MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ALCALDIA MUNICIPAL DE EL PIÑON MAGDALENA

Transcripción

1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DE EL PIÑON MAGDALENA 2009

2 INTRODUCCIÓN La Oficina de Control, con el objeto de garantizar el control y la gestión de las diferentes unidades administrativas de la administración municipal, ha definido sus procesos y procedimientos que garantizan la eficiencia y oportunidad en los procesos de planeación, seguimiento, evaluación y control de la gestión en las diferentes dependencias y en la prestación del servicio. Con la aplicación del manual de procesos y procedimiento se avanza hacia niveles más altos de racionalidad, responsabilidad, integración y calidad en la ejecución de las actividades y en la distribución, uso y valoración de los recursos para la implementación de los planes y proyectos.

3 MISIÓN DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE EL PIÑÓN: La misión de la administración municipal de El Piñón es la de cumplir con los fines últimos del Estado Colombiano, poniendo al servicio de la comunidad los bienes y recursos públicos, eficientemente administrados, desde un enfoque basado en la transparencia y optimización de los mismos. VISIÓN DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE EL PIÑÓN: En el próximo futuro, el Municipio de El Piñón deberá ser líder dentro de los Municipios del Departamento del Magdalena, a la vanguardia en procesos administrativos direccionados por la gestión de calidad y el mejoramiento continuó.

4 OBJETO Y ALCANCE DEL MANUAL El Manual de Procesos y Procedimientos pretende ilustrar el funcionamiento de la Oficina Asesora de Control de la Alcaldía Municipal de El Piñón, en el cumplimiento de sus objetivos misionales más trascendentales, Correlacionados en el Modelo Estándar de Control MECI En este documento se indican las respuestas a las tres preguntas más frecuentes que tienen los servidores públicos, ciudadanía en general, entes de control, etc. sobre el cumplimiento de las funciones legalmente asignadas al ente territorial, tales como qué se hace, cómo lo hace y para qué lo hace. Éste es un instrumento para la orientación de la gestión hacia el mejoramiento continuo y la potenciación del talento humano, hacia el óptimo aprovechamiento de los recursos, hacia la autoevaluación. Aporta los elementos para que el funcionario encargado de la Oficina de Control desarrolle su vocación, su compromiso y lo proyecte en su trabajo en beneficio de la colectividad.

5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO 1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO MEJORAMIENTO CONTÍNUO Procedimiento para auditorias internas Responsable: Representante de la Dirección para el MECI - Jefe de Control Elaborar Programa Anual de Auditorías 1 2 Representante de la Dirección para el MECI Representante de la Dirección para el MECI Define el Programa Anual de auditorías determinando el número, objetivo, alcance, frecuencia y duración de las auditorías. Para ello utiliza el formato Programa Anual de Auditorías Internas. Designar Equipo Auditor: Designa el equipo auditor según el perfil establecido para cada auditoría establecida en el Programa Anual de Auditorías, especificando Auditor Líder y Auditores Acompañantes y notifica al personal designado aplicando el instructivo. Elaborar Plan de auditoría: 3 Equipo Auditor Con base en los documentos del MECI aplicados a los procesos o requisitos a auditar, el Auditor Líder y los Auditores Acompañantes designados, realizan las siguientes actividades, utilizando el formato Plan de Auditorías Internas, donde establece entre otros: Objetivo, alcance, criterios; así como la agenda detallada con fecha, hora, funcionario a entrevistar y lugar de la auditoría a realizar; lo cual se envía al Líder del Proceso a auditar hasta lograr su aprobación.

6 Elaborar listas de chequeo: 4 Equipo Auditor Revisa la documentación y elabora la lista de verificación, utilizando el formato Listado de Verificación de Auditorías Internas, registrando aquí: Requisito ó Documento de Referencia, Aspecto a Verificar en la auditoría y Nombre del Auditado. Realizar reunión de Apertura: 5 Auditor Líder Explica la metodología a utilizar para el desarrollo del Plan de la Auditoría, presenta los miembros del equipo auditor, los canales de comunicación, confirma la disponibilidad del personal auditado, y aclara las inquietudes que presenten los auditados. Ejecutar agenda: Analiza las evidencias objetivas que avalan las actividades verificadas y registra los resultados que se vayan obteniendo en el formato Listado de verificación de auditorías internas. Señala con una X, según corresponda una de las siguientes casillas de hallazgo: C (Conformidad), NC (No Conformidad) ú OB (Observación) y en caso de que aplique anota el ítem de la norma. 6 Equipo Auditor Cuando las evidencias objetivas no sean suficientes para definir una No Conformidad ú Observación, los auditores deben indagar más o pedir otras evidencias. Durante la realización del trabajo de campo, el equipo auditor debe realizar como mínimo una reunión de enlace, en la que se analicen las evidencias y se consoliden los hallazgos de no conformidad y las observaciones; lo anterior deberá quedar fijado en el formato Plan de Auditorías Internas.

