LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

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1 PROCESO GESTIÓN TALENTO HUMANO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES PAGINA 1 DE 15

2 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES CONTENIDO PAG 1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO OBJETIVO ALCANCE CARGO DEL RESPONSABE DEL PROCESO DIAGRAMA DE BLOQUE INSUMOS DEL SUBPROCESO PRODUCTO Criterios de Calidad del Producto Trazabilidad del Servicio CLIENTE RECURSOS INTERACCIONES NORMATIVIDAD 7 2. INSTRUCTIVO METODOLOGICO 8 3. INDICADORES DEL SUBPROCESO PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS ANEXOS DEFINICIONES 13 PAGINA 2 DE 15

3 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES 1. CARACTERIZACIÓN DEL SUBPROCESO Nombre del Subproceso: Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales. Código: NA P7 S Nivel del proceso: Apoyo Proceso al que pertenece: Gestión del Talento Humano Numeral de la norma: ISO :6.1, OBJETIVO Garantizar que la liquidación de nómina y prestaciones sociales se realice conforme a la escala salarial definida para los docentes, personal administrativo y de acuerdo a lo establecido por la Legislación Laboral Colombiana. 1.2 ALCANCE Todos los empleados de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez 1.3 CARGO RESPONSABLE DEL PROCESO Secretario General y Coordinadora de Personal 1.4 DIAGRAMA DE BLOQUE Programar Liquidación de Nómina y Seguridad Social Liquidar Nómina y seguridad Social Verificar Liquidación Evaluar la Gestión de Subproceso Retroalimentar el Subproceso PAGINA 3 DE 15

4 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES 1.5 INSUMOS DEL SUBPROCESO Insumos internos: Novedades de Nómina generadas en el periodo a liquidar, Resoluciones, Acuerdos, Contratos. Insumos externos: Cartas de embargos. Normatividad vigente de Seguridad Social, Código Laboral Colombiano, Comunicados Caja Compensación Familiar, Fondos de Pensión, SENA, I.C.B.F. 1.6 PRODUCTO Nómina Prestaciones Sociales Liquidadas Criterios de calidad del servicio Oportunidad en la liquidación. Correcto diligenciamiento de la aplicación. Liquidación correcta de Nómina y Prestaciones Sociales. Información veraz Trazabilidad del servicio (Se aplica cuando se elabora informe del subproceso) 1.7 CLIENTE Internos: Empleados de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez. Externos: Consejo Superior de la Corporación Politécnico Marco Fidel Suárez Partes interesadas: Fondos de Pensiones Entidades promotoras de salud PAGINA 4 DE 15

5 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES Cajas de compensación Administradora de Riesgos Profesionales Rama Jurisdiccional Ministerio de la protección social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Servicio Nacional de Aprendizaje Ministerio de Educación Nacional 1.8 RECURSOS Medios tecnológicos: Equipo de Computo, Programa de Nómina (Gestión), Medios de entrada: Reporte de Novedades de personal, Calendario Académico, Resoluciones, Acuerdos, Disposiciones del Ministerio de Protección Social. Medios logísticos: Internet. Metodología: Procedimiento documentado en el subproceso. Mano de obra: Secretario General y Coordinadora de personal. Monetarios: N/A. PAGINA 5 DE 15

