGP 1000:2009: 1. Resultados de Auditorías 2. Retroalimentación del cliente. 3. Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio. 4. Estado de las acciones correctivas y preventivas. 5. Acciones de seguimiento de de la revisiones previas efectuadas por la direccióndirección. Lideres de los 6. Cambios que podrían afectar al procesos sistema el Sistema de Gestión de Ente de Calidad. auditoría 7. Recomendaciones para la mejora. externa 8. Resultados de la Gestión realizada sobre los riesgos identificados para la entidad, los cuales deban estar actualizados NTC-ISO 14001:20: 1. Resultados de auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba 2. Comunicación de las partes interesadas externas, incluidas las quejas. 3. Desempeño ambiental de la organización. 4. Grado de cumplimiento de los objetivos y metas. 5. Estado de acciones correctivas y preventivas. 6. Seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección. 7. Cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales. 8. Recomendaciones para la mejora (Módulo Actas)

4 NTC-OHSAS 18001:2007: 1. Resultados de auditorías internas y las evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y con los otros requisitos que la organización suscriba. 2. Resultados de la participación y consulta. 3. Comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas, incluidas las quejas 4. Desempeño de S&SO de la organización 5. Grado de cumplimiento de los objetivos. 6. Estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y acciones preventivas. 7. Acciones de seguimiento de revisiones anteriores. 8. Circunstancias cambiantes, incluidos los cambios en los requisitos legales y otros relacionados con S&SO. 9. Recomendaciones para la mejora. 3 4 De acuerdo con la información enviada por Analizar información los líderes de procesos; Se genera un de entrada y informe consolidado para socializar en creación de informe el comité. Convocatoria comité Convocar comité para realizar la Revisión por la Dirección. PI17-FOR03 Informe de Seguimiento Revisión por la dirección del estado del Correo electrónico

5 5 Se revisa el sistema integrado de gestión institucional a partir del informe de Revisión por la dirección. Como resultado Análisis de los datos de ello se toman decisiones y acciones del informe y toma relacionadas, para el mantenimiento o ajuste de decisiones de la Política y Objetivos del, la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema, las necesidades de recursos, mejora del producto en relación con los requisitos del cliente. Comité Acta de comité Revisión por la dirección 6 Notificación de planes de mejoramiento Se define el plan de mejoramiento, asignando tareas, responsables y fechas para la realización de acciones y posteriormente se enviará notificación a líderes responsables, igualmente al Git de Control Interno para la respectiva evaluación. Suscribir planes de mejoramiento Comité y de la Dirección (Módulo Planes de mejoramient o) 7 Implementación de acciones Se implementan las acciones suscritas en el plan de mejoramiento. Líderes de los procesos que tengan actividades suscritas a desarrollar en el plan de mejoramiento (Módulo Planes de mejoramiento)

6 8 Monitoreo y elaboración de informe de seguimiento. Ejecuta seguimiento al Plan de mejoramiento dos (2 veces al año) y se elabora informe de resultados de las acciones ejecutadas. Nota: 1. El primer seguimiento se realizará (3) tres meses después de la suscripción del plan de mejoramiento. 2. El segundo seguimiento se realizará seis (6) meses después de la suscripción del primer seguimiento. (Módulo Planes de mejoramiento) 3. Finalizado los dos seguimientos se realizará el informe de cierre a la ejecución de acciones del plan de mejoramiento. 10 Envío y divulgación de Informe Se envía informe al Comité del proceso realizado producto de la revisión. Acta de comité 11 Mejora continua Una vez revisado el informe por el comité, se deberá incluir en el informe las decisiones y acciones tomadas con la responsabilidad de mejora. Comité Acta de Comité 12 Socialización y publicación de Informe. El sistema envía correo de socialización de cierre de informe de revisión por la dirección. Correo institucional Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del.