DOCUMENTO DE CALIDAD Procedimiento

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1 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Título: - Selección y Contratación de Personal Documento: PRD.RH.106 Página: 1 de 12 para el resultado de la fusión. A/M. No, 1. OBJETIVO Y CAMPO APLICACIÓN Desarrollar un proceso de reclutamiento, selección y contratación con aspirantes internos y externos, proporcionándoles inducción general y específica del puesto, y al mismo desarrollar las actividades del período de prueba establecido, para cumplir con las Normas Técnicas de Control Interno Institucionales y con la legislación de la administración de personal. 2. REFERENCIAS Norma ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad PRD.GC.000 Sistema de Normalización Directrices PRD. GC. 001 Sistemas de Normalización Implementación, Distribución, revisión, y control de documentos. DOC.GC.000 Glosario Términos de Referencia Normas Técnicas de Control Interno Institucionales DOC. RH 117 Manual de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal DOC. RH 112 Manual de Políticas de Recursos Humanos DOC. RH.110 Manual de Inducción a personal de Nuevo Ingreso DOC. RH.113 Manual de Evaluación y Calificación del Desempeño DOC. RH.103 Manual de Descripción de Puestos Ley de Servicio Civil Ley del Instituto Salvadoreño para el Desarrollo Integral de la Niñez y Adolescencia. 3. FINICIONES Las definiciones contenidas en el presente documento se encuentran disponibles en el DOC.GC.000 -Glosario-Términos de Referencia 4. RESPONSABILIDAS La Presidencia de la Junta Directiva, es la responsable de seleccionar y autorizar la contratación del Director Ejecutivo, Delegados Regionales, Jefes de Elaborado por: Visto Bueno : Aprobado: Fecha inicial: Fecha de Revisión:

2 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 2 de 12 Departamento y Unidades, así como de firmar como titular de la Institución propuestas de nombramiento, contratación y ascensos de este nivel. El Director Ejecutivo es responsable de autorizar la contratación o nombramiento del personal Técnico y Administrativo de nuevo ingreso o reingreso a la Institución; así como de firmar como titular de la Institución propuestas de nombramiento y contratación, contratos, ascensos del personal de éste nivel y acuerdos de Período de Prueba y de nombramiento en Propiedad. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos es el responsable de garantizar que el procedimiento de selección, contratación, inducción y período de prueba sea ejecutado de acuerdo a los lineamientos, políticas y procedimientos establecidos. El Jefe de la Unidad solicitante es responsable de completar debidamente de acuerdo a instructivo, el formulario requisición de personal, remitirla al Departamento de Recursos Humanos, realizar entrevistas a la terna de candidatos que le sea proporcionada por dicho Departamento, seleccionar al candidato más idóneo para ocupar el puesto y notificar su decisión a través de nota de selección, de igual forma es responsable de brindar la inducción especifica al nuevo empleado y evaluar su desempeño durante el periodo de prueba al que sea sometido y completar la evaluación de Habilidades y Actitudes del Perfil del Puesto. El Técnico de Selección y Contratación, es responsable de buscar e identificar candidatos que reúnan los requisitos del puesto en concurso, a través de diferentes fuentes de reclutamiento interno, promoviendo con el personal las plazas en concurso, a través de envió de Boletas y externo a través de Banco de Candidatos, Universidades, Institutos Tecnológicos, Agencias de Empleo, Periódicos, recomendaciones de Jefaturas y otras Instituciones, realizar análisis de competencias, entrevistas preliminares, aplicar evaluaciones psicológicas y técnicas, investigar antecedentes laborales y personales de candidato, (cuando se trate de candidatos externos), presentar ternas a Jefaturas de Unidades Solicitantes, así como elaborar las propuestas de nombramiento o contratación respectivas, coordinar y dar seguimiento a los procesos de inducción y de evaluación del desempeño del periodo de prueba. El Encargado del Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRHI), es responsable de elaborar acuerdos de Periodo de Prueba, de Nombramiento en