6 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES PAGINA 6 DE 15

7 Liquidación de Nómina y Prestaciones Sociales LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES COPIA CONTROLADA 1.9 INTERACCIONES Entrada Salida PROCESO Y/O SUBPROCESO RESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO Proceso y/o subproceso PROCESO RECEPTOR RESPONSABLE INFORMACIÓN MEDIO GESTIÓN FINANCIERA AUDITORIA DE CALIDAD Vicerrector Administrativo y Financiero Director(a) de Calidad y Control Interno NÓMINA APROBADA Informe consolidado e informe de auditoria de calidad Físico Impreso GESTIÒN FINANCIERA (CONTADOR(A)) AUDITORIA DE CALIDAD Coordinador(a) de Personal Coordinador(a) de Personal Enlace de Nómina a Contabilidad Acciones propuestas eficaces Magnético Físico EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Director(a) de Calidad y Control Interno Informe de evaluación de Control Interno Impreso o magnético EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Coordinadora de Personal plan de mejoramiento Físico PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Vicerrector Académico Directrices para formular planes, informe de gestión de la corporación. Magnético ò impreso PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Coordinador(a) de Personal Informe trimestral de plan Estratégico de Unidad Correo Electrónico PAGINA 7 DE 15

8 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES COPIA CONTROLADA CONTROLDE DOCUMENTO S Y REGISTROS Director(a) de Calidad y Control Interno Versiones vigentes de documentos del Sistema de Gestión de la Calidad Electrónico CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGSITROS Coordinador(a) de Personal Solicitudes de Ajustes Documentales Físico PAGINA 8 DE 15

9 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES 1.10 NORMATIVIDAD: TIPO DE NORMA Estatuto Código Ley y Decretos Reglamentarios NÚMERO N/A FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA Mayo 31 de 2005 Agosto 05 de DENOMINACIÓN DE LA NORMA Por medio del cual se adopta el Estatuto Docente para la Corporación politécnico Marco Fidel Suárez Código Sustantivo del Trabajo Ley de Seguridad Social, por la cual se crea el sistema de Seguridad Social integral y se dictan otras disposiciones ARTÍCULO ,128,132,133, 134,138, , , ,159,160, , ,250,253, ,3074,308 APLICACIÓN ESPECÍFICA Incrementos salariales para los docentes Salarios, Disposiciones Generales Retención Deducción y Compensación de salarios Embargos de salario Jornada de trabajo Remuneración de trabajo Nocturno y suplementario Remuneración Vacaciones Descanso remunerado en la época del parto Liquidación de Cesantías Liquidación Prima de Servicios Lo que aplique REVISÓ: D. CALIDAD Y C. INTERNO PAGINA 9 DE 15

10 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES COPIA CONTROLADA 2. INSTRUCTIVO METODOLÓGICO FLUJOGRAMA INICIO 1. PROGRAMAR LA LIQUIDACIÓN DE NOMINA 2. VERIFICAR NOVEDADES RESPONSA BLE COORDINADORA DE PERSONAL COORDINADORA DE PERSONAL TAREA 1.ELABORAR CRONOGRAMA SEMESTRAL PARA ENTREGA DE NOVEDADES DE NÓMINA 2.DIVULGAR CRONOGRAMA PARA ENTREGA DE NOVEDADES 3.RECEPCIONAR NOVEDADES DE NÓMINA HORAS EXTRAS RECARGOS NOCTURNOS REGISTRO NOMBRE CRONOGRAMA PARA LA ENTREGA DE NOVEDADES DE NÓMINA REPORTE DE NOVEDADES CÓDIGO RSC F1P7S164,1 LICENCIAS AUMENTO SALARIAL MEMORANDOS RSC 1. VERIFICAR NOVEDADES REPORTE DE F1NAP7S1 NOVEDADES 64,1 - INSPECCIONAR QUE CONTENGA LAS FIRMAS DE LOS COORDINADORES O JEFES DE UNIDAD - VERIFICAR CON LISTADO DE PERSONAL ACTIVO QUE SE ENCUENTREN TODAS LAS PERSONAS RELACIONADAS EN LAS NOVEDADES DE NOMINA 2. SOLICITAR ACLARACIONES Y/O AJUSTES A 3. COLOCAR VISTO BUENO Y FIRMA SI ESTA CONFORME PAGINA 10 DE 15

