PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS TABLA DE CONTENIDO

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1 Página 1 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES Y ABREVIATURAS DOCUMENTOS APLICABLES DESCRIPCION DE ACTIVIDADES ANEXOS CONTROL DE CAMBIOS... 9

2 Página 2 de OBJETIVO Determinar la metodología para la elaboración, modificación, revisión, aprobación y el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Este documento aplica para el control de los documentos internos y externos (incluidos los registros) que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad (SGC), de la organización y es cumplido por todas las personas responsables de la administración de documentos del sistema. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS 3.1 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Diferentes momentos de vida del documento desde su elaboración hasta que se determina modificarlo o anularlo por su obsolescencia. 3.2 CONSERVACION: Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. 3.3 DOCUMENTO: Información y su medio de soporte. 3.4 DOCUMENTO VIGENTE: Es aquel que contiene la información que se aplica a los procesos. 3.5 DOCUMENTO CONTROLADO: Los documentos controlados son aquellos que describen los métodos y prácticas operativas de la entidad y que por lo tanto deben mantenerse actualizados para que sean verdaderas herramientas de gestión. 3.6 DOCUMENTO OBSOLETO: Es aquel que contiene la información que ya no se aplica en los procesos. 3.7 FORMATO: Documento estandarizado, que permite registrar información. 3.8 INFORMACION: Datos que poseen significado.

3 Página 3 de MANUAL DE CALIDAD: Documento que describe el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa 3.10 PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Documento que especifica la manera de realizar un proceso o actividad REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de actividades desempeñadas REVISAR Y APROBAR: Dejar constancia documentada que la práctica o el método descrito es el correcto. Asegurar que lo registrado es coherente con el procedimiento descrito FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es un listado que indica todos los documentos existentes del Sistema de Gestión de Calidad, especificando su código, nombre, fecha de emisión, versión y origen de documentos internos y externos FORMATO LISTADO MAESTRO DE : Es un formato que contiene la identificación, almacenamiento, recuperación, tiempo de retención, disposición después de retención y disposición final. Manual de Calidad M DOCUMENTOS APLICABLES

4 Página 4 de DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5.1 ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN Y/O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS La elaboración de la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de la Organización, está basada en la necesidad de estandarizar procesos que afecten la satisfacción del cliente con el fin de facilitar el control. Es responsabilidad de cada dueño de proceso identificar las necesidades de documentar los procesos, procedimientos, instructivos y formatos para la operación. Cuando se requiera modificar, eliminar y/o crear un documento, el dueño de proceso deberá informar al Administrador del Sistema de Gestión de Calidad la conveniencia y adecuación de la documentación, para que el Administrador realice los respectivos cambios. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad debe tener en cuenta para la elaboración, ajuste y control de documentos las presentes directrices. El Administrador del Sistema de Gestión de Calidad es la única persona autorizada para asignar códigos a los documentos que se generen en el SGC. La primera letra identifica el tipo de documento de acuerdo con la tabla 1, las siguientes dos letras identifican el proceso al que corresponde el documento de acuerdo con la tabla 2 y los dos números corresponden al consecutivo de documentos por proceso. TABLA 1 Los tipos de documentos se codifican de la siguiente forma: C F M P O Caracterización Formato Manual Procedimiento o Plan de Calidad Otro Documento TABLA 2 La abreviatura del proceso va de acuerdo a la siguiente forma: EP EC ES GC GF PL GR TH Ejecución de Proyectos Entrega y Certificación Estructuración de Proyectos Gestión de Calidad Gestión Financiera y Contable Planeación Gestión de Recursos Administración del Talento Humano