3 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 3 de 12 Propiedad o de finalización de periodo de prueba del nuevo empleado y tramitar la legalización con la Dirección Ejecutiva, así como elaborar informes actualizados de plazas vacantes. La Secretaria de Recursos Humanos, es responsable de la apertura del expediente, solicitar y recepcionar la documentación requerida al candidato seleccionado, elaborar contratos, notas y convocatorias, así como de apoyar los procesos logísticos necesarios para el desarrollo de las actividades de selección y contratación, elaborar carné de identificación del empleado y tramitar la legalización de su contrato con Dirección Ejecutiva o la Presidencia de la Junta Directiva, así como colaborar en las actividades logísticas de los procesos de inducción y período de prueba del personal. 5. SCRIPCIÓN ACTIVIDAS El Jefe de Unidad Solicitante, completa y envía requisición de personal al Departamento de Recursos Humanos, para lo cual llenará el FOR.RH.115 Requisición de Personal, que tendrá como mínimo lo establecido en el ITR.RH.101 Instructivo para completar el Formulario de Requisición de Personal El Jefe del Departamento de Recursos Humanos, recibe requisición de personal, verificando que poseen las firmas autorizadas, le da un visto bueno y delega a Técnico de Selección y Contratación iniciar el proceso de selección, girando las instrucciones necesarias. El Técnico de Selección y Contratación, verifica existencia de plaza en el DOC.RH Reporte de Plazas Vacantes, elaborado por el Encargado del SIRHI, el cual lo actualiza mensualmente y este es remitido a Jefatura de Recursos Humanos, así mismo realiza una revisión del perfil de competencias de los candidatos para la plaza vacante, tomando en cuenta el DOC.RH.103 Manual de Descripción de Puestos, El Técnico de Selección y Contratación selecciona las fuentes de reclutamiento valorando la complejidad de la plaza, tomando en cuenta las Fuentes Internas, remitiendo Boletas de Selección a las diferentes unidades, centros y oficinas de la institución, así mismo las Fuentes Externas, tales como Institutos Tecnológicos, Agencias de Empleo, Periódicos, tomando en cuenta los candidatos referidos por

4 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 4 de 12 la Presidencia de la Junta Directiva o la Dirección Ejecutiva, auxiliándose del FOR.RH.123 Banco de Candidatos, que se lleva en una Hoja Electrónica, el cual contiene como mínimo, el nombre del candidato, profesión y el DOC.RH.117 Manual de Reclutamiento, Selección y Contratación de Personal. El Técnico de Selección y contratación, realiza la entrevista preliminar con los candidatos preseleccionados o propuestos, llenando en el apartado de entrevista en el FOR.RH.122 Informe de Resultados de Evaluación de Candidatos, así mismo realiza el análisis de competencias teniendo como referencia el DOC.RH.103 Manual de Descripción de Puestos, Currículo Vital, completa el FOR. RH. 113 Análisis de Competencias el que contiene nombre del candidato, puesto a analizar, perfil del puesto, cumplimiento del perfil y observaciones, así como una recomendación sobre dicho análisis. El Técnico de Selección y Contratación, aplica y califica las pruebas psicológicas, utilizando baterías de pruebas a criterio del perfil de competencias y completa el en el apartado de evaluaciones según el FOR.RH.122 Informe de Resultados de Evaluación de Candidatos. Técnico Selección y Contratación, procede a recopilar los antecedentes personales y laborales (para candidatos externos) para ello contacta con vía telefónica a las personas que pueden dar referencias del candidato reflejadas en el Currículo Vitae y completa en el apartado de Investigación de Antecedentes, según el FOR.RH.122 Informe de Resultados de Evaluación de Candidatos, el cual es completado dicho informe que contiene como mínimo, datos generales del candidato, evacuación de la entrevista preliminar, resultado de evaluación, investigación de antecedentes y la recomendación. El Departamento de Recursos Humanos podrá presentar una terna de candidatos o una propuesta de uno o dos personas cuando la complejidad de la plaza no permita realizar un concurso, siempre y cuando estos reúnan los requisitos establecidos en el puesto, por lo que la Jefatura de Recursos Humanos remite a la Unidad Solicitante el FOR.RH 112 Remisión de Terna de Candidatos, que contiene como mínimo nombre de la plaza, nombre de los candidatos y fecha de entrega del candidato seleccionado. El Jefe de la Unidad solicitante efectúa una entrevista con cada uno de los candidatos y completa en apartado de Entrevista con Jefatura de Unidad de