7 Realizar reunión de cierre: 7 Auditor Líder Comunica las principales fortalezas y debilidades del proceso o requisitos auditados y procede a dar a conocer los hallazgos encontrados, registrados en el formato Listado de verificación de auditorias internas. Elaborar Informe de Auditoría: Elabora Informe de Auditoría que debe presentar en la fecha fijada en el plan de la auditoría. 8 Equipo Auditor Los auditores diligencian y redactan en forma clara, sencilla y concisa el informe empleando el formato Informe General de auditorías internas. Entregar informe: 9 Auditor Líder El Auditor Líder hace entrega del informe original al Representante de la Dirección para el MECI, y copias simples al Líder del proceso y al Jefe de Control.

8 Procedimiento para la toma de acciones correctivas/preventivas Responsable: Representante de la Dirección para el MECI - Jefe de Control Identificar e informar la No Conformidad real o Potencial: 1 Funcionario Identifica una no conformidad real o potencial. Si ésta se puede corregir, procede a su solución. En caso contrario debe informar al Jefe de la dependencia o al líder del proceso afectado, utilizando el formato para la formulación de Acciones Correctivas/Preventivas. Identificar causas y formular acción: 2 Equipo MECI del Proceso Analiza la situación e identifica las causas de no conformidad real o potencial y formula las acciones para corregir o prevenir la no conformidad o para implantar una acción de mejora en el proceso; designando además, el responsable y fecha de implantación. El responsable del seguimiento será el Líder del proceso exceptuando las provenientes de auditorías que será realizado por el Auditor Líder en el caso de las Auditorías Internas y por el Representante de la Dirección para el caso de las auditorías externas. 3 4 Responsable de Seguimiento Responsable de Seguimiento 5 Jefe de Control Hacer seguimiento a las Acciones tomadas: Realiza seguimiento a las Acciones tomadas y a la eficacia de éstas, registrando el estado y comentarios en el formato Acciones Correctivas/Preventivas. Comunicar la implementación Al cierre de la acción correctiva ó preventiva, reporta la implementación de la acción al Líder del Proceso y entrega original del formato Acciones Correctivas/Preventivas al Jefe de Control. Registrar y reportar: Registra e informa la acción implementada en el formato Listado de Acciones Correctivas/Preventivas.

9 Procedimiento para la atención de peticiones, quejas y reclamos Responsable: Representante de la Dirección para el MECI - Jefe de Control Paso Responsable/Dependencia Descripción de la Actividad Identificar el Servicio No Conforme: 1 Funcionario 2 Líder de Proceso Cuando detecta un Servicio No Conforme como parte de la gestión de los procesos misionales; teniendo como referencia los criterios de conformidad establecidos para el servicio, informa a su Jefe Inmediato para su conocimiento y análisis. Analizar el Servicio No Conforme: Analiza el tipo de no conformidad del servicio, los criterios de conformidad establecidos. Elaborar Plan de Control de Servicio No Conforme: 3 Líder de Proceso Define las acciones necesarias para corregir totalmente o disminuir el impacto y la situación no conforme del servicio, los recursos, responsable de su implementación y de seguimiento, fecha de la implementación. 4 5 Funcionario Responsable / Dependencia Funcionario Responsable de Seguimiento Ejecutar acciones del plan de control del Servicio No Conforme: Realiza las acciones formuladas como tratamiento del servicio no conforme. Verifica la corrección: Verifica la conformidad del servicio con las acciones implementadas y requisitos establecidos para el mismo. Realizar seguimiento y elaborar reporte: 6 Líder del Proceso Realiza seguimiento, en caso de ser necesario ajusta el plan de control y consolida toda lo sucedido y las acciones tomadas en un informe, el cual remitirá al Jefe de Control.