5 Página 5 de 10 La presentación de los documentos contiene un encabezado con los siguientes elementos de control: identificación de la empresa, título de documento, código, versión, fecha de elaboración en el formato (dd/mm/aaa); número de página y al final del documento los cargos de los responsables de elaborar, revisar y aprobar los mismos. El contenido de los documentos consta de: una secuencia de actividades que incluyen los siguientes puntos: objetivo, alcance, definiciones y abreviaturas, documentos aplicables, descripción del proceso, anexos y hoja de aprobación y control de cambios de los documentos, que hace parte integral del documento. El contenido de un formato consta de los campos requeridos según la necesidad específica, y los elementos de control, como los son, código, versión, fecha y Hoja de aprobación y control de cambios FGC-15, que es una hoja anexa al formato original firmado y aprobado. 5.2 REVISAR Y APROBAR En el proceso de revisión y aprobación se verifica que lo que se documente sea coherente con lo que se ejecuta en la realidad, que los documentos sean técnicamente adecuados y satisfagan las necesidades de los procesos. Los documentos que se generen en cada uno de los procesos son elaborados por cada dueño de proceso, revisados por el Administrador del Sistema de Gestión de calidad, cuando este último es el dueño de proceso, como es en el caso del proceso de Gestión de calidad, quien revisa es el Gerente de Desarrollo de Nuevos Proyectos, y todos los documentos generados o actualizados en el sistema aprobados por el Director, dejando la evidencia con la firma en cada uno de los documentos. 5.3 ACTUALIZAR EL LISTADO MAESTRO La actualización y mantenimiento del Listado Maestro de Documentos FGC-01 y Listado Maestro de Registros FGC-03 es responsabilidad del Administrador del Sistema de Gestión de Calidad. Los registros que se generen de la ejecución de las actividades en cada proceso se controlan mediante el formato Listado Maestro de Registros FGC-03 donde se establece identificación, almacenamiento, protección,

6 Página 6 de 10 recuperación, tiempo de retención, disposición después de la retención y disposición final de los registros, teniendo en cuenta requisitos legales, financieros, del cliente o las necesidades de la empresa. Identificación: Acción que permite reconocer los registros y relacionarlo con el servicio o actividad involucrada en el Sistema de Calidad. Para identificar un registro se debe establecer el código, nombre y responsable del registro de calidad. Almacenamiento y protección: Determinar el lugar donde debe reposar el registro (de lo general a lo particular oficina, archivador, carpeta) y las condiciones que permiten asegurar el buen estado para evitar el deterioro, la perdida, el acceso no autorizado y las alteraciones, para registros magnéticos se protegen a través de Copias de Seguridad. Recuperación: Acción de establecer un descriptor para organizar y recuperar los registros de calidad. Ej: Fecha, Consecutivo, No. Contrato, Alfabéticamente, Nombre de documento, entre otros. Tiempo de Retención: Definir el Tiempo durante el cual se retienen y conservan los registros de calidad en el lugar de almacenamiento y protección Disposición después de retención: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de retención establecido, se define el lugar donde debe reposar el registro (de lo general a lo particular oficina, archivador, carpeta) y el tiempo durante el cual se retienen y conservan los registros de calidad. Ej: Archivo inactivo, Archivo central, entre otros. Disposición final: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo final después de la retención establecido para los registros de calidad con base en la Tabla de Retención Documental. Ej: Destrucción, Microfilmación, digitalización, entre otros. 5.4 DIFUNDIR Una vez el documento esté aprobado, la difusión la realiza el Administrador del Sistema de Gestión de Calidad, o por quien este delegue, publicando en la pagina de Internet de la organización todos los documentos en formato PDF y algunos formatos que se requieran se dejaran en los programas correspondientes, y será responsabilidad de cada dueño de proceso consultar y utilizar la documentación vigente y actualizada de la página de Internet de la Fundación.

7 Página 7 de 10 Sólo se consideran como documentos de origen externo controlado por el Sistema de Gestión de Calidad, aquellos que se encuentren relacionados en el Listado Maestro de Documentos FGC-01. La difusión de los documentos internos y externos se debe realizar al personal que por sus actividades en la Organización necesite aplicar el contenido del documento. Según sea conveniente y aplique, como evidencia de la difusión de la documentación del sistema de gestión de calidad se debe enviar un correo al personal involucrado con los cambios que se han generado, o realizar divulgaciones dejando evidencia en lista de asistencia. Los documentos y registros correspondientes a proyectos realizados fuera de Bogotá se mantendrán en el lugar de trabajo del proyecto hasta el proceso de entrega y certificación. Los documentos y/o registros presentes en Bogotá serán los relacionados con los procesos de apoyo. 5.5 COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Para los documentos que hacen parte del sistema de información del Sistema de Gestión de la Calidad como el Manual de Calidad, Caracterización de Procesos, Procedimientos, Formatos y Otros documentos, se realizará una copia de seguridad diaria de la información almacenada en el computador del Administrador del Sistema de Calidad, la cual se hace automáticamente a través del software Share Center Sync al servidor de la oficina. Para los documentos y registros en medio magnético que hacen parte del sistema de información que evidencia la realización de actividades del Sistema de Gestión de la Calidad, se realizará una copia de seguridad diaria de la información almacenada en el computador de los líderes de proceso, Coordinadores técnicos de proyectos y Coordinador de Gestión Empresarial, la cual se hace automáticamente a través del software Share Center Sync al servidor de la oficina.