5 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 5 de 12 Solicitante, en el FOR.RH.122 Informe de Resultados de Evaluación de Candidatos, que contendrá como mínimo la calificación de entrevista y la recomendación respectiva de la contratación o la no contratación del candidato así como nombre y firma del entrevistador. Si el jefe solicitante no selecciona a ninguno de los candidatos, se realiza un nuevo proceso. Cuando se seleccione personal interno, al momento de la selección por la jefatura inmediata, se procederá a someterlo a un período de prueba de un mes y Jefe de Recursos Humanos, notifica a empleado sobre ubicación a su nuevo puesto y que se propondrá ante el Ministerio de Hacienda para su respectiva autorización. Al finalizar dicho período el Jefe de Recursos Humanos procederá a remitir a la jefatura Inmediata el Formulario de Evaluación y Calificación del Desempeño respectivo, y luego envía a Recursos Humanos al mismo tiempo Técnico de Selección y Contratación elabora la documentación respectiva solicitada por el Ministerio de Hacienda según lo determina el Instructivo Sobre Nombramiento y Contrataciones De Servicios Personales en la Administración Publica. El Técnico de Selección y Contratación elabora el FOR.RH.142 Autorización de Envío de Propuestas de Nombramiento y Contratación, que contiene como mínimo los datos presupuestarios de la plaza y a quien se propone. Técnico de Selección y Contratación, remite a Ministerio de Hacienda propuesta autorizada por Director Ejecutivo o Presidente de Junta Directiva. Secretaria de Recursos Humanos solicita al personal propuesto (nuevo ingreso) documentos personales y entrega FOR. RH 117 Solicitud de Empleo. El Analista del Ministerio de Hacienda, realiza un análisis de la propuesta enviada, el Director General del Presupuesto, autoriza la propuesta enviada o la deniega haciendo observaciones. Técnico de Selección y Contratación recibe nota de Autorización de contratación o nombramiento del Ministerio de Hacienda, define fecha de inducción para personal de nuevo ingreso. En caso de que la propuesta sea denegada, el Técnico de Selección y Contratación procede a elaborar una petición de reevaluación de propuesta

6 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 6 de 12 presentada, ampliando la justificación de la contratación o nombramiento del recurso, la cual será remitida al Ministerio de Hacienda, para nuevo análisis. Secretaria de Recursos Humanos reproduce y distribuye nota de autorización a la Dirección Ejecutiva, Subdirección Administrativa, Unidad Financiera Institucional, Técnico Analista de Recursos Humanos, Encargado de Emisión de Planillas, Encargada del SIRHI; comunica telefónicamente al candidato sobre contratación o nombramiento, manifestando la fecha de ingreso y de hacerse presente el día y la hora para la Inducción General, solicitándole complete documentación requerida como; copia de libreta de Ahorro, Carnet de Afiliación a las Administradoras de Fondos para Pensiones para personal que no esta afiliado o que nunca ha laborado. Con toda la documentación recopilada, elabora expediente del nuevo empleado. De igual forma, elabora FOR.RH.143 Contrato de Trabajo que contendrá como mínimo: Número de Contrato, Nombre del empleado, Unidad Presupuestaria a la que pertenece, Línea de Trabajo, Cifra Presupuestaria, Cargo, Salario, Categoría, Período de Contratación, Número de DUI y Profesión, lugar donde estará destacado el empleado y las cláusulas bajo las cuales se regirá la contratación, así como las firmas del empleado y del Director Ejecutivo o Presidente de la Junta Directiva para que tenga validez, cuando se trate de empleados autorizados por Contrato. Al mismo tiempo le toma fotografía para elaboración de carné de identificación. Técnico de Bienestar Laboral, elabora la Designación de beneficiario, Certificado del Seguro Colectivo de Vida, Aviso de Inscripción del Trabajador en el Seguro Social, Declaración Jurada de Patrimonio, la cual será completada únicamente por el personal referido en el Instructivo para Cumplir con la Obligación Legal de Declarar el Estado Patrimonial, el cual es emitido por la Corte Suprema de Justicia, asesorando al nuevo empleado los aspectos para tramitar esta documentación, la cual debe ser realizada de manera personal. Si el empleado es autorizado por Ley de Salario, la encargada del Sistema de Información de Recursos Humanos elabora FOR.RH.120 Acuerdo Período de Prueba, el cual contendrá como mínimo número de acuerdo, fecha, motivo del acuerdo, Unidad Presupuestaria, Línea de Trabajo, Cifra Presupuestaria, Nombre del Empleado, Plaza, Ubicación, Salario, Partida y Subnúmero, así como la firma del Director Ejecutivo para su validez. Secretaria de Recursos Humanos, coordina dotación de refrigerios y adecuación de local para realizar el evento al mismo tiempo elabora FOR.RH.111