11 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES COPIA CONTROLADA SI FLUJOGRAMA B CONFORM E 3. REALIZAR REUNIÓN DE CIERRE 4. VERIFICAR LIQUIDACI ÓN NO 1 RESPONSA BLE COORDINADORA DE PERSONAL SECRETARIO GENERAL TAREA REGISTRO NOMBRE CÓDIGO 1.INGRESAR NOVEDADES AL PROGRAMA DE NÓMINA DE ACUERDO AL REPORTE DE CONCEPTO Y EL DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL EMPLEADO NOVEDADES 2. LIQUIDAR NÓMINA SEGÚN APLICATIVO 3.VERIFICAR LOS ESTADOS DE CARTERA ENVIADOS POR LAS COMUNICADOS ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL 4.CONTACTAR A LOS ASESORES DE FONDOS Y ENTIDADES DE SEGURIDAD SOCIAL PARA LA REALIZACIÓN DE LA CONCILIACIÓN DE LA CARTERA. 5.REALIZAR INFORME TANTO DE VALORES A PAGAR COMO SALDOS A INFORME DE FAVOR DE LA INSTITUCIÓN SI ES EL CASO PARA SER ENTREGADO AL NÓMINA SECRETARIO GENERAL 6. GENERAR INFORME DE NÓMINA PARA ENTREGAR AL SECRETARIO GENERAL, PARA APLICAR EL CONTROL RESPECTIVO 1.VERIFICAR LIQUIDACÒN DE NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL: INFORME DE NÓMINA QUE TODAS LAS NOVEDADES ESTEN INGRESADAS QUE LAS NOVEDADES QUE GENERE EL PROGRAMA ESTEN LIQUIDADAS CORRECTAMENTE. 2. VERIFICAR QUE SE REALICE CORRECTAMENTE LA LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARA FISCALES DE ACUERDO AL FONDO POR CADA EMPLEADO 3. COLOCAR VISTO BUENO Y FIRMA SI ESTA CONFORME, EN CASO CONTRARIO DEVOLVER POR ESCRITO PARA LOS AJUSTES CORRESPONDIENTES. 4.GENERAR Y ENVIAR INFORMES AL VICERRECTOR ADMINISTRATIVO INFORME DE DEL VALOR A PAGAR POR CONCEPTO DE NOMINA Y SEGURIDAD NÓMINA SOCIAL. RELACIÓN DE CONSIGNACIÓN RECIBOS DE PAGO 5. REALIZAR ENLACE CONTABLE F1NAP7S164,1 R.S.C R.S.C R.S.C R.S.C C 6. EXPORTAR ARCHIVO PLANO AL SISTEMA SOI PARA LIQUIDACIÓN DE SEGURIDAD SOCIAL 7.REALIZAR PAGO DE NOMINA Y SEGURIDAD SOCIAL 8. ARCHIVAR NÓMINA IMPRESA Y AH LIQUIDACIÓN POR FONDO DE SALUD Y PENSIÓN. PAGINA 11 DE 15

