PROCEDIMIENTO TRÁMITE DE PÓLIZAS

Transcripción

1 Revisó: Jefe División Financiera Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 11 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO ALCANCE Describir las actividades necesarias para realizar el trámite de pólizas de la Universidad. Aplica a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas. NORMATIVIDAD Reglamento de Contratación UIS, Acuerdo 019 de Resolución 1336 de 2007, por la cual se modifica el Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 1744 de 2007, por la cual se modifica el artículo 41 Salida de Bienes, del Manual Normativo y Procedimental para la Administración y Control de los Bienes Muebles de la Universidad Industrial de Santander. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Cláusulas: cada una de las disposiciones de un contrato, tratado o cualquier otro documento. Exclusión: Se refiere a los aspectos que se rechazan o se niegan en las pólizas por parte de la Compañía de Seguros. Garantías: Compromiso que asegura y protege contra algún riesgo o necesidad. Informe de Evaluación Jurídica: Informe realizado por la Contratación a las propuestas presentadas por los proponentes en relación a la parte legal.

2 Página 2 de 11 DEFINICIONES Informe de Evaluación técnica: Informe realizado por el Jefe del Grupo de y el Corredor de Seguros de la Universidad a las propuestas de los proponentes en relación a condiciones generales de las pólizas, vigencia, garantías, deducibles, riesgos amparados, etc. Pliego de Condiciones: Reglamento que disciplina el procedimiento licitatorio de selección del proponente y delimita el contenido y alcance del contrato; fuente de derechos y obligaciones de las partes y elemento fundamental para su interpretación e integración, pues contienen la voluntad de la Administración a la que se someten los contratantes durante la licitación y la vida del contrato. Póliza de Seguros: Documento firmado por las partes en el cual se declaran la existencia y los términos del contrato de seguros. Proponente: Persona o entidad que participa en un proceso licitatorio. Riesgos Amparados: Cada una de las contingencias que pueden ocurrir y que son amparadas por las Compañía de Seguros.

3 Página 3 de 11 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO Revisa vigencia de pólizas e informa Carta Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Igual o Mayor a 500 SMLMV (Licitaciones) Envía a los proponentes la relación de bienes muebles e inmuebles y personas responsables de tomar decisiones. Relación de bienes muebles e inmuebles y personas 1. Revisa la vigencia de las pólizas contratadas por la Universidad y con dos (2) meses de anticipación a la fecha de vencimiento, informa por medio de una carta u oficio a Vicerrectoria Administrativa, División financiera y Dirección de contratación, con el objeto de realizar el proceso de convocatoria correspondiente. 2. Una vez los proponentes adquieren el pliego de condiciones, se les envía la relación de los bienes muebles e inmuebles y nombre de las personas que requieren ser asegurados y que son responsables de tomar decisiones que puedan llegar a afectar el patrimonio de la Universidad, como consecuencia de actos incorrectos en el desempeño exclusivo de sus funciones. Procedimiento Contratación de bienes y servicios cuantía igual o mayor a 500 SMLMV (Licitaciones) Recibe relación y presenta propuesta 3. Recibe relación y presenta propuesta. Proponente Propuesta 1

4 Página 4 de 11 1 Realiza análisis técnico y jurídico 4. Después que los proponentes hayan presentado sus ofertas se procede a realizar simultáneamente el análisis técnico y jurídico. Informe Técnico a) Realiza análisis técnico. y Corredor de Seguros de la Universidad Presenta Informe b) Presenta informe de evaluación técnica a la Contratación. y Corredor de Seguros de la Universidad Realiza Análisis Jurídico c) Realiza análisis jurídico. Informe de estudio jurídico Verifica informe técnico y jurídico d) Verifica los informes de evaluación jurídica y técnica. 1 Autoriza publicación en la Web e) Autoriza la publicación de los informes en la página web de la Universidad. 2

5 Página 5 de 11 2 observaciones al informe de evaluación jurídica? No Si Analiza y elabora respuestas f) Si los proponentes presentan observaciones al informe de evaluación jurídica, analiza y elabora respuestas. observaciones al informe de evaluación técnica? No Si Remite informe a g) En caso de presentarse observaciones al informe de evaluación técnica, las remite al Jefe del Grupo de. Revisa observaciones, realiza ajustes e informa Estudia observaciones y si es necesario modifica informe de evaluación Contratación de bienes y servicios cuantía igual o mayor a 500 SMLMV 1 Pág 4 h) Revisa observaciones presentadas por los proponentes a la evaluación técnica y en caso de ser necesario realiza las modificaciones al informe de evaluación e informa a la Contratación. i) Estudia modificaciones y si lo considera necesario analiza con el Jefe del Grupo de los cambios a realizar y los incluye en el informe de evaluación; seguidamente continúa con el proceso de selección del proponente. Procedimiento Contratación de bienes y servicios cuantía igual o mayor a 500 SMLMV 3