7 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 7 de 12 Constancia de Participación a Inducción General, la cual contendrá como mínimo, nombre del empleado, contenido del curso, fecha y firma de Jefatura de Recursos Humanos y FOR.RH.110 Memorando de Ingreso de Personal, que contendrá como mínimo nombre del empleado, nombre del Jefe de Recursos Humanos, asunto, fecha y especificación del memorando. El nuevo empleado se presenta en la fecha establecida al Departamento de Recursos Humanos a recibir curso de Inducción General, para lo cual se registra en FOR.RH 129 Control de asistencia a Capacitación, el cual contendrá como mínimo fecha, lugar, apellidos, nombre y firma de los asistentes. Este formulario es proporcionado por el Técnico de Selección y Contratación al momento de dar inicio con el curso. El Técnico de Selección y Contratación, imparte inducción, de acuerdo a programa establecido en DOC.RH.110 Manual de Inducción a personal de Nuevo Ingreso. El cual contiene la temática a impartir y los horarios definidos para cada tema; de igual forma, entrega los siguientes documentos: DOC.RH.109 Manual de Bienvenida, que contiene Antecedentes de la Institución, Misión, Visión, Valores, Estructura Organizativa, Derechos, Obligaciones, Normativas y Políticas de Recursos Humanos, así como Código de Ética y Conducta, Nomina de Autoridades y Ejecutivos del ISNA y Directorio Telefónico Interno. El Técnico de Selección y Contratación junto con los participantes realizan un breve recorrido por las Instalaciones del Instituto, a través del cual, se explica brevemente que áreas se encuentran ubicadas en Oficinas Centrales, con el propósito de que estos se familiaricen con las dependencias. El Técnico de Selección y Contratación, entrega a participantes el FOR.RH.106 Evaluación de curso de Inducción, que contendrá como mínimo: fecha, aspectos a evaluar de acuerdo a temática impartida, aspectos organizativos y la escala de calificación que puede ser otorgada por los participantes; de igual manera los comentarios u observaciones que estos deseen hacer. Este será aplicado cuando la inducción general tenga un mínimo de tres empleados en adelante. Si el empleado estará destacado en Oficinas Centrales el Técnico de Selección y Contratación presentará a su jefe inmediato, entregándole a este los siguientes documentos: FOR.RH.110 Memorando de Ingreso de personal, que contendrá como mínimo nombre del empleado, nombre del Jefe de Recursos Humanos, asunto, fecha y especificación del memorando, FOR. RH. 108 Guía