8 Página 8 de RECOGER VERSION ANTERIOR Es responsabilidad del Administrador del Sistema de Gestión de la Calidad, del dueño de cada proceso y/o coordinador de proyecto recoger todos los documentos obsoletos, no se conservarán versiones obsoletas de documentos, se deben destruir. 5.6 UTILIZAR EN LOS PROCESOS Los dueños de proceso y/o coordinadores de proyectos son los responsables de asegurar que todas las personas conocen y entienden todos los documentos que se requieren para ejecutar las actividades bajo su responsabilidad. Si el cliente así lo requiere, para la ejecución del proyecto se utilizarán los formatos establecidos por este y se controlaran en el Plan de Calidad F-EP- 05 del proceso de ejecución de proyectos. 5.7 ACTUALIZAR Los dueños de proceso y/o coordinadores de proyectos son los responsables de mantener los documentos coherentes con la realidad, teniendo en cuenta los cambios en las actividades de los procesos y asegurar que se aplican todos los controles descritos anteriormente a los documentos actualizados. 6. ANEXOS Formato Listado Maestro de Documentos FGC-01 Formato Listado Maestro de Registros FGC-03 Hoja de aprobación y control de cambios FGC-15

9 Página 9 de CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSION 07/05/2008 Emisión del Documento 01 29/12/ /01/ La difusión de documentos internos y externos debe realizarse a través de un correo electrónico 5.4 Se mantendrán los registros de cada proyecto en su sitio de trabajo hasta finalizar la ejecución del mismo. y se enviarán todos los documentos y registros a Fundaset. Bogota para el cierre y liquidación del proyecto 06/02/2009 Numerales 3,4,5.1, 5.3,5.4,5.5, /03/ /06/ Se excluye el formato para creación, eliminación o modificación de documentos, ya que en el ejercicio realizado se evidencia carga administrativa. Se incluye en el numeral 5.1 la hoja de aprobación y control de cambios en la documentación como parte integral del documento y como hoja anexa para formatos. En el numeral 5.2 se da claridad de quien firma los documentos en las casillas Elaboró, Revisó y Aprobó. En el numeral 5.3 se definen las disposiciones de Control de Registros en cuanto a la Identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición final. En el numeral 5.5 se modifica el almacenamiento de versiones obsoletas, solamente se guardarán los documentos obsoletos identificados para el caso de eliminación. En la casilla de abreviaturas Tabla 2 Numeral 5.1, cambia de Gestión Administrativa y Financiera y pasa a llamarse Gestión Financiera y Contable, la abreviatura continua igual. En el Numeral 5.3 Actualizar el listado maestro, en el tema de control de registros mediante el Listado maestro de registros FGC-03 se incluye el concepto de Disposición después de retención y se afina el concepto de Disposición final, esto origina el cambio también en el formato FGC

10 Página 10 de 10 FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSION Homologación de los procesos misionales: Identificación de Proyectos, Estructuración de Propuestas y Formalización de Propuestas en un solo proceso misional que se denomina Estructuración de Proyectos. Homologación de los procesos de apoyo: Gestión de Recursos y Compras y Suministros, en un solo proceso el cual se denomina Gestión de Recursos Se incluye la política Numeral 5.5 Copia de seguridad de la Información 09 Elaboró: Revisó: Aprobó: Administrador del SGC Gerente de Desarrollo Nuevos Proyectos Director Ejecutivo