10 Procedimiento para la toma de acciones de mejora Responsable: Representante de la Dirección para el MECI - Jefe de Control Recopilar información: 1 Líder del Proceso Recopila información de entrada para la revisión del Proceso por parte del Comité de MECI del Proceso. Elaborar informe para la revisión del proceso: 2 Líder del Proceso Prepara el informe para la revisión periódica por del Proceso por parte del Comité MECI. Realizar seguimiento: 4 Comité MECI del Proceso 5 Líder del Proceso Revisa, analiza y verifica el desempeño y demás aspectos del Proceso, dejando constancia en el acta de reunión. Levantar Acta: Registra acta de la reunión y archiva

11 2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL CONTROL INTERNO Procedimiento para la motivación de los servidores públicos en acuerdos, compromisos y protocolos éticos Responsable: Jefe Oficina de Control Establecimiento de Criterios y Parámetros 1 Miembros / Comité de Coordinación de Control Necesarios para la aplicación de la encuesta a través de la cual se realizará el diagnostico, garantizando una cobertura en todas las áreas de la organización. Aplicación de la Encuesta 2 Miembros / Equipo MECI Esta encuesta de opinión es importante para determinar la percepción que tienen los servidores sobre las prácticas éticas en la Entidad. Tabulación, Valoración y Análisis de la Información 3 Miembros / Equipo MECI Una vez analizada la información se entrega el diagnostico ético al Representante de la Dirección junto con las propuestas que garanticen la existencia o mejoramiento de este elemento. 4 5 Representante de la Dirección Miembros / Comité de Coordinación de Control Aprobación de Propuestas Se somete a consideración del comité de Coordinación de control los resultados del Diagnóstico ético y las propuestas formuladas por el equipo MECI. Adopción de Acciones Se analizan las acciones correspondientes para asegurar la existencia o mejoramiento de este elemento de control.

12 Procedimiento de identificación, analisis y valoración de riesgos Responsable: Jefe Oficina de Control Preparación para la Administración del Riesgo Realizar Sensibilización 1 2 Equipo Dependencia / Oficina de Control Equipo Dependencia / Oficina de Control A través de diferentes estrategias se busca que los servidores tomen conciencia de la importancia de la administración del riesgo a través del cuestionario. Realizar Capacitación Realizar a los servidores con responsabilidad de mando y otros un refuerzo y actualización de conocimientos, destrezas y aptitudes necesarias requeridas para administrar los riesgos. Preparación para conocimiento y aplicación en la metodología. Valoración del Riesgos Identificar Riesgos Jefe de Dependencia / Todas las Dependencias Jefe de Dependencia / Todas las Dependencias Jefe de Dependencia / Todas las Dependencias Posibilita conocer los eventos potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad, que ponen en riesgo el logro de su Misión, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia. Analizar los Riesgos Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la Entidad para su aceptación y manejo. Identificar Controles Existentes Identificar aquellas medidas preventivas, detectivas y/o correctivas que se vienen aplicando para evitar, reducir, dispersar y atomizar, transferir y/o asumir el riesgo.

13 Determinar el Nivel del Riesgo 6 Resultado de confrontar el impacto y la probabilidad con los controles existentes al interior de los diferentes procesos y procedimientos que se realizan, con el fin de determinar si las acciones a tomar deben hacerse a corto, mediano o largo plazo con respecto a la vigencia.

14 Procedimiento para la fijación de políticas de administración de riesgos Responsable: Jefe Oficina de Control Manejo del Riesgo Identificar las Causas y Acciones Monitoreos Jefe / Todas las Dependencias Jefe / Todas las Dependencias Responsable / Todas las Dependencias Responsable / Todas las Dependencias Se debe determinar las causas que propician cada uno de los riesgos y una vez se tengan claras es necesario establecer las mejores opciones para el manejo de cada uno de ellos. Validar las Acciones Se evalúa y considera de manera concertada las posibles acciones a ser aplicadas en razón al costo beneficio que representan y teniendo en cuenta el análisis elaborado para cada uno de los riesgos de acuerdo con su nivel de riesgo. Identificar Responsables de Acciones Se definen los responsables de llevar a cabo las acciones especificando el grado de participación de las dependencias en el desarrollo de cada una de ellas. Formular las Acciones Se define el cronograma de trabajo con sus respectivos indicadores y metas, si se hace necesario se identifican actividades con su pertinente cronograma, indicadores y metas. Implementar las Acciones Desarrollo de las acciones y actividades consignadas en el mapa de riesgos. Según Cronograma respectivo.