8 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 8 de 12 de Inducción Especifica del Personal que contendrá como mínimo; nombre, cargo funcional, ubicación, nombre del jefe inmediato, fecha de inicio y finalización de la Inducción, aspectos a impartir en la Inducción, firma del Jefe y del empleado de conformidad, así como la descripción de las funciones del puesto a desempeñar. Para personal destacado en Delegaciones y Centros, los documentos antes mencionados serán remitidos con el nuevo empleado para que sea este el que entregue directamente al jefe inmediato. El Jefe inmediato, brinda personalmente o delega según corresponda proporcionar la inducción específica al nuevo empleado, tomando en cuenta los aspectos señalados en el FOR.RH.108 Guía de Inducción Especifica del Personal y en la Descripción de Funciones del Puesto en un período mínimo de quince días como lo establece el DOC.RH.110 Manual de Inducción a personal de Nuevo Ingreso. El nuevo empleado firma de conformidad de haber recibido la inducción específica en el FOR.RH.108 Guía de Inducción Específica del Personal, siempre que este haya recibido todos los aspectos especificados en la misma. El Jefe Inmediato, remite al Departamento de Recursos Humanos, FOR.RH.108 Guía de verificación para la inducción especifica del Personal completo, al Departamento de Recursos Humanos, en el período establecido para tal fin, de acuerdo a instrucciones especificadas en FOR.RH.110 Memorando de Ingreso de Personal. Dicho registro es recibido por Secretaria de Recursos Humanos. El Técnico de Selección y Contratación, envía a Jefe inmediato de nuevo empleado memorando de solicitud de remisión de FOR.RH.108 Guía de inducción específica del Personal, cuando éste no es enviado en la fecha establecida. Secretaria de Recursos Humanos, archiva FOR.RH.108 Guía de inducción especifica del Personal en el expediente del empleado. El Técnico de Selección y Contratación, elabora informe de resultados obtenidos en la Evaluación de la Inducción General y entrega a Jefe de Recursos Humanos, quien analizará la información girando las Instrucciones de mejoramiento si así lo estima conveniente, para lo cual emitirá una nota a quien corresponda, dicho informe lo conforma el DOC.RH.132 Informe de Resultado de Inducción General.

9 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 9 de 12 Al tercer mes de permanencia a la institución o si la Jefatura observase que el rendimiento del nuevo empleado, no es el esperado antes de los tres meses, el Jefe de Recursos Humanos, remite a jefe inmediato del empleado con quince días de anticipación a la finalización del período de prueba del empleado, a través de nota de remisión, formulario de evaluación del desempeño e instrucciones. De acuerdo al puesto desempeñado y al DOC.RH. 113 Manual de Evaluación y Calificación del Desempeño, se remitirá de acuerdo al nivel del puesto FOR.RH.104 Evaluación del Desempeño para Puestos Administrativos ; FOR. RH.133 Evaluación del Desempeño para Puestos Sustantivos ; FOR. RH. 101 Evaluación del Desempeño para Puestos de Jefatura y FOR.RH.103 Evaluación del Desempeño para Puestos Técnicos que contendrán como mínimo: datos personales, indicaciones, factores a evaluar, escalas de calificación, evaluación de factores, fortalezas, debilidades, plan de desarrollo, recomendaciones y firmas del jefe evaluador y del empleado, al mismo tiempo especifica en qué fecha estos deberán ser devueltos al Departamento de Recursos Humanos. En el mismo periodo también se remite el FOR.RH.154 Evaluación de Competencias (Habilidades y Actitudes), que contendrá como mínimo, datos generales del empleado, escala de calificación, apartados para indicar las habilidades y actitudes. El Jefe inmediato convoca personalmente al empleado para entrevista de evaluación, estableciendo la fecha de realización de la evaluación, de acuerdo a instrucciones enviadas en nota de remisión. El Jefe inmediato realiza entrevista y evalúa el desempeño del empleado en el período de prueba, completa el formulario que le ha sido proporcionado por el Departamento de Recursos Humanos, firmándolo y obteniendo la firma del empleado y lo devuelve a dicho Departamento. La devolución del Formulario completo al Departamento de Recursos Humanos debe ser a más tardar dos días hábiles antes de finalizar el período de prueba al que es sometido el empleado. Además envía el FOR.RH.154 Evaluación de Competencias (Habilidades y Actitudes). Secretaria de Recursos Humanos recibe formularios de evaluación del desempeño y pasa a Técnico de Selección y Contratación, quien revisa resultado e informa a Jefe de Recursos Humanos para que este gire las instrucciones a seguir, dependiendo de dicho resultado.