12 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES COPIA CONTROLADA FLUJOGRAMA F 5. EVALUAR LA GESTIÓN DEL PROCESO RESPONSA BLE SECRETARIO GENERAL TAREA 1. ELABORAR INFORME TRIMESTRAL QUE CONTENGA INFORMACIÓN Y DATOS VERACES Y CONFIABLES FRENTE AL CUMPLIMIENTO DEL OBJETIVO DEL PROCESO. 2. DILIGENCIAR EL FORMATO DEL INDICADOR INCLUYENDO EL DE CALIDAD (VER CRITERIOS DE CALIDAD DEL PRODUCTO / SERVICIO) Y ANALIZAR LOS RESULTADOS OBTENIDOS. EN CASO DE QUE NO SE LOGREN LAS METAS O EL RESULTADO NO SEA SATISFACTORIO, ANALIZAR LAS CAUSAS Y DOCUMENTAR ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS O DE MEJORA QUE CONTRIBUYAN A MEJORAR LOS RESULTADOS DEL PROCESO. 3. REMITIR EL INFORME DENTRO DE LOS 5 DÍAS DEL MES SIGUIENTE A LA TERMINACIÓN DEL SEMESTRE, PARA SU REVISIÓN Y APROBACIÓN. NOMBRE REGISTRO CÓDIGO SI VERIFICAR EL INFORME CONFORME NO VERIFICAR QUE EL INFORME ESTÉ ELABORADO DE MANERA LÓGICA Y SECUENCIAL. 2. VERIFICAR LA VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS REPORTADOS Y QUE GUARDEN RELACIÓN CON EL OBJETIVO DEL PROCESO Y EL PLAN ESTRATÉGICO DE UNIDAD. 3. VERIFICAR LA CALIDAD DEL PRODUCTO CON EL CRITERIO DE CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO DEFINIDOS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO NUMERAL Y CONFRONTAR CON EL INDICADOR DE CALIDAD. SI HAY CONFORMIDAD DEJAR LA ANOTACIÓN EN LA VERIFICACIÓN DE CRITERIOS DE CALIDAD. SI SE PRESENTA NO CONFORMES, DILIGENCIAR EL REGISTRO DE CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME, EL CUAL SERÁ LIBERADO UNA VEZ SE SUBSANE LA SITUACIÓN. MEMORANDO O CORREO ELECTRÓNICO ACCIÓN DE MEJORA RSC RSC G 4. APROBAR EL INFORME CON SU FIRMA SI ES CONFORME., EN CASO CONTRARIO DILIGENCIARA EL FORMATO DE CONTROL DEL PRODUCTO Y/O/SERVICIO NO CONFORME CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME RSC PAGINA 12 DE 15

13 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES COPIA CONTROLADA FLUJOGRAMA G RESPONSA BLE TAREA 1. IDENTIFICAR, ANALIZAR Y SOLICITAR LOS AJUSTES A LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD REGISTRO NOMBRE MEMORANDO O CORREO ELECTRÓNICO RSC CÓDIGO 2. DOCUMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA DE IMPACTO INSTITUCIONAL O ESCALONADAS QUE CONSIDEREN IMPORTANTES: "- CORRECTIVAS (PROBLEMAS RECURRENTES). ACCIONES DE MEJORA, CORRECTIVA O PREVENTIVA RSC 13. RETROALIMENTAR EL SUBPROCESO SECRETARIO GENERAL "- PREVENTIVAS (PROBLEMAS POTENCIALES). - MEJORA (NUEVAS METAS O PROPÓSITOS, CAMBIOS SUSTANCIALES QUE IMPACTEN POSITIVAMENTE LA GESTIÓN DE LA DEPENDENCIA O LA UNIDAD) 3. IMPLEMENTAR LAS ACCIONES DE MEJORA QUE LE SEAN NOTIFICADAS Y SEAN DE SU COMPETENCIA. 4. REALIZAR SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES Y ARCHIVAR EN LA CARPETA CORRESPONDIENTE LOS SOPORTES RESPECTIVOS PARA POSTERIOR VERIFICACIÓN POR LA DIRECCIÓN DE CALIDAD Y CONTROL INTERNO. 5. REMITIR LAS ACCIONES DE MEJORA, CADA QUE SEA NECESARIO PARA SU ANÁLISIS E IMPLEMENTACIÓN. MEMORANDO RSC FIN PAGINA 13 DE 15