6 Página 6 de Envía carátulas de las pólizas, anexos y documentos soporte de cobro 5. Una vez adjudicado el contrato, envía al Grupo de las carátulas de las pólizas junto con sus respectivos anexos, y documento soporte de cobro. Compañía Aseguradora Carátulas de pólizas Anexos de cada póliza Dcto soporte de cobro Recibe y revisa documentos 6. Hace la revisión de las carátulas de las pólizas, anexos de cada póliza, los cuales incluyen objeto de seguro, riesgos amparados, cláusulas adicionales, deducibles, exclusiones, garantías, vigencia, concepto general a que se refiera la póliza, condiciones, demás anexos y documento soporte de cobro. 5 Verifica inclusión de los bienes muebles e inmuebles, personas y valores 7. Verifica que la relación de los bienes muebles e inmuebles y de las personas responsables, se hayan ingresado correctamente en cada una de las pólizas, a su vez revisa que los valores del documento soporte de cobro correspondan a los inicialmente pactados. Se presentan inconsistencias? No 2 Pág 7 Si Reporta a la Compañía aseguradora a) En caso de encontrar inconsistencias, las reporta a la compañía aseguradora para que realice las respectivas modificaciones. 4

7 Página 7 de 11 4 Realiza modificaciones 3 Pág 6 b) Realiza las respectivas modificaciones y envía nuevamente los documentos al Jefe del Grupo de. Compañía Aseguradora 2 Realiza Trámite de pago 8. Realiza el trámite de pago, para ello elabora en el SIF la orden de pago manual, a favor de la compañía aseguradora por el valor acordado. (Manejo de egresos Contratación Orden de pago manual). Auxiliar Orden de Pago Manual La orden de pago manual se realiza por cada póliza de forma individual y no global. Procedimiento Orden de Pago Manual FIN Reporta la necesidad de adquisición de pólizas para convenios y/o proyectos 9. En caso de convenios y/o contratos reporta al Jefe del Grupo de la necesidad de la adquisición de dichas pólizas. Jefe o Director de UAA y/o funcionario responsable Envía convenio y/o proyecto a la compañía corredora de seguros Si se presenta la necesidad de adquirir una nueva póliza por solicitud de convenios y/o contratos diferentes a la incluidas dentro del programa de pólizas que tiene la Universidad, envía ésta información a la Compañía corredora de seguros con el objeto que realice el respectivo estudio.

8 Página 8 de 11 5 Recibe convenio y/o proyecto y estudia garantías a) Recibe convenio(s) y/o contrato (s) y estudia las garantías que se requieren. Corredor de Seguros Verifica en el mercado que empresas ofrecen las pólizas requeridas b) Verifica en el mercado cuales empresas ofrecen este tipo de pólizas, determinando cual ofrece mejores opciones en cuanto a valor, cobertura, vigencia, tasas, deducibles entre otros. Corredor de Seguros Determina la empresa y solicita póliza c) Basado en estos criterios, determina la empresa que cumple con la mejor oferta y con las especificaciones anteriormente estipuladas y solicita póliza. Corredor de Seguros Envía póliza y documento soporte de cobro 11. Reporta esta información al Jefe del Grupo de, envía póliza y documento soporte de cobro. Corredor de Seguros Póliza Dcto soporte de Cobro Analiza y envía documentos a la UAA 12. Recibe, analiza y envía póliza y documento soporte de cobro a la UAA que presenta el (los) convenio(s) y/o contrato(s). 6

9 Página 9 de 11 6 Recibe y realiza tramite de pago 13. Recibe documentos y realiza trámite de pago de la póliza adquirida (Ver Procedimiento Orden de Pago Manual). Jefe o Director de la UAA y/o funcionario responsable Orden de Pago Manual Procedimiento Orden de Pago Manual FIN Envía relación de los nuevos elementos a la Compañía aseguradora y registra los elementos dados de baja. 14. Mensualmente envía a la Compañía aseguradora la relación de los nuevos bienes muebles e inmuebles adquiridos por la Universidad con el objeto que sean incluidos y amparados por las respectivas pólizas; al igual que registra los elementos dados de baja, junto con su valor de compra, con el fin de descargarlos de los elementos asegurados. Es un elemento nuevo? No 4 Pág10 Si Incluye los elementos adquiridos en las pólizas respectivas 15. Revisa la relación de los nuevos bienes y los incluye en las pólizas respectivas. Compañía Aseguradora 7

10 Página 10 de 11 7 Genera dcto soporte de cobro por concepto de los nuevos elementos 16. Genera el documento soporte de cobro por el ingreso de los nuevos elementos a las respectivas pólizas y lo envía al Jefe del Grupo de para que realice el trámite de pago. Compañía Aseguradora Documento soporte de cobro 5 Pág 6 4 Revisa los bienes dados de baja y los excluye de los elementos amparados 17. Revisa los bienes muebles e inmuebles dados de baja, reportados por la Universidad y los excluye de la relación de los elementos amparados. Compañía Aseguradora Reintegra el valor a favor de la Universidad 18. Hace el reintegro a favor de la Universidad (Ver Procedimiento Ingresos por Bancos). Compañía Aseguradora Ingresos por Bancos Procedimiento Ingresos por Bancos FIN

11 Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Diciembre 04 de 2007 Creación del Documento Se incluyó el nombre completo del Procedimiento Contratación de bienes y servicios cuantía igual o mayor a 500 SMLMV. 2 Abril 15 de 2009 En la actividad 14 se eliminó que envía en línea en la página web de la compañía de seguros la relación de los elementos adquiridos por la Universidad. En la actividad 17 se eliminó la consulta que realiza la Compañía de Seguros a la página web para verificar el reporte de los elementos dados de baja. Estas dos últimas actividades se eliminan debido a que en la página web de la Compañía de seguros no es posible reportar dicha información. 3 Noviembre 19 de 2009 Se incluyó nuevos responsables de las actividades 9 y 13.