Más progreso para Herrán

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1 MCG INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 PERÍODO EVALUADO 13 DE MARZO 2014 JULIO 12 DE 2014 HERNANDO JOSE CELY MOGOLLÓN Alcalde Municipal GERSON IVAN PATIÑO JIMENEZ Secretario General y de Gobierno Jefe de la oficina de Control Interno ALCALDIA MUNICIPAL DE HERRÁN, NORTE DE SANTANDER JULIO, DE 2014

2 INTRODUCCCIÓN La ley 1474 de 2011, en su artículo 9 establece la obligación del jefe de la unidad de la Oficina de Control Interno de publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de cada una de la las entidades. Para dar cumplimento a la precita norma nos permitimos publicar en la página web de la entidad, el informe del cuatrimestre correspondiente al 13 de marzo 2014 al 12 de julio de 2014, por tanto utilizaremos el formato que el Departamento Administrativo de la Función Pública establece para la presentación del informe anual consolidado, a raíz de que no existe exigencia de formato alguno. De esta manera nos permitimos publicar los avances obtenidos y dificultades presentadas en los subsistemas de control estratégico, de control de gestión y en el subsistema de control de evaluación.

3 INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES PERIODO EVALUADO: 13 de marzo 2014 al 12 de julio de 2014 GERSON IVAN PATIÑO JIMENEZ FECHA DE ELABORACION: Marzo de 2014 DIFICULTADES: INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO No se ha realizado la encuesta del clima organizacional, por parte de la oficina de talento humano. Durante el cuatrimestre no se llevaron a cabo campañas sobre los principios éticos y valores, con el objetivo de interiorizarlos por parte de los funcionarios y contratistas, sin embargo se está programando unas actividades para el segundo cuatrimestre mediante jornada lúdica y conferencia para todo el personal. AVANCES: A través del área de capacitación establecida en el programa de bienestar social de la entidad que tiene como objetivo afianzar y promover el desarrollo de los conocimientos de los servidores y contribuir a una mejor ejecución de su labor mediante el perfeccionamiento de sus habilidades, aptitudes y actualización en temas diferentes a su desempeño laboral y de salud ocupacional, pretendiendo así el fortalecimiento personal e institucional algunos funcionarios asistieron a la capacitación de ética pública con enfoque en derechos humanos para funcionarios públicos. En programas de capacitación se puede mencionar que de acuerdo a las funciones que desempeñan se han direccionado los servidores para que asistan a encuentros nacionales y regionales como el foro departamental de gestión del riesgo tejiendo redes para gestionar riesgo, primer encuentro regional del sistema de alerte temprana en el departamento Norte de

4 Santander, capacitación sobre la dotación, uso y apropiación de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la bibliotecas públicas, capacitación archivística gestión documental: Herramientas y tendencias, capacitación sobre el restableciendo de derechos a niños, niñas y adolecentes víctimas de abuso sexual, encuentros zonales de gestión del riesgo de desastres y formulación de una estrategia departamental de respuesta a emergencias, primer encuentro mesa sectorial de gestión documental departamento Norte de Santander, encuentro departamental de comisarios, taller de seguimiento a la dinámica del desplazamiento forzado interno y movilidad en fronteras, jornada de asistencia técnica en el marco de la implementación de la política pública en el PAT y los mecanismos de seguimiento contemplados en la ley 1448 de 2011 La administración municipal ha definido las políticas institucionales, relacionadas a la existencia de un Código de Ética, donde se expresa la misión, la visión y la política de calidad, la cual es de conocimiento de los servidores públicos de la entidad. La planeación de la entidad se encuentra direccionada de acuerdo a las metas del Plan de Desarrollo Municipal, igualmente la entidad dispone de un Plan de Acción Institucional, el cual es objeto de seguimiento. DIFICULTADES: SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Se requiere mayor compromiso por parte de algunos servidores públicos, para los diferentes informes que debe rendir la administración municipal a los diferentes órganos de control y vigilancia y las entidades del nivel superior. La falta de motivación de algunos funcionarios de la administración municipal en conjunto con la debilidad de la cultura del control genera dificultad de interacción entre los servidores y por ende en algunos procesos que se llevan a cabo en la administración. AVANCES: Se ha fortalecido la comunicación interna optimizando el uso de canales de comunicación como coreo electrónico, correo institucional, pagina web, carteleras, entre otros. La entidad cuenta con un buzón para la recepción de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias en un sitio visible en la entrada a la alcaldía así mismo allí existe la disponibilidad de los

5 formatos preestablecidos para las PQRS, dichos buzones son abiertos de manera mensual, del control de la apertura se levanta un acta, así no hayan quejas. Posteriormente se tramitaran las quejas a los posibles responsables de las instituciones o secretarias, de dichos tramites la oficina de control interno hace el respectivo seguimiento. Se fortaleció el proceso de gestión documental de la Secretaria de planeación e infraestructura mediante la compra de equipos de cómputo. DIFICULTADES: SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION Se dificulta la cultura de autocontrol en los subprocesos Algunas dependencias no realizan la entrega oportuna el informe de avance de los informes de avance de los planes de mejoramiento suscritos con el ente de control. AVANCES: La oficina de control interno realizó durante la vigencia, seguimientos a diversos planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General del departamento Norte de Santander, de acuerdo a las auditorías realizadas por ese órgano de control. De esta forma y para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 19 de la resolución N 0705 del 30 de noviembre de 2011 "Por medio del cual se reglamenta la forma, términos y procedimientos para la rendición electrónica de la cuenta e informes, que se presentan a la Contraloría general del departamento de Norte de Santander" el ente territorial envió los avances a los planes de mejoramiento suscritos con ese ente de control y que se relacionaban con la auditoría ambiental de la vigencia 2013, la auditoría contractual de 2012, el análisis de la cuenta anualizada, y al auditoria contractual 1 trimestre de La oficina de control interno socializo con algunos funcionarios el decreto 943 de 2014, actualización del modelo estándar de control interno, por tanto de tiene programada una capacitación a todos los servidores públicos de la entidad. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Alcaldía Municipal de Herrán, ha presentado los informes exigidos por los entes de control, en la periodicidad requerida.

6 El sistema ha logrado la sostenibilidad de las actividades realizadas por los servidores públicos de la entidad territorial. El seguimiento a los planes de acción ha permitido que sea un instrumento para el cumplimiento de los objetivos, la misión y la visión. RECOMENDACIONES Implementar estrategias para la actualización de la página web. Elaborar, documentar y hacer seguimiento al mapa de riesgos. Como estrategia para mantener el Sistema de Control Interno, los responsables de los procesos, conjuntamente con los comités operativos, deberán implementar mecanismos para la realización de las auditorías internas, con el fin de analizar las debilidades y fortalezas de cada área y de esta manera actualizar los procesos y procedimientos de la Alcaldía. GERSON IVAN PATIÑO JIMENEZ Secretario General y de Gobierno Jefe de la oficina de control interno