14 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES 3. INDICADORES DEL SUBPROCESO 1. TIPO DE INDICADOR: APOYO 2. NOMBRE DEL INDICADOR: 3. OBJETIVO DEL INDICADOR: 4. FRECUENCIA DE MEDICIÓN: CUMPLIMIENTO EN LA ENTREGA DE LA NOMINA ENTREGAR A TIEMPO EL DE INFORME DE NÓMINA A LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, PARA OPORTUNO PAGO DE LA NOMINA. MENSUAL 5. RANGO DE CUMPLIMIENTO: 80% - 100% 6. DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR: 7. CALCULO DEL INDICADOR: 8. PUNTO DE LECTURA (ANALISIS): 9. USUARIOS: 10. RESPONSABLE DE LA MEDICIÓN ESTE INDICADOR ESTA DADO POR LA RELACION ENTRE EL DIA DE ENTREGA DEL INFORME DE NOMINA A LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y LOS DIAS DEL MES. ENTREGA DE INFORME A VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (DIAS DEL MES NUMERO DE DIAS DE RETRASO / NUMERO DE DIAS DEL MES. QUE EL INFORME DE NOMINA SEA ENTREGADO A TIEMPO TODOS LOS MESES Y O QUINCENAS SEGÚN DESTINACION DEL PAGO. RECTOR, VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, SECRETARIO GENERAL, PLANEACION, DIRECCION DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD. COORDINADOR DE GESTION DEL TALENTO HUMANO. 11. OBSERVACIONES: ANALISIS DEL CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR. PAGINA 14 DE 2

15 Coordinadora de Personal Permanente Empleados de la Unidad Archivo de la Coordinación de Personal Archivo General LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES COPIA CONTROLADA 4. PARAMETROS DE CONTROL DE LOS REGISTROS IDENTIFICACIÓN 1 2 NOMBRE REPORTE DE NOVEDADES PAZ Y SALVO EMPLEADOS INFORME DE NÓMINA CÓDIGO NAF1 P7 S NA F2 P7S R.S.C RESPO. DE ARCHIVAR 3 RECUPERACIÓN FRECUENCIA AGRUPAR ORDENAR ACCESO UBICACIÓN Carpeta de Nómina Administrativa, Docente Ascendente CONSER- VACIÓN Un año Hojas de vida Cronológico Permanente Carpeta de Nómina Administrativa o Docente Ascendente Un año DISPO-SICIÓN PAGINA 15 DE 2

16 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES COPIA CONTROLADA PAGINA 16 DE 2

17 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES 5 ANEXOS: FI P7 S Reporte de Novedades F2 P7 S Paz y salvo Empleados 6. DEFINICIONES: Seguridad Social: De conformidad con el artículo 1º de la Ley 100 de 1993, El Sistema de Seguridad Social Integral tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana, mediante la protección de las contingencias que la afectan. El sistema comprende las obligaciones del Estado y la sociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de carácter económico, de salud y servicios complementarios, materia de esta ley, u otras que se incorporen normativamente en el futuro. Entidades promotoras de Salud (EPS): Son las entidades responsables de la afiliación y registro de los afiliados al sistema de la seguridad social en Colombia. Se encargan también del recaudo de las cotizaciones y su función básica es organizar y garantizar la prestación del plan obligatorio de salud (POS). Fondos de Pensiones: Institución de inversión colectiva, con la característica distintiva de canalizar el ahorro de sus participantes hacia la cobertura de las necesidades económicas de la población retirada. El Sistema de Riesgos Profesionales: existe como un conjunto de normas y procedimientos destinados a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades profesionales y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan, PAGINA 17 DE 2

18 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y PRESTACIONES SOCIALES además de mantener la vigilancia para el estricto cumplimiento de la normatividad en Salud Ocupacional. Prestaciones Sociales: Son los dineros adicionales al Salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante Contrato de trabajo por sus servicios prestados. Es el reconociendo a su aporte en la generación de ingresos y utilidad en la empresa o unidad económica, y corresponde a: Prima de servicios. Toda empresa debe pagar a cada empleado un salario mensual, del cual, quince días se deben pagar, por tardar el ultimo día del mes de junio y los restantes quince días en los primeros 20 días del mes de diciembre. Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se le pague un Salario mensual por cada año de trabajo o proporcionalmente a la fracción de año trabajado. Interés a las Cesantías: El empleador debe pagar por concepto de intereses sobre las cesantías un 12% anual, o proporcionalmente al tiempo trabajado. PAGINA 18 DE 2