15 Monitoreo de Gestión Se realiza sobre las Acciones - en tiempo real y al final de la vigencia. Se debe especificar las consideraciones necesarias para determinar si: 6 7 Resultados 8 Las acciones fueron efectivas. Es necesario que las acciones o actividades se modifiquen o eliminen Se presentaron retrasos y los motivos de estos En el monitoreo final además se debe indicar: Si es necesario que se continué con el manejo de ese riesgo en la siguiente o en próximas vigencias. Aquellas actividades que se desarrollaran transitoria o permanentemente para manejar el riesgo pero que no es necesaria incluirlas en un plan de administración de riesgo. Monitoreo de Auto Evaluación Se realiza sobre los Planes - en tiempo real y al final de la vigencia. Busca la consolidación de todos los riesgos, el estado del plan de manejo del riesgo, y su resultado nos servirá como retroalimentación para corregir o mejorar el plan en tiempo real o para la vigencia siguiente en cualquiera de sus aspectos. Los resultados arrojados por el monitoreo de gestión serán la base del monitoreo de auto evaluación por riesgo. Presentación de Resultados y Propuestas Teniendo en cuenta los resultados arrojados por los respectivos monitoreos de Gestión y Auto evaluación presentara al Comité de Coordinación de Control Informes Ejecutivos en fecha posterior a los monitoreos que contendrán según el caso. El estado actual de cada uno de los riesgos identificados. El estado actual del plan de administración de riesgos

16 Procedimiento de evaluación del sistema de control interno Responsable: Jefe Oficina de Control Realización, Tabulación y Análisis de la Encuesta Referencial Alcalde, Miembros, Jefe /, Comité de Coordinación de Control, Oficina de Control Se realiza teniendo en cuenta los términos, formatos y requerimientos establecidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control para cada vigencia. Análisis de los Resultados de las Evaluaciones y Actividades Eventuales Se realiza teniendo en cuenta los resultados del seguimiento a los planes de mejoramiento y los informes de auditoría del periodo anterior Elaboración del informe de Evaluación Se elabora haciendo énfasis en la existencia, funcionamiento y coherencia de los diferentes subsistemas, componentes y elementos que conforman el Sistema de Control, con las correspondientes recomendaciones que lo hagan más efectivo para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la Entidad. Presentación del Informe Se le enviará el informe al Sr. Alcalde y a los miembros del Comité de Coordinación de Control con el propósito de que se evalúen, decidan y adopten oportunamente las propuestas de mejoramiento del Sistema. Aplicación de Recomendaciones y Correctivos Aplicando el acto administrativo correspondiente, la Oficina de Control asesora al Alcalde para la puesta en marcha de las recomendaciones y correctivos. El Alcalde y el Comité de Coordinación de Control son los responsables de la aplicación de las recomendaciones y correctivos resultantes de la evaluación del Control.

17 Procedimiento para la elaboración del plan anual de auditorias de control interno Responsable: Jefe Oficina de Control Identificación de Dependencias o Procesos a Auditar Jefe, Asesores / Oficina de Control Asesor / Oficina de Control Para identificar dependencias o procesos a auditar se analizaran o tendrán en cuenta Auditorías realizadas durante la vigencia anterior Solicitudes hechas por los jefes de dependencia Informes anteriores de órganos de control Planes de mejoramiento Aquellas que son recurrentes en cada vigencia Los aspectos estratégicos de la vigencia actual. Elaboración del Plan Anual de Auditoria Se elabora con la siguiente información. Introducción Objetivo general Objetivos específicos Metodologías y técnicas de auditoria Programación o Auditado Dependencias o Proceso Correlacionados Carácter Objetivo Elementos de control interno a auditar Cronograma de auditorías Cronograma de Seguimiento y Entrega de Informes. Aprobación del Plan Anual Revisa y aprueba lo contenido en el plan y en Reunión del Comité de Control se le socializa a los miembros para que estos a su vez lo revisen y aprueben. Comunicación del Plan Anual Una vez aprobado por el Comité de Coordinación de Control se les informa a los jefes de dependencia.

18 Seguimiento al Plan Comité de Coordinación de Control / Dependencias Involucradas Según Cronograma de Seguimiento se revisará que se esté cumpliendo con lo establecido en el plan, en cuanto a tiempo y contenido. En caso de incumplimiento se harán las respectivas anotaciones y si es necesario se comunicara el modificado plan anual de auditorías. Entrega de Informes Según Cronograma de Entrega de Informes se les suministra al Alcalde y al Comité de Coordinación de Control un informe sobre el estado de avance del plan y una Síntesis de cada auditoría y los resultados de las evaluaciones y actividades eventuales. Y se quedará a la espera de recomendaciones y/o observaciones con el fin de tenerlas en cuenta en la actividad de Seguimiento. Evaluación Final del Plan En reunión del comité al final de la vigencia se evalúa el cumplimiento del programa y los resultados obtenidos con el fin de mejorar en la formulación del plan de la siguiente vigencia.

19 Procedimiento para la planeación, ejecución y evaluación de auditorias de control interno Responsable: Jefe Oficina de Control Solicitud de Auditoria Jefe / Dependencia con Necesidad Auditor / Oficina de Control Auditor / Oficina de Control Auditor / Oficina de Control Descripción de situación problema u obligación que justifique la realización de auditoría. Que no se encuentre en el plan anual de auditoría. Planificación de Auditoria El auditor establece el alcance de la auditoria teniendo en cuenta el Plan de Auditoria o se definen si se realizo una solicitud de auditoría no contemplada en el plan, y en ella se definen. Cliente o Solicitante de auditoria Auditado Dependencias o procesos relacionados Carácter Objetivo Elementos de control interno a auditar Ubicación geográfica Periodo a auditar Métodos y técnicas a utilizar Información previa Tiempo de auditoría programado Personal de auditoría equipo de auditoría Identificación de Instrumentos de auditoria Se establecen los tipos de instrumentos para cada actividad de auditorías, para lo cual se deben diseñar los contenidos y definir el orden de uso durante la visita de auditoría. Notificación de la Auditoria Se le comunica de la auditoria al responsable de dependencia o proceso a auditar, en donde se le informa sobre aspectos generales y se le entrega la planificación de auditoría.

20 Manejo de la Información Previa Auditor / Oficina de Control Auditor / Oficina de Control Auditor / Oficina de Control Se evalúa la documentación entregada con el fin de clasificarla, priorizarla, identificar aspectos a profundizar y posibles riesgos. Realización de Auditoria Se da comienzo a la visita de auditoría en donde Se orienta al auditado sobre los métodos y técnicas a utilizar Se aplican los métodos de auditoría y se registran las evidencias Se verifica el cumplimiento de la planificación de auditoría, se revisan los registros y documentos utilizados o de soporte de auditoría. Elaboración del Informe Preliminar Se elabora con la siguiente información: Marco general del informe o Objetivos o Identificación del cliente o Identificación del auditado y personas que colaboraron o Identificación del equipo de auditoria o Fechas y lugares de auditoria Evaluación o Riesgos o Controles o Plan de Mejoramiento por Proceso, dependencia o Individual según sea el caso Recomendaciones o Adopción de controles propios Se anexan copias de los instrumentos de auditorías diligenciados Aprobación del Informe Preliminar Revisa y aprueba lo contenido en el informe previo y se lo envía al responsable de la dependencia o proceso auditado con el fin que este apruebe o desapruebe con soportes los contenido en dicho informe

21 Elaboración del Informe Final Una vez se recibe las observaciones del responsable de la dependencia o proceso auditado se analiza la información soporte entregada y se procede a la corrección y digitación del informe final Auditor / Oficina de Control Jefe, Auditor / Oficina de Control Si pasado el tiempo estipulado no se recibe por parte del responsable de la dependencia o proceso auditado recomendación alguna se da por entendido que este aprueba el contenido del informe preliminar y este sería entonces el informe final. Dicho informe final contiene la misma estructura del informe preliminar Aprobación del Informe Final Revisa y aprueba lo contenido en el informe final y se lo envía al responsable de la dependencia o proceso auditado, al Jefe Inmediato y al Sr. Alcalde. Evaluaciones y Actividades Eventuales Una vez terminado la auditoria y entregado el informe final, se si es necesario en la implementación de controles propios e implementación del plan de mejoramiento y/o se le hace un seguimiento y verificación a la aplicación de estos.