10 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 10 de 12 Si el respectivo formulario no es remitido por el Jefe Inmediato en la fecha establecida, el Técnico de Selección y Contratación solicita por escrito su remisión, con copia a Jefe Inmediato Superior. Importante señalar que si al finalizar el período de prueba de tres meses, las planillas de pago de salarios están elaboradas, al empleado le quedará cancelado dicho salario; comprometiéndose el empleado a trabajar hasta el última día del mes, caso contrario, si el período de prueba es desfavorable y las planillas están en proceso de elaboración, Técnico de Selección y Contratación informará por medio de nota a Encargado de Planillas para que solo se le cancele en forma proporcional dicho salario, tomando como base la evaluación del Desempeño del Período de Prueba. Si el resultado no es satisfactorio Jefe Inmediato, notifica la finalización de contrato o nombramiento, remite formulario y el Encargado del Sistema de Información de Recursos Humanos elabora FOR.RH.124 Acuerdo Finalización de Período de Prueba, el cual contendrá como mínimo: número de acuerdo, Fecha, Unidad Presupuestaria, Nombre del Empleado, Nombre de la Plaza, Partida, Subnúmero, Salario, Ubicación y Firma del Director Ejecutivo y tramita su legalización con Dirección Ejecutiva, cuando el personal ha sido nombrado por Ley de Salarios; si este es por Contrato, automáticamente se da por finalizada la contratación, de acuerdo a lo establecido en FOR.RH.143 Contrato de Trabajo.Si el resultado de la Evaluación del Desempeño en el período de prueba es satisfactorio, la notificación de la continuidad del procedimiento de contratación o nombramiento lo hará el jefe inmediato del empleado. Jefe de Recursos Humanos remite a Encargada del Sistema de Información de Recursos Humanos Institucional, los datos para generar acuerdo, según corresponda. La Encargada del Sistema de Información de Recursos Humanos Institucional, elabora FOR.RH.121 Acuerdo Nombramiento en Propiedad, el cual contendrá como mínimo Número de acuerdo, Fecha, Unidad Presupuestaria, Línea de Trabajo, Cifra Presupuestaria, Nombre del Empleado, Nombre de la Plaza, Partida, Subnúmero, Salario y Forma de Pago (personal de nuevo ingreso o reingreso) cuando este sea por ley de salario y tramita su legalización con Dirección Ejecutiva. Si el personal es por Contrato, la contratación definitiva es automática.

11 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 11 de REGISTROS: NOMBRE ÁREA CÓDIGO TIEMPO Análisis de competencias Recursos Humanos FOR.RH Años Remisión de terna de Recursos Humanos FOR.RH Años candidatos Requisición de personal Recursos Humanos FOR.RH Años Autorización de envío de Recursos FOR.RH Años propuestas de nombramiento y contratación Acuerdo de periodo de prueba Recursos Humanos FOR.RH Años Acuerdo de nombramiento en Recursos Humanos FOR.RH Años propiedad Acuerdo finalización periodo de Recursos Humanos FOR.RH Años prueba Guía de inducción especifica Recursos Humanos FOR.RH Años del personal Memorando de ingreso a la Recursos Humanos FOR.RH Años institución Evaluación y calificación del Recursos Humanos FOR.RH Años desempeño para puestos técnicos Evaluación y calificación del Recursos Humanos FOR.RH Años desempeño para puestos administrativos Evaluación y calificación del Recursos Humanos FOR.RH Años desempeño para puestos sustantivos Evaluación y calificación del Recursos Humanos FOR.RH Años desempeño para puestos de jefatura Evaluación de competencias Recursos Humanos FOR.RH Años (habilidades y actitudes) Banco de candidatos Recursos Humanos FOR.RH Años

12 PARA EL SARROLLO INTEGRAL LA NIÑEZ Y Página 12 de 12 Solicitud de empleo Recursos Humanos FOR.RH Años Contrato de trabajo Recursos Humanos FOR.RH Años Control de asistencia a capacitación Informe de resultados de evaluación de candidatos Recursos Humanos FOR.RH Años Recursos Humanos FOR.RH años 7. ANEXOS Todos los registros mencionados en este documento se encuentran agregados en el mismo punto de consulta, según el FOR.GC.035 Lista de documentos en carpeta.