22 Procedimiento de plan de mejoramiento institucional interno Responsable: Jefe Oficina de Control Identificación de Necesidades Jefes / Dependencias con Necesidad Alcalde, Jefes / Dependencias con Necesidad Responsables de la Ejecución / Dependencias con Necesidad Se recogen las recomendaciones y análisis generados en Auditorías internas Evaluación del Sistema de Control Observaciones de Órganos de Control Elaboración del Plan Debe considerar lo siguiente: Procesos Área organizacional responsable Causas Acciones Indicadores Responsables de la ejecución Recursos Cronograma de ejecución Observaciones Cronograma de Seguimiento y Evaluación Cronograma de Presentación de Informes Consolidación del Plan Se aprueba teniendo en cuenta que su contenido debe contemplar las observaciones y el resultado del análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados obtenidos. Ejecución de Acciones Se desarrollan teniendo en cuenta el cronograma de ejecución planteada y aprobada en el Plan. Seguimiento y Evaluación del Plan Se desarrollan teniendo en cuenta las fechas establecidas en el plan, con el fin de determinar el estado de avance del mismo y establecer medidas que aseguren su cumplimiento. Dichos avances serán informados por el responsable del área organizacional.

23 Presentación de Informes Se le entregará el representante legal en los tiempos establecidos en el plan y contendrá: 6 Procesos Área organizacional responsable Causas Acciones Indicadores Responsables de la ejecución Recursos Cronograma de ejecución Avance % de Avance Observaciones

24 Procedimiento de plan de mejoramiento por proceso y/o por dependencia Responsable: Jefe Oficina de Control Identificación de Necesidades Jefes / Dependencias con Necesidad Jefes / Oficina de Control, Dependencia con Necesidad Alcalde, Jefes / Dependencias con Necesidad Responsables de la Ejecución / Dependencias con Necesidad Se recogen las recomendaciones y análisis generados en Auditorías internas por proceso o dependencia Evaluación del Sistema de Control teniendo en cuenta los resultados de la encuesta por proceso o dependencia. Elaboración del Plan Debe considerar lo siguiente: Proceso o Dependencias Causas Acciones Indicadores Responsables de la ejecución Recursos Cronograma de ejecución Observaciones Cronograma de Seguimiento y Evaluación Cronograma de Presentación de Informes El jefe de la Oficina de Control servirá de Asesor en la Elaboración Consolidación del Plan Se aprueba teniendo en cuenta que su contenido debe contemplar las observaciones y el resultado del análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los resultados obtenidos. Cada plan por proceso o dependencia se aprueba por separado y con las partes involucradas. Ejecución de Acciones Se desarrollan teniendo en cuenta el cronograma de ejecución planteada y aprobada en el Plan.

25 Seguimiento y Evaluación del Plan 5 6 Se desarrollan teniendo en cuenta las fechas establecidas en el plan, con el fin de determinar el estado de avance del mismo y establecer medidas que aseguren su cumplimiento. Dichos avances serán informados por el responsable del Proceso o Dependencia. Presentación de Informes Se le entregará el representante legal en los tiempos establecidos en el plan y contendrá Proceso o Dependencia Causas Acciones Indicadores Responsables de la ejecución Recursos Cronograma de ejecución Avance % de Avance Observaciones Se entregará un Informe por Plan por Proceso o Dependencia Existente.

26 Procedimiento de plan de mejoramiento individual Responsable: Jefe Oficina de Control Identificación de Necesidades Se recogen las recomendaciones y análisis generados en Jefes / Dependencias con Necesidad Jefe, Servidor / Dependencia con Necesidad Servidor / Dependencia con Necesidad Jefe / Dependencia con Necesidad Auditorías internas por proceso o dependencia Evaluación del Sistema de Control teniendo en cuenta los resultados de la encuesta por proceso o dependencia Instrumentos de evaluación por desempeño. Haciendo énfasis en la respuesta o gestión individual. Elaboración y Consolidación del Plan Se debe consignar en los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeño. Los parámetros de referencia del desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones o actividades y competencias de cada cargo. En el plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitación que brinda la Entidad a través del plan de capacitación establecido por la Oficina de Recursos Humanos. Ejecución del Plan Llevar a cabo los compromisos asumidos, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeño de su cargo. Seguimiento y Evaluación del Plan Se desarrollan teniendo en cuenta las fechas establecidas por el jefe inmediato, con el fin de determinar el estado de avance en la capacidad individual de desempeño del servidor.

27 Presentación de Informes Se le entregará el representante legal en los tiempos establecidos en el plan y contendrá 5 Proceso o Dependencia Causas Acciones Indicadores Responsables de la ejecución Recursos Cronograma de ejecución Avance % de Avance Observaciones Se entregará un Informe por Plan por Proceso o Dependencia